Die Herausforderung: Wiederkehrende einfache Anfragen

In den meisten Kundenservice-Teams dreht sich ein großer Anteil der Tickets um die immer gleichen Basisfragen: „Was sind Ihre Preise?“, „Wie setze ich mein Passwort zurück?“, „Wie lauten Ihre Öffnungszeiten?“, „Wo finde ich meine Rechnung?“. Diese wiederkehrenden einfachen Anfragen verbrauchen einen unverhältnismäßig großen Teil der Zeit Ihrer Mitarbeitenden, obwohl die Antworten bereits in FAQs, Helpcenter-Artikeln oder Richtlinien-Dokumenten vorhanden sind.

Traditionelle Ansätze zur Volumenreduktion – statische FAQs, einfache Keyword-Suche, IVR-Menüs oder starre Chatbot-Entscheidungsbäume – reichen heute nicht mehr aus. Kundinnen und Kunden erwarten sofortige, dialogorientierte Antworten in ihren eigenen Worten und über alle Kanäle hinweg. Hart codierte Abläufe brechen schnell, wenn Fragen anders formuliert werden, sich Produkte ändern oder Ausnahmen auftreten. Das Ergebnis: Viele Organisationen bauen entweder überkomplexe, regelbasierte Systeme, die schwer zu warten sind, oder sie geben auf und lassen die Mitarbeitenden alles manuell bearbeiten.

Die geschäftlichen Auswirkungen, dieses Problem nicht zu lösen, sind erheblich. Ein hohes Ticketvolumen treibt Personalkosten in die Höhe, verlängert Reaktionszeiten und bringt SLAs an ihre Grenzen. Qualifizierte Mitarbeitende kopieren und fügen immer wieder dieselben Antworten ein, statt komplexe Probleme zu lösen oder Upsell-Chancen zu nutzen. Kundinnen und Kunden sind frustriert über lange Warteschlangen für einfache Fragen, während das Management steigende Support-Kosten sieht – ohne entsprechende Verbesserungen bei Zufriedenheit oder Bindung. Wettbewerber, die effektive KI-Kundenservice-Automatisierung einsetzen, wirken schneller, verfügbarer und moderner.

Die gute Nachricht: Dieses Problem lässt sich mit heutigen Large Language Models sehr gut lösen. Mit Tools wie Claude, die Ihr Helpcenter, Richtlinien und Produktdaten sicher verarbeiten können, ist es möglich, einen großen Teil der wiederkehrenden Fragen zu automatisieren – ohne Qualität oder Kontrolle zu opfern. Bei Reruption haben wir Organisationen dabei unterstützt, von Theorie zu funktionierenden KI-Assistenten zu kommen, die Tickets tatsächlich abfangen – und nicht nur gute Demos liefern. Im weiteren Verlauf dieser Seite finden Sie praxisnahe Hinweise, wie Sie Claude einsetzen können, um wiederkehrende Anfragen in ein skalierbares Self-Service-Erlebnis zu verwandeln.

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Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus Reruption’s praktischer Arbeit beim Aufbau von KI-Kundenservice-Assistenten wissen wir, dass Claude sich besonders gut zum Abfangen wiederkehrender einfacher Anfragen eignet. Seine Long-Context-Fähigkeiten ermöglichen es, komplette Helpcenter, Preislisten und Richtlinien zu lesen und daraus in Echtzeit klare, sichere Antworten zu generieren. Der Unterschied zwischen einer schönen Demo und einer tatsächlichen Reduktion des Support-Volumens hängt jedoch davon ab, wie Sie den Use Case formulieren, Risiken steuern und Claude in Ihre bestehenden Workflows integrieren.

Mit einer klaren Deflection-Strategie starten – nicht mit einem Chatbot-Projekt

Viele Organisationen springen direkt zu „Wir brauchen einen Chatbot“, statt zu definieren, wie Erfolg bei der Deflection konkret aussehen soll. Ein strategischer Ansatz beginnt damit, zu identifizieren, welche wiederkehrenden Anfragen Sie tatsächlich aus den Queues Ihrer Mitarbeitenden entfernen wollen: Passwort-Resets, Öffnungszeiten, Versandstatus, Vertragsgrundlagen usw. Diese werden zu Ihren ersten Wellen von KI-abfangbaren Intents.

Setzen Sie explizite Ziele wie „Reduktion neuer Tickets in Kategorie X um 30 %“ oder „Steigerung der Self-Service-Lösungsquote zu Thema Y auf 70 %“. Diese Klarheit hilft Ihnen zu bestimmen, wie Claude eingesetzt werden soll (und wo nicht), welche Daten es benötigt und wie Erfolg gemessen wird. Gleichzeitig verhindert sie Scope Creep in komplexe Randfälle, die anfangs besser von Menschen bearbeitet werden.

Claude als Tier-0-Service-Layer konzipieren, nicht als Ersatz für Mitarbeitende

Strategisch sollte Claude als Tier-0-Supportschicht positioniert werden, die vor Ihren Mitarbeitenden sitzt – nicht als vollständiger Ersatz. Wo möglich, bearbeitet es einfache, wiederkehrende Fragen End-to-End, eskaliert aber nahtlos, wenn die Sicherheit gering ist, Daten fehlen oder das Thema sensibel ist.

Diese Denkweise reduziert interne Widerstände (Mitarbeitende sehen Claude als Filter, nicht als Bedrohung) und erleichtert das Risikomanagement. Sie können klare Leitplanken definieren: zu welchen Themen Claude autonom antworten darf, wo es nur Antwortentwürfe vorschlagen soll und welche Kategorien immer weitergeleitet werden müssen. Mit wachsendem Vertrauen in Performance und Kontrollen können Sie die Autonomie der KI schrittweise ausbauen.

Früh in Wissensqualität und Governance investieren

Claude’s Antworten sind nur so gut wie die Inhalte, auf die es zugreifen kann. Strategisch bedeutet das: Ihre Wissensdatenbank, FAQs und Richtliniendokumente werden zu zentraler Infrastruktur. Veraltete, widersprüchliche oder fragmentierte Dokumentation führt zu verwirrenden KI-Antworten und schlechten Kundenerlebnissen.

Definieren Sie vor einem großflächigen Rollout, wer welche Wissensdomänen verantwortet, wie Aktualisierungen genehmigt werden und wie Änderungen in den Kontext der KI gelangen. Ein schlankes Modell für Wissens-Governance – mit klaren Rollen in Support, Produkt und Legal – ist oft wirkungsvoller als ein weiteres Chatbot-Feature. Reruption unterstützt Kundinnen und Kunden häufig dabei, diese Wissensflüsse im Rahmen eines KI-PoC zu kartieren, damit die technische Lösung in nachhaltigen Content-Operations verankert ist.

Ihr Kundenservice-Team auf die Zusammenarbeit von Mensch und KI vorbereiten

Eine erfolgreiche Initiative für KI im Kundenservice ist ebenso sehr ein People-Thema wie ein Technologie-Thema. Mitarbeitende müssen verstehen, welche Rolle Claude in ihrer täglichen Arbeit spielt: welche Anfragen sie seltener sehen werden, wie KI-vorgeschlagene Antworten zu prüfen sind und wie sie Probleme in den Verbesserungsprozess zurückspielen.

Beziehen Sie Mitarbeitende an der Front frühzeitig als Co-Designer ein. Lassen Sie sie Claude mit echten Tickets testen, Antworten kritisieren und bessere Prompts oder Richtlinien vorschlagen. Das schafft Vertrauen und führt zu praxistauglicheren Leitplanken. Strategisch entwickeln Sie die Rolle der Mitarbeitenden von der „Antwortfabrik“ hin zu „Lösenden komplexer Probleme und Qualitätskontrolle“ – ein deutlich attraktiveres Jobprofil, das Fluktuation reduziert.

Risiken mit klaren Leitplanken und schrittweiser Exponierung mindern

Der Einsatz von Claude für wiederkehrende Anfragen ist im Vergleich zu Entscheidungen über Preise oder rechtliche Zusagen relativ risikoarm, er erfordert aber dennoch ein strukturiertes Risikorahmenwerk. Definieren Sie, wo die KI vollständig autonom agieren darf und wo sie im „Copilot“-Modus nur Entwürfe vorschlagen soll, die von Mitarbeitenden freigegeben werden.

Rollen Sie in kontrollierten Stufen aus: Starten Sie mit FAQ-Suche auf Ihrer Website, dann KI-unterstützten Antworten in der Agenten-Konsole, anschließend vollständig automatisierten Antworten für einen klar abgegrenzten Themenbereich. Überwachen Sie Qualität, Eskalationsraten und Kundenfeedback in jeder Phase. Bei Reruption verankern wir diesen gestuften Ansatz häufig direkt in der PoC-Roadmap, sodass das Management Risikoreduktion als Teil des Implementierungsplans sieht – und nicht als separate Compliance-Hürde.

Richtig eingesetzt kann Claude wiederkehrende einfache Anfragen von einem Kostenfaktor in ein skalierbares Self-Service-Erlebnis verwandeln – bei gleichzeitiger Kontrolle durch menschliche Expertinnen und Experten für komplexe oder sensible Fälle. Entscheidend ist, Claude als Tier-0-Service-Layer auf Basis gut gesteuerter Wissensinhalte zu behandeln – nicht als generischen Chatbot. Reruption verbindet tiefe KI-Engineering-Expertise mit Customer-Service-Prozess-Know-how, um solche Setups schnell zu konzipieren, zu prototypisieren und zu validieren. Wenn Sie prüfen möchten, ob dies in Ihrer Umgebung tatsächlich Tickets abfängt, steht unser Team bereit, mit Ihnen gemeinsam einen fokussierten Proof of Concept zu evaluieren.

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Fallbeispiele aus der Praxis

Von Zahlungsverkehr bis Bekleidungs-Einzelhandel: Erfahren Sie, wie Unternehmen Claude erfolgreich einsetzen.

Mastercard

Zahlungsverkehr

In der hochbrisanten Welt der digitalen Zahlungen stellten sich Card-Testing-Angriffe als kritische Bedrohung für das Mastercard-Ökosystem heraus. Betrüger setzen automatisierte Bots ein, um gestohlene Kartendaten mittels Mikrotransaktionen bei Tausenden von Händlern zu testen und damit Zugang für größere Betrugsschemata zu validieren. Traditionelle regelbasierte und klassische Machine-Learning-Systeme erkannten diese Angriffe häufig erst, nachdem erste Tests Erfolg hatten, was zu jährlichen Verlusten in Milliardenhöhe führte und legitimen Handel störte. Die Subtilität dieser Angriffe – geringwertige, hochfrequente Tests, die normales Verhalten imitieren – überforderte Legacy-Modelle, verstärkt durch den Einsatz von KI durch Betrüger, um Erkennungsmuster zu umgehen. Als die Transaktionsvolumina nach der Pandemie explodierten, stand Mastercard unter steigendem Druck, von reaktiver zu proaktiver Betrugsprävention überzugehen. Fehlalarme durch überharte Warnungen führten zu abgelehnten legitimen Transaktionen und damit zu Vertrauensverlust bei Kunden, während ausgeklügelte Methoden wie Card-Testing in Echtzeit der Erkennung entgingen. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die kompromittierte Karten präventiv identifizieren kann und dabei riesige Netze miteinander verbundener Transaktionen analysiert, ohne Geschwindigkeit oder Genauigkeit zu opfern.

Lösung

Mastercards Decision Intelligence (DI)-Plattform integrierte generative KI mit graphbasiertem Machine Learning, um die Betrugserkennung zu revolutionieren. Generative KI simuliert Betrugsszenarien und erzeugt synthetische Transaktionsdaten, was das Modelltraining und die Anomalieerkennung beschleunigt, indem seltene Angriffsvarianten nachgebildet werden, die in echten Daten fehlen. Die Graph-Technologie bildet Entitäten wie Karten, Händler, IP-Adressen und Geräte als miteinander verbundene Knoten ab und macht verborgene Betrugsringe sowie Ausbreitungspfade in Transaktionsgraphen sichtbar. Dieser hybride Ansatz verarbeitet Signale in bislang ungekanntem Umfang, nutzt die generative KI zur Priorisierung risikoreicher Muster und Graphen, um Beziehungen zu kontextualisieren. Über Mastercards AI Garage implementiert, ermöglicht er die Echtzeit-Bewertung des Kompromittierungsrisikos von Karten und alarmiert ausgebende Institute, bevor Betrug eskaliert. Das System bekämpft Card-Testing, indem es anomale Testcluster frühzeitig markiert. Die Einführung erfolgte mit iterativen Tests bei Finanzinstituten, wobei Mastercards globales Netzwerk für robuste Validierung genutzt wurde, gleichzeitig wurde auf Erklärbarkeit geachtet, um das Vertrauen der Emittenten zu stärken.

Ergebnisse

  • 2x schnellere Erkennung potenziell kompromittierter Karten
  • Bis zu 300% Steigerung der Effektivität der Betrugserkennung
  • Verdopplung der Rate proaktiver Benachrichtigungen über kompromittierte Karten
  • Deutliche Reduktion betrügerischer Transaktionen nach Erkennung
  • Minimierung falsch abgelehnter legitimer Transaktionen
  • Echtzeit-Verarbeitung von Milliarden von Transaktionen
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Capital One

Bankwesen

Capital One sah sich mit einem hohen Volumen routinemäßiger Kundenanfragen konfrontiert, die ihre Callcenter überschwemmten – darunter Kontostände, Transaktionshistorien und grundlegende Supportanfragen. Das führte zu steigenden Betriebskosten, Überlastung der Agenten und frustrierenden Wartezeiten für Kunden, die sofortige Hilfe erwarteten. Traditionelle Callcenter arbeiteten nur eingeschränkt rund um die Uhr und konnten die Anforderungen an 24/7-Verfügbarkeit im wettbewerbsintensiven Bankenmarkt, in dem Tempo und Komfort zentral sind, nicht erfüllen. Zusätzlich erschwerten die branchenspezifische Finanzterminologie und regulatorische Vorgaben die Lage, wodurch Standard-AI-Lösungen unzureichend waren. Kunden erwarteten personalisierte, sichere Interaktionen, doch die Skalierung menschlicher Unterstützung war angesichts der wachsenden Nutzung digitaler Bankangebote nicht nachhaltig.

Lösung

Capital One begegnete diesen Problemen durch die Entwicklung von Eno, einem proprietären konversationellen KI-Assistenten, der auf firmeneigener NLP beruht und für Banking-Vokabular angepasst wurde. Ursprünglich 2017 als SMS-Chatbot eingeführt, wurde Eno auf mobile Apps, Weboberflächen und Sprachintegration mit Alexa ausgeweitet und ermöglicht Multichannel-Support per Text oder Sprache für Aufgaben wie Kontostandsabfragen, Ausgabenanalysen und proaktive Benachrichtigungen. Das Team meisterte die Terminologie-Herausforderungen durch die Entwicklung domänenspezifischer NLP-Modelle, die auf Capital One–Daten trainiert wurden und so natürliche, kontextbewusste Gespräche gewährleisteten. Eno eskaliert komplexe Anfragen nahtlos an Agenten und bietet gleichzeitig Betrugsschutz durch Echtzeitüberwachung – bei gleichbleibend hohen Sicherheitsstandards.

Ergebnisse

  • 50% Reduzierung des Callcenter-Kontaktvolumens bis 2024
  • Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit, die jährlich Millionen von Interaktionen abwickelt
  • Über 100 Millionen verarbeitete Kundengespräche
  • Bedeutende Einsparungen bei den Betriebskosten im Kundenservice
  • Beinahe sofortige Antwortzeiten bei Routineanfragen
  • Verbesserte Kundenzufriedenheit durch personalisierten Support
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Klarna

Fintech

Klarna, ein führender Fintech-BNPL-Anbieter, stand unter enormem Druck durch Millionen von Kundenanfragen in mehreren Sprachen für seine 150 Millionen Nutzer weltweit. Die Anfragen reichten von komplexen Fintech-Themen wie Rückerstattungen, Retouren, Sendungsverfolgung bis hin zu Zahlungen und erforderten hohe Genauigkeit, regulatorische Konformität und 24/7-Verfügbarkeit. Traditionelle menschliche Agenten konnten nicht effizient skalieren, was zu langen Wartezeiten von durchschnittlich 11 Minuten pro Lösung und steigenden Kosten führte. Zusätzlich war es schwierig, personalisierte Einkaufsberatung in großem Maßstab bereitzustellen, da Kunden kontextbewusste, konversationelle Unterstützung über Einzelhandelspartner erwarteten. Mehrsprachiger Support war in Märkten wie den USA, Europa und darüber hinaus kritisch, aber die Einstellung mehrsprachiger Agenten war kostenintensiv und langsam. Dieser Engpass behinderte Wachstum und Kundenzufriedenheit in einem wettbewerbsintensiven BNPL-Sektor.

Lösung

Klarna arbeitete mit OpenAI zusammen, um einen generativen KI-Chatbot auf Basis von GPT-4 als mehrsprachigen Kundenservice-Assistenten einzusetzen. Der Bot bearbeitet Rückerstattungen, Retouren, Bestellprobleme und fungiert als konversationeller Einkaufsberater, nahtlos in Klarna's App und Website integriert. Wesentliche Innovationen umfassten die Feinabstimmung auf Klarnas Daten, retrieval-augmented generation (RAG) für den Echtzeitzugriff auf Richtlinien und Schutzmechanismen zur Einhaltung von Fintech-Vorgaben. Er unterstützt Dutzende von Sprachen, eskaliert komplexe Fälle an Menschen und lernt aus Interaktionen. Dieser KI-native Ansatz ermöglichte eine schnelle Skalierung ohne proportionale Zunahme des Personalbestands.

Ergebnisse

  • 2/3 aller Kundenservice-Chats werden von KI bearbeitet
  • 2,3 Millionen Konversationen im ersten Monat allein
  • Lösungszeit: 11 Minuten → 2 Minuten (82% Reduktion)
  • CSAT: 4,4/5 (KI) vs. 4,2/5 (Menschlich)
  • 40 Mio. US-Dollar jährliche Kosteneinsparungen
  • Entspricht 700 Vollzeit-Angestellten
  • Über 80% der Anfragen werden ohne menschliches Eingreifen gelöst
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UC San Diego Health

Gesundheitswesen

Sepsis, eine lebensbedrohliche Erkrankung, stellt in Notaufnahmen eine große Gefahr dar, da verzögerte Erkennung zu hohen Sterblichkeitsraten führt – in schweren Fällen bis zu 20–30 %. Bei UC San Diego Health, einem akademischen Medizinzentrum mit über 1 Million Patientenbesuchen jährlich, erschwerten unspezifische Frühsymptome rechtzeitige Interventionen und verschlechterten die Ergebnisse in stark ausgelasteten Notaufnahmen . Eine randomisierte Studie unterstrich die Notwendigkeit proaktiver Werkzeuge jenseits traditioneller Scores wie qSOFA. Das Kapazitätsmanagement und der Patientenfluss standen nach COVID weiter unter Druck: Bettenknappheit führte zu verlängerten Aufnahmewartezeiten und Verzögerungen bei Verlegungen. Die Ausbalancierung von elektiven Eingriffen, Notfällen und Entlassungen erforderte Echtzeiteinblicke . Die sichere Integration generativer KI, etwa GPT-4 in Epic, barg Risiken wie Datenschutzverletzungen und ungenaue klinische Empfehlungen . Diese Herausforderungen verlangten skalierbare KI-Lösungen zur Vorhersage von Risiken, zur Straffung der Abläufe und zur verantwortungsvollen Einführung neuer Technologien, ohne die Versorgungsqualität zu gefährden.

Lösung

UC San Diego Health implementierte COMPOSER, ein Deep-Learning-Modell, das auf elektronischen Gesundheitsakten trainiert wurde, um das Sepsisrisiko 6–12 Stunden im Voraus vorherzusagen und Epic Best Practice Advisory (BPA)-Alarme für Pflegekräfte auszulösen . Dieser quasi-experimentelle Ansatz in zwei Notaufnahmen integrierte sich nahtlos in Arbeitsabläufe. Mission Control, ein KI-gestütztes Operations-Kommandozentrum, finanziert durch eine Investition von 22 Mio. USD, nutzt prädiktive Analytik für Echtzeit-Bettenzuweisungen, Verlegungen und Kapazitätsprognosen und reduziert so Engpässe . Unter der Leitung des Chief Health AI Officer Karandeep Singh werden Daten aus Epic für ganzheitliche Transparenz genutzt. Für generative KI werden Pilotprojekte mit Epic GPT-4 durchgeführt, die NLP-Abfragen und automatisierte Patientenantworten ermöglichen; diese stehen unter strengen Sicherheitsprotokollen, um Halluzinationen zu minimieren und HIPAA-Konformität zu gewährleisten . Die mehrgleisige Strategie adressierte Erkennung, Ablaufsteuerung und Innovationsintegration.

Ergebnisse

  • Sepsis-In-Hospital-Sterblichkeit: 17 % Reduktion
  • Jährlich gerettete Leben: 50 in zwei Notaufnahmen
  • Einhaltung des Sepsis-Bundles: deutliche Verbesserung
  • 72‑Stunden‑SOFA-Verlauf: reduzierte Verschlechterung
  • Intensivstationskontakte: Rückgang nach Implementierung
  • Patientendurchsatz: verbessert durch Mission Control
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PayPal

Fintech

PayPal, als globaler Marktführer im Online-Zahlungsverkehr, sieht sich unablässigen, sich weiterentwickelnden Betrugstaktiken durch hochentwickelte Cyberkriminelle gegenüber. Mit Milliarden von Transaktionen, die monatlich verarbeitet werden—über 500 Millionen Zahlungen—muss die Plattform Anomalien in Echtzeit erkennen, um massive finanzielle Verluste und Vertrauensverluste bei Kunden zu verhindern. Traditionelle regelbasierte Systeme kämpften mit False Positives und verpassten neuartige Betrugsmuster, was pro Vorfall potenziell zu Millionenverlusten führen konnte. Der Umfang verstärkte die Herausforderungen: hochfrequente Datenströme erforderten Entscheidungen in Bruchteilen einer Sekunde, während unausgewogene Datensätze (Betrug <0.1% der Transaktionen) die Modellgenauigkeit behinderte. Regulatorischer Druck und Nutzererwartungen an nahtlose Erlebnisse verlangten eine Lösung, die Sicherheit und Geschwindigkeit ausbalanciert, da unentdeckter Betrug $2B+ pro Jahr kosten und dem Ruf schaden könnte.

Lösung

PayPal implementierte Machine-Learning-Ensembles mit Deep-Learning-Modellen zur Anomalieerkennung und bewertet jede Transaktion anhand von 250+ Signalen wie Geräte-Fingerprinting, verhaltensbiometrischen Merkmalen und Netzwerkdaten. Die Modelle werden kontinuierlich mit aktuellen Daten retrainiert, um sich an neue Bedrohungen anzupassen, wobei Plattformen wie H2O Driverless AI für automatisiertes Feature Engineering und Deployment genutzt werden. Das System integriert Echtzeit-Inferenz über fortschrittliche Hardware und markiert Hochrisiko-Transaktionen sofort zur Prüfung oder Sperrung. Hybride Ansätze kombinieren überwachtes Lernen für bekannten Betrug und unüberwachte Anomalieerkennung für Zero-Day-Angriffe, wodurch manuelle Prüfungen um 50% reduziert werden.

Ergebnisse

  • 10% Verbesserung der Betrugserkennungsgenauigkeit
  • $500 million an Betrug, vierteljährlich blockiert (~$2B jährlich)
  • 25 million Angriffe täglich verhindert
  • 50% Reduktion der manuellen Prüfungsaufwände
  • 99.99% Genehmigungsrate für legitime Zahlungen
  • Latenz für Echtzeit-Inferenz unter 50ms
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Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

Ihre wichtigsten wiederkehrenden Anfragen erfassen und priorisieren

Beginnen Sie damit, belastbare Daten aus Ihrem Ticketsystem oder CRM zu extrahieren. Gruppieren Sie Tickets nach Thema (z. B. „Preisinformationen“, „Öffnungszeiten“, „Passwort zurücksetzen“, „Bestellstatus“, „einfache How-to-Fragen“) und bewerten Sie sie nach Volumen und durchschnittlicher Bearbeitungszeit. Ihre ersten Claude-Use-Cases sollten Themen mit hohem Volumen, geringer Komplexität und klaren, nicht verhandelbaren Antworten sein.

Dokumentieren Sie pro Thema 10–20 repräsentative Beispiele, einschließlich der Formulierungen der Kundinnen und Kunden und der idealen Antwort. Dies bildet die Ground Truth, mit der Sie Claude’s Performance bewerten und Prompts feinjustieren. Dieses „Vorher“-Bild hilft Ihnen später auch bei der Quantifizierung der Deflection: Wenn Kategorie X historisch 5.000 Tickets pro Monat erzeugt hat, lässt sich die Reduktion nach dem Launch leicht messen.

Einen robusten System-Prompt für Kundenservice-Deflection entwerfen

Im System-Prompt übersetzen Sie Ihre Service-Standards in konkrete Anweisungen für Claude. Seien Sie explizit in Bezug auf Scope (welche Fragen beantwortet werden dürfen), Tonalität, Eskalationsregeln und Datenquellen. Für wiederkehrende Anfragen möchten Sie, dass Claude prägnant antwortet, auf relevante Wissensdatenbank-Artikel verweist und bei Unsicherheit elegant an Menschen übergibt.

Nachfolgend ein vereinfachtes Beispiel für einen System-Prompt, den Sie beim Einsatz von Claude in Ihrem Support-Widget oder der Agenten-Konsole verwenden könnten:

Sie sind ein Kundenservice-Assistent für <Firmenname>.
Ihr Hauptziel ist es, EINFACHE, WIEDERKEHRENDE Anfragen mit der offiziellen Wissensdatenbank zu lösen.

Regeln:
- Antworten Sie ausschließlich auf Basis der bereitgestellten Dokumente & Wissensschnipsel.
- Wenn Informationen fehlen, sagen Sie, dass Sie es nicht wissen, und schlagen Sie vor, den Support zu kontaktieren.
- Halten Sie Antworten immer kurz und in einfacher, verständlicher Sprache.
- Bei komplexen, kontoindividuellen, rechtlichen oder beschwerdebezogenen Fragen NICHT antworten.
  Sagen Sie stattdessen: "Das muss ein menschlicher Mitarbeitender bearbeiten. Ich leite Ihre Anfrage jetzt weiter." und stoppen Sie.
- Fügen Sie, wenn sinnvoll, einen Link zu einem Helpcenter-Artikel für weitere Details hinzu.

Wissensdatenbank: <hier abgerufene Artikel/Snippets einfügen>.

Beantworten Sie nun die Frage der Nutzerin bzw. des Nutzers.

In der Produktivumgebung wird dieser System-Prompt mit dynamisch abgerufenen Inhalten (aus Ihren FAQs oder der Dokumentation) und der Frage der Nutzerin bzw. des Nutzers kombiniert. Reruption iteriert im Rahmen eines KI-PoC typischerweise an diesem Prompt, um Hilfsbereitschaft, Kürze und Sicherheit in ein gutes Gleichgewicht zu bringen.

Claude per Retrieval mit Ihrer Wissensdatenbank verbinden

Um Antworten korrekt und aktuell zu halten, sollten Sie Richtlinien nicht hart in den Prompt einbauen. Stattdessen implementieren Sie ein Muster der Retrieval-augmented Generation: Wenn eine Frage eingeht, durchsuchen Sie Ihre Wissensdatenbank oder Dokumentation nach den relevantesten Artikeln und übergeben diese Snippets zusammen mit der Frage und dem System-Prompt an Claude.

Auf hoher Ebene sieht der Workflow wie folgt aus:

1) Nutzerin bzw. Nutzer stellt eine Frage über Chat-Widget oder Portal-Formular.
2) Das Backend führt eine semantische Suche über Ihr Helpcenter / FAQ / Ihre Dokus aus.
3) Die 3–5 relevantesten Snippets werden als Kontext gebündelt.
4) System-Prompt + Kontext + Nutzerfrage werden an Claude gesendet.
5) Claude generiert eine kurze, präzise Antwort und schlägt ggf. einen Link vor.
6) Wenn Heuristiken zur Vertrauenswürdigkeit scheitern (z. B. geringe Ähnlichkeit, sensible Schlüsselwörter),
   wird stattdessen an einen menschlichen Mitarbeitenden weitergeleitet.

Mit diesem Setup aktualisieren Sie Wissen an einem Ort (Ihr Helpcenter), während die KI-Antworten konsistent bleiben. Gleichzeitig ermöglicht es ein fein granuliertes Logging: Sie sehen, welche Dokumente am häufigsten genutzt werden und wo Lücken bestehen.

Claude als Copilot in der Agenten-Konsole einsetzen

Nicht jede wiederkehrende Anfrage muss vollständig automatisiert werden. Ein wirkungsvoller Zwischenschritt ist ein Claude-gestützter Copilot in den bestehenden Tools Ihrer Mitarbeitenden (z. B. Zendesk, Freshdesk, ServiceNow, Salesforce). Für eingehende Tickets kann Claude Antwortentwürfe vorschlagen, lange Verläufe zusammenfassen und passende Makros oder Artikel hervorheben.

Ein typischer Prompt zur Unterstützung von Mitarbeitenden könnte so aussehen:

Sie unterstützen eine menschliche Support-Mitarbeiterin bzw. einen menschlichen Support-Mitarbeitenden.

Input:
- Der komplette bisherige Ticket-Verlauf
- Relevante Wissensdatenbank-Snippets

Aufgaben:
1) Fassen Sie das Anliegen der Kundin bzw. des Kunden in 2 Sätzen zusammen.
2) Formulieren Sie einen klaren, freundlichen Antwortentwurf in der Sprache der Mitarbeitenden.
3) Listen Sie auf, welche Helpcenter-Artikel Sie als Referenz genutzt haben.
4) Wenn das Anliegen komplex oder sensibel ist, vermerken Sie deutlich: "Mitarbeitende müssen die Antwort sorgfältig prüfen".

Geben Sie Ihre Antwort in dieser Struktur aus:
ZUSAMMENFASSUNG:
ANTWORTENTWURF:
QUELLEN:

Dadurch lässt sich die Bearbeitungszeit bei wiederkehrenden Fragen um 30–50 % reduzieren, selbst wenn Sie noch nicht für eine vollständige Automatisierung bereit sind. Gleichzeitig dient es als sichere Übungsumgebung, in der Mitarbeitende Vertrauen in KI-generierte Inhalte aufbauen können.

Leitplanken und Eskalationslogik implementieren

Für live-kundenorientierte Automatisierung sollten Sie explizite Leitplanken in Ihre Integration einbauen, statt sich nur auf den Prompt zu verlassen. Beispiele sind Themen-Positivlisten, Keyword-Filter und einfache Heuristiken, wann zu einem Menschen eskaliert werden muss. So können Sie etwa festlegen, dass Fragen, in denen „Rückerstattung“, „Beschwerde“, „rechtlich“ oder „Vertragsänderung“ vorkommen, immer die Automatisierung umgehen.

In Ihrem Backend könnte dies etwa so aussehen:

if contains_sensitive_keywords(user_question):
    route_to_human_agent()
else:
    answer = ask_claude(system_prompt, context, user_question)
    if answer_confidence < SCHWELLENWERT:
        route_to_human_agent_with_AI_suggestion(answer)
    else:
        send_answer_to_customer(answer)

Protokollieren Sie darüber hinaus alle KI-generierten Antworten und machen Sie sie durchsuchbar. Qualitäts-Teams können dann Stichproben prüfen, Probleme annotieren und Prompts, Wissen sowie Filter kontinuierlich verbessern.

Deflection messen und laufend optimieren

Um Wirkung nachzuweisen und Ihr Setup zu verfeinern, definieren Sie von Anfang an klare KPIs für KI-Deflection. Sinnvolle Kennzahlen sind: Anteil der Konversationen, die ohne Eingriff von Mitarbeitenden gelöst werden, Reduktion der Tickets pro Kategorie, durchschnittliche Bearbeitungszeit für verbleibende Tickets und Kundenzufriedenheit (CSAT) bei KI-gestützten Interaktionen.

Richten Sie Dashboards ein, die Basiswerte mit den Zahlen nach dem Rollout pro Thema vergleichen. Kombinieren Sie quantitative Daten mit qualitativer Auswertung der Transkripte, bei denen die KI Schwierigkeiten hatte. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um fehlende Wissensartikel zu ergänzen, Prompts zu verbessern, Leitplanken anzupassen und den Umfang der von Claude bearbeiteten Anfragen zu erweitern. Reruption integriert dieses Messframework in der Regel schon in den initialen PoC, sodass frühe Ergebnisse bereits die Sprache Ihrer Kundenservice-Leitung sprechen.

Werden diese Vorgehensweisen umgesetzt, erreichen Organisationen typischerweise, dass 20–40 % der wiederkehrenden einfachen Anfragen innerhalb der ersten 3–6 Monate in Self-Service überführt werden, die Bearbeitung der verbleibenden Tickets durch KI-unterstützte Antworten um 20–30 % schneller wird und die wahrgenommene Reaktionsgeschwindigkeit messbar steigt – ohne zusätzliche Stellen aufzubauen.

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Häufig gestellte Fragen

Claude eignet sich besonders gut für einfache, wiederkehrende Anfragen, die klare, dokumentierte Antworten haben. Typische Beispiele sind Öffnungszeiten, Preisstrukturen, Verfügbarkeit von Services nach Region, „Wie mache ich…?“-Schritte (z. B. Passwort zurücksetzen, Adresse aktualisieren), Erläuterungen zum Bestell- oder Buchungsstatus sowie Links zu relevanten Formularen oder Portalen.

Alles, was sich rein auf statische Informationen in Ihren FAQs, Ihrem Helpcenter oder Ihren Richtlinien-Dokumenten stützt, ist ein starker Kandidat. Bei sensiblen Themen (Rückerstattungen, Beschwerden, rechtliche Fragen) konfigurieren wir Claude in der Regel so, dass es entweder nur Mitarbeitende mit Entwürfen unterstützt oder die Konversation – je nach Risikobereitschaft und internen Richtlinien – direkt an einen Menschen weiterleitet.

Eine fokussierte Erstimplementierung kann überraschend schnell gehen, wenn der Scope klar ist und Ihre Wissensdatenbank in einem halbwegs guten Zustand ist. Mit Reruption’s KI-PoC-Ansatz kommen wir typischerweise in wenigen Wochen von der Idee zu einem funktionierenden Prototyp.

In einer ersten Phase von 4–6 Wochen können Sie üblicherweise erwarten: Definition der Zielkategorien für Anfragen, Anbindung Ihrer Wissensdatenbank via Retrieval, Design der System-Prompts und Rollout in einem begrenzten Kanal (z. B. Website-Widget oder interner Agenten-Copilot). Nach der Validierung von Performance und Nutzerfeedback erfolgt der Ausbau auf weitere Kanäle und Themen in iterativen Zyklen von jeweils 2–4 Wochen.

Sie benötigen kein großes internes KI-Team, um von Claude zu profitieren, aber einige Fähigkeiten sind wichtig: eine Produktverantwortliche bzw. einen Produktverantwortlichen oder Service-Manager, der festlegt, welche Anfragen adressiert werden und wie Erfolg gemessen wird; eine verantwortliche Person für Ihre Wissensdatenbank-Inhalte; und grundlegende Engineering-Kapazitäten, um Claude mit Ihrem Ticketsystem, Ihrer Website oder Ihrem CRM zu integrieren.

Reruption übernimmt in der Regel die KI-Architektur, das Prompt-Design und die Integrationsmuster, während Ihr Team sich auf Serviceregeln, inhaltliche Korrektheit und Change Management konzentriert. Im Zeitverlauf befähigen wir interne Teams, Prompts und Wissensquellen selbst zu pflegen, damit Sie für kleinere Anpassungen nicht von externen Dienstleistern abhängig sind.

Der ROI hängt von Ihrem aktuellen Ticketvolumen, den Kosten pro Kontakt und dem Anteil der Anfragen ab, die wirklich wiederkehrend und einfach sind. In vielen Umgebungen sehen wir, dass 20–40 % der einfachen Anfragen innerhalb weniger Monate über KI-gestützten Self-Service gelöst werden – was zu weniger neuen Tickets, geringerer Queue-Belastung und weniger Bedarf an Überstunden oder temporärer Verstärkung führt.

Neben direkten Kosteneinsparungen gibt es wichtige Sekundäreffekte: schnellere Bearbeitung komplexer Fälle (weil Mitarbeitende weniger mit einfachen Fragen beschäftigt sind), höhere Kundenzufriedenheit dank 24/7-Verfügbarkeit und ein besseres Arbeitsumfeld für Mitarbeitende, da sich ihre Aufgaben stärker auf interessante Probleme verlagern. Im Rahmen eines KI-PoC messen wir diese Kennzahlen explizit, damit Sie einen Business Case auf Basis Ihrer eigenen Daten statt auf generischen Benchmarks aufbauen können.

Reruption unterstützt Sie End-to-End – von der Definition des passenden KI-Kundenservice-Use-Cases bis zur Inbetriebnahme einer funktionierenden Lösung. Mit unserem KI-PoC-Angebot für 9.900 € validieren wir, dass Claude Ihre wiederkehrenden Anfragen zuverlässig bearbeiten kann, indem wir es mit Ihren realen Wissensquellen verbinden, die Integration prototypisch umsetzen und die Performance an realen oder historischen Tickets messen.

Mit unserem Co-Preneur-Ansatz arbeiten wir eher wie Mitgründer als wie entfernte Berater: Wir arbeiten direkt in Ihrer GuV und Ihren Systemen, helfen Ihrem Team, Leitplanken und Workflows zu gestalten, und iterieren, bis etwas wirklich Nützliches live ist. Nach dem PoC können wir Sie beim Skalieren der Lösung, beim Verfeinern von Prompts und Retrieval sowie bei der Befähigung Ihrer Kundenservice-Organisation unterstützen, das Setup selbstständig zu betreiben und weiterzuentwickeln.

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