Die Herausforderung: Wiederkehrende einfache Anfragen

In den meisten Kundenservice-Teams dreht sich ein großer Anteil der Tickets um die immer gleichen Basisfragen: „Was sind Ihre Preise?“, „Wie setze ich mein Passwort zurück?“, „Wie lauten Ihre Öffnungszeiten?“, „Wo finde ich meine Rechnung?“. Diese wiederkehrenden einfachen Anfragen verbrauchen einen unverhältnismäßig großen Teil der Zeit Ihrer Mitarbeitenden, obwohl die Antworten bereits in FAQs, Helpcenter-Artikeln oder Richtlinien-Dokumenten vorhanden sind.

Traditionelle Ansätze zur Volumenreduktion – statische FAQs, einfache Keyword-Suche, IVR-Menüs oder starre Chatbot-Entscheidungsbäume – reichen heute nicht mehr aus. Kundinnen und Kunden erwarten sofortige, dialogorientierte Antworten in ihren eigenen Worten und über alle Kanäle hinweg. Hart codierte Abläufe brechen schnell, wenn Fragen anders formuliert werden, sich Produkte ändern oder Ausnahmen auftreten. Das Ergebnis: Viele Organisationen bauen entweder überkomplexe, regelbasierte Systeme, die schwer zu warten sind, oder sie geben auf und lassen die Mitarbeitenden alles manuell bearbeiten.

Die geschäftlichen Auswirkungen, dieses Problem nicht zu lösen, sind erheblich. Ein hohes Ticketvolumen treibt Personalkosten in die Höhe, verlängert Reaktionszeiten und bringt SLAs an ihre Grenzen. Qualifizierte Mitarbeitende kopieren und fügen immer wieder dieselben Antworten ein, statt komplexe Probleme zu lösen oder Upsell-Chancen zu nutzen. Kundinnen und Kunden sind frustriert über lange Warteschlangen für einfache Fragen, während das Management steigende Support-Kosten sieht – ohne entsprechende Verbesserungen bei Zufriedenheit oder Bindung. Wettbewerber, die effektive KI-Kundenservice-Automatisierung einsetzen, wirken schneller, verfügbarer und moderner.

Die gute Nachricht: Dieses Problem lässt sich mit heutigen Large Language Models sehr gut lösen. Mit Tools wie Claude, die Ihr Helpcenter, Richtlinien und Produktdaten sicher verarbeiten können, ist es möglich, einen großen Teil der wiederkehrenden Fragen zu automatisieren – ohne Qualität oder Kontrolle zu opfern. Bei Reruption haben wir Organisationen dabei unterstützt, von Theorie zu funktionierenden KI-Assistenten zu kommen, die Tickets tatsächlich abfangen – und nicht nur gute Demos liefern. Im weiteren Verlauf dieser Seite finden Sie praxisnahe Hinweise, wie Sie Claude einsetzen können, um wiederkehrende Anfragen in ein skalierbares Self-Service-Erlebnis zu verwandeln.

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Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus Reruption’s praktischer Arbeit beim Aufbau von KI-Kundenservice-Assistenten wissen wir, dass Claude sich besonders gut zum Abfangen wiederkehrender einfacher Anfragen eignet. Seine Long-Context-Fähigkeiten ermöglichen es, komplette Helpcenter, Preislisten und Richtlinien zu lesen und daraus in Echtzeit klare, sichere Antworten zu generieren. Der Unterschied zwischen einer schönen Demo und einer tatsächlichen Reduktion des Support-Volumens hängt jedoch davon ab, wie Sie den Use Case formulieren, Risiken steuern und Claude in Ihre bestehenden Workflows integrieren.

Mit einer klaren Deflection-Strategie starten – nicht mit einem Chatbot-Projekt

Viele Organisationen springen direkt zu „Wir brauchen einen Chatbot“, statt zu definieren, wie Erfolg bei der Deflection konkret aussehen soll. Ein strategischer Ansatz beginnt damit, zu identifizieren, welche wiederkehrenden Anfragen Sie tatsächlich aus den Queues Ihrer Mitarbeitenden entfernen wollen: Passwort-Resets, Öffnungszeiten, Versandstatus, Vertragsgrundlagen usw. Diese werden zu Ihren ersten Wellen von KI-abfangbaren Intents.

Setzen Sie explizite Ziele wie „Reduktion neuer Tickets in Kategorie X um 30 %“ oder „Steigerung der Self-Service-Lösungsquote zu Thema Y auf 70 %“. Diese Klarheit hilft Ihnen zu bestimmen, wie Claude eingesetzt werden soll (und wo nicht), welche Daten es benötigt und wie Erfolg gemessen wird. Gleichzeitig verhindert sie Scope Creep in komplexe Randfälle, die anfangs besser von Menschen bearbeitet werden.

Claude als Tier-0-Service-Layer konzipieren, nicht als Ersatz für Mitarbeitende

Strategisch sollte Claude als Tier-0-Supportschicht positioniert werden, die vor Ihren Mitarbeitenden sitzt – nicht als vollständiger Ersatz. Wo möglich, bearbeitet es einfache, wiederkehrende Fragen End-to-End, eskaliert aber nahtlos, wenn die Sicherheit gering ist, Daten fehlen oder das Thema sensibel ist.

Diese Denkweise reduziert interne Widerstände (Mitarbeitende sehen Claude als Filter, nicht als Bedrohung) und erleichtert das Risikomanagement. Sie können klare Leitplanken definieren: zu welchen Themen Claude autonom antworten darf, wo es nur Antwortentwürfe vorschlagen soll und welche Kategorien immer weitergeleitet werden müssen. Mit wachsendem Vertrauen in Performance und Kontrollen können Sie die Autonomie der KI schrittweise ausbauen.

Früh in Wissensqualität und Governance investieren

Claude’s Antworten sind nur so gut wie die Inhalte, auf die es zugreifen kann. Strategisch bedeutet das: Ihre Wissensdatenbank, FAQs und Richtliniendokumente werden zu zentraler Infrastruktur. Veraltete, widersprüchliche oder fragmentierte Dokumentation führt zu verwirrenden KI-Antworten und schlechten Kundenerlebnissen.

Definieren Sie vor einem großflächigen Rollout, wer welche Wissensdomänen verantwortet, wie Aktualisierungen genehmigt werden und wie Änderungen in den Kontext der KI gelangen. Ein schlankes Modell für Wissens-Governance – mit klaren Rollen in Support, Produkt und Legal – ist oft wirkungsvoller als ein weiteres Chatbot-Feature. Reruption unterstützt Kundinnen und Kunden häufig dabei, diese Wissensflüsse im Rahmen eines KI-PoC zu kartieren, damit die technische Lösung in nachhaltigen Content-Operations verankert ist.

Ihr Kundenservice-Team auf die Zusammenarbeit von Mensch und KI vorbereiten

Eine erfolgreiche Initiative für KI im Kundenservice ist ebenso sehr ein People-Thema wie ein Technologie-Thema. Mitarbeitende müssen verstehen, welche Rolle Claude in ihrer täglichen Arbeit spielt: welche Anfragen sie seltener sehen werden, wie KI-vorgeschlagene Antworten zu prüfen sind und wie sie Probleme in den Verbesserungsprozess zurückspielen.

Beziehen Sie Mitarbeitende an der Front frühzeitig als Co-Designer ein. Lassen Sie sie Claude mit echten Tickets testen, Antworten kritisieren und bessere Prompts oder Richtlinien vorschlagen. Das schafft Vertrauen und führt zu praxistauglicheren Leitplanken. Strategisch entwickeln Sie die Rolle der Mitarbeitenden von der „Antwortfabrik“ hin zu „Lösenden komplexer Probleme und Qualitätskontrolle“ – ein deutlich attraktiveres Jobprofil, das Fluktuation reduziert.

Risiken mit klaren Leitplanken und schrittweiser Exponierung mindern

Der Einsatz von Claude für wiederkehrende Anfragen ist im Vergleich zu Entscheidungen über Preise oder rechtliche Zusagen relativ risikoarm, er erfordert aber dennoch ein strukturiertes Risikorahmenwerk. Definieren Sie, wo die KI vollständig autonom agieren darf und wo sie im „Copilot“-Modus nur Entwürfe vorschlagen soll, die von Mitarbeitenden freigegeben werden.

Rollen Sie in kontrollierten Stufen aus: Starten Sie mit FAQ-Suche auf Ihrer Website, dann KI-unterstützten Antworten in der Agenten-Konsole, anschließend vollständig automatisierten Antworten für einen klar abgegrenzten Themenbereich. Überwachen Sie Qualität, Eskalationsraten und Kundenfeedback in jeder Phase. Bei Reruption verankern wir diesen gestuften Ansatz häufig direkt in der PoC-Roadmap, sodass das Management Risikoreduktion als Teil des Implementierungsplans sieht – und nicht als separate Compliance-Hürde.

Richtig eingesetzt kann Claude wiederkehrende einfache Anfragen von einem Kostenfaktor in ein skalierbares Self-Service-Erlebnis verwandeln – bei gleichzeitiger Kontrolle durch menschliche Expertinnen und Experten für komplexe oder sensible Fälle. Entscheidend ist, Claude als Tier-0-Service-Layer auf Basis gut gesteuerter Wissensinhalte zu behandeln – nicht als generischen Chatbot. Reruption verbindet tiefe KI-Engineering-Expertise mit Customer-Service-Prozess-Know-how, um solche Setups schnell zu konzipieren, zu prototypisieren und zu validieren. Wenn Sie prüfen möchten, ob dies in Ihrer Umgebung tatsächlich Tickets abfängt, steht unser Team bereit, mit Ihnen gemeinsam einen fokussierten Proof of Concept zu evaluieren.

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Fallbeispiele aus der Praxis

Von Bankwesen bis Gesundheitswesen: Erfahren Sie, wie Unternehmen Claude erfolgreich einsetzen.

JPMorgan Chase

Bankwesen

In der hochdynamischen Welt des Asset Management und der Vermögensverwaltung bei JPMorgan Chase waren Berater mit erheblichen zeitlichen Belastungen durch manuelle Recherche, Dokumentenzusammenfassungen und Berichtsentwürfe konfrontiert. Die Erstellung von Investmentideen, Marktanalysen und personalisierten Kundenberichten dauerte oft Stunden oder Tage, wodurch die Zeit für Kundeninteraktion und strategische Beratung eingeschränkt wurde. Diese Ineffizienz verstärkte sich nach dem Aufkommen von ChatGPT, sodass die Bank den Bedarf an sicherer, interner KI erkannte, die mit umfangreichen proprietären Daten arbeiten kann, ohne Compliance- oder Sicherheitsrisiken einzugehen. Die Private-Bank-Berater hatten es besonders schwer, sich auf Kundentermine vorzubereiten, sich durch Research-Reports zu arbeiten und maßgeschneiderte Empfehlungen zu erstellen – und das unter regulatorischer Beobachtung und in einer Umgebung mit Datensilos, was die Produktivität und Reaktionsfähigkeit gegenüber Kunden in einem wettbewerbsintensiven Umfeld behinderte.

Lösung

JPMorgan begegnete diesen Herausforderungen durch die Entwicklung der LLM Suite, einer internen Suite aus sieben feinabgestimmten Large Language Models (LLMs), die von generativer KI angetrieben und in eine sichere Dateninfrastruktur integriert sind. Diese Plattform ermöglicht es Beratern, Berichte zu entwerfen, Investmentideen zu generieren und Dokumente schnell zusammenzufassen, wobei proprietäre Daten genutzt werden. Ein spezialisiertes Tool, Connect Coach, wurde für Private-Bank-Berater entwickelt, um bei der Vorbereitung auf Kundengespräche, der Ideenfindung und der Synthese von Research zu unterstützen. Die Implementierung legte starken Wert auf Governance, Risikomanagement und Mitarbeiterschulungen durch KI-Wettbewerbe und 'learning-by-doing'-Ansätze, um eine sichere Skalierung in der gesamten Firma zu gewährleisten. Die LLM Suite wurde schrittweise eingeführt, beginnend mit Proof-of-Concepts und einer anschließenden Ausweitung auf die gesamte Organisation.

Ergebnisse

  • Erreichte Nutzer: 140.000 Mitarbeitende
  • Entwickelte Use Cases: 450+ Proof-of-Concepts
  • Finanzieller Nutzen: Bis zu 2 Mrd. $ an KI-Wert
  • Bereitstellungsgeschwindigkeit: Vom Pilot bis zu 60.000 Nutzern in wenigen Monaten
  • Berater-Tools: Connect Coach für die Private Bank
  • Firmenweite PoCs: Strikte ROI-Messung über 450 Initiativen
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Pfizer

Gesundheitswesen

Die COVID-19-Pandemie erforderte beispiellose Geschwindigkeit in der Wirkstoffentwicklung, da traditionelle Zeiträume für antivirale Mittel von der Entdeckung bis zur Zulassung typischerweise 5–10 Jahre betrugen. Pfizer stand unter enormem Druck, potente, orale Inhibitoren gegen die SARS-CoV-2-Hauptprotease (Mpro) zu identifizieren, die für die virale Replikation entscheidend ist. Konventionelles strukturbasiertes Design beruhte auf arbeitsintensiver Kristallographie, Molekulardynamik-Simulationen und iterativer chemischer Synthese und war oft durch langsame Trefferidentifikation und Optimierungszyklen ausgebremst. Zu den zentralen Herausforderungen gehörten die Erzeugung hochwertiger Protein-Ligand-Strukturen, die genaue Vorhersage von Bindungsaffinitäten und das Design neuartiger Moleküle, die Resistenzmechanismen entgehen — und das alles unter extremen Zeitdruck. Mit weltweit stark ansteigenden Fallzahlen konnten Verzögerungen Millionen von Leben kosten, weshalb beschleunigte Rechenpipelines ohne Abstriche bei Sicherheit oder Wirksamkeit dringend nötig waren.

Lösung

Pfizer setzte Machine-Learning-(ML)-Modelle ein, die in strukturbasierte Wirkstoffdesign-Workflows integriert wurden, um diese Hürden zu überwinden. ML-Algorithmen analysierten Kryo-EM- und Röntgen-Proteinstrukturen von Mpro und ermöglichten schnelle virtuelle Screenings von Millionen von Verbindungen sowie die generative Gestaltung optimierter Inhibitoren. Ergänzt wurde dies durch KI-gestützte Molekulardynamik und Free-Energy-Perturbation-Berechnungen, die die Simulationszeiten drastisch verkürzten. Der Ansatz umfasste hybride ML-Physik-Modelle zur Vorhersage von Bindungsposen und Affinitätsbewertung, trainiert an umfangreichen Datensätzen aus Pfizers Bibliotheken. Iterative Design-Make-Test-Analyze-(DMTA)-Zyklen wurden beschleunigt, wobei KI die Priorisierung von Synthesen übernahm und experimentelle Iterationen reduzierte, indem sie sich auf Kandidaten mit hohem Potenzial konzentrierte.

Ergebnisse

  • Entwicklungszeitraum: 4 Monate von Trefferfindung bis präklinischer Kandidat
  • Beschleunigung der computergestützten Chemie: 80–90% Reduktion der Prozesszeit
  • Trefferidentifikation: Über 100 Mio. Verbindungen virtuell in Tagen gescreent
  • Erfolg in klinischen Studien: Gesamtquote 12% gesteigert durch KI-Priorisierung
  • Paxlovid-Wirksamkeit: 89% Reduktion des Risikos für Hospitalisierung/Tod
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Wells Fargo

Bankwesen

Wells Fargo, das 70 Millionen Kunden in 35 Ländern betreut, sah sich mit hoher Nachfrage nach 24/7-Kundendienst in seiner Mobile-Banking-App konfrontiert, in der Nutzer sofortige Unterstützung bei Transaktionen wie Überweisungen und Rechnungszahlungen benötigten. Traditionelle Systeme hatten Schwierigkeiten mit hohen Interaktionsvolumina, langen Wartezeiten und der Notwendigkeit schneller Antworten per Sprache und Text, insbesondere da die Kundenerwartungen sich hin zu nahtlosen digitalen Erlebnissen wandelten. Regulatorischer Druck im Bankwesen verschärfte die Herausforderungen und erforderte strenge Datenschutz-Maßnahmen, um PII-Exposition zu verhindern und KI ohne menschliches Eingreifen skalierbar zu machen. Zusätzlich steckten die meisten großen Banken in Proof-of-Concept-Phasen für generative KI fest und hatten keine produktionsreifen Lösungen, die Innovation und Compliance ausbalancierten. Wells Fargo benötigte einen virtuellen Assistenten, der komplexe Anfragen autonom bearbeiten, Ausgabenanalysen liefern und sich kontinuierlich verbessern konnte, ohne Sicherheit oder Effizienz zu gefährden.

Lösung

Wells Fargo entwickelte Fargo, einen generativen KI-Virtual-Assistenten, der in die Banking-App integriert ist und auf Google Cloud AI setzt, einschließlich Dialogflow für den Konversationsfluss und PaLM 2/Flash 2.0 LLMs für das Verständnis natürlicher Sprache. Diese modell-agnostische Architektur ermöglichte eine datenschutzorientierte Orchestrierung, die Anfragen routet, ohne PII an externe Modelle zu senden. Im März 2023 nach einer Ankündigung 2022 gestartet, unterstützt Fargo Sprach- und Textinteraktionen für Aufgaben wie Überweisungen, Rechnungszahlungen und Ausgabenanalysen. Kontinuierliche Updates ergänzten KI-gesteuerte Insights und agentische Fähigkeiten über Google Agentspace, wodurch keine menschlichen Übergaben erforderlich sind und die Lösung für regulierte Branchen skalierbar bleibt. Der Ansatz löste die Herausforderungen durch Fokus auf sichere, effiziente KI-Bereitstellung.

Ergebnisse

  • 245 Millionen Interaktionen in 2024
  • 20 Millionen Interaktionen bis Januar 2024 seit dem Start im März 2023
  • Prognose: 100 Millionen Interaktionen jährlich (Prognose 2024)
  • Keine menschlichen Übergaben bei allen Interaktionen
  • Keine PII an LLMs weitergegeben
  • Durchschnittlich 2,7 Interaktionen pro Nutzersitzung
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Lunar

Bankwesen

Lunar, eine führende dänische Neobank, sah sich mit einem starken Anstieg der Kundendienstnachfrage außerhalb der Geschäftszeiten konfrontiert, wobei viele Nutzer die Sprachinteraktion gegenüber Apps aufgrund von Zugänglichkeitsproblemen bevorzugten. Lange Wartezeiten frustrierten Kunden, insbesondere ältere oder weniger technikaffine Personen, die mit digitalen Schnittstellen Schwierigkeiten hatten, was zu Ineffizienzen und höheren Betriebskosten führte. Hinzu kam die Notwendigkeit von rund-um-die-Uhr-Support in einem wettbewerbsintensiven Fintech-Umfeld, in dem eine 24/7-Verfügbarkeit entscheidend ist. Traditionelle Callcenter konnten nicht ohne explodierende Kosten skalieren, und die Präferenz für Stimme war deutlich, aber unterversorgt — mit Folgen für Zufriedenheit und potenziellen Kundenverlust.

Lösung

Lunar implementierte Europas ersten GenAI-nativen Sprachassistenten, betrieben von GPT-4, der natürliche, telefonbasierte Gespräche ermöglicht, um Anfragen jederzeit ohne Warteschlangen zu bearbeiten. Der Agent verarbeitet komplexe Bankanfragen wie Kontostände, Überweisungen und Support auf Dänisch und Englisch. Integriert mit fortschrittlicher Sprach-zu-Text- und Text-zu-Sprache-Technologie ahmt er menschliche Agenten nach und eskaliert nur Randfälle an Menschen. Dieser Ansatz der konversationellen KI überwand Skalierungsgrenzen und nutzte OpenAIs Technologie für Genauigkeit in regulierten Fintech-Umgebungen.

Ergebnisse

  • ~75% aller Kundenanrufe sollen autonom bearbeitet werden
  • 24/7-Verfügbarkeit eliminiert Wartezeiten für Sprach-Anfragen
  • Positives frühes Feedback von App-gestörten Nutzern
  • Erste europäische Bank mit GenAI-nativer Sprachtechnologie
  • Signifikante projizierte Einsparungen bei Betriebskosten
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HSBC

Bankwesen

Als eine der weltweit größten Banken nach Vermögenswerten verarbeitet HSBCMilliarden von Transaktionen, wodurch die Betrugserkennung und die Geldwäschebekämpfung (AML) zu einer enormen Herausforderung werden. Traditionelle regelbasierte Systeme litten unter hohen Falsch-Positiv-Raten, was zu übermäßigen manuellen Prüfungen führte, Compliance-Teams belastete, Kosten erhöhte und Kunden-Transaktionen verlangsamte . Die Gewährleistung der regulatorischen Compliance in 62 Ländern bei gleichzeitiger Minimierung finanzieller Kriminalität war kritisch, doch Legacy-Systeme fehlte die Raffinesse für Echtzeit- und nuancierte Bedrohungserkennung. Die Skalierung des Kundenservice stellte eine weitere Hürde dar, da die Nachfrage nach 24/7 personalisiertem Support menschliche Agenten überwältigte. NLP-Chatbots waren erforderlich, um komplexe Anfragen effizient zu bearbeiten, ohne Datenschutz oder Genauigkeit zu gefährden. Gleichzeitig brachte die Erforschung von generativer KI (GenAI) Herausforderungen bei ethischer Implementierung, Bias-Minderung und Integration mit strengen Bankvorschriften wie GDPR und Basel III mit sich, da schnelle technologische Fortschritte das Risiko von Non-Compliance erhöhten . Die Umsetzungsherausforderungen umfassten länderübergreifend isolierte Daten, Fachkräftemangel im KI-Bereich und die Balance zwischen Innovationsgeschwindigkeit und robuster Governance .

Lösung

HSBC begegnete Betrug mit Google Cloud KI-gestützten ML-Modellen für AML, die fortschrittliche Algorithmen nutzen, um Transaktionsmuster, Kundenverhalten und externe Daten für präzise Anomalieerkennung zu analysieren und so Falsch-Positiv-Raten drastisch zu senken . Dies war Teil einer breiteren Strategie, die global Hunderte von KI-Anwendungsfällen implementierte, von Risikomodellen bis zu Überwachungssystemen . Für das Kundenengagement wurden NLP-getriebene Chatbots eingeführt, die natürliche Sprachverarbeitung nutzen, um Anfragen zu interpretieren, maßgeschneiderte Beratung zu liefern und komplexe Fälle nahtlos weiterzuleiten, während Compliance-Standards eingehalten werden . Im GenAI-F&E-Bereich nahm HSBC an einem GenAI-Sandbox-Programm teil und schloss Ende 2025 eine mehrjährige Partnerschaft mit Mistral AI, um generative Werkzeuge bankweit zu integrieren. Ziel ist die Automatisierung interner Aufgaben, personalisierte Kundeninsights, Verstärkung der Betrugserkennung und Produktivitätssteigerungen, untermauert von einem starken ethischen KI-Rahmen, der die menschliche Aufsicht betont .

Ergebnisse

  • Hunderte von global eingesetzten KI-Anwendungsfällen in den Betriebsbereichen
  • Mehrjährige Partnerschaft mit Mistral AI beschleunigt GenAI-Einführung bankweit
  • Verbesserte AML-Erkennung mit reduzierten Falsch-Positiven durch Google Cloud ML
  • Echtzeit-Betrugskennzeichnung für Milliarden täglicher Transaktionen
  • GenAI-Tools zielen auf 20–40% Produktivitätssteigerungen bei Bankaufgaben
  • Transformierter Kundenservice mit 24/7 skalierbaren NLP-Chatbots
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Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

Ihre wichtigsten wiederkehrenden Anfragen erfassen und priorisieren

Beginnen Sie damit, belastbare Daten aus Ihrem Ticketsystem oder CRM zu extrahieren. Gruppieren Sie Tickets nach Thema (z. B. „Preisinformationen“, „Öffnungszeiten“, „Passwort zurücksetzen“, „Bestellstatus“, „einfache How-to-Fragen“) und bewerten Sie sie nach Volumen und durchschnittlicher Bearbeitungszeit. Ihre ersten Claude-Use-Cases sollten Themen mit hohem Volumen, geringer Komplexität und klaren, nicht verhandelbaren Antworten sein.

Dokumentieren Sie pro Thema 10–20 repräsentative Beispiele, einschließlich der Formulierungen der Kundinnen und Kunden und der idealen Antwort. Dies bildet die Ground Truth, mit der Sie Claude’s Performance bewerten und Prompts feinjustieren. Dieses „Vorher“-Bild hilft Ihnen später auch bei der Quantifizierung der Deflection: Wenn Kategorie X historisch 5.000 Tickets pro Monat erzeugt hat, lässt sich die Reduktion nach dem Launch leicht messen.

Einen robusten System-Prompt für Kundenservice-Deflection entwerfen

Im System-Prompt übersetzen Sie Ihre Service-Standards in konkrete Anweisungen für Claude. Seien Sie explizit in Bezug auf Scope (welche Fragen beantwortet werden dürfen), Tonalität, Eskalationsregeln und Datenquellen. Für wiederkehrende Anfragen möchten Sie, dass Claude prägnant antwortet, auf relevante Wissensdatenbank-Artikel verweist und bei Unsicherheit elegant an Menschen übergibt.

Nachfolgend ein vereinfachtes Beispiel für einen System-Prompt, den Sie beim Einsatz von Claude in Ihrem Support-Widget oder der Agenten-Konsole verwenden könnten:

Sie sind ein Kundenservice-Assistent für <Firmenname>.
Ihr Hauptziel ist es, EINFACHE, WIEDERKEHRENDE Anfragen mit der offiziellen Wissensdatenbank zu lösen.

Regeln:
- Antworten Sie ausschließlich auf Basis der bereitgestellten Dokumente & Wissensschnipsel.
- Wenn Informationen fehlen, sagen Sie, dass Sie es nicht wissen, und schlagen Sie vor, den Support zu kontaktieren.
- Halten Sie Antworten immer kurz und in einfacher, verständlicher Sprache.
- Bei komplexen, kontoindividuellen, rechtlichen oder beschwerdebezogenen Fragen NICHT antworten.
  Sagen Sie stattdessen: "Das muss ein menschlicher Mitarbeitender bearbeiten. Ich leite Ihre Anfrage jetzt weiter." und stoppen Sie.
- Fügen Sie, wenn sinnvoll, einen Link zu einem Helpcenter-Artikel für weitere Details hinzu.

Wissensdatenbank: <hier abgerufene Artikel/Snippets einfügen>.

Beantworten Sie nun die Frage der Nutzerin bzw. des Nutzers.

In der Produktivumgebung wird dieser System-Prompt mit dynamisch abgerufenen Inhalten (aus Ihren FAQs oder der Dokumentation) und der Frage der Nutzerin bzw. des Nutzers kombiniert. Reruption iteriert im Rahmen eines KI-PoC typischerweise an diesem Prompt, um Hilfsbereitschaft, Kürze und Sicherheit in ein gutes Gleichgewicht zu bringen.

Claude per Retrieval mit Ihrer Wissensdatenbank verbinden

Um Antworten korrekt und aktuell zu halten, sollten Sie Richtlinien nicht hart in den Prompt einbauen. Stattdessen implementieren Sie ein Muster der Retrieval-augmented Generation: Wenn eine Frage eingeht, durchsuchen Sie Ihre Wissensdatenbank oder Dokumentation nach den relevantesten Artikeln und übergeben diese Snippets zusammen mit der Frage und dem System-Prompt an Claude.

Auf hoher Ebene sieht der Workflow wie folgt aus:

1) Nutzerin bzw. Nutzer stellt eine Frage über Chat-Widget oder Portal-Formular.
2) Das Backend führt eine semantische Suche über Ihr Helpcenter / FAQ / Ihre Dokus aus.
3) Die 3–5 relevantesten Snippets werden als Kontext gebündelt.
4) System-Prompt + Kontext + Nutzerfrage werden an Claude gesendet.
5) Claude generiert eine kurze, präzise Antwort und schlägt ggf. einen Link vor.
6) Wenn Heuristiken zur Vertrauenswürdigkeit scheitern (z. B. geringe Ähnlichkeit, sensible Schlüsselwörter),
   wird stattdessen an einen menschlichen Mitarbeitenden weitergeleitet.

Mit diesem Setup aktualisieren Sie Wissen an einem Ort (Ihr Helpcenter), während die KI-Antworten konsistent bleiben. Gleichzeitig ermöglicht es ein fein granuliertes Logging: Sie sehen, welche Dokumente am häufigsten genutzt werden und wo Lücken bestehen.

Claude als Copilot in der Agenten-Konsole einsetzen

Nicht jede wiederkehrende Anfrage muss vollständig automatisiert werden. Ein wirkungsvoller Zwischenschritt ist ein Claude-gestützter Copilot in den bestehenden Tools Ihrer Mitarbeitenden (z. B. Zendesk, Freshdesk, ServiceNow, Salesforce). Für eingehende Tickets kann Claude Antwortentwürfe vorschlagen, lange Verläufe zusammenfassen und passende Makros oder Artikel hervorheben.

Ein typischer Prompt zur Unterstützung von Mitarbeitenden könnte so aussehen:

Sie unterstützen eine menschliche Support-Mitarbeiterin bzw. einen menschlichen Support-Mitarbeitenden.

Input:
- Der komplette bisherige Ticket-Verlauf
- Relevante Wissensdatenbank-Snippets

Aufgaben:
1) Fassen Sie das Anliegen der Kundin bzw. des Kunden in 2 Sätzen zusammen.
2) Formulieren Sie einen klaren, freundlichen Antwortentwurf in der Sprache der Mitarbeitenden.
3) Listen Sie auf, welche Helpcenter-Artikel Sie als Referenz genutzt haben.
4) Wenn das Anliegen komplex oder sensibel ist, vermerken Sie deutlich: "Mitarbeitende müssen die Antwort sorgfältig prüfen".

Geben Sie Ihre Antwort in dieser Struktur aus:
ZUSAMMENFASSUNG:
ANTWORTENTWURF:
QUELLEN:

Dadurch lässt sich die Bearbeitungszeit bei wiederkehrenden Fragen um 30–50 % reduzieren, selbst wenn Sie noch nicht für eine vollständige Automatisierung bereit sind. Gleichzeitig dient es als sichere Übungsumgebung, in der Mitarbeitende Vertrauen in KI-generierte Inhalte aufbauen können.

Leitplanken und Eskalationslogik implementieren

Für live-kundenorientierte Automatisierung sollten Sie explizite Leitplanken in Ihre Integration einbauen, statt sich nur auf den Prompt zu verlassen. Beispiele sind Themen-Positivlisten, Keyword-Filter und einfache Heuristiken, wann zu einem Menschen eskaliert werden muss. So können Sie etwa festlegen, dass Fragen, in denen „Rückerstattung“, „Beschwerde“, „rechtlich“ oder „Vertragsänderung“ vorkommen, immer die Automatisierung umgehen.

In Ihrem Backend könnte dies etwa so aussehen:

if contains_sensitive_keywords(user_question):
    route_to_human_agent()
else:
    answer = ask_claude(system_prompt, context, user_question)
    if answer_confidence < SCHWELLENWERT:
        route_to_human_agent_with_AI_suggestion(answer)
    else:
        send_answer_to_customer(answer)

Protokollieren Sie darüber hinaus alle KI-generierten Antworten und machen Sie sie durchsuchbar. Qualitäts-Teams können dann Stichproben prüfen, Probleme annotieren und Prompts, Wissen sowie Filter kontinuierlich verbessern.

Deflection messen und laufend optimieren

Um Wirkung nachzuweisen und Ihr Setup zu verfeinern, definieren Sie von Anfang an klare KPIs für KI-Deflection. Sinnvolle Kennzahlen sind: Anteil der Konversationen, die ohne Eingriff von Mitarbeitenden gelöst werden, Reduktion der Tickets pro Kategorie, durchschnittliche Bearbeitungszeit für verbleibende Tickets und Kundenzufriedenheit (CSAT) bei KI-gestützten Interaktionen.

Richten Sie Dashboards ein, die Basiswerte mit den Zahlen nach dem Rollout pro Thema vergleichen. Kombinieren Sie quantitative Daten mit qualitativer Auswertung der Transkripte, bei denen die KI Schwierigkeiten hatte. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um fehlende Wissensartikel zu ergänzen, Prompts zu verbessern, Leitplanken anzupassen und den Umfang der von Claude bearbeiteten Anfragen zu erweitern. Reruption integriert dieses Messframework in der Regel schon in den initialen PoC, sodass frühe Ergebnisse bereits die Sprache Ihrer Kundenservice-Leitung sprechen.

Werden diese Vorgehensweisen umgesetzt, erreichen Organisationen typischerweise, dass 20–40 % der wiederkehrenden einfachen Anfragen innerhalb der ersten 3–6 Monate in Self-Service überführt werden, die Bearbeitung der verbleibenden Tickets durch KI-unterstützte Antworten um 20–30 % schneller wird und die wahrgenommene Reaktionsgeschwindigkeit messbar steigt – ohne zusätzliche Stellen aufzubauen.

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Häufig gestellte Fragen

Claude eignet sich besonders gut für einfache, wiederkehrende Anfragen, die klare, dokumentierte Antworten haben. Typische Beispiele sind Öffnungszeiten, Preisstrukturen, Verfügbarkeit von Services nach Region, „Wie mache ich…?“-Schritte (z. B. Passwort zurücksetzen, Adresse aktualisieren), Erläuterungen zum Bestell- oder Buchungsstatus sowie Links zu relevanten Formularen oder Portalen.

Alles, was sich rein auf statische Informationen in Ihren FAQs, Ihrem Helpcenter oder Ihren Richtlinien-Dokumenten stützt, ist ein starker Kandidat. Bei sensiblen Themen (Rückerstattungen, Beschwerden, rechtliche Fragen) konfigurieren wir Claude in der Regel so, dass es entweder nur Mitarbeitende mit Entwürfen unterstützt oder die Konversation – je nach Risikobereitschaft und internen Richtlinien – direkt an einen Menschen weiterleitet.

Eine fokussierte Erstimplementierung kann überraschend schnell gehen, wenn der Scope klar ist und Ihre Wissensdatenbank in einem halbwegs guten Zustand ist. Mit Reruption’s KI-PoC-Ansatz kommen wir typischerweise in wenigen Wochen von der Idee zu einem funktionierenden Prototyp.

In einer ersten Phase von 4–6 Wochen können Sie üblicherweise erwarten: Definition der Zielkategorien für Anfragen, Anbindung Ihrer Wissensdatenbank via Retrieval, Design der System-Prompts und Rollout in einem begrenzten Kanal (z. B. Website-Widget oder interner Agenten-Copilot). Nach der Validierung von Performance und Nutzerfeedback erfolgt der Ausbau auf weitere Kanäle und Themen in iterativen Zyklen von jeweils 2–4 Wochen.

Sie benötigen kein großes internes KI-Team, um von Claude zu profitieren, aber einige Fähigkeiten sind wichtig: eine Produktverantwortliche bzw. einen Produktverantwortlichen oder Service-Manager, der festlegt, welche Anfragen adressiert werden und wie Erfolg gemessen wird; eine verantwortliche Person für Ihre Wissensdatenbank-Inhalte; und grundlegende Engineering-Kapazitäten, um Claude mit Ihrem Ticketsystem, Ihrer Website oder Ihrem CRM zu integrieren.

Reruption übernimmt in der Regel die KI-Architektur, das Prompt-Design und die Integrationsmuster, während Ihr Team sich auf Serviceregeln, inhaltliche Korrektheit und Change Management konzentriert. Im Zeitverlauf befähigen wir interne Teams, Prompts und Wissensquellen selbst zu pflegen, damit Sie für kleinere Anpassungen nicht von externen Dienstleistern abhängig sind.

Der ROI hängt von Ihrem aktuellen Ticketvolumen, den Kosten pro Kontakt und dem Anteil der Anfragen ab, die wirklich wiederkehrend und einfach sind. In vielen Umgebungen sehen wir, dass 20–40 % der einfachen Anfragen innerhalb weniger Monate über KI-gestützten Self-Service gelöst werden – was zu weniger neuen Tickets, geringerer Queue-Belastung und weniger Bedarf an Überstunden oder temporärer Verstärkung führt.

Neben direkten Kosteneinsparungen gibt es wichtige Sekundäreffekte: schnellere Bearbeitung komplexer Fälle (weil Mitarbeitende weniger mit einfachen Fragen beschäftigt sind), höhere Kundenzufriedenheit dank 24/7-Verfügbarkeit und ein besseres Arbeitsumfeld für Mitarbeitende, da sich ihre Aufgaben stärker auf interessante Probleme verlagern. Im Rahmen eines KI-PoC messen wir diese Kennzahlen explizit, damit Sie einen Business Case auf Basis Ihrer eigenen Daten statt auf generischen Benchmarks aufbauen können.

Reruption unterstützt Sie End-to-End – von der Definition des passenden KI-Kundenservice-Use-Cases bis zur Inbetriebnahme einer funktionierenden Lösung. Mit unserem KI-PoC-Angebot für 9.900 € validieren wir, dass Claude Ihre wiederkehrenden Anfragen zuverlässig bearbeiten kann, indem wir es mit Ihren realen Wissensquellen verbinden, die Integration prototypisch umsetzen und die Performance an realen oder historischen Tickets messen.

Mit unserem Co-Preneur-Ansatz arbeiten wir eher wie Mitgründer als wie entfernte Berater: Wir arbeiten direkt in Ihrer GuV und Ihren Systemen, helfen Ihrem Team, Leitplanken und Workflows zu gestalten, und iterieren, bis etwas wirklich Nützliches live ist. Nach dem PoC können wir Sie beim Skalieren der Lösung, beim Verfeinern von Prompts und Retrieval sowie bei der Befähigung Ihrer Kundenservice-Organisation unterstützen, das Setup selbstständig zu betreiben und weiterzuentwickeln.

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