Die Herausforderung: Ineffizienter Support bei der Auslegung von Richtlinien

Die meisten HR-Teams stecken in einer Endlosschleife: Mitarbeitende tun sich schwer damit, dichte, juristisch formulierte Richtlinien zu Themen wie Remote Work, Überstunden, Reisekosten oder Elternzeit zu verstehen – und bombardieren HR anschließend mit Rückfragen. HR Business Partner und HR-Operations-Teams verbringen einen erheblichen Teil ihrer Zeit damit, immer wieder dieselben Absätze umzuformulieren, PDFs und E-Mail-Verläufe zu durchsuchen und zu versuchen, Antworten über Regionen und Führungskräfte hinweg konsistent zu halten.

Traditionelle Ansätze skalieren nicht. FAQ-Seiten und Intranet-Portale sind schnell veraltet. Lange Richtlinien-PDFs lassen sich für Mitarbeitende unter Zeitdruck nicht praktikabel durchsuchen. Geteilte Postfächer und Ticketsysteme verlagern das Chaos nur – sie machen die zugrunde liegenden Informationen nicht verständlicher. Selbst wenn HR Wissensdatenbanken aufbaut, sind diese meist statisch, schwer zu pflegen und bilden selten die Nuancen unterschiedlicher Vertragstypen, Standorte oder Senioritätsstufen ab.

Die Auswirkungen gehen über ein paar zusätzliche E-Mails hinaus. Langsame, uneinheitliche Auslegung von Richtlinien führt zu Compliance-Risiken, wenn Mitarbeitende unvollständige oder falsche Hinweise erhalten – insbesondere bei Arbeitszeit, Datenschutz oder Anspruch auf Leistungen. Das erhöht die Arbeitslast im HR, sorgt auf beiden Seiten für Frustration und verzögert Entscheidungen wie die Genehmigung von Remote Work, die Freigabe von Reisen oder die Planung von Überstunden. Langfristig untergräbt dies das Vertrauen in HR und erschwert die Einführung neuer oder geänderter Richtlinien, weil die Kommunikationskapazität bereits überlastet ist.

Diese Herausforderung ist real, aber lösbar. Moderne KI-Systeme wie Claude können lange HR-Richtliniendokumente lesen und interpretieren, die relevanten Passagen herausfiltern und sie in klarer Sprache mit voller Nachvollziehbarkeit erklären. Bei Reruption verfügen wir über praktische Erfahrung im Aufbau von KI-Assistenten und Chatbots auf Basis komplexer Dokumentationsbestände. Der Rest dieser Seite zeigt, wie Sie dieses Problem strategisch angehen – und wie Sie Claude in eine sichere, verlässliche Ebene zwischen Ihren Richtlinien und Ihren Mitarbeitenden verwandeln.

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Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus Sicht von Reruption bedeutet der Einsatz von Claude für die Auslegung von HR-Richtlinien nicht einfach, noch einen weiteren Chatbot in Ihr Intranet zu stellen. Es geht darum, eine KI-gestützte HR-Wissensschicht zu schaffen, die lange Richtliniendokumente auslegen, Antworten konsistent halten und HR dennoch die Kontrolle über das Endergebnis lassen kann. Auf Basis unserer Erfahrung mit der Implementierung von KI-Assistenten auf komplexen Dokumentenkorpora sehen wir Claude als sehr gut geeignet, wenn Sie nuancierte, rechtlich sensible Antworten benötigen, die erklärbar und nachvollziehbar bleiben.

Vom Risiko her denken, nicht von der Bequemlichkeit

Wenn Sie über die Automatisierung des HR-Richtliniensupports mit Claude nachdenken, ist es verlockend, mit den einfachsten und häufigsten Fragen zu beginnen. Starten Sie stattdessen mit einer Risikokarte: Welche Richtlinienbereiche haben den höchsten Compliance-Einfluss (Überstunden, Arbeitszeit, Urlaub, Datenschutz)? Wo führen Fehlinterpretationen zu finanziellen oder rechtlichen Konsequenzen? Diese Perspektive hilft Ihnen zu entscheiden, was zwingend in menschlicher Hand bleiben muss und was sich sicher automatisieren lässt.

In der Praxis bedeutet das, Fragen in „informative“ (z. B. wo ein Formular zu finden ist), „interpretative“ (wie eine Regel anzuwenden ist) und „entscheidende“ (Genehmigung oder Ablehnung) zu klassifizieren. Claude kann einen großen Teil der informativen und interpretativen Ebene übernehmen, während HR die Entscheidungsrechte behält. Reruption unterstützt Kund:innen häufig dabei, diese Leitplanken im Vorfeld zu definieren, sodass der Einsatz von Tag eins an sicher ist.

Ein Governance-Modell rund um Ihre Richtlinien entwickeln

Claude ist bei langen Dokumenten sehr leistungsfähig, aber ohne Governance verlagern Sie nur das Chaos in einen neuen Kanal. Sie benötigen ein klares Modell, wer die HR-Richtlinien-Wissensbasis verantwortet, wie Aktualisierungen erfolgen und wie Änderungen in Ihren KI-Assistenten einfließen. Das ist weniger eine Technologiefrage als eine Frage des Operating Models: Rollen, Verantwortlichkeiten und Freigabeprozesse.

Wir empfehlen, Richtlinien-„Domänen“ (z. B. Arbeitszeit, Benefits, Reisen, Urlaub) mit verantwortlichen HR-Ownern zu definieren. Claude kann dann so konfiguriert oder per Prompt gesteuert werden, dass es stets auf die aktuellsten Dokumente je Domäne verweist. Ein einfaches, transparentes Governance-Modell gibt Betriebsrat, Rechtsabteilung und HR-Führung die Sicherheit, dass die KI nicht auf veralteten oder inoffiziellen Informationen arbeitet.

Ihr HR-Team auf eine KI-zentrierte Support-Rolle vorbereiten

Die Automatisierung des Richtliniensupports verändert die HR-Rolle. Ihr Team wechselt von der ersten Erklärinstanz hin zu Kurator:innen, Ausnahmebearbeiter:innen und Eskalationsstellen. Das erfordert Mindset-Arbeit und klare Kommunikation: Die KI ersetzt HR nicht; sie übernimmt wiederkehrende Q&A-Aufgaben, damit HR sich auf komplexe, menschzentrierte Themen konzentrieren kann.

Konkret bedeutet das, HR-Mitarbeitende im Umgang mit Claude zu schulen: wie sie von der KI vorgeschlagene Antworten prüfen, Prompts korrigieren und verbessern und neue Muster wieder ins System zurückspielen. In unseren Projekten sehen wir die besten Ergebnisse, wenn HR Business Partner frühzeitig als Co-Designer des KI-Assistenten eingebunden sind – nicht nur als Endnutzer:innen eines Tools, das von der IT gebaut wurde.

Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit von Anfang an einplanen

Im HR-Bereich reicht es nicht, dass eine Antwort richtig ist; Sie müssen auch zeigen können, woher sie stammt. Ein strategischer Claude-Einsatz benötigt daher ein Design, bei dem jede Antwort auf konkrete Richtliniendokumente, Klauseln und Versionen zurückgeführt werden kann. Diese Nachvollziehbarkeit ist entscheidend für Compliance-Audits, Gespräche mit dem Betriebsrat und die Konfliktlösung.

Architektonisch bedeutet das häufig, Claude mit einer Dokumenten-Retrieval-Schicht und einem Loggingsystem zu kombinieren, das Fragen, KI-Antworten und Dokumentverweise speichert. Reruption berücksichtigt dies typischerweise bereits im initialen Design, damit Sie später keinen Mehraufwand haben, wenn Legal oder Compliance detailliertes Reporting verlangen.

Vom Piloten zur Plattform – aber in Etappen

Claude kann deutlich mehr als nur einen HR-Anwendungsfall unterstützen, aber der Versuch, alles auf einmal zu lösen, scheitert meist. Strategisch sollten Sie in Sequenzen denken: Starten Sie mit einem eng gefassten HR-Richtliniensupport-Pilot (z. B. Remote Work und Reisen), validieren Sie Nutzung und Qualität und erweitern Sie dann auf weitere Richtliniendomänen und Kanäle (Intranet, MS Teams, E-Mail-Integrationen).

Dieser schrittweise Ansatz ermöglicht es Ihnen, Prompts, Zugriffskontrollen und Eskalationsregeln anhand echter Nutzungsdaten zu verfeinern. Mit der Zeit „fügen Sie nicht nur einen weiteren Bot hinzu“, sondern bauen eine interne KI-Plattform für HR-Wissen auf, die später auch Recruiting, Onboarding und Mitarbeiterentwicklung unterstützen kann.

Mit klaren Leitplanken und einem Governance-Modell eingesetzt, kann Claude Ihre HR-Richtlinien in ein lebendiges, verlässliches Unterstützungssystem verwandeln, das Mitarbeitende wirklich verstehen. Anstatt den ganzen Tag dieselben Fragen zu beantworten, kann sich Ihr HR-Team auf Ermessensentscheidungen und strategische Arbeit konzentrieren, während Claude die Schwerstarbeit bei der Auslegung und Erklärung komplexer Regeln übernimmt. Reruption verbindet tiefgehendes KI-Engineering mit praktischem HR-Prozess-Know-how, um diese Systeme End-to-End zu konzipieren und umzusetzen; wenn Sie erkunden möchten, wie das in Ihrer Organisation aussehen könnte, sind wir bereit, Ihren Use Case zu validieren und gemeinsam einen ersten funktionierenden Prototyp zu bauen.

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Fallbeispiele aus der Praxis

Von Telekommunikation bis Automobilproduktion: Erfahren Sie, wie Unternehmen Claude erfolgreich einsetzen.

Ooredoo (Qatar)

Telekommunikation

Ooredoo Qatar, Qatars führender Telekommunikationsanbieter, hatte mit den Ineffizienzen manueller Optimierung und Fehlerbehebung im Radio Access Network (RAN) zu kämpfen. Mit der Beschleunigung des 5G-Ausbaus erwiesen sich traditionelle Methoden als zeitaufwendig und nicht skalierbar , sie konnten die steigenden Datenanforderungen nicht effizient bewältigen, die nahtlose Konnektivität gewährleisten oder hohe Nutzererlebnisse inmitten komplexer Netzdynamiken aufrechterhalten . Leistungsprobleme wie abgebrochene Gespräche, schwankende Datenraten und suboptimale Ressourcenallokation erforderten ständige manuelle Eingriffe, trieben die Betriebskosten (OpEx) in die Höhe und verzögerten Problemlösungen. Da Qatars nationale Digitalisierungsagenda fortgeschrittene 5G-Fähigkeiten forderte, benötigte Ooredoo einen proaktiven, intelligenten Ansatz für das RAN-Management, ohne die Netzzuverlässigkeit zu gefährden .

Lösung

Ooredoo ging eine Partnerschaft mit Ericsson ein, um die cloud-native Ericsson Cognitive Software auf Microsoft Azure bereitzustellen, die einen digitalen Zwilling des RAN mit Deep Reinforcement Learning (DRL) für KI-gesteuerte Optimierung kombiniert . Diese Lösung erstellt eine virtuelle Netzreplik, um Szenarien zu simulieren, umfangreiche RAN-Daten in Echtzeit zu analysieren und proaktive Tuning-Empfehlungen zu erzeugen . Die Suite der Ericsson Performance Optimizers wurde 2022 in einer Pilotphase getestet und entwickelte sich bis 2023 zur vollständigen Bereitstellung, wodurch automatisierte Problemlösungen und Leistungsverbesserungen ermöglicht wurden, die sich nahtlos in Ooredoos 5G-Infrastruktur integrieren ließen . Kürzliche Erweiterungen umfassen Energieeinsparungs-PoCs, die KI weiter für nachhaltigen Betrieb nutzen .

Ergebnisse

  • 15% Reduktion des Funkleistungsverbrauchs (Energy Saver PoC)
  • Proaktive RAN-Optimierung verkürzt Fehlerbehebungszeiten
  • Hohe Nutzererfahrung während der Energieeinsparungen beibehalten
  • Reduzierte Betriebskosten durch automatisierte Problemlösungen
  • Verbessertes 5G-Abonnentenerlebnis mit nahtloser Konnektivität
  • 10% Zuwachs der spektralen Effizienz (Ericsson AI RAN Benchmarks)
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Duke Health

Gesundheitswesen

Sepsis ist ein lebensbedrohlicher Zustand, der in den USA jährlich für über 270.000 Todesfälle verantwortlich ist, mit Mortalitätsraten von bis zu 40% in Krankenhäusern aufgrund verzögerter Erkennung. Frühsymptome sind oft unspezifisch—Fieber, Tachykardie, veränderter Geisteszustand—und ähneln häufigen Erkrankungen, wodurch eine rechtzeitige Erkennung in stark frequentierten Notaufnahmen (EDs) schwierig ist. Traditionelle Bewertungssysteme wie qSOFA und SIRS leiden unter geringer Sensitivität (etwa 50–60%) und schlechter prädiktiver Leistung Stunden vor Auftreten, was zu späten Interventionen und schlechteren Ergebnissen führt. Duke Health, das hohe Patientenzahlen in seinen drei Notaufnahmen bewältigt, stand vor der doppelten Herausforderung, Frühwarnsysteme zu skalieren und gleichzeitig Alarmmüdigkeit und Workflow-Störungen zu vermeiden. Die Integration neuartiger KI erforderte strenge Validierung, Akzeptanz durch Kliniker und nahtlose Einbettung in das EHR, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen oder unnötige Behandlungen zu erhöhen.

Lösung

Sepsis Watch ist ein auf Deep Learning basierendes Vorhersagemodell, das Echtzeit-EHR-Daten (Vitalwerte, Labore, Demografie) analysiert, um den Sepsisanfall bis zu 48 Stunden im Voraus vorherzusagen, mit dem primären Fokus auf 6-Stunden-Vorhersagen. Entwickelt vom Duke Institute for Health Innovation (DIHI) verwendet es eine rekurrente neuronale Netzwerkarchitektur, die auf historischen Daten von über 600.000 Patientenkontakten (2008–2016) trainiert wurde und eine beeindruckende AUROC von 0,922 erzielte. Die Lösung integriert sich als pflegeorientiertes Best Practice Advisory (BPA) in das Epic EHR und löst nicht-interruptive Warnungen für Hochrisikopatienten aus. Dieses klinikerzentrierte Design fördert Maßnahmen wie frühe Antibiotikagabe und Flüssigkeitszufuhr und minimiert gleichzeitig falsch positive Alarme durch Schwellenwertanpassung. Pilotversuche und iteratives Feedback sicherten eine sichere Einführung.

Ergebnisse

  • AUROC: 92,2% für 6-Stunden-Sepsisvorhersage
  • Früherkennung: Bis zu 6 Stunden vor klinischem Auftreten
  • Einsatzumfang: Alle 3 Duke-Notaufnahmen, Tausende überwachte Patienten
  • Alarm-Compliance: Hohe Akzeptanzraten nach Integration
  • Bundle-Compliance: Deutliche Verbesserungen in Verbindung mit Warnungen
  • Auswirkung auf Sterblichkeit: Assoziiert mit reduzierten in-hospitalen Sepsis-Todesfällen
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Commonwealth Bank of Australia (CBA)

Bankwesen

Als Australiens größte Bank sah sich CBA zunehmenden Betrugs- und Scam-Bedrohungen gegenüber, wobei Kunden erhebliche finanzielle Verluste erlitten. Betrüger nutzten schnelle digitale Zahlungen wie PayID aus, bei denen nicht übereinstimmende Empfängernamen zu unumkehrbaren Überweisungen führten. Traditionelle Erkennungssysteme hinkten hinter komplexen Angriffen her, was zu hohem Kundenschaden und regulatorischem Druck führte. Parallel dazu waren die Contact Center überlastet und bearbeiteten Millionen von Anfragen zu Betrugswarnungen und Transaktionen. Das führte zu langen Wartezeiten, steigenden Betriebskosten und angespannten Ressourcen. CBA benötigte proaktive, skalierbare KI, um in Echtzeit einzugreifen und gleichzeitig die Abhängigkeit von menschlichen Agenten zu reduzieren.

Lösung

CBA setzte einen hybriden KI-Stack ein, der Maschinelles Lernen zur Anomalieerkennung und generative KI für personalisierte Warnungen kombiniert. NameCheck überprüft Empfängernamen gegen PayID in Echtzeit und warnt Nutzer bei Abweichungen. CallerCheck authentifiziert eingehende Anrufe und blockiert Nachahmungs-Betrugsversuche. In Partnerschaft mit H2O.ai implementierte CBA von GenAI angetriebene prädiktive Modelle zur Scam-Intelligence. Ein KI-virtueller Assistent in der CommBank-App bearbeitet Routineanfragen, generiert natürliche Antworten und eskaliert komplexe Fälle. Die Integration mit Apate.ai liefert nahezu in Echtzeit Scam-Intelligence und verbessert das proaktive Blockieren über alle Kanäle hinweg.

Ergebnisse

  • 70 % Reduktion der Betrugsverluste
  • 50 % Verringerung der Kundenschäden durch Betrug bis 2024
  • 30 % Rückgang der Betrugsfälle durch proaktive Warnungen
  • 40 % Reduktion der Wartezeiten im Contact Center
  • 95 %+ Genauigkeit bei NameCheck-Empfängerabgleichen
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UPS

Logistik

UPS sah sich mit enormen Ineffizienzen bei der Zustellroutenplanung konfrontiert: Fahrer mussten eine astronomische Anzahl möglicher Routenvarianten berücksichtigen — weit mehr als die Nanosekunden seit der Entstehung der Erde. Traditionelle manuelle Planung führte zu längeren Fahrzeiten, höherem Kraftstoffverbrauch und steigenden Betriebskosten, verschärft durch dynamische Faktoren wie Verkehr, Paketaufkommen, Gelände und Kundenverfügbarkeit. Diese Probleme trieben nicht nur die Kosten in die Höhe, sondern trugen auch erheblich zu CO2‑Emissionen in einer Branche bei, die unter Druck steht, nachhaltiger zu werden. Zu den zentralen Herausforderungen gehörten Widerstand der Fahrer gegenüber neuer Technologie, die Integration in Altsysteme und die Gewährleistung von Echtzeitanpassungsfähigkeit, ohne den täglichen Betrieb zu stören. Pilotversuche zeigten Annahmehürden, da Fahrer, die an vertraute Routen gewöhnt waren, die Vorschläge der KI infrage stellten — ein Hinweis auf die menschliche Komponente bei Technikeinführungen. Die Skalierung auf 55.000 Fahrzeuge erforderte robuste Infrastruktur und die Verarbeitung von Milliarden von Datenpunkten täglich.

Lösung

UPS entwickelte ORION (On‑Road Integrated Optimization and Navigation), ein KI‑gestütztes System, das Operations Research für mathematische Optimierung mit Maschinellem Lernen für prädiktive Analysen zu Verkehr, Wetter und Zustellmustern kombiniert. Es berechnet Routen dynamisch in Echtzeit neu und berücksichtigt Paketziele, Fahrzeugkapazität, Effizienz von Rechts-/Linksabbiegungen und Stoppsequenzen, um Meilen und Zeit zu minimieren. Die Lösung entwickelte sich von statischer Planung zu dynamischer Routenführung weiter und integrierte agentenfähige KI für autonome Entscheidungsfindung. Das Training basierte auf umfangreichen Datensätzen aus GPS‑Telematik, wobei kontinuierliche ML‑Verbesserungen die Algorithmen verfeinerten. Um Akzeptanzbarrieren zu überwinden, wurden Fahrerschulungen und Gamification‑Anreize eingeführt; die Integration erfolgte nahtlos über Fahrzeuginnen‑Displays.

Ergebnisse

  • 100 Millionen Meilen jährlich eingespart
  • 300–400 Millionen $ Kosteneinsparung pro Jahr
  • 10 Millionen Gallonen Kraftstoff jährlich reduziert
  • 100.000 Tonnen CO2‑Emissionen eingespart
  • 2–4 Meilen kürzere Routen pro Fahrer täglich
  • 97 % Flotteneinführung bis 2021
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Shell

Energie

Ungeplante Ausfälle von Anlagen in Raffinerien und auf offshore-Bohrinseln belasteten Shell stark und führten zu erheblichen Ausfallzeiten, Sicherheitsvorfällen und teuren Reparaturen, die die Rentabilität in einer kapitalintensiven Branche beeinträchtigten. Laut einem Deloitte-Report 2024 sind 35 % der Ausfallzeiten in Raffinerien ungeplant, wobei 70 % durch fortschrittliche Analytik vermeidbar wären – ein Hinweis auf die Grenzen traditioneller geplanter Wartungsansätze, die subtile Ausfallvorzeichen an Komponenten wie Pumpen, Ventilen und Kompressoren übersahen. Shells umfangreiche globale Aktivitäten verschärften diese Probleme und erzeugten Terabytes an Sensordaten von Tausenden Anlagen, die aufgrund von Datensilos, Altsystemen und manuellen Analysebeschränkungen unzureichend genutzt wurden. Ausfälle konnten Millionen pro Stunde kosten, Umweltschäden und Personensicherheit riskieren sowie die Margen in volatilen Energiemärkten unter Druck setzen.

Lösung

Shell ging eine Partnerschaft mit C3 AI ein, um eine KI-gestützte Plattform für vorausschauende Wartung zu implementieren, die Maschinenlernmodelle nutzt, welche auf Echtzeit-IoT-Sensordaten, Wartungshistorien und Betriebskennzahlen trainiert sind, um Ausfälle vorherzusagen und Eingriffe zu optimieren. Integriert mit Microsoft Azure Machine Learning erkennt die Lösung Anomalien, sagt die restliche Nutzungsdauer (RUL) voraus und priorisiert risikoreiche Anlagen in Upstream-Bohrinseln und Downstream-Raffinerien. Die skalierbare C3 AI-Plattform ermöglichte schnelle Rollouts, beginnend mit Pilotprojekten an kritischer Ausrüstung und späterer globaler Ausweitung. Sie automatisiert predictive analytics, verwandelt reaktive in proaktive Wartung und liefert aussagekräftige Erkenntnisse über intuitive Dashboards für Ingenieure.

Ergebnisse

  • 20 % Reduktion ungeplanter Ausfallzeiten
  • 15 % Senkung der Wartungskosten
  • £1M+ jährliche Einsparungen pro Standort
  • 10.000 überwachte Anlagen weltweit
  • 35 % branchenweiter Anteil ungeplanter Ausfallzeiten angesprochen (Deloitte-Benchmark)
  • 70 % vermeidbare Ausfälle gemindert
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Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

HR-Richtlinien als Single Source of Truth für Claude zentralisieren

Der erste taktische Schritt besteht darin, alle relevanten HR-Richtlinien, Mitarbeiterhandbücher und Betriebsvereinbarungen in einem strukturierten Repository zu bündeln. Das kann bedeuten, Daten aus Ihrem HRIS zu exportieren, SharePoint-Ordner zu konsolidieren oder alte PDFs zu bereinigen. Ziel ist, dass Claude auf dieselben, autoritativen Informationen zugreift, die auch HR nutzt.

Legen Sie eine einfache Struktur nach Domänen an (z. B. 01_Remote_Work_Richtlinie.pdf, 02_Überstunden_und_Arbeitszeit.pdf, 03_Reisen_und_Spesen.pdf). Stellen Sie sicher, dass jedes Dokument im Kopfbereich eine klare Version und ein Gültigkeitsdatum enthält – Claude kann diese in Antworten zitieren, um das Vertrauen zu erhöhen. Reruption kombiniert dies typischerweise mit einer schlanken Dokumentenindizierungsschicht, damit Claude die relevanten Passagen schnell findet.

Einen robusten Basis-Prompt für richtlinientreue HR-Antworten erstellen

Ein starker Basis-Prompt definiert, wie sich Claude beim Beantworten von HR-Richtlinienfragen verhalten soll. Er sollte Tonalität, Sicherheitsregeln, wann wörtlich zu zitieren ist, wann eskaliert werden soll und wie Unsicherheit zu handhaben ist, abdecken. Starten Sie mit einem System-Prompt ähnlich dem folgenden und passen Sie ihn an Ihre Organisation an:

Sie sind ein interner HR-Richtlinienassistent für <Unternehmensname>.
Ihre Ziele:
- Geben Sie klare, prägnante und konsistente Erklärungen zu HR-Richtlinien.
- Stützen Sie Antworten immer auf die offiziellen, Ihnen bereitgestellten Dokumente.
- Weisen Sie klar darauf hin, wenn Regeln je nach Land, Standort, Vertragstyp oder
  Seniorität unterschiedlich sind.

Regeln:
- Wenn Sie sich bei einer Antwort nicht sicher sind oder die relevante Richtlinienpassage
  nicht finden, sagen Sie das deutlich und empfehlen Sie, HR über <Kanal> zu kontaktieren.
- Bei jeder Antwort mit Compliance-Relevanz (Arbeitszeit, Überstunden, Urlaub,
  Datenschutz, Anspruch auf Leistungen) zitieren Sie den genauen Richtlinienabschnitt
  und verweisen Sie per Link oder Referenz auf die Quelle.
- Erfinden Sie niemals Richtlinienregeln und treffen Sie keine Annahmen außerhalb
  der Dokumente.
- Verwenden Sie einfache Sprache und Beispiele, damit Nicht-HR-Mitarbeitende
  Sie verstehen.

Beim Antworten:
- Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung von 2–3 Sätzen.
- Listen Sie danach relevante Bedingungen oder Ausnahmen auf.
- Schließen Sie mit: "Quelle: [Dokumentname, Abschnitt, Version/Datum]".

Testen Sie diesen Basis-Prompt mit 20–30 echten Fragen aus Ihrer Tickethistorie und verfeinern Sie ihn, bis HR mit Stil, Tiefe und Sicherheit der Antworten zufrieden ist.

Vergangene Tickets in ein Trainings- und Evaluationsset verwandeln

Ihre bestehende HR-Tickethistorie ist eine Goldgrube. Exportieren Sie eine Stichprobe realer Mitarbeiterfragen zu Remote Work, Überstunden, Reisen, Benefits und Urlaub, anonymisieren Sie diese und nutzen Sie sie sowohl zur Prompt-Optimierung als auch zur Evaluation der Leistung von Claude. Gruppieren Sie sie nach Komplexität (einfach, mittel, komplex) und nach Risikostufe (niedrig, mittel, hoch).

Führen Sie für jede Gruppe die Fragen mit Ihrem Basis-Prompt durch Claude und vergleichen Sie die Ausgaben mit von HR freigegebenen Antworten. Halten Sie Lücken fest: fehlende Hinweise, falsche regionale Differenzierung, übermäßig selbstsichere Antworten. Aktualisieren Sie anschließend Ihren Prompt und ergänzen Sie bei Bedarf zusätzliche Anweisungen für Hochrisikothemen, zum Beispiel:

Zusätzliche Regel für Überstunden und Arbeitszeit:
Wenn eine Frage mehrdeutig ist (z. B. fehlendes Land, fehlender Vertragstyp oder
fehlendes Arbeitszeitmodell), stellen Sie Rückfragen, anstatt direkt zu antworten,
oder verweisen Sie die nutzende Person an HR.

Diese iterative Schleife erhöht die Antwortqualität schnell, bevor Sie das System der gesamten Organisation zur Verfügung stellen.

Eine einfache HR-Richtlinien-Chatoberfläche dort bauen, wo Mitarbeitende bereits arbeiten

Die Nutzung hängt stark von der Bequemlichkeit ab. Statt eines weiteren neuen Portals sollten Sie Ihren Claude-basierten HR-Assistenten in Kanäle einbetten, die Mitarbeitende ohnehin täglich nutzen – zum Beispiel Microsoft Teams, Slack oder Ihr Intranet. Schon ein einfaches Web-Chat-Widget für „Fragen Sie HR zu Richtlinien“ kann das E-Mail-Aufkommen deutlich senken.

Technisch können Sie Ihre Oberfläche mit einem Backend verbinden, das: (1) die Frage der Mitarbeitenden entgegennimmt, (2) sie mit Metadaten anreichert (Standort, Abteilung, Vertragstyp, sofern verfügbar), (3) sie zusammen mit dem Basis-Prompt an Claude sendet und (4) Antwort und Dokumentenverweise protokolliert. Ein minimalistischer Prompt-Wrapper könnte so aussehen:

System-Prompt: <Basis-Prompt von oben>
Nutzermetadaten:
- Land: Deutschland
- Standort: Berlin
- Beschäftigungsart: Vollzeit
- Tarifvertrag: Metall & Elektro

Nutzerfrage:
"Kann ich 6 Wochen aus Spanien arbeiten, während ich Familie besuche,
und erhalte ich trotzdem noch Reisekostenzuschuss?"

Indem Sie diesen Kontext vorab bereitstellen, reduzieren Sie Missverständnisse und geben Claude die Informationen, die es benötigt, um die richtige Richtlinienvariante zu wählen.

Klare Eskalations- und Übergabepfade an HR definieren

Unabhängig davon, wie gut Ihre KI ist, müssen manche Fragen von Menschen beantwortet werden. Definieren Sie explizite Regeln, wann Claude eskalieren soll: zum Beispiel, wenn die Richtlinienlage unklar ist, wenn die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter eine frühere Entscheidung anzweifelt oder wenn das Thema sensible Aspekte betrifft (Leistung, Konflikte, Beendigungen).

Implementieren Sie dies sowohl im Prompt als auch in Ihrer Oberfläche. Weisen Sie Claude beispielsweise an, in Grenzfällen wie folgt zu reagieren:

Wenn Sie feststellen, dass:
- die Frage eine Streitigkeit oder Beschwerde beinhaltet, ODER
- die nutzende Person Gesundheit, Diskriminierung, Belästigung oder Kündigung erwähnt, ODER
- die Dokumente die Situation nicht eindeutig abdecken,

Dann:
1) Geben Sie eine sehr allgemeine, neutrale Erklärung des grundsätzlichen
   Richtlinienkontexts.
2) Weisen Sie klar darauf hin, dass dieser Fall von einer HR-Person bearbeitet
   werden muss.
3) Nennen Sie den richtigen Kontaktkanal und die benötigten Informationen.

Beispielhafter Abschluss:
"Dies ist ein sensibles Thema, das von HR geprüft werden muss. Bitte wenden Sie sich an
<HR-Kontakt> und geben Sie Ihren Standort, Ihren Vertragstyp und eine kurze
Beschreibung Ihrer Situation an."

Überlegen Sie im Backend, solche Konversationen automatisch mit Gesprächsverlauf in Ihr HR-Ticketsystem weiterzuleiten.

Nutzung, Qualität und Impact anhand konkreter HR-KPIs messen

Um den Mehrwert nachzuweisen und sich kontinuierlich zu verbessern, definieren Sie vor dem Start klare KPIs für die Automatisierung des HR-Supports. Typische Kennzahlen sind: Prozentsatz reduzierter HR-Tickets in den ausgewählten Richtliniendomänen, durchschnittliche Antwortzeit, Anteil der Antworten, die ohne HR-Eingriff akzeptiert werden, und Anzahl der Eskalationen bei Hochrisikothemen.

Richten Sie einfache Dashboards ein, die Chatbot-Logs mit Daten aus Ihrem HR-Ticketsystem kombinieren. Prüfen Sie zu Beginn wöchentlich eine Stichprobe von Konversationen – mit Fokus auf Fehlinterpretationen und wiederkehrende Fragen. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Prompts anzupassen, häufig missverstandene Richtlinien zu überarbeiten oder neue Mini-Erklärungen hinzuzufügen. Reruption integriert diese Feedbackschleife in der Regel in die ersten 8–12 Wochen nach dem Go-live, damit der Assistent schnell ein stabiles, verlässliches Niveau erreicht.

Mit diesen Vorgehensweisen sehen Organisationen typischerweise eine Reduktion von 30–50 % bei wiederkehrenden HR-Richtlinienfragen im anfänglichen Scope innerhalb von 2–3 Monaten, schnellere Antwortzeiten für Mitarbeitende und eine deutlich konsistentere Auslegung von Richtlinien über Standorte und Führungskräfte hinweg – und behalten dabei Hochrisiko- und Ermessensfälle klar in menschlicher Hand.

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Häufig gestellte Fragen

Es kann sicher sein, aber nur mit den richtigen Leitplanken. Für HR-Richtlinienfragen mit geringem bis mittlerem Risiko (z. B. wo Dokumente zu finden sind, allgemeine Anspruchsregeln, grundlegende Reisevorgaben) kann Claude direkt antworten, solange es strikt auf Ihre offiziellen Richtlinien beschränkt ist und angewiesen wird, nicht darüber hinauszugehen.

Für Hochrisikothemen (Arbeitszeit, Überstunden, Kündigungen, komplexe Urlaubsfälle) empfehlen wir ein hybrides Modell: Claude erstellt eine Erklärung als Entwurf, zitiert die relevanten Abschnitte und eskaliert entweder automatisch an HR zur endgültigen Freigabe oder weist die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter klar darauf hin, dass eine menschliche Entscheidung erforderlich ist. Reruption unterstützt Sie dabei, diese risikobasierte Aufteilung so zu gestalten, dass Sie Effizienz gewinnen, ohne die Compliance zu gefährden.

Die Implementierung hat drei zentrale Komponenten: (1) Vorbereitung Ihrer HR-Richtliniendokumente (Zentralisierung, Bereinigung, Versionierung), (2) Konfiguration von Claude mit einem soliden Basis-Prompt und einem passenden Retrieval-Setup und (3) Integration in Ihre bestehenden HR-Kanäle (Intranet, Teams, Slack etc.).

Sie benötigen dafür kein großes Data-Science-Team. Ein kleines Projektteam – typischerweise eine HR-Verantwortliche bzw. ein HR-Verantwortlicher, eine IT-/Digital-Ansprechperson und Reruption als KI-Engineering-Partner – reicht aus, um eine erste funktionierende Lösung aufzubauen. Unser KI-PoC-Format ist darauf ausgelegt, Sie in wenigen Wochen von der Idee zu einem Prototypen zu bringen, sodass Sie Nutzen und Risiken bewerten können, bevor Sie skalieren.

In den meisten Organisationen kann ein fokussierter HR-Richtliniensupport-Pilot innerhalb von 4–6 Wochen live gehen, sofern die zentralen Richtlinien bereits dokumentiert und zugänglich sind. Innerhalb weiterer 4–8 Wochen realer Nutzung können Sie üblicherweise Rückgänge im Ticketvolumen und in den Antwortzeiten in den ausgewählten Domänen (zum Beispiel Remote Work und Reisen) messen.

Der größte Zeitfaktor ist oft nicht die KI selbst, sondern die Abstimmung zu Scope, Governance sowie Anforderungen von Betriebsrat oder Rechtsabteilung. Der Ansatz von Reruption ist, die technische Arbeit parallel zu diesen Abstimmungen zu erledigen, sodass Sie bereits einen funktionsfähigen Prototypen zum Testen bereit haben, sobald intern Einigkeit besteht.

Der ROI kommt aus drei Richtungen: reduzierter HR-Aufwand, geringeres Compliance-Risiko und bessere Employee Experience. Durch die Entlastung von wiederkehrenden Fragen zur Auslegung von Richtlinien können HR Business Partner und Operations-Teams jeweils mehrere Stunden pro Woche zurückgewinnen, die sich auf strategische Initiativen oder komplexe Fälle verlagern lassen.

Gleichzeitig senken konsistentere, nachvollziehbare Antworten die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Fehlinterpretationen etwa zu Überstunden, Urlaub oder Benefits. Und für Mitarbeitende steigert eine klare Antwort in Sekunden statt in Tagen das Vertrauen in HR. Wenn wir mit Kund:innen einen Business Case entwickeln, modellieren wir den ROI typischerweise über 12–24 Monate – unter Berücksichtigung eingesparter Zeit, vermiedener Rechtsstreitigkeiten und der Betriebskosten der KI-Lösung.

Reruption unterstützt Sie End-to-End mit einem praxisnahen Co-Preneur-Ansatz. Wir beginnen mit einem strukturierten KI-PoC (9.900 €), um zu testen, ob Claude Ihre tatsächlichen HR-Richtlinien und Ihre Tickethistorie zuverlässig interpretieren kann. Das umfasst Use-Case-Scoping, technische Machbarkeitsanalyse, einen funktionierenden Prototypen, Performance-Kennzahlen und einen konkreten Produktionsplan.

Über den PoC hinaus arbeiten wir eingebettet mit Ihrem Team und übernehmen die eigentliche Umsetzungsarbeit: Integration von Claude in Ihre HR-Systeme, Design von Prompts und Leitplanken, Aufbau der mitarbeitendenorientierten Interfaces sowie Einrichtung von Monitoring und Governance. Da wir eher wie ein Mitgründer als wie eine klassische Beratung agieren, bleiben wir so lange involviert, bis die Lösung tatsächlich in Ihren HR-Prozessen genutzt wird – und nicht nur auf einer Folie steht.

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