Die Herausforderung: Überwältigende Bewerbermengen

Moderne HR-Teams stehen vor einem Paradox: mehr Bewerbungen als je zuvor, aber nicht genug Zeit, um die wenigen Kandidat:innen zu finden, die wirklich zählen. Eine einzelne Position kann Hunderte von CVs über verschiedene Kanäle anziehen, die alle in einer ATS-Warteschlange landen, durch die sich Recruiter manuell durcharbeiten müssen. Das Ergebnis sind Stunden, die durch wiederholtes Screening, ständiges Kontextwechseln zwischen Profilen und den permanenten Druck verloren gehen, dass man trotzdem die am besten passenden Talente übersehen könnte.

Traditionelle Ansätze stammen aus einer anderen Zeit. Keyword-Suche im ATS, manuelle Shortlists in Excel-Listen oder grobe Agenturzusammenfassungen können mit den heutigen Bewerbungsvolumina schlicht nicht Schritt halten. Recruiter überfliegen CVs, anstatt Profile wirklich zu verstehen, verlassen sich auf Bauchgefühl statt auf strukturierte Kriterien und nutzen generische E-Mail-Vorlagen, weil keine Zeit für individuelle Ansprache bleibt. Diese Methoden skalieren nicht – und sie schaffen ganz sicher keine herausragende Candidate Experience.

Die geschäftlichen Auswirkungen sind real. Langsames Screening erhöht die Time-to-Hire, Teams arbeiten unterbesetzt, kritische Projekte verzögern sich. Hochqualifizierte Kandidat:innen springen ab, weil Ihre Reaktion Tage zu spät kommt. Verborgene Talente bleiben unentdeckt, während Recruiter Zeit damit verbringen, offensichtlich ungeeignete Bewerbungen abzulehnen. Langfristig führt dies zu höheren Recruitingkosten, mehr Absagen von Top-Talenten und einem Wettbewerbsnachteil in Märkten, in denen Geschwindigkeit und Candidate Experience entscheidend sind.

Die gute Nachricht: Dies ist ein klassischer Fall, in dem KI den Prozess grundlegend neu gestalten kann, statt nur den alten zu beschleunigen. Mit Tools wie ChatGPT können HR-Teams CVs automatisch zusammenfassen, Kandidat:innen gegen Rollenanforderungen bewerten und individualisierte Ansprache in großem Umfang erstellen. Bei Reruption haben wir Organisationen dabei unterstützt, KI-gestützte Recruiting-Assistenten und Chatbots aufzubauen, die direkt in ihren Talent-Acquisition-Workflows sitzen. Der Rest dieser Seite zeigt praktische, konkrete Wege, wie Sie diese Fähigkeiten in Ihre eigene HR-Organisation bringen können.

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Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus Reruption’s Arbeit beim Aufbau von KI-Recruiting-Assistenten und HR-Chatbots wissen wir: Den Umgang mit überwältigendem Bewerbervolumen löst man weniger durch den Kauf eines weiteren Tools, sondern durch die Neugestaltung des Workflows rund um KI-gestütztes Screening. Richtig eingesetzt wird ChatGPT für Talent Acquisition zur strukturierten Entscheidungsengine: Es standardisiert, wie Profile bewertet werden, hebt die besten Matches hervor und verschafft Recruitern Zeit für Interviews und das Gewinnen von Top-Kandidat:innen statt für manuelle Triage.

Gestalten Sie den Screening-Workflow um die KI herum neu – nicht umgekehrt

Viele HR-Teams machen den Fehler, ChatGPT fürs Recruiting in einen unveränderten Prozess zu „hineinzustöpseln“: ein paar CVs exportieren, in einen Chat einfügen und auf Magie hoffen. Das stößt schnell an Grenzen und erzeugt zusätzliche Copy-&-Paste-Arbeit für Recruiter. Strategisch ist es besser, mit einem leeren Blatt zu beginnen: Wenn Sie Talent Acquisition von Grund auf mit Blick auf KI konzipieren würden – wo bringen Menschen den größten Mehrwert, und wo kann die Maschine die Schwerstarbeit übernehmen?

In der Praxis bedeutet das, klare Phasen zu definieren, in denen das KI-gestützte Kandidaten-Screening für Ersttriage, Profilzusammenfassungen und Ranking zuständig ist – und in denen Recruiter für Urteilsentscheidungen, Cultural Fit und Closing einsteigen. Der Mindset-Shift ist entscheidend: ChatGPT ersetzt den Recruiter nicht; es wird zu einer standardisierten Pre-Screening-Schicht, die eine deutlich sauberere, priorisierte Shortlist liefert.

Standardisieren Sie Bewertungskriterien, bevor Sie automatisieren

KI performt am besten, wenn sie mit expliziten, konsistenten Kriterien arbeiten kann. Viele Recruiting-Teams arbeiten mit eher vage definierten Anforderungen: einer Stellenbeschreibung, ein paar Notizen vom Hiring Manager und informellen Präferenzen. Bevor Sie KI-basiertes CV-Screening mit ChatGPT einführen, müssen Sie klar definieren, wie „gut“ für jede Rolle aussieht.

Investieren Sie Zeit mit Hiring Managern, um Muss-Kriterien (erforderliche Skills, Zertifizierungen, Standorte), bevorzugte Erfahrungen und klare Ausschlusskriterien zu definieren. Übersetzen Sie diese in strukturierte Prompts und Scoring-Rubriken. Strategisch verbessert das nicht nur die Genauigkeit der KI, sondern macht Ihren gesamten Prozess objektiver und weniger abhängig von der individuellen Interpretation einzelner Recruiter – ein entscheidender Schritt, wenn Sie KI-unterstützte Einstellungsentscheidungen wollen, die interner und externer Prüfung standhalten.

Gehen Sie Bias und Compliance proaktiv an

Der Einsatz von KI im HR wirft berechtigte Fragen zu Fairness, Erklärbarkeit und Datenschutz auf. Eine strategische Implementierung von ChatGPT muss explizit Schutzmechanismen gegen Bias und zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen enthalten. Beginnen Sie damit festzulegen, welche Informationen die KI niemals zur Bewertung nutzen soll (z. B. Name, altersbezogene Daten, Fotos, bestimmte Freizeitaktivitäten) und wie sensible Daten in Ihrem Tech-Stack verarbeitet werden.

Darauf aufbauend sollten Sie Review-Mechanismen etablieren: HR sollte regelmäßig durch die KI gescreente Kandidat:innen stichprobenartig prüfen, mit menschlichen Einschätzungen vergleichen und Abweichungen nachverfolgen. Binden Sie Legal und Betriebsrat früh ein, mit klarer Dokumentation, wie das KI-basierte Kandidaten-Ranking funktioniert, was es entscheiden kann und was nicht, und wo Menschen das letzte Wort haben. Diese Vorarbeit reduziert Risiken erheblich und schafft Vertrauen in das System – bei HR, Führungskräften und Mitarbeitervertretungen.

Bereiten Sie Ihr Team auf eine KI-augmentierte Rolle vor

Wenn Sie ChatGPT für HR einführen, verändert sich die Rolle des Recruiters. Der Wertbeitrag verschiebt sich von manueller Sichtung hin zu Beziehungsaufbau, Interviews und Beratung des Business. Strategisch müssen Sie das Team auf diesen Wandel vorbereiten, statt ihm einfach ein neues Tool vor die Nase zu setzen. Andernfalls wird KI als zusätzliche Belastung oder gar als Bedrohung wahrgenommen.

Setzen Sie klare Erwartungen: Ziel ist es, Tätigkeiten mit geringem Mehrwert zu eliminieren, nicht Köpfe abzubauen. Schulen Sie Recruiter darin, KI-generierte Zusammenfassungen kritisch zu lesen, Prompts zu verfeinern und Feedback zu geben, um die Performance zu verbessern. Beziehen Sie sie in die Gestaltung der Workflows ein, damit sie Ownership übernehmen. Langfristig sind die erfolgreichsten Teams diejenigen, in denen Recruiter zu „KI-Power-Usern“ werden und aktiv mitgestalten, wie KI-gestützte Talent Acquisition sich weiterentwickelt.

Starten Sie mit einem fokussierten Pilot und skalieren Sie datenbasiert

Statt ChatGPT sofort über alle Rollen, Regionen und Geschäftsbereiche auszurollen, wählen Sie einen fokussierten Ausschnitt Ihres Bewerbervolumens, wo der Schmerz am größten ist und die Daten relativ sauber sind (zum Beispiel wiederkehrende Spezialistenrollen mit klaren Anforderungen). So können Sie KI-basiertes CV-Screening in einer kontrollierten Umgebung testen, den Effekt auf Time-to-Shortlist und Kandidatenqualität messen und Ihren Ansatz verfeinern, bevor Sie skalieren.

Definieren Sie konkrete Erfolgskennzahlen im Vorfeld: Reduktion der manuellen Screening-Zeit, Time-to-First-Contact, Anteil der von der KI hoch gerankten Kandidat:innen, die ins Interview kommen. Nutzen Sie diese Kennzahlen, um zu entscheiden, wo Sie weitere Automatisierung (z. B. automatisierte Ansprache, FAQ-Chatbots) investieren und wo menschliche Interaktion dominant bleiben sollte. Dieser datengetriebene Ausbau ist deutlich nachhaltiger als ein Big-Bang-Rollout.

Mit der richtigen Strategie eingesetzt, verwandelt ChatGPT überwältigende Bewerbermengen von einer Belastung in einen strukturierten, dateninformierten Funnel, der Ihre besten Kandidat:innen schneller sichtbar macht. Indem Sie das Screening rund um KI neu denken, Kriterien standardisieren und Recruiter auf eine augmentierte Rolle vorbereiten, können HR-Teams die manuelle Triage drastisch reduzieren und gleichzeitig Fairness und Candidate Experience verbessern. Die Ingenieur:innen und HR-Expert:innen von Reruption haben genau das in realen Recruiting-Setups umgesetzt – und wir unterstützen Sie dabei, in wenigen Wochen statt Monaten von der Idee zu einem funktionierenden KI-Screening-Prototyp zu kommen, über unseren praxisnahen, Co-Founder-ähnlichen Ansatz und unser dediziertes Angebot für einen KI Proof of Concept.

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Fallbeispiele aus der Praxis

Von Gesundheitswesen bis Nachrichtenmedien: Erfahren Sie, wie Unternehmen ChatGPT erfolgreich einsetzen.

AstraZeneca

Gesundheitswesen

In der stark regulierten pharmazeutischen Industrie stand AstraZeneca unter erheblichem Druck, die Wirkstoffforschung und klinischen Studien zu beschleunigen, die traditionell 10–15 Jahre dauern und Milliarden kosten, bei geringen Erfolgsraten von unter 10 %. Datensilos, strenge Compliance-Anforderungen (z. B. FDA-Regularien) und manuelle Wissensarbeit behinderten die Effizienz in F&E und Geschäftsbereichen. Forschende hatten Schwierigkeiten, riesige Datensets aus 3D-Bildgebung, Literaturauswertungen und Protokollentwürfen zu analysieren, was zu Verzögerungen bei der Therapiefindung für Patienten führte. Die Skalierung von KI wurde durch Datenschutz-Bedenken, Integration in Altsysteme und die Sicherstellung verlässlicher KI-Ergebnisse in einem hochkritischen Umfeld erschwert. Ohne schnelle Adoption riskierte AstraZeneca, gegenüber Wettbewerbern zurückzufallen, die KI für schnellere Innovationen zur Erreichung der 2030-Ziele nutzten.

Lösung

AstraZeneca startete eine unternehmensweite Strategie für generative KI und setzte ChatGPT Enterprise ein, maßgeschneidert für Pharma-Workflows. Dazu gehörten KI-Assistenten für die Analyse 3D-molekularer Bildgebung, automatische Entwürfe von Protokollen für klinische Studien und die Synthese von Wissen aus wissenschaftlicher Literatur. Sie gingen Partnerschaften mit OpenAI für sichere, skalierbare LLMs ein und investierten in Schulungen: Rund 12.000 Mitarbeitende aus F&E und anderen Funktionen schlossen bis Mitte 2025 GenAI-Programme ab. Infrastruktur-Upgrades wie AMD Instinct MI300X GPUs optimierten das Modelltraining. Governance-Rahmen stellten Compliance sicher, mit menschlicher Validierung in kritischen Aufgaben. Der Rollout erfolgte phasenweise von Pilotprojekten in 2023–2024 bis zur vollständigen Skalierung 2025, mit Schwerpunkt auf der Beschleunigung der F&E durch GenAI für Moleküldesign und Real-World-Evidence-Analysen.

Ergebnisse

  • ~12.000 Mitarbeitende bis Mitte 2025 in generativer KI geschult
  • 85–93 % der Mitarbeitenden berichteten von Produktivitätssteigerungen
  • 80 % der Medical Writer fanden KI-Protokollentwürfe nützlich
  • Signifikante Reduktion der Trainingszeit für Life-Sciences-Modelle durch MI300X-GPUs
  • Hohe AI-Maturity-Bewertung laut IMD-Index (weltweit oben)
  • GenAI ermöglicht schnellere Studienplanung und Dosiswahl
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AT&T

Telekommunikation

Als führender Netzbetreiber verwaltet AT&T eines der weltweit größten und komplexesten Netzwerke, das Millionen von Funkzellen, Glasfasern und 5G-Infrastruktur umfasst. Die zentralen Herausforderungen umfassten ineffiziente Netzplanung und -optimierung, etwa die Festlegung optimaler Standorte für Funkzellen und die Frequenzakquisition vor dem Hintergrund explodierender Datenanforderungen durch den 5G-Rollout und das Wachstum des IoT. Traditionelle Methoden beruhten auf manueller Analyse, was zu suboptimaler Ressourcenzuteilung und höheren Kapitalaufwendungen führte. Zusätzlich verursachte die reaktive Netzwartung häufige Ausfälle, da die Anomalieerkennung nicht mit den Echtzeitanforderungen Schritt hielt. Probleme proaktiv zu erkennen und zu beheben war entscheidend, um Ausfallzeiten zu minimieren, doch die enormen Datenmengen aus Netzwerksensoren überforderten die Altsysteme. Dies führte zu erhöhten Betriebskosten, Kundenunzufriedenheit und verzögerter 5G-Bereitstellung. AT&T benötigte skalierbare KI, um Ausfälle vorherzusagen, Selbstheilung zu automatisieren und die Nachfrage präzise zu prognostizieren.

Lösung

AT&T integrierte Maschinelles Lernen und Vorhersageanalytik über seine AT&T Labs und entwickelte Modelle für das Netzwerkdesign, einschließlich Spektrum-Refarming und Optimierung von Funkzellenstandorten. KI-Algorithmen analysieren Geodaten, Verkehrsprofile und historische Leistungsdaten, um ideale Standorte für Sendemasten zu empfehlen und so Baukosten zu reduzieren. Für den Betrieb nutzen Systeme zur Anomalieerkennung und Selbstheilung prädiktive Modelle auf NFV (Network Function Virtualization), um Ausfälle vorherzusagen und automatisierte Behebungen durchzuführen, etwa durch Umleitung von Traffic. Kausale KI geht über Korrelationen hinaus und liefert Ursachenanalysen bei Abwanderung und Netzproblemen. Die Implementierung umfasste Edge-to-Edge-Intelligenz und die Bereitstellung von KI in den Arbeitsabläufen von über 100.000 Ingenieurinnen und Ingenieuren.

Ergebnisse

  • Milliarden von Dollar an Einsparungen bei Netzwerkkosten
  • 20–30% Verbesserung der Netzauslastung und Effizienz
  • Signifikante Reduktion von Vor-Ort-Einsätzen (Truck Rolls) und manuellen Eingriffen
  • Proaktive Erkennung von Anomalien, die größere Ausfälle verhindert
  • Optimierte Standortwahl für Funkzellen, die CapEx um Millionen reduziert
  • Bis zu 40% bessere Genauigkeit bei 5G-Nachfrageprognosen
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Airbus

Luft- und Raumfahrt

In der Flugzeugentwicklung sind Computational Fluid Dynamics (CFD)-Simulationen essenziell, um den Luftstrom um Tragflächen, Rümpfe und neuartige Konfigurationen vorherzusagen — entscheidend für Treibstoffeffizienz und Emissionsreduzierung. Herkömmliche hochgenaue RANS-Solver benötigen jedoch Stunden bis Tage pro Lauf auf Supercomputern, wodurch Ingenieure nur wenige Dutzend Iterationen pro Designzyklus durchführen können und die Innovationsfähigkeit für nächste Generationen wie das hydrogenbetriebene ZEROe eingeschränkt wird. Dieses Rechenengpassproblem war besonders akut im Kontext von Airbus' Vorstoß zur Dekarbonisierung der Luftfahrt bis 2035, bei dem komplexe Geometrien eine umfassende Exploration erfordern, um Auftriebs-Widerstands-Verhältnisse zu optimieren und gleichzeitig Gewicht zu minimieren. Kooperationen mit DLR und ONERA zeigten den Bedarf an schnelleren Werkzeugen auf, da manuelle Abstimmungen nicht skalieren, um die Tausenden Varianten zu testen, die für laminares Strömungsverhalten oder Blended-Wing-Body-Konzepte nötig sind.

Lösung

Maschinelle Lern-Surrogatmodelle, einschließlich physik-informierter neuronaler Netze (PINNs), wurden auf umfangreichen CFD-Datensätzen trainiert, um komplette Simulationen in Millisekunden zu emulieren. Airbus integrierte diese in eine generative Design-Pipeline, in der KI Druckfelder, Geschwindigkeiten und Kräfte vorhersagt und dabei die Navier-Stokes-Physik über hybride Verlustfunktionen zur Genauigkeit erzwingt. Die Entwicklung umfasste die Aufbereitung von Millionen von Simulations-Snapshots aus Legacy-Läufen, GPU-beschleunigtes Training und iterative Feinabstimmung mit experimentellen Windkanaldaten. Dadurch wurden schnelle Iterationen möglich: Die KI sichtet Designs, während hochauflösende CFD nur die besten Kandidaten verifiziert, wodurch der Gesamtaufwand um Größenordnungen reduziert wird und gleichzeitig ein <5% Fehler bei Schlüsselmetriken gehalten wird.

Ergebnisse

  • Simulationszeit: 1 Stunde → 30 ms (120.000x Beschleunigung)
  • Design-Iterationen: +10.000 pro Zyklus im gleichen Zeitraum
  • Vorhersagegenauigkeit: 95%+ für Auftriebs-/Widerstandskoeffizienten
  • 50% Verkürzung der Designphasenlaufzeit
  • 30–40% weniger hochauflösende CFD-Läufe erforderlich
  • Treibstoffverbrauchsoptimierung: bis zu 5% Verbesserung in Vorhersagen
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Amazon

Einzelhandel

In der weiten E‑Commerce‑Landschaft stehen Online‑Käufer vor erheblichen Hürden bei der Produktsuche und Entscheidungsfindung. Bei Millionen von Produkten fällt es Kund:innen häufig schwer, Artikel zu finden, die genau ihren Anforderungen entsprechen, Optionen zu vergleichen oder schnelle Antworten auf nuancierte Fragen zu Funktionen, Kompatibilität und Nutzung zu erhalten. Traditionelle Suchleisten und statische Auflistungen stoßen an ihre Grenzen, was zu Warenkorbabbrüchen von branchenweit bis zu 70 % und verlängerten Entscheidungszeiträumen führt, die Nutzer:innen frustrieren. Amazon, das über 300 Millionen aktive Kund:innen bedient, sah sich besonders während Spitzenereignissen wie dem Prime Day mit stark steigenden Anfragevolumina konfrontiert. Käufer:innen verlangten personalisierte, konversationelle Unterstützung ähnlich der Hilfe im Laden, doch die Skalierung menschlicher Unterstützung war nicht möglich. Zu den Problemen gehörten die Bewältigung komplexer Multi‑Turn‑Anfragen, die Einbindung von Echtzeit‑Bestands‑ und Preisangaben sowie die Sicherstellung, dass Empfehlungen Sicherheits‑ und Genauigkeitsstandards erfüllen vor einem Katalog von über $500B.

Lösung

Amazon entwickelte Rufus, einen generativen, KI‑gestützten konversationellen Einkaufsassistenten, der in die Amazon Shopping‑App und die Desktop‑Version integriert ist. Rufus nutzt ein maßgeschneidertes Large Language Model (LLM), das auf Amazons Produktkatalog, Kundenbewertungen und Webdaten feinabgestimmt wurde, um natürliche, mehrstufige Gespräche zu führen, Fragen zu beantworten, Produkte zu vergleichen und maßgeschneiderte Empfehlungen zu geben. Angetrieben von Amazon Bedrock für Skalierbarkeit und AWS Trainium/Inferentia‑Chips für effiziente Inferenz, skaliert Rufus zu Millionen von Sitzungen ohne spürbare Latenz. Es integriert agentische Fähigkeiten für Aufgaben wie Warenkorb‑Hinzufügen, Preisverfolgung und Deal‑Suche und überwindet frühere Personalisierungsgrenzen durch sicheren Zugriff auf Nutzungsverlauf und Präferenzen. Die Implementierung erfolgte iterativ: Beginnend mit einer Beta im Februar 2024, Ausweitung auf alle US‑Nutzer bis September und anschließende globale Rollouts, wobei Halluzinationsrisiken durch Grounding‑Techniken und Mensch‑in‑der‑Schleife‑Sicherungen adressiert wurden.

Ergebnisse

  • 60 % höhere Kaufabschlussrate bei Rufus‑Nutzer:innen
  • Prognostizierte zusätzliche Umsätze von $10B durch Rufus
  • 250M+ Kund:innen nutzten Rufus im Jahr 2025
  • Monatlich aktive Nutzer:innen +140 % YoY
  • Interaktionen stiegen um 210 % YoY
  • Black‑Friday‑Verkaufssitzungen +100 % mit Rufus
  • Kürzlicher Anstieg der Rufus‑Nutzer:innen um 149 %
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American Eagle Outfitters

Bekleidungs-Einzelhandel

In der wettbewerbsintensiven Bekleidungs-Einzelhandel-Landschaft stand American Eagle Outfitters vor erheblichen Herausforderungen in den Ankleidekabinen, wo Kund:innen nach Styling-Beratung, präziser Größenempfehlung und ergänzenden Artikelvorschlägen verlangen, ohne auf überlastete Mitarbeitende warten zu müssen . Während Stoßzeiten führten Personalknappheiten häufig dazu, dass frustrierte Käufer:innen Waren zurückließen, die Anprobefrequenz sanken und Konversionschancen verpasst wurden, da traditionelle In-Store-Erfahrungen hinter der personalisierten E‑Commerce-Welt zurückblieben . Frühe Ansätze wie Beacon-Technologie im Jahr 2014 verdoppelten zwar die Wahrscheinlichkeit des Betretens der Umkleide, fehlte es ihnen jedoch an Tiefe für Echtzeit-Personalisierung . Hinzu kamen Daten-Silos zwischen Online und Offline, die einheitliche Kundenkenntnisse erschwerten und es schwierig machten, Artikel dynamisch an individuelle Stilpräferenzen, Körpertypen oder sogar Hauttöne anzupassen. American Eagle benötigte eine skalierbare Lösung, um Engagement und Kundentreue in Flagship-Stores zu steigern und gleichzeitig mit KI breiter zu experimentieren .

Lösung

American Eagle ging eine Partnerschaft mit Aila Technologies ein, um interaktive Ankleidekabinen-Kioske einzusetzen, die von Computervision und Maschinellem Lernen angetrieben werden; diese wurden 2019 in Flagship-Filialen in Boston, Las Vegas und San Francisco eingeführt . Kund:innen scannen Kleidungsstücke über iOS-Geräte, wodurch CV‑Algorithmen die Artikel identifizieren und ML‑Modelle — trainiert auf Kaufhistorie und Google Cloud‑Daten — optimale Größen, Farben und Outfit‑Ergänzungen vorschlagen, zugeschnitten auf inferierte Stilpräferenzen . Integriert mit den ML-Funktionen von Google Cloud ermöglicht das System Echtzeit-Empfehlungen, Benachrichtigungen an Mitarbeitende und nahtlose Bestandsabfragen und entwickelte sich von Beacon‑Gimmicks zu einem vollwertigen smarten Assistenten . Dieser experimentelle Ansatz, gefördert vom CMO Craig Brommers, fördert eine KI‑Kultur für Personalisierung im großen Maßstab .

Ergebnisse

  • Zweistellige Conversion-Steigerungen durch KI‑Personalisierung
  • 11% Wachstum der vergleichbaren Verkäufe für die Marke Aerie im Q3 2025
  • 4% Anstieg der gesamten vergleichbaren Verkäufe im Q3 2025
  • 29% EPS‑Wachstum auf $0,53 im Q3 2025
  • Verdoppelte Anprobewahrscheinlichkeit in Ankleidekabinen durch frühe Technik
  • Rekordumsatz im Q3 von $1,36 Mrd.
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Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

Verwandeln Sie Stellenbeschreibungen in strukturierte Screening-Rubriken

Bevor Sie Screening automatisieren können, müssen Sie jede Rolle in eine strukturierte Rubrik übersetzen, die ChatGPT konsistent anwenden kann. Starten Sie bei der Stellenbeschreibung und den Notizen aus dem Intake-Meeting und brechen Sie Anforderungen auf in Must-haves, Nice-to-haves und Ausschlusskriterien. Halten Sie dies in einer Textvorlage fest, die Sie für ähnliche Rollen wiederverwenden können.

Nutzen Sie ein Prompt-Muster wie dieses, um Freitext-Anforderungen in eine maschinenlesbare Rubrik umzuwandeln, die Sie speichern und wiederverwenden können:

System: Sie sind HR-Analyst:in. Wandeln Sie Rollenanforderungen in eine strukturierte Screening-Rubrik um.

User:
Rolle: Senior Data Analyst

Stellenbeschreibung:
[Stellenbeschreibung einfügen]

Bitte extrahieren Sie:
1) 5–8 Muss-Kriterien (Skills/Erfahrungen)
2) 5–8 Nice-to-have-Skills/-Erfahrungen
3) Ausschlusskriterien
4) Vorgeschlagenes Scoring-Modell (0–3 pro Kriterium)

Erwartetes Ergebnis: eine standardisierte Scoring-Rubrik, die später in Ihren Prompts für das KI-gestützte Kandidaten-Screening für diese und ähnliche Rollen verwendet werden kann und Konsistenz über Recruiter und Hiring-Zyklen hinweg sicherstellt.

Automatisieren Sie das Erst-Screening und Scoring von CVs

Sobald Sie eine Rubrik haben, können Sie ChatGPT nutzen, um eine erste Bewertung jedes CVs vorzunehmen. In frühen Phasen können Recruiter CV-Text aus dem ATS kopieren; später lässt sich dies über eine API-Integration automatisieren. Ziel ist es, unstrukturierte Profile in eine klare Empfehlung zu überführen: starker Fit, möglicher Fit oder Absage – mit Begründung entlang Ihrer Rubrik.

Hier ist eine praktische Prompt-Vorlage für die manuelle Nutzung oder API-Calls:

System: Sie sind ein KI-Recruiting-Assistent und unterstützen HR beim Screening von Bewerber:innen.

User:
Screenen Sie diesen CV für die folgende Rolle anhand der untenstehenden Rubrik.

Rollenübersicht:
[Kurze Rollenbeschreibung]

Screening-Rubrik:
[Must-haves, Nice-to-haves, Ausschlusskriterien, Scoring-Modell einfügen]

Kandidat:innen-CV:
[CV-Text einfügen]

Bitte antworten Sie mit:
- Gesamtempfehlung: Starker Fit / Potenzieller Fit / Absage
- Scores pro Muss-Kriterium (0–3) mit kurzer Begründung
- Auffällige Stärken
- Potenzielle Risiken oder Lücken
- Ein Absatz Zusammenfassung in Geschäftssprache für den Hiring Manager

Erwartetes Ergebnis: eine strukturierte, vergleichbare Bewertung jeder Bewerbung, die Recruiter sortieren und filtern können. So sinkt der Aufwand für manuelles Screening deutlich, während die menschliche Prüfung im Prozess bleibt.

Erstellen Sie Side-by-Side-Shortlists für Hiring Manager

Hiring Manager erhalten häufig Roh-CVs oder einfache ATS-Exporte, was den Vergleich erschwert. Nutzen Sie ChatGPT, um KI-gescreente Kandidat:innen in standardisierte Profilzusammenfassungen zu überführen und anschließend Side-by-Side-Übersichten zu generieren. Das verbessert die Entscheidungsqualität erheblich und reduziert Rückfragen zwischen HR und Fachbereich.

Nach dem Screening mehrerer Kandidat:innen geben Sie die KI-Ausgaben mit einem Prompt wie diesem zurück in ChatGPT:

System: Sie unterstützen HR bei der Präsentation einer Kandidaten-Shortlist für einen Hiring Manager.

User:
Hier sind KI-Screening-Zusammenfassungen für 8 Kandidat:innen für dieselbe Rolle.

[Kandidat:innen-Zusammenfassungen & Scores einfügen]

Bitte:
1) Rangieren Sie die Kandidat:innen von 1 (beste:r) bis 8 (schwächste:r) mit Begründung.
2) Erstellen Sie eine Vergleichstabelle mit den Spalten: Kandidat:in, Gesamteignung, wichtigste Stärken, wichtigste Risiken.
3) Schlagen Sie vor, welche 3–4 Kandidat:innen zum Interview eingeladen werden sollten und warum, in einer Sprache, die für einen Hiring Manager geeignet ist.

Erwartetes Ergebnis: eine klare Shortlist und ein Vergleich, auf deren Grundlage Hiring Manager schnell handeln können – die Time-to-Decision sinkt, und Top-Kandidat:innen aus großen Bewerberpools werden konsistent sichtbar gemacht.

Erstellen Sie personalisierte Kandidatenansprache in großem Umfang

Geschwindigkeit und Personalisierung sind entscheidend, wenn Sie mit hohem Bewerbervolumen arbeiten. ChatGPT kann helfen, individualisierte Nachrichten zu verfassen, die auf die Erfahrung der Kandidat:innen und die spezifische Rolle eingehen, während Recruiter die finale Versendung kontrollieren. Das funktioniert sowohl für positive Ansprache (Einladungen, nächste Schritte) als auch für wertschätzende Absagen, die trotzdem einen guten Eindruck hinterlassen.

Nutzen Sie Ihre Screening-Daten als Input und führen Sie einen Prompt wie diesen aus:

System: Sie sind HR-Recruiter:in und verfassen kurze, professionelle Kandidaten-E-Mails.

User:
Schreiben Sie eine E-Mail, in der die folgende Person zu einem ersten Interview eingeladen wird.

Kandidat:innen-Zusammenfassung:
[KI-generierte Kandidat:innen-Zusammenfassung einfügen]

Rolle:
[Kurze Rollenbeschreibung]

Ton: Professionell, freundlich, mit klaren nächsten Schritten.

Vorgaben:
- Max. 200 Wörter
- Nennen Sie 1–2 spezifische Stärken aus der Zusammenfassung
- Schlagen Sie 2–3 Zeitfenster vor und bitten Sie um Bestätigung

Erwartetes Ergebnis: konsistente, hochwertige Outreach-E-Mails, die Recruiter schnell prüfen und versenden können. So reagieren Sie in Hochvolumensituationen schneller, ohne auf Personalisierung zu verzichten.

Setzen Sie einen Candidate-FAQ-Assistenten ein, um das Postfach zu entlasten

Überwältigendes Bewerbervolumen bedeutet meist auch ein übervolles Postfach: Fragen zu Prozess, Timings, Dokumenten, Benefits oder technischen Problemen. Sie können ChatGPT, verbunden mit einer kuratierten Wissensbasis (Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Benefit-Informationen), nutzen, um einen kandidatenseitigen FAQ-Assistenten auf Ihrer Karriereseite oder im ATS-Portal zu betreiben.

Die technische Integration hängt von Ihren Systemen ab, aber die Kernkonfiguration sieht in Prompt-Form so aus:

System: Sie sind ein virtueller HR-Assistent für unseren Recruiting-Prozess.
Sie beantworten Fragen ausschließlich auf Basis der bereitgestellten Unternehmensrichtlinien
und FAQs. Wenn etwas unklar ist oder nicht abgedeckt wird, sagen Sie, dass Sie sich nicht
sicher sind, und empfehlen Sie, HR zu kontaktieren.

Wissensbasis:
[FAQ, Prozessdokumente, Auszüge aus Richtlinien einfügen oder referenzieren]

User:
[Frage der Kandidat:in]

Erwartetes Ergebnis: ein 24/7-Assistent, der einen großen Teil wiederkehrender Anfragen löst und Ihr Team entlastet, damit es sich auf Bewertung und Beziehungen zu Kandidat:innen statt auf Status-E-Mails und Prozess-Erklärungen konzentrieren kann.

Verfolgen und optimieren Sie Ihren Ansatz mit klaren operativen KPIs

Um sicherzustellen, dass Ihr KI-gestützter Screening-Prozess echten Mehrwert liefert, müssen Sie konkrete KPIs definieren und nachverfolgen. Typische Kennzahlen sind: prozentuale Reduktion der manuellen Screening-Zeit pro Rolle, Time-to-First-Contact, Anteil der von der KI empfohlenen Kandidat:innen, die Interview- oder Offer-Stage erreichen, sowie Zufriedenheit von Recruitern und Hiring Managern mit den KI-Ergebnissen.

Richten Sie einen einfachen Feedback-Loop ein: Recruiter bewerten KI-Empfehlungen (z. B. hilfreich / neutral / nicht hilfreich) direkt im Workflow, und Sie verfeinern Prompts und Rubriken regelmäßig anhand der Bereiche, in denen die KI Kandidat:innen über- oder unterbewertet. Über wenige Zyklen hinweg sollten Sie messbare Verbesserungen bei Geschwindigkeit und Qualität sehen. Realistischerweise können Organisationen, die diese Praktiken umsetzen, mit 30–60 % weniger Zeitaufwand für Erst-Screening und schnellerem Erstkontakt mit Top-Kandidat:innen rechnen – ohne Kompromisse bei Compliance oder Candidate Experience.

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Häufig gestellte Fragen

ChatGPT hilft, indem unstrukturierte CVs in strukturierte Bewertungen überführt werden. Statt Hunderte von Dokumenten nur zu überfliegen, erhalten Recruiter standardisierte Zusammenfassungen und Scores für jede Bewerbung anhand vordefinierter Kriterien. Die KI hebt Muss-Skills, Lücken und eine klare Empfehlung (starker Fit, möglicher Fit oder Absage) hervor. Recruiter prüfen anschließend diese Ergebnisse und konzentrieren ihre Zeit auf die vielversprechendsten Profile, statt jeden CV von Grund auf zu lesen. Die Entscheidungsgewalt bleibt beim Menschen, während ein Großteil der repetitiven Triage-Arbeit ausgelagert wird.

Der Zeitbedarf hängt davon ab, wie tief Sie KI in Ihr ATS und Ihre HR-Prozesse integrieren möchten. Ein grundlegendes Setup – ChatGPT zur CV-Sichtung per sicherem Copy & Paste und standardisierten Prompts – lässt sich innerhalb weniger Tage testen. Ein robusterer Ansatz mit API-Integration in Ihr ATS, standardisierten Rubriken je Rollenfamilie und einem Candidate-FAQ-Assistenten braucht in der Regel einige Wochen für Konzeption, Prototyping und Feinschliff.

Das KI Proof of Concept-Angebot von Reruption ist darauf ausgelegt, einen konkreten Use Case wie KI-basiertes Screening in kurzer Zeit zu validieren: Gemeinsam definieren wir die Rolle(n), entwickeln und testen Prompts und Workflows und liefern einen funktionierenden Prototyp plus Plan für den Weg in den produktiven Betrieb.

Ihr HR-Team muss keine Data Scientists werden, um ChatGPT effektiv zu nutzen. Die entscheidenden Fähigkeiten sind klare Rollendefinition, die Fähigkeit, Bewertungskriterien zu formalisieren, sowie Offenheit im Umgang mit KI-generierten Ergebnissen. Auf technischer Seite benötigen Sie Zugang zu ChatGPT (oder einem Enterprise-Deployment) und für tiefere Automatisierung grundlegende Integrationsunterstützung durch IT oder einen Engineering-Partner.

Reruption arbeitet typischerweise mit einem kleinen, funktionsübergreifenden Team: HR (für Prozess und Kriterien), IT (für Systemintegration und Sicherheit) und unseren KI-Ingenieur:innen (für Prompt-Design, Architektur und Automatisierung). Dieses Setup ermöglicht es HR, sich auf Inhalte und Entscheidungen zu konzentrieren, während wir den technischen Teil übernehmen.

Die Ergebnisse variieren je Ausgangslage, aber im High-Volume-Recruiting sehen wir häufig eine 30–60 % Reduktion der Zeit für das Erst-Screening, sobald KI-Workflows eingespielt sind. Recruiter können Top-Kandidat:innen früher kontaktieren, was die Response-Raten in der Regel verbessert und die Time-to-Hire reduziert. Standardisierte Kriterien und strukturierte Zusammenfassungen erhöhen außerdem die Zufriedenheit der Hiring Manager, da sie klarere Shortlists statt Stapel von Roh-CVs erhalten.

Auf der Kostenseite investieren Sie vor allem in die anfängliche Einrichtung (Design von Rubriken, Prompts und Workflows) und nutzungsbasierte KI-Gebühren. Für die meisten Organisationen entsteht der ROI durch eingesparte Recruiter-Stunden, geringere Abhängigkeit von Agenturen bei Volumenrollen und das geringere Risiko, Top-Talente durch langsame Reaktion zu verlieren. Wir empfehlen immer, mit einem Pilotprojekt und klar definierten Metriken zu starten, damit Sie den Impact vor einer Skalierung quantifizieren können.

Reruption verbindet KI-Engineering und HR-Prozess-Expertise mit einem Co-Preneur-Mindset – wir integrieren uns in Ihre Organisation und bauen echte Lösungen, keine Foliensätze. Bei überwältigendem Bewerbervolumen starten wir typischerweise mit unserem KI-PoC (9.900 €): Gemeinsam wählen wir konkrete Rollen aus, definieren Bewertungskriterien und bauen einen funktionierenden KI-Screening-Prototypen, der – wo möglich – an Ihre bestehenden Tools angebunden ist.

Darauf aufbauend helfen wir Ihnen, Prompts zu iterieren, Compliance- und Bias-Fragen zu adressieren, Recruiter-Workflows zu gestalten und eine produktionsreife Integration in Ihr ATS und Ihren HR-Tech-Stack zu planen. Dabei agieren wir wie Co-Founder innerhalb Ihrer P&L: mit Fokus auf messbare Ergebnisse wie reduzierte Screening-Zeiten, schnellere Time-to-First-Contact und verbesserte Candidate Experience – statt auf abstrakte Beratungsempfehlungen.

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