Die Herausforderung: Fehleranfällige Excel-Formeln

Die meisten Finanzabteilungen betreiben ihr kritisches Finanzreporting noch immer auf komplexen Excel-Workbooks. Über Jahre fügen verschiedene Controller unter hohem Zeitdruck neue Tabellenblätter, Verknüpfungen, verschachtelte Formeln und VBA-Makros hinzu. Das Ergebnis ist eine fragile Reporting-Engine, in der eine einzige falsche Zellreferenz, ein versteckter #REF!-Fehler oder eine Zirkelbezug-Abhängigkeit falsche Zahlen in Vorstandspräsentationen, Bankberichte oder Management-Dashboards schieben kann.

Klassische Qualitätsprüfungen kommen mit dieser Komplexität nicht mehr mit. Manuelle Formularprüfungen sind langsam und inkonsistent, und Stichproben decken selten strukturelle Logikfehler über Dutzende verknüpfter Dateien hinweg auf. Standard-Tabellentools markieren Syntaxfehler, erklären aber weder die fachliche Intention, validieren die Rechnungslegungslogik noch zeigen sie, ob eine Formel der tatsächlichen Reporting-Policy entspricht. Unter Zeitdruck wird kopiert und eingefügt, es werden Werte hart kodiert und neue Formeln darübergelegt, statt alte aufzuräumen – und das Problem wird jedes Quartal größer.

Die geschäftlichen Auswirkungen sind erheblich. Falsche GuV- oder Cashflow-Zahlen untergraben das Vertrauen von Prüfern und Führungskräften, führen zu Abschlüssen mit Vorbehalt oder Nachveröffentlichungen und verzögern den Closing-Prozess. Finanzteams verlieren jeden Monat Tage damit, die Ursache von Abweichungen zu suchen, die sich am Ende als Formelprobleme herausstellen – nicht als echte Geschäftsveränderungen. Strategische Arbeit – Szenariomodellierung, Forecasting, Pricing – wird verdrängt durch nächtelanges Debuggen defekter Workbooks. Langfristig wird die Abhängigkeit von intransparenten, fehleranfälligen Excel-Modellen zu einem realen operativen und finanziellen Risiko.

Die gute Nachricht: Dieses Problem ist lösbar. KI-Tools wie ChatGPT können Formeln analysieren, Logik erklären, Inkonsistenzen aufzeigen und sogar sauberere, robustere Tabellenstrukturen generieren. Bei Reruption sehen wir, wie sich durch Engineering-Disziplin und einen KI‑First‑Ansatz im Finanzbereich Reporting stabilisieren, Closing-Zyklen verkürzen und Kapazitäten für höherwertige Analysen freisetzen lassen. Im weiteren Verlauf dieses Leitfadens finden Sie praxisnahe, finanzspezifische Schritte, um ChatGPT zu nutzen, Ihre Excel-Modelle zu bändigen und die Logik hinter Ihrem Finanzreporting zu automatisieren.

Brauchen Sie einen Sparring-Partner für diese Herausforderung?

Lassen Sie uns unverbindlich sprechen und brainstormen.

Innovatoren bei diesen Unternehmen vertrauen uns:

Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus Reruption‑Projekten zum Aufbau von KI-Automatisierungen für Dokumentenanalysen, Reporting und Entscheidungsunterstützung wissen wir: Fehleranfällige Excel-Formeln sind selten nur ein Tooling-Problem – sie sind ein Systemproblem. Richtig eingesetzt kann ChatGPT für Finanzteams als zweites Expertenpaar Augen für Ihre Tabellen dienen und Controller dabei unterstützen, unübersichtliche Workbooks zu refaktorieren, Reporting-Logik zu standardisieren und kritische Berechnungen schrittweise in robustere, KI-gestützte Workflows zu überführen.

Betrachten Sie ChatGPT als Finance Co‑Pilot, nicht als magische Lösung

ChatGPT zum Debuggen von Excel funktioniert am besten, wenn Finanzteams es als Co‑Pilot verstehen, der ihre Expertise erweitert – nicht als Black Box, die sie ersetzt. Das Modell kann verschachtelte Formeln erklären, Korrekturvorschläge machen und inkonsistente Logik über mehrere Register hinweg erkennen – es kennt aber Ihre spezifischen Accounting-Policies, Wesentlichkeitsgrenzen oder internen KPIs nur, wenn Sie diese bereitstellen.

Definieren Sie klare Leitplanken: ChatGPT sollte Controller bei der Prüfung und Vereinfachung von Formeln, beim Vorschlagen von Checks und Automatisierungen sowie bei der Dokumentation von Logik unterstützen. Die Verantwortung für Freigaben bleibt bei den Finance-Leads, die sicherstellen, dass Vorschläge zu IFRS/GAAP und internen Vorgaben passen. Diese Haltung vermeidet Überabhängigkeit – und nutzt dennoch Geschwindigkeit und Tiefe KI‑gestützter Analysen.

Beginnen Sie mit hochriskanten, hochrelevanten Workbooks

Versuchen Sie nicht, auf einen Schlag jede Tabelle zu „KI‑ifizieren“. Priorisieren Sie die 5–10 kritischen Finanz-Workbooks, die Vorstandreporting, Kreditgeber-Compliance oder Konzernkonsolidierung steuern und eine Historie von Last‑Minute‑Problemen haben. Diese Dateien besitzen meist tiefe Formelkaskaden, viele externe Links und manuelle Anpassungen – genau dort liefert eine ChatGPT‑basierte Excel‑Prüfung überproportionalen Mehrwert.

Klärern Sie für jedes ausgewählte Workbook Zweck, zentrale Outputs und bekannte Pain Points. Nutzen Sie dann ChatGPT, um repräsentative Formelblöcke, wiederkehrende Berechnungsmuster und Makros zu analysieren. Dieser fokussierte Ansatz baut schnell eine Bibliothek standardisierter, validierter Formeln und Checks auf, die Sie später in weniger kritische Reports übertragen können.

Bauen Sie parallel Dokumentation und Standards auf

Die strategische Chance liegt nicht nur darin, heutige Fehler zu beheben – sondern Ihr Reportingsystem für die Zukunft zu härten. Immer wenn Sie ChatGPT verwenden, um eine komplexe Formel zu erklären, machen Sie aus der Erklärung Dokumentation: Was macht die Formel, warum gibt es sie und auf welchen Annahmen beruht sie? So entsteht mit der Zeit eine lebende Wissensbasis für Ihre Finanzfunktion.

Definieren Sie gleichzeitig eine kleine Menge standardisierter Formelmuster für Umsatzrealisierung, Umlagen, FX-Umrechnungen und andere wiederkehrende Berechnungen. Nutzen Sie ChatGPT, um diese Muster zu entwerfen, und refaktorieren Sie bestehende Tabellen darauf hin. Das reduziert Varianz, vereinfacht Audits und beschleunigt das Onboarding neuer Teammitglieder bei geringerem Risiko.

Bereiten Sie das Team vor und klären Sie Rollen

Erfolgreicher Einsatz von ChatGPT im Finanzbereich ist mindestens so sehr ein People‑Thema wie ein Technologie‑Thema. Controller, FP&A‑Analysten und Buchhalter benötigen grundlegende KI‑Kompetenz: wie man gute Prompts formuliert, Formeln oder Sheet-Strukturen sicher teilt und KI‑Vorschläge kritisch überprüft. Ohne diese Basis bleibt KI ein Nischentool für wenige Power-User statt einer Fähigkeit, die im gesamten Reportingprozess verankert ist.

Definieren Sie, wer welche Teile des KI‑gestützten Workflows verantwortet. Beispielsweise können Senior Controller mit ChatGPT standardisierte Templates entwerfen, während Juniors KI für tägliche Fehlerprüfungen und Dokumentation nutzen. In Reruption’s Co‑Preneur‑Ansatz arbeiten wir eingebettet mit Teams zusammen, um Rollen so zu gestalten, dass KI die Arbeitsweise tatsächlich verändert – statt nur als weiteres, ungenutztes Tool zu enden.

Risikomanagement, Compliance und Datensicherheit von Tag eins an mitdenken

Finanzdaten sind sensibel. Bevor Sie Formeln und Beispieldaten in einen ChatGPT‑Workflow für Finanzreporting geben, benötigen Sie klare Richtlinien zu Anonymisierung, Datenaustausch und Tool‑Konfiguration. Legen Sie fest, welches Detailniveau sicher teilbar ist (z. B. anonymisierte Strukturen, Dummyzahlen) und welche Umgebungen (Enterprise‑ChatGPT, private Deployments) für Echtdaten zugelassen sind.

Etablieren Sie ein schlankes Kontrollframework: dokumentieren Sie, wann KI‑Vorschläge genutzt wurden, was sich in Schlüssel‑Workbooks geändert hat und welche Tests oder Abstimmungen nach Anpassungen durchgeführt wurden. So gewinnen Prüfer und Management Vertrauen, dass KI‑unterstützte Änderungen nachvollziehbar und kontrolliert sind – und keine Ad‑hoc‑Experimente an kritischen Finanzabschlüssen.

Richtig gesteuert kann ChatGPT die Zahl fehlerhafter Tabellen erheblich reduzieren, Ihren Finanzreporting-Prozess stabilisieren und Ihr Team von nächtlicher Formelfeuerwehrarbeit entlasten. Reruption verbindet tiefe KI‑Engineering‑Expertise mit praxisnaher Neugestaltung von Finanzprozessen und hilft Ihnen, fragile Excel-Modelle in robuste, KI‑gestützte Reporting‑Workflows zu überführen. Wenn Sie ausloten möchten, wie das mit Ihrem aktuellen ERP, Ihren Tabellen und Reporting‑Deadlines aussehen könnte, steht unser Team bereit, die Ideen aus diesem Leitfaden in konkrete nächste Schritte zu übersetzen.

Hilfe bei der Umsetzung dieser Ideen?

Nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt zu uns auf.

Fallbeispiele aus der Praxis

Von Gesundheitswesen bis Nachrichtenmedien: Erfahren Sie, wie Unternehmen ChatGPT erfolgreich einsetzen.

AstraZeneca

Gesundheitswesen

In der stark regulierten pharmazeutischen Industrie stand AstraZeneca unter erheblichem Druck, die Wirkstoffforschung und klinischen Studien zu beschleunigen, die traditionell 10–15 Jahre dauern und Milliarden kosten, bei geringen Erfolgsraten von unter 10 %. Datensilos, strenge Compliance-Anforderungen (z. B. FDA-Regularien) und manuelle Wissensarbeit behinderten die Effizienz in F&E und Geschäftsbereichen. Forschende hatten Schwierigkeiten, riesige Datensets aus 3D-Bildgebung, Literaturauswertungen und Protokollentwürfen zu analysieren, was zu Verzögerungen bei der Therapiefindung für Patienten führte. Die Skalierung von KI wurde durch Datenschutz-Bedenken, Integration in Altsysteme und die Sicherstellung verlässlicher KI-Ergebnisse in einem hochkritischen Umfeld erschwert. Ohne schnelle Adoption riskierte AstraZeneca, gegenüber Wettbewerbern zurückzufallen, die KI für schnellere Innovationen zur Erreichung der 2030-Ziele nutzten.

Lösung

AstraZeneca startete eine unternehmensweite Strategie für generative KI und setzte ChatGPT Enterprise ein, maßgeschneidert für Pharma-Workflows. Dazu gehörten KI-Assistenten für die Analyse 3D-molekularer Bildgebung, automatische Entwürfe von Protokollen für klinische Studien und die Synthese von Wissen aus wissenschaftlicher Literatur. Sie gingen Partnerschaften mit OpenAI für sichere, skalierbare LLMs ein und investierten in Schulungen: Rund 12.000 Mitarbeitende aus F&E und anderen Funktionen schlossen bis Mitte 2025 GenAI-Programme ab. Infrastruktur-Upgrades wie AMD Instinct MI300X GPUs optimierten das Modelltraining. Governance-Rahmen stellten Compliance sicher, mit menschlicher Validierung in kritischen Aufgaben. Der Rollout erfolgte phasenweise von Pilotprojekten in 2023–2024 bis zur vollständigen Skalierung 2025, mit Schwerpunkt auf der Beschleunigung der F&E durch GenAI für Moleküldesign und Real-World-Evidence-Analysen.

Ergebnisse

  • ~12.000 Mitarbeitende bis Mitte 2025 in generativer KI geschult
  • 85–93 % der Mitarbeitenden berichteten von Produktivitätssteigerungen
  • 80 % der Medical Writer fanden KI-Protokollentwürfe nützlich
  • Signifikante Reduktion der Trainingszeit für Life-Sciences-Modelle durch MI300X-GPUs
  • Hohe AI-Maturity-Bewertung laut IMD-Index (weltweit oben)
  • GenAI ermöglicht schnellere Studienplanung und Dosiswahl
Fallstudie lesen →

AT&T

Telekommunikation

Als führender Netzbetreiber verwaltet AT&T eines der weltweit größten und komplexesten Netzwerke, das Millionen von Funkzellen, Glasfasern und 5G-Infrastruktur umfasst. Die zentralen Herausforderungen umfassten ineffiziente Netzplanung und -optimierung, etwa die Festlegung optimaler Standorte für Funkzellen und die Frequenzakquisition vor dem Hintergrund explodierender Datenanforderungen durch den 5G-Rollout und das Wachstum des IoT. Traditionelle Methoden beruhten auf manueller Analyse, was zu suboptimaler Ressourcenzuteilung und höheren Kapitalaufwendungen führte. Zusätzlich verursachte die reaktive Netzwartung häufige Ausfälle, da die Anomalieerkennung nicht mit den Echtzeitanforderungen Schritt hielt. Probleme proaktiv zu erkennen und zu beheben war entscheidend, um Ausfallzeiten zu minimieren, doch die enormen Datenmengen aus Netzwerksensoren überforderten die Altsysteme. Dies führte zu erhöhten Betriebskosten, Kundenunzufriedenheit und verzögerter 5G-Bereitstellung. AT&T benötigte skalierbare KI, um Ausfälle vorherzusagen, Selbstheilung zu automatisieren und die Nachfrage präzise zu prognostizieren.

Lösung

AT&T integrierte Maschinelles Lernen und Vorhersageanalytik über seine AT&T Labs und entwickelte Modelle für das Netzwerkdesign, einschließlich Spektrum-Refarming und Optimierung von Funkzellenstandorten. KI-Algorithmen analysieren Geodaten, Verkehrsprofile und historische Leistungsdaten, um ideale Standorte für Sendemasten zu empfehlen und so Baukosten zu reduzieren. Für den Betrieb nutzen Systeme zur Anomalieerkennung und Selbstheilung prädiktive Modelle auf NFV (Network Function Virtualization), um Ausfälle vorherzusagen und automatisierte Behebungen durchzuführen, etwa durch Umleitung von Traffic. Kausale KI geht über Korrelationen hinaus und liefert Ursachenanalysen bei Abwanderung und Netzproblemen. Die Implementierung umfasste Edge-to-Edge-Intelligenz und die Bereitstellung von KI in den Arbeitsabläufen von über 100.000 Ingenieurinnen und Ingenieuren.

Ergebnisse

  • Milliarden von Dollar an Einsparungen bei Netzwerkkosten
  • 20–30% Verbesserung der Netzauslastung und Effizienz
  • Signifikante Reduktion von Vor-Ort-Einsätzen (Truck Rolls) und manuellen Eingriffen
  • Proaktive Erkennung von Anomalien, die größere Ausfälle verhindert
  • Optimierte Standortwahl für Funkzellen, die CapEx um Millionen reduziert
  • Bis zu 40% bessere Genauigkeit bei 5G-Nachfrageprognosen
Fallstudie lesen →

Airbus

Luft- und Raumfahrt

In der Flugzeugentwicklung sind Computational Fluid Dynamics (CFD)-Simulationen essenziell, um den Luftstrom um Tragflächen, Rümpfe und neuartige Konfigurationen vorherzusagen — entscheidend für Treibstoffeffizienz und Emissionsreduzierung. Herkömmliche hochgenaue RANS-Solver benötigen jedoch Stunden bis Tage pro Lauf auf Supercomputern, wodurch Ingenieure nur wenige Dutzend Iterationen pro Designzyklus durchführen können und die Innovationsfähigkeit für nächste Generationen wie das hydrogenbetriebene ZEROe eingeschränkt wird. Dieses Rechenengpassproblem war besonders akut im Kontext von Airbus' Vorstoß zur Dekarbonisierung der Luftfahrt bis 2035, bei dem komplexe Geometrien eine umfassende Exploration erfordern, um Auftriebs-Widerstands-Verhältnisse zu optimieren und gleichzeitig Gewicht zu minimieren. Kooperationen mit DLR und ONERA zeigten den Bedarf an schnelleren Werkzeugen auf, da manuelle Abstimmungen nicht skalieren, um die Tausenden Varianten zu testen, die für laminares Strömungsverhalten oder Blended-Wing-Body-Konzepte nötig sind.

Lösung

Maschinelle Lern-Surrogatmodelle, einschließlich physik-informierter neuronaler Netze (PINNs), wurden auf umfangreichen CFD-Datensätzen trainiert, um komplette Simulationen in Millisekunden zu emulieren. Airbus integrierte diese in eine generative Design-Pipeline, in der KI Druckfelder, Geschwindigkeiten und Kräfte vorhersagt und dabei die Navier-Stokes-Physik über hybride Verlustfunktionen zur Genauigkeit erzwingt. Die Entwicklung umfasste die Aufbereitung von Millionen von Simulations-Snapshots aus Legacy-Läufen, GPU-beschleunigtes Training und iterative Feinabstimmung mit experimentellen Windkanaldaten. Dadurch wurden schnelle Iterationen möglich: Die KI sichtet Designs, während hochauflösende CFD nur die besten Kandidaten verifiziert, wodurch der Gesamtaufwand um Größenordnungen reduziert wird und gleichzeitig ein <5% Fehler bei Schlüsselmetriken gehalten wird.

Ergebnisse

  • Simulationszeit: 1 Stunde → 30 ms (120.000x Beschleunigung)
  • Design-Iterationen: +10.000 pro Zyklus im gleichen Zeitraum
  • Vorhersagegenauigkeit: 95%+ für Auftriebs-/Widerstandskoeffizienten
  • 50% Verkürzung der Designphasenlaufzeit
  • 30–40% weniger hochauflösende CFD-Läufe erforderlich
  • Treibstoffverbrauchsoptimierung: bis zu 5% Verbesserung in Vorhersagen
Fallstudie lesen →

Amazon

Einzelhandel

In der weiten E‑Commerce‑Landschaft stehen Online‑Käufer vor erheblichen Hürden bei der Produktsuche und Entscheidungsfindung. Bei Millionen von Produkten fällt es Kund:innen häufig schwer, Artikel zu finden, die genau ihren Anforderungen entsprechen, Optionen zu vergleichen oder schnelle Antworten auf nuancierte Fragen zu Funktionen, Kompatibilität und Nutzung zu erhalten. Traditionelle Suchleisten und statische Auflistungen stoßen an ihre Grenzen, was zu Warenkorbabbrüchen von branchenweit bis zu 70 % und verlängerten Entscheidungszeiträumen führt, die Nutzer:innen frustrieren. Amazon, das über 300 Millionen aktive Kund:innen bedient, sah sich besonders während Spitzenereignissen wie dem Prime Day mit stark steigenden Anfragevolumina konfrontiert. Käufer:innen verlangten personalisierte, konversationelle Unterstützung ähnlich der Hilfe im Laden, doch die Skalierung menschlicher Unterstützung war nicht möglich. Zu den Problemen gehörten die Bewältigung komplexer Multi‑Turn‑Anfragen, die Einbindung von Echtzeit‑Bestands‑ und Preisangaben sowie die Sicherstellung, dass Empfehlungen Sicherheits‑ und Genauigkeitsstandards erfüllen vor einem Katalog von über $500B.

Lösung

Amazon entwickelte Rufus, einen generativen, KI‑gestützten konversationellen Einkaufsassistenten, der in die Amazon Shopping‑App und die Desktop‑Version integriert ist. Rufus nutzt ein maßgeschneidertes Large Language Model (LLM), das auf Amazons Produktkatalog, Kundenbewertungen und Webdaten feinabgestimmt wurde, um natürliche, mehrstufige Gespräche zu führen, Fragen zu beantworten, Produkte zu vergleichen und maßgeschneiderte Empfehlungen zu geben. Angetrieben von Amazon Bedrock für Skalierbarkeit und AWS Trainium/Inferentia‑Chips für effiziente Inferenz, skaliert Rufus zu Millionen von Sitzungen ohne spürbare Latenz. Es integriert agentische Fähigkeiten für Aufgaben wie Warenkorb‑Hinzufügen, Preisverfolgung und Deal‑Suche und überwindet frühere Personalisierungsgrenzen durch sicheren Zugriff auf Nutzungsverlauf und Präferenzen. Die Implementierung erfolgte iterativ: Beginnend mit einer Beta im Februar 2024, Ausweitung auf alle US‑Nutzer bis September und anschließende globale Rollouts, wobei Halluzinationsrisiken durch Grounding‑Techniken und Mensch‑in‑der‑Schleife‑Sicherungen adressiert wurden.

Ergebnisse

  • 60 % höhere Kaufabschlussrate bei Rufus‑Nutzer:innen
  • Prognostizierte zusätzliche Umsätze von $10B durch Rufus
  • 250M+ Kund:innen nutzten Rufus im Jahr 2025
  • Monatlich aktive Nutzer:innen +140 % YoY
  • Interaktionen stiegen um 210 % YoY
  • Black‑Friday‑Verkaufssitzungen +100 % mit Rufus
  • Kürzlicher Anstieg der Rufus‑Nutzer:innen um 149 %
Fallstudie lesen →

American Eagle Outfitters

Bekleidungs-Einzelhandel

In der wettbewerbsintensiven Bekleidungs-Einzelhandel-Landschaft stand American Eagle Outfitters vor erheblichen Herausforderungen in den Ankleidekabinen, wo Kund:innen nach Styling-Beratung, präziser Größenempfehlung und ergänzenden Artikelvorschlägen verlangen, ohne auf überlastete Mitarbeitende warten zu müssen . Während Stoßzeiten führten Personalknappheiten häufig dazu, dass frustrierte Käufer:innen Waren zurückließen, die Anprobefrequenz sanken und Konversionschancen verpasst wurden, da traditionelle In-Store-Erfahrungen hinter der personalisierten E‑Commerce-Welt zurückblieben . Frühe Ansätze wie Beacon-Technologie im Jahr 2014 verdoppelten zwar die Wahrscheinlichkeit des Betretens der Umkleide, fehlte es ihnen jedoch an Tiefe für Echtzeit-Personalisierung . Hinzu kamen Daten-Silos zwischen Online und Offline, die einheitliche Kundenkenntnisse erschwerten und es schwierig machten, Artikel dynamisch an individuelle Stilpräferenzen, Körpertypen oder sogar Hauttöne anzupassen. American Eagle benötigte eine skalierbare Lösung, um Engagement und Kundentreue in Flagship-Stores zu steigern und gleichzeitig mit KI breiter zu experimentieren .

Lösung

American Eagle ging eine Partnerschaft mit Aila Technologies ein, um interaktive Ankleidekabinen-Kioske einzusetzen, die von Computervision und Maschinellem Lernen angetrieben werden; diese wurden 2019 in Flagship-Filialen in Boston, Las Vegas und San Francisco eingeführt . Kund:innen scannen Kleidungsstücke über iOS-Geräte, wodurch CV‑Algorithmen die Artikel identifizieren und ML‑Modelle — trainiert auf Kaufhistorie und Google Cloud‑Daten — optimale Größen, Farben und Outfit‑Ergänzungen vorschlagen, zugeschnitten auf inferierte Stilpräferenzen . Integriert mit den ML-Funktionen von Google Cloud ermöglicht das System Echtzeit-Empfehlungen, Benachrichtigungen an Mitarbeitende und nahtlose Bestandsabfragen und entwickelte sich von Beacon‑Gimmicks zu einem vollwertigen smarten Assistenten . Dieser experimentelle Ansatz, gefördert vom CMO Craig Brommers, fördert eine KI‑Kultur für Personalisierung im großen Maßstab .

Ergebnisse

  • Zweistellige Conversion-Steigerungen durch KI‑Personalisierung
  • 11% Wachstum der vergleichbaren Verkäufe für die Marke Aerie im Q3 2025
  • 4% Anstieg der gesamten vergleichbaren Verkäufe im Q3 2025
  • 29% EPS‑Wachstum auf $0,53 im Q3 2025
  • Verdoppelte Anprobewahrscheinlichkeit in Ankleidekabinen durch frühe Technik
  • Rekordumsatz im Q3 von $1,36 Mrd.
Fallstudie lesen →

Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

Nutzen Sie ChatGPT, um komplexe Formelblöcke zu erklären und zu ent Risiken

Beginnen Sie mit den Registerblättern und Zellbereichen, die regelmäßig vor Deadlines brechen: Konsolidierungssheets, KPI‑Dashboards, Covenant‑Berechnungen. Kopieren Sie repräsentative Formeln inklusive Kontext (z. B. Zellbereiche, kurze Beschreibung der Zielsetzung) in ChatGPT und bitten Sie um eine Erklärung in Alltagssprache. So werden versteckte Annahmen und Logikprobleme sofort sichtbar.

Prompt-Beispiel:
Sie sind ein Senior-FP&A-Analyst.
Ich gebe Ihnen eine Excel-Formel und beschreibe, was sie tun soll.
1) Erklären Sie in einfachen Worten, was die Formel tatsächlich macht.
2) Heben Sie potenzielle Probleme hervor (z. B. hartkodierte Werte, fehlende Fehlerbehandlung,
   falsche absolute/relative Bezüge, Volatilität).
3) Schlagen Sie eine sauberere, robustere Alternativformel vor und erklären Sie,
   warum diese sicherer ist.

Formel:
=IFERROR((SUMIFS('P&L'!$F:$F,'P&L'!$B:$B,$B5,'P&L'!$C:$C,$C5)
 -SUMIFS('P&L'!$F:$F,'P&L'!$B:$B,$B5,'P&L'!$C:$C,$C5,"Prior"))/
 INDEX('P&L'!$F:$F,MATCH("Revenue",'P&L'!$B:$B,0)),0)

Nutzen Sie die Erklärung von ChatGPT als Grundlage für das Aufräumen: richten Sie die Formel an der gewünschten Geschäftslogik aus, entfernen Sie Hardcodierungen und ergänzen Sie Fehlerbehandlung. Speichern Sie „Vorher/Nachher“ plus Erklärung in einer zentralen Dokumentationsdatei, damit andere Reports das korrigierte Muster wiederverwenden können.

Standardisierte Formel-Templates für wiederkehrende Berechnungen erstellen

Identifizieren Sie wiederkehrende Berechnungstypen in Ihrem Finanzreporting: Marge % nach Segment, FX‑Umrechnung, Verteilungsschlüssel, gleitende Durchschnitte, YoY-/YoY%-Vergleiche. Bitten Sie ChatGPT, Standardformeln vorzuschlagen – inklusive Schutzmechanismen wie Division‑durch‑Null‑Prüfungen und konsistenter Verwendung absoluter Bezüge.

Prompt-Beispiel:
Sie helfen dabei, Excel-Formeln für ein Finanzteam zu standardisieren.
Wir benötigen ein robustes, wiederverwendbares Template zur Berechnung des YoY-Wachstums in %,
 das:
- Division-durch-Null-Fehler vermeidet
- Klare, gut prüfbare Zellbezüge verwendet
- Funktioniert, wenn es über Monate/Jahre hinweg kopiert wird

1) Geben Sie die generische Formel mit Zellen für aktuelle und Vorperiode an.
2) Erklären Sie, wie die Bezüge (absolut vs. relativ) gesetzt werden sollen.
3) Schlagen Sie vor, wie dieses Muster für zukünftige Nutzer dokumentiert werden kann.

Implementieren Sie diese Templates in gemeinsamen Reporting-Workbooks und sperren Sie Schlüsselzellen gegen versehentliche Änderungen. So reduziert sich langfristig die Vielfalt an Formeln, und Abweichungsanalysen werden verlässlicher, weil überall dieselbe Logik angewendet wird.

Nutzen Sie ChatGPT zum Generieren von VBA oder Office Scripts für Routineaufgaben

Viele Formelprobleme entstehen durch manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten – Kopieren/Einfügen aus ERP‑Exports, Aktualisieren von Pivot-Tabellen oder monatliches Einfügen neuer Spalten. Nutzen Sie ChatGPT, um VBA‑Makros oder Office Scripts zu generieren, welche diese Schritte automatisieren, damit die Struktur Ihrer Modelle stabil bleibt.

Prompt-Beispiel:
Sie sind ein Excel-VBA-Experte und arbeiten mit einem Finanzteam.
Schreiben Sie ein VBA-Makro, das:
1) Den neuesten CSV-Export aus einem festen Ordnerpfad importiert.
2) Die Daten im Blatt "Raw_Data" ersetzt, wobei die Überschriften erhalten bleiben.
3) Alle Pivot-Tabellen in der Arbeitsmappe aktualisiert.
4) Eine Meldungsbox anzeigt, wenn der Prozess abgeschlossen ist.

Kommentieren Sie den Code so, dass auch nicht-technische Controller ihn pflegen können.

Testen Sie den generierten Code in einer Kopie Ihres Workbooks und ergänzen Sie einfache Fehlermeldungen für fehlende Dateien oder falsche Formate. Durch Automatisierung von Importen und Aktualisierungen reduzieren Sie massiv die Gefahr falsch ausgerichteter Zellbereiche und teilweiser Updates, die Formeln unbemerkt beschädigen.

KI‑gestützte Abstimmungs- und Plausibilitätschecks entwerfen

Gehen Sie über das Beheben einzelner Formeln hinaus und nutzen Sie ChatGPT zur Konzeption systematischer Checks rund um Ihre Reports. Bitten Sie das Modell zum Beispiel, einen Satz von Abstimmungstests für Ihr monatliches Management-Reporting vorzuschlagen: Summen, die sich entsprechen müssen, Vorzeichen, die immer positiv sein müssen, und Kennzahlen, die in realistischen Bandbreiten für Ihr Geschäft liegen sollten.

Prompt-Beispiel:
Sie sind Group Controller und entwerfen Checks für ein monatliches Reporting-Pack.
Gegeben ist diese grobe Struktur:
- GuV nach Business Unit
- Cashflow-Statement
- Bilanz

1) Schlagen Sie 10 konkrete Abstimmungs-Checks vor, um Formel- oder Mappingfehler zu erkennen.
2) Geben Sie für jeden Check die Excel-Formel an, um ihn umzusetzen.
3) Geben Sie an, wo diese Checks in einem dedizierten Blatt "Control" platziert
   werden sollten.

Implementieren Sie die vorgeschlagenen Checks in einem dedizierten Kontroll-Tab, das Auffälligkeiten in Rot markiert. So wird eine defekte Formel durch eine Abstimmungsregel abgefangen, bevor Zahlen die Finanzabteilung verlassen.

Machen Sie ChatGPT zum On‑Demand‑Excel‑Coach für das Team

Nicht jeder Controller ist ein Excel‑Power‑User. Nutzen Sie ChatGPT als Trainings- und Coaching‑Tool, um die Fähigkeiten des gesamten Teams ohne formale Schulungen zu heben. Bitten Sie um Schritt‑für‑Schritt‑Anleitungen zum Aufbau bestimmter Modelle, um Ratschläge zur performanten Strukturierung von Workbooks oder um Empfehlungen zur Ablösung volatiler Funktionen durch robustere Alternativen wie INDEX/VERGLEICH oder XLOOKUP.

Prompt-Beispiel:
Sie coachen einen Junior-FP&A-Analysten.
Erklären Sie Schritt für Schritt, wie ein Umsatzreporting-Workbook neu gestaltet werden kann,
 das derzeit viele volatile OFFSET- und INDIRECT-Formeln verwendet, hin zu einer Struktur auf Basis von:
- Namensbereichen
- Tabellen
- INDEX/VERGLEICH oder XLOOKUP

Geben Sie an:
1) Empfohlene Blattstruktur.
2) Beispielformeln.
3) Tipps zur Vermeidung häufiger Performance- und Fehlerquellen.

Ermutigen Sie das Team, anonymisierte Versionen eigener Formeln einzufügen und um Verbesserungsvorschläge zu bitten. Über einige Closing‑Zyklen hinweg baut das interne Fähigkeiten auf und ersetzt riskante Muster schrittweise durch robuste Best Practices.

Nutzen Sie ChatGPT zur Planung der Migration weg von fragilen Excel‑Hotspots

Manche Probleme sind zu groß, um sie ausschließlich in Excel zu lösen. Für kritische Logik, die in Tabellen nie wirklich stabil sein wird – komplexe Umlagen, Mehr‑Entity‑Konsolidierungen, Szenariomodellierung – nutzen Sie ChatGPT, um Spezifikationen für robustere Lösungen zu entwerfen (z. B. datenbankgestützte Modelle, Python‑Skripte oder interne Spezialtools).

Prompt-Beispiel:
Sie sind Solution Architect und arbeiten mit einer Finanzabteilung.
Diese Excel-Datei führt komplexe Kostenumlagen über 12 Gesellschaften aus, mit vielen
verschachtelten Formeln und manuellen Overrides.

1) Skizzieren Sie auf Basis dieser groben Logikbeschreibung eine robustere Architektur
   (z. B. Datenbank + Skript + Reporting-Layer).
2) Listen Sie Dateninputs/-outputs und Validierungsschritte auf.
3) Schlagen Sie vor, welche Teile der aktuellen Excel-Logik verbleiben können und
   welche ausgelagert werden sollten.

Gehen Sie davon aus, dass Excel als Frontend für Finanznutzer erhalten bleiben soll.

Nutzen Sie das resultierende Blueprint, um IT, Finance und Datenteams auf eine Roadmap auszurichten. So sorgt KI nicht nur für kurzfristige Reparaturen heutiger Excel-Fehler, sondern hilft Ihnen auch, eine nachhaltigere Reporting‑Architektur aufzubauen.

Werden diese Praktiken kombiniert – KI‑gestützte Formelreviews, standardisierte Muster, automatisierte Importe, systematische Checks und längerfristige Migrationsplanung – beobachten Finanzteams typischerweise eine Reduktion formelbedingter Probleme um 30–60 % über mehrere Reportingzyklen, verkürzte Closing‑Zeiten um 10–30 % und eine spürbare Verlagerung der Ressourcen von Feuerwehrarbeit hin zu Analyse.

Brauchen Sie jetzt Umsetzungskompetenz?

Lassen Sie uns über Ihre Ideen sprechen!

Häufig gestellte Fragen

Ja – in gewissen Grenzen. ChatGPT ist sehr effektiv darin, komplexe Excel-Formeln zu analysieren und zu erklären, offensichtliche Logikfehler zu erkennen und sauberere Alternativen vorzuschlagen. Es kann außerdem bei der Konzeption von Abstimmungschecks, VBA‑Makros und strukturellen Verbesserungen Ihrer Modelle helfen.

Allerdings kennt es Ihre spezifischen Rechnungslegungsrichtlinien oder Management-Reporting-Regeln nicht automatisch. Die verlässlichsten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Finanzteams Kontext liefern: was die Formel erreichen soll, welche Konten oder KPIs betroffen sind und welche Einschränkungen gelten. Betrachten Sie ChatGPT als hochfähigen Assistenten, der Ihre Expertise verstärkt – nicht als autonomen Controller.

Teams sehen in der Regel innerhalb der ersten ein bis zwei Closing-Zyklen spürbaren Nutzen. In der ersten Woche können Sie mit ChatGPT die schlimmsten Formel-Hotspots bereinigen, grundlegende Abstimmungschecks hinzufügen und einige repetitive Aufgaben wie Datenimporte automatisieren. Das allein reduziert häufig die Last‑Minute‑Feuerwehrarbeit.

Über 2–3 Monate, wenn Sie Formelmuster standardisieren, Logik dokumentieren und KI‑gestützte Checks auf weitere Workbooks ausrollen, zeigt sich zunehmend ein struktureller Effekt: weniger Überraschungen spät im Reportingprozess, kürzere Review‑Meetings, die sich auf Business‑Treiber statt technische Fehler konzentrieren, und schnelleres Onboarding neuer Teammitglieder.

Sie benötigen keine Data Scientists in der Finanzabteilung, um von ChatGPT für Finanzreporting zu profitieren. Entscheidend ist eine Kombination aus soliden Excel-Kenntnissen, grundlegenden Prompting‑Skills und klarer Verantwortung. Controller und FP&A‑Analysten sollten in der Lage sein, Formeln zu teilen, ihr Ziel präzise zu beschreiben und KI‑Vorschläge zu bewerten.

Hilfreich ist mindestens ein „KI‑Champion“ in Finance, der neugierig auf Tools wie ChatGPT ist und mit IT zu Themen wie Datensicherheit, Toolzugang und einfachen Automatisierungen (z. B. VBA, Office Scripts) zusammenarbeitet. Reruption schließt diese Lücke häufig temporär, indem wir eingebettet mit Ihrem Team arbeiten und Kompetenzen aufbauen, sodass Ihre eigenen Mitarbeitenden die KI‑gestützten Workflows nach einigen Zyklen souverän selbst betreiben.

Die direkten Technologiekosten für ChatGPT‑basierten Excel‑Support sind vergleichsweise gering – insbesondere, wenn Sie bereits Enterprise‑KI‑Tools nutzen. Die Hauptinvestition ist Zeit: Ihre kritischen Workbooks zu kartieren, KI‑gestützte Reviews zu pilotieren und Standards sowie Automatisierungen auszurollen. Die meisten Organisationen können mit einem fokussierten Piloten auf 3–5 Schlüsselreports starten, ohne große IT‑Projekte aufzusetzen.

Der ROI ergibt sich typischerweise aus weniger Verzögerungen im Closing, weniger Überstunden und einem reduzierten Risiko fehlerhaft berichteter Kennzahlen. Für ein mittelgroßes Finanzteam ist es realistisch, Dutzende Stunden pro Monat bei manueller Fehlerprüfung und Versionssuche einzusparen – bei gleichzeitig gesenkter Wahrscheinlichkeit teurer Nachveröffentlichungen oder angespannter Prüfungsergebnisse. Zusätzlicher Mehrwert entsteht, weil Senior‑Finanzkräfte mehr Zeit für Analyse und Strategie statt für das Debuggen von Spreadsheets haben.

Reruption verbindet eine KI‑First‑Perspektive mit konsequenter Umsetzung. Über unser AI‑PoC‑Angebot (9.900 €) können wir schnell testen, wie ChatGPT bei Ihren realen Reporting‑Herausforderungen performt: repräsentative Workbooks prüfen, sauberere Formeln generieren, Checks entwerfen und – wo sinnvoll – Prototyp‑Automatisierungen oder Skripte erstellen.

Mit unserem Co‑Preneur‑Ansatz bleiben wir nicht auf Foliendruckhöhe. Wir arbeiten eingebettet mit Ihren Finanz- und IT‑Teams, kartieren Ihre aktuelle Excel‑Landschaft, priorisieren hochriskante Modelle und setzen konkrete Verbesserungen um: KI‑gestützte Formelreviews, Dokumentation, Standard‑Templates und Migrationspläne für die fragilste Logik. Das Ergebnis ist ein funktionierender, KI‑unterstützter Reporting‑Workflow, klare Kennzahlen zu Zeit- und Fehlerreduktion und eine Roadmap, um diese Fähigkeit in Ihrer Finanzorganisation breit auszurollen.

Kontaktieren Sie uns!

0/10 min.

Direkt Kontaktieren

Your Contact

Philipp M. W. Hoffmann

Founder & Partner

Adresse

Reruption GmbH

Falkertstraße 2

70176 Stuttgart

Kontakt

Social Media