Die Herausforderung: Verzögerte Transparenz bei Kundenzahlungen

Finanzverantwortliche sind auf zeitnahe, genaue Informationen darüber angewiesen, wann Kunden tatsächlich zahlen werden. In der Praxis sind Zahlungszusagen, Streitfälle und Zahlungspläne in E-Mails, Tabellen und ERP-Notizen vergraben. Jede Sachbearbeiterin und jeder Sachbearbeiter pflegt Gespräche auf eigene Weise, sodass es keine einheitliche, verlässliche Sicht auf erwartete Zahlungseingänge gibt. Dadurch wirkt die Cash-Flow-Prognose auf dem Papier sauber, bildet aber nicht ab, was im Forderungsmanagement wirklich passiert.

Traditionelle Ansätze stützen sich auf ERP-Fälligkeitsdaten, statische OP-Listen und manuelle Statusupdates. Diese Werkzeuge sind nicht dafür gemacht, dynamische Verhandlungsergebnisse wie „Kunde zahlt nächste Woche die Hälfte, den Rest nächsten Monat“ oder „Rechnung wegen Preisdifferenz gesperrt“ abzubilden. Das Finanzteam jagt den Sachbearbeitenden hinterher, konsolidiert Daten in Excel und trifft Ermessensentscheidungen auf Basis unvollständiger Informationen. Bis alles zusammengeführt ist, ist der Blick bereits veraltet.

Die Auswirkungen sind erheblich: Cash-Flow-Prognosen werden zu optimistisch, kurzfristige Liquiditätsrisiken bleiben verborgen, und Treasury-Maßnahmen erfolgen zu spät. Working-Capital-Ziele werden nicht erreicht, nicht weil das Geschäft an sich riskant wäre, sondern weil der Organisation eine Echtzeit-Transparenz über Forderungsrisiken fehlt. Finanzteams verbringen ihre Zeit mit Feuerwehrarbeit – Kreditlinien neu verhandeln, Investitionen verschieben, Lieferanten unter Druck setzen – statt den Cash-Flow proaktiv zu steuern. Langfristig untergräbt dies das Vertrauen von Management und Aufsichtsorganen in die Prognosen.

Die gute Nachricht: Dieses Problem ist lösbar. Die Kombination aus Ihren bestehenden ERP/AR-Daten und moderner KI wie ChatGPT kann unstrukturierte E-Mails und Notizen in eine strukturierte, aktuelle Sicht auf den Status Ihrer Forderungen verwandeln. Bei Reruption sehen wir regelmäßig, wie KI-gestützte Dokumenten- und Kommunikationsanalyse Einblicke freisetzt, die zuvor im Text gefangen waren. Im Folgenden finden Sie praxisnahe Hinweise, wie Sie ChatGPT nutzen können, um wieder Echtzeit-Transparenz im Forderungsmanagement zu gewinnen und die Genauigkeit Ihrer Cash-Flow-Prognosen deutlich zu verbessern.

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Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus Reruption’s Erfahrung in der Entwicklung von KI-Lösungen für Finanz- und Operativ-Teams ist die zentrale Chance klar: Nutzen Sie ChatGPT als Konsolidierungs- und Analyseebene oberhalb Ihrer bestehenden AR-Daten, E-Mails und ERP-Notizen. Anstatt das Verhalten der Sachbearbeitenden von heute auf morgen zu ändern, lassen Sie die KI interpretieren, was sie ohnehin schreiben, und oberflächen dann Forderungsstatus, Risikostufen und erwartete Zahlungstermine so, dass das Finanzteam darauf vertrauen und entsprechend handeln kann.

Behandeln Sie Transparenz im Forderungsmanagement als Datenprodukt, nicht als Report

Die meisten Organisationen betrachten Transparenz im Forderungsmanagement als periodischen Bericht, der einem Team gehört. Um ChatGPT für die Cash-Flow-Planung zu nutzen, müssen Sie es neu denken – als lebendiges Datenprodukt, das kontinuierlich aus mehreren Quellen aktualisiert wird. Das bedeutet, klar zu definieren: Welche Fragen muss das Finanzteam beantwortet haben (z. B. „Welche sind die 20 risikoreichsten Rechnungen in den nächsten 30 Tagen?“), welche Datenquellen relevant sind und wie häufig die Informationen aktualisiert werden müssen.

Dieser Mindset-Wechsel hilft Ihnen, die richtigen Inputs für ChatGPT zu gestalten – E-Mails, CRM-Notizen, ERP-Kommentare, Zahlungshistorie – statt einfach „alles zu verbinden und auf Einsichten zu hoffen“. Eine klare Definition des Datenprodukts ermöglicht auch klare Verantwortlichkeiten: Wer im Finanzbereich verantwortet die Logik, wer in der IT verantwortet die Integration und wie Änderungen gesteuert werden.

Starten Sie mit einem schmalen Ausschnitt: Überfällige und hochvolumige Rechnungen

Zu versuchen, von Tag eins an KI auf jeden Kunden und jede Rechnung anzuwenden, ist ein Rezept für Rauschen. Strategisch ist es besser, Ihre erste Initiative für ChatGPT-gestützte Transparenz im Forderungsmanagement auf überfällige und hochvolumige Rechnungen zu fokussieren, die den kurzfristigen Liquiditätsüberschuss direkt beeinflussen. Dieser begrenzte Umfang erlaubt es, Prompts und Workflows zu entwerfen, die sehr spezifische Fragen beantworten, und diese dann anhand von Nutzerfeedback iterativ zu verbessern.

Sobald Finanz- und Forderungsteams sehen, dass die von der KI erzeugten Zusammenfassungen und Risikoflaggen für dieses kritische Segment verlässlich sind, wird es deutlich einfacher, die Abdeckung wellenweise auszuweiten (z. B. alle Rechnungen über Betrag X, dann alle Kunden in bestimmten Regionen). Dieser stufenweise Ansatz reduziert Risiko, beschleunigt das Lernen und hält Stakeholder engagiert.

Prozesse so gestalten, dass Menschen validieren und die KI aggregiert

Strategisch sollten Sie ChatGPT zum Aggregieren und Erklären einsetzen, während Menschen Kredit- und Eskalationsentscheidungen treffen. Das bedeutet, einen Prozess zu entwerfen, in dem Sachbearbeitende und Kreditmanager KI-Zusammenfassungen validieren statt Informationen erneut abzutippen. Beispielsweise kann ChatGPT für jede überfällige Rechnung auf Basis der Kommunikationshistorie ein prognostiziertes Zahlungsdatum und ein Risikolevel vorschlagen, das der Sachbearbeitende in einem Schritt bestätigen oder anpassen kann.

Dieses Human-in-the-Loop-Muster stellt Verantwortlichkeit sicher und baut Vertrauen in das System auf. Es begrenzt zudem das Risiko einer Überautomatisierung: Die KI unterstützt das Urteilsvermögen erfahrener Mitarbeitender, statt es zu ersetzen. Aus Governance-Perspektive erleichtert dies die Zustimmung von Risiko, Compliance und Internal Audit erheblich.

Frühzeitig in Datenzugang, Sicherheit und Compliance investieren

Damit KI-gestützte Cash-Flow-Planung funktioniert, benötigt ChatGPT Zugriff auf sensible Finanzdaten und Kundenkommunikation. Strategisch sollten Sie frühzeitig mit Rechtsabteilung, Security und Datenschutz über Themen wie Datenresidenz, Anonymisierung und rollenbasierte Zugriffskontrollen abstimmen. Legen Sie fest, welche Daten an externe Modelle gesendet werden dürfen, wo PII maskiert werden muss und was in Ihrer eigenen Umgebung verbleiben soll.

Reruption’s Arbeit in regulierten Umfeldern zeigt, dass eine frühe Klärung dieser Fragen schmerzhafte Nacharbeiten vermeidet. Sie ermöglicht es auch, gegenüber der Organisation – und gegenüber Prüfern – klar zu kommunizieren, wie ChatGPT verantwortungsvoll in Finanzprozessen eingesetzt wird. Klare Grenzen bei Daten und Kontrollen sind kein Hindernis, sondern ein Enabler für das Skalieren von KI-Nutzung.

Finanz- und Forderungsteams auf eine KI-first-Arbeitsweise vorbereiten

Der Erfolg jeder ChatGPT-Einführung im Finanzbereich hängt ebenso stark von Menschen wie von Modellen ab. Strategisch müssen Sie Mitarbeitende im Forderungsmanagement, Kreditkontrolle und FP&A darauf vorbereiten, mit KI-generierten Insights zu arbeiten. Dazu gehört, sie zu schulen, wie sie KI-Zusammenfassungen interpretieren, Empfehlungen hinterfragen und Korrekturen zurückspielen, damit das System im Zeitverlauf besser wird.

Positionieren Sie ChatGPT als Assistenz, die ihnen einfache, wenig wertschöpfende Aufgaben abnimmt (E-Mails durchsuchen, Tabellen aktualisieren) und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten verschafft (Verhandlungen, Konfliktlösung, Szenarioplanung). Wenn die Mitarbeitenden sehen, dass KI ihnen hilft, DSO- und Cash-Ziele schneller zu erreichen, werden sie zu Fürsprechern statt Skeptikern.

Strategisch eingesetzt kann ChatGPT die Lücke zwischen dem, was Ihr ERP zeigt, und dem, was Ihre Sachbearbeitenden wissen, schließen und dem Finanzbereich eine nahezu Echtzeit-Sicht auf erwartete Zahlungseingänge geben. Entscheidend ist, Transparenz im Forderungsmanagement als Datenprodukt zu rahmen, mit einem fokussierten Scope zu starten und Menschen in der Entscheidungsfindung in der Verantwortung zu halten, während die KI die schwere Arbeit der Konsolidierung und Erklärung übernimmt. Wenn Sie erkunden möchten, wie dies in Ihrer Umgebung aussehen könnte, unterstützt Sie Reruption dabei, einen maßgeschneiderten Ansatz zu designen und zu testen – beginnend mit einem konkreten PoC und mit schnellem Übergang zu einer funktionierenden Lösung, die Ihre Cash-Flow-Planung stärkt.

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Fallbeispiele aus der Praxis

Von Gesundheitswesen bis Nachrichtenmedien: Erfahren Sie, wie Unternehmen ChatGPT erfolgreich einsetzen.

AstraZeneca

Gesundheitswesen

In der stark regulierten pharmazeutischen Industrie stand AstraZeneca unter erheblichem Druck, die Wirkstoffforschung und klinischen Studien zu beschleunigen, die traditionell 10–15 Jahre dauern und Milliarden kosten, bei geringen Erfolgsraten von unter 10 %. Datensilos, strenge Compliance-Anforderungen (z. B. FDA-Regularien) und manuelle Wissensarbeit behinderten die Effizienz in F&E und Geschäftsbereichen. Forschende hatten Schwierigkeiten, riesige Datensets aus 3D-Bildgebung, Literaturauswertungen und Protokollentwürfen zu analysieren, was zu Verzögerungen bei der Therapiefindung für Patienten führte. Die Skalierung von KI wurde durch Datenschutz-Bedenken, Integration in Altsysteme und die Sicherstellung verlässlicher KI-Ergebnisse in einem hochkritischen Umfeld erschwert. Ohne schnelle Adoption riskierte AstraZeneca, gegenüber Wettbewerbern zurückzufallen, die KI für schnellere Innovationen zur Erreichung der 2030-Ziele nutzten.

Lösung

AstraZeneca startete eine unternehmensweite Strategie für generative KI und setzte ChatGPT Enterprise ein, maßgeschneidert für Pharma-Workflows. Dazu gehörten KI-Assistenten für die Analyse 3D-molekularer Bildgebung, automatische Entwürfe von Protokollen für klinische Studien und die Synthese von Wissen aus wissenschaftlicher Literatur. Sie gingen Partnerschaften mit OpenAI für sichere, skalierbare LLMs ein und investierten in Schulungen: Rund 12.000 Mitarbeitende aus F&E und anderen Funktionen schlossen bis Mitte 2025 GenAI-Programme ab. Infrastruktur-Upgrades wie AMD Instinct MI300X GPUs optimierten das Modelltraining. Governance-Rahmen stellten Compliance sicher, mit menschlicher Validierung in kritischen Aufgaben. Der Rollout erfolgte phasenweise von Pilotprojekten in 2023–2024 bis zur vollständigen Skalierung 2025, mit Schwerpunkt auf der Beschleunigung der F&E durch GenAI für Moleküldesign und Real-World-Evidence-Analysen.

Ergebnisse

  • ~12.000 Mitarbeitende bis Mitte 2025 in generativer KI geschult
  • 85–93 % der Mitarbeitenden berichteten von Produktivitätssteigerungen
  • 80 % der Medical Writer fanden KI-Protokollentwürfe nützlich
  • Signifikante Reduktion der Trainingszeit für Life-Sciences-Modelle durch MI300X-GPUs
  • Hohe AI-Maturity-Bewertung laut IMD-Index (weltweit oben)
  • GenAI ermöglicht schnellere Studienplanung und Dosiswahl
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AT&T

Telekommunikation

Als führender Netzbetreiber verwaltet AT&T eines der weltweit größten und komplexesten Netzwerke, das Millionen von Funkzellen, Glasfasern und 5G-Infrastruktur umfasst. Die zentralen Herausforderungen umfassten ineffiziente Netzplanung und -optimierung, etwa die Festlegung optimaler Standorte für Funkzellen und die Frequenzakquisition vor dem Hintergrund explodierender Datenanforderungen durch den 5G-Rollout und das Wachstum des IoT. Traditionelle Methoden beruhten auf manueller Analyse, was zu suboptimaler Ressourcenzuteilung und höheren Kapitalaufwendungen führte. Zusätzlich verursachte die reaktive Netzwartung häufige Ausfälle, da die Anomalieerkennung nicht mit den Echtzeitanforderungen Schritt hielt. Probleme proaktiv zu erkennen und zu beheben war entscheidend, um Ausfallzeiten zu minimieren, doch die enormen Datenmengen aus Netzwerksensoren überforderten die Altsysteme. Dies führte zu erhöhten Betriebskosten, Kundenunzufriedenheit und verzögerter 5G-Bereitstellung. AT&T benötigte skalierbare KI, um Ausfälle vorherzusagen, Selbstheilung zu automatisieren und die Nachfrage präzise zu prognostizieren.

Lösung

AT&T integrierte Maschinelles Lernen und Vorhersageanalytik über seine AT&T Labs und entwickelte Modelle für das Netzwerkdesign, einschließlich Spektrum-Refarming und Optimierung von Funkzellenstandorten. KI-Algorithmen analysieren Geodaten, Verkehrsprofile und historische Leistungsdaten, um ideale Standorte für Sendemasten zu empfehlen und so Baukosten zu reduzieren. Für den Betrieb nutzen Systeme zur Anomalieerkennung und Selbstheilung prädiktive Modelle auf NFV (Network Function Virtualization), um Ausfälle vorherzusagen und automatisierte Behebungen durchzuführen, etwa durch Umleitung von Traffic. Kausale KI geht über Korrelationen hinaus und liefert Ursachenanalysen bei Abwanderung und Netzproblemen. Die Implementierung umfasste Edge-to-Edge-Intelligenz und die Bereitstellung von KI in den Arbeitsabläufen von über 100.000 Ingenieurinnen und Ingenieuren.

Ergebnisse

  • Milliarden von Dollar an Einsparungen bei Netzwerkkosten
  • 20–30% Verbesserung der Netzauslastung und Effizienz
  • Signifikante Reduktion von Vor-Ort-Einsätzen (Truck Rolls) und manuellen Eingriffen
  • Proaktive Erkennung von Anomalien, die größere Ausfälle verhindert
  • Optimierte Standortwahl für Funkzellen, die CapEx um Millionen reduziert
  • Bis zu 40% bessere Genauigkeit bei 5G-Nachfrageprognosen
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Airbus

Luft- und Raumfahrt

In der Flugzeugentwicklung sind Computational Fluid Dynamics (CFD)-Simulationen essenziell, um den Luftstrom um Tragflächen, Rümpfe und neuartige Konfigurationen vorherzusagen — entscheidend für Treibstoffeffizienz und Emissionsreduzierung. Herkömmliche hochgenaue RANS-Solver benötigen jedoch Stunden bis Tage pro Lauf auf Supercomputern, wodurch Ingenieure nur wenige Dutzend Iterationen pro Designzyklus durchführen können und die Innovationsfähigkeit für nächste Generationen wie das hydrogenbetriebene ZEROe eingeschränkt wird. Dieses Rechenengpassproblem war besonders akut im Kontext von Airbus' Vorstoß zur Dekarbonisierung der Luftfahrt bis 2035, bei dem komplexe Geometrien eine umfassende Exploration erfordern, um Auftriebs-Widerstands-Verhältnisse zu optimieren und gleichzeitig Gewicht zu minimieren. Kooperationen mit DLR und ONERA zeigten den Bedarf an schnelleren Werkzeugen auf, da manuelle Abstimmungen nicht skalieren, um die Tausenden Varianten zu testen, die für laminares Strömungsverhalten oder Blended-Wing-Body-Konzepte nötig sind.

Lösung

Maschinelle Lern-Surrogatmodelle, einschließlich physik-informierter neuronaler Netze (PINNs), wurden auf umfangreichen CFD-Datensätzen trainiert, um komplette Simulationen in Millisekunden zu emulieren. Airbus integrierte diese in eine generative Design-Pipeline, in der KI Druckfelder, Geschwindigkeiten und Kräfte vorhersagt und dabei die Navier-Stokes-Physik über hybride Verlustfunktionen zur Genauigkeit erzwingt. Die Entwicklung umfasste die Aufbereitung von Millionen von Simulations-Snapshots aus Legacy-Läufen, GPU-beschleunigtes Training und iterative Feinabstimmung mit experimentellen Windkanaldaten. Dadurch wurden schnelle Iterationen möglich: Die KI sichtet Designs, während hochauflösende CFD nur die besten Kandidaten verifiziert, wodurch der Gesamtaufwand um Größenordnungen reduziert wird und gleichzeitig ein <5% Fehler bei Schlüsselmetriken gehalten wird.

Ergebnisse

  • Simulationszeit: 1 Stunde → 30 ms (120.000x Beschleunigung)
  • Design-Iterationen: +10.000 pro Zyklus im gleichen Zeitraum
  • Vorhersagegenauigkeit: 95%+ für Auftriebs-/Widerstandskoeffizienten
  • 50% Verkürzung der Designphasenlaufzeit
  • 30–40% weniger hochauflösende CFD-Läufe erforderlich
  • Treibstoffverbrauchsoptimierung: bis zu 5% Verbesserung in Vorhersagen
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Amazon

Einzelhandel

In der weiten E‑Commerce‑Landschaft stehen Online‑Käufer vor erheblichen Hürden bei der Produktsuche und Entscheidungsfindung. Bei Millionen von Produkten fällt es Kund:innen häufig schwer, Artikel zu finden, die genau ihren Anforderungen entsprechen, Optionen zu vergleichen oder schnelle Antworten auf nuancierte Fragen zu Funktionen, Kompatibilität und Nutzung zu erhalten. Traditionelle Suchleisten und statische Auflistungen stoßen an ihre Grenzen, was zu Warenkorbabbrüchen von branchenweit bis zu 70 % und verlängerten Entscheidungszeiträumen führt, die Nutzer:innen frustrieren. Amazon, das über 300 Millionen aktive Kund:innen bedient, sah sich besonders während Spitzenereignissen wie dem Prime Day mit stark steigenden Anfragevolumina konfrontiert. Käufer:innen verlangten personalisierte, konversationelle Unterstützung ähnlich der Hilfe im Laden, doch die Skalierung menschlicher Unterstützung war nicht möglich. Zu den Problemen gehörten die Bewältigung komplexer Multi‑Turn‑Anfragen, die Einbindung von Echtzeit‑Bestands‑ und Preisangaben sowie die Sicherstellung, dass Empfehlungen Sicherheits‑ und Genauigkeitsstandards erfüllen vor einem Katalog von über $500B.

Lösung

Amazon entwickelte Rufus, einen generativen, KI‑gestützten konversationellen Einkaufsassistenten, der in die Amazon Shopping‑App und die Desktop‑Version integriert ist. Rufus nutzt ein maßgeschneidertes Large Language Model (LLM), das auf Amazons Produktkatalog, Kundenbewertungen und Webdaten feinabgestimmt wurde, um natürliche, mehrstufige Gespräche zu führen, Fragen zu beantworten, Produkte zu vergleichen und maßgeschneiderte Empfehlungen zu geben. Angetrieben von Amazon Bedrock für Skalierbarkeit und AWS Trainium/Inferentia‑Chips für effiziente Inferenz, skaliert Rufus zu Millionen von Sitzungen ohne spürbare Latenz. Es integriert agentische Fähigkeiten für Aufgaben wie Warenkorb‑Hinzufügen, Preisverfolgung und Deal‑Suche und überwindet frühere Personalisierungsgrenzen durch sicheren Zugriff auf Nutzungsverlauf und Präferenzen. Die Implementierung erfolgte iterativ: Beginnend mit einer Beta im Februar 2024, Ausweitung auf alle US‑Nutzer bis September und anschließende globale Rollouts, wobei Halluzinationsrisiken durch Grounding‑Techniken und Mensch‑in‑der‑Schleife‑Sicherungen adressiert wurden.

Ergebnisse

  • 60 % höhere Kaufabschlussrate bei Rufus‑Nutzer:innen
  • Prognostizierte zusätzliche Umsätze von $10B durch Rufus
  • 250M+ Kund:innen nutzten Rufus im Jahr 2025
  • Monatlich aktive Nutzer:innen +140 % YoY
  • Interaktionen stiegen um 210 % YoY
  • Black‑Friday‑Verkaufssitzungen +100 % mit Rufus
  • Kürzlicher Anstieg der Rufus‑Nutzer:innen um 149 %
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American Eagle Outfitters

Bekleidungs-Einzelhandel

In der wettbewerbsintensiven Bekleidungs-Einzelhandel-Landschaft stand American Eagle Outfitters vor erheblichen Herausforderungen in den Ankleidekabinen, wo Kund:innen nach Styling-Beratung, präziser Größenempfehlung und ergänzenden Artikelvorschlägen verlangen, ohne auf überlastete Mitarbeitende warten zu müssen . Während Stoßzeiten führten Personalknappheiten häufig dazu, dass frustrierte Käufer:innen Waren zurückließen, die Anprobefrequenz sanken und Konversionschancen verpasst wurden, da traditionelle In-Store-Erfahrungen hinter der personalisierten E‑Commerce-Welt zurückblieben . Frühe Ansätze wie Beacon-Technologie im Jahr 2014 verdoppelten zwar die Wahrscheinlichkeit des Betretens der Umkleide, fehlte es ihnen jedoch an Tiefe für Echtzeit-Personalisierung . Hinzu kamen Daten-Silos zwischen Online und Offline, die einheitliche Kundenkenntnisse erschwerten und es schwierig machten, Artikel dynamisch an individuelle Stilpräferenzen, Körpertypen oder sogar Hauttöne anzupassen. American Eagle benötigte eine skalierbare Lösung, um Engagement und Kundentreue in Flagship-Stores zu steigern und gleichzeitig mit KI breiter zu experimentieren .

Lösung

American Eagle ging eine Partnerschaft mit Aila Technologies ein, um interaktive Ankleidekabinen-Kioske einzusetzen, die von Computervision und Maschinellem Lernen angetrieben werden; diese wurden 2019 in Flagship-Filialen in Boston, Las Vegas und San Francisco eingeführt . Kund:innen scannen Kleidungsstücke über iOS-Geräte, wodurch CV‑Algorithmen die Artikel identifizieren und ML‑Modelle — trainiert auf Kaufhistorie und Google Cloud‑Daten — optimale Größen, Farben und Outfit‑Ergänzungen vorschlagen, zugeschnitten auf inferierte Stilpräferenzen . Integriert mit den ML-Funktionen von Google Cloud ermöglicht das System Echtzeit-Empfehlungen, Benachrichtigungen an Mitarbeitende und nahtlose Bestandsabfragen und entwickelte sich von Beacon‑Gimmicks zu einem vollwertigen smarten Assistenten . Dieser experimentelle Ansatz, gefördert vom CMO Craig Brommers, fördert eine KI‑Kultur für Personalisierung im großen Maßstab .

Ergebnisse

  • Zweistellige Conversion-Steigerungen durch KI‑Personalisierung
  • 11% Wachstum der vergleichbaren Verkäufe für die Marke Aerie im Q3 2025
  • 4% Anstieg der gesamten vergleichbaren Verkäufe im Q3 2025
  • 29% EPS‑Wachstum auf $0,53 im Q3 2025
  • Verdoppelte Anprobewahrscheinlichkeit in Ankleidekabinen durch frühe Technik
  • Rekordumsatz im Q3 von $1,36 Mrd.
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Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

Nutzen Sie ChatGPT, um Mahn-E-Mails in strukturierte Statusfelder zu übersetzen

Ein zentrales, taktisches Einsatzszenario besteht darin, unstrukturierte E-Mail-Verläufe in einen strukturierten Forderungsstatus zu überführen. Verbinden Sie Ihr E-Mail-System (oder exportieren Sie relevante Postfächer) und übergeben Sie Gesprächsausschnitte zu bestimmten Rechnungen an ChatGPT mit der Anweisung, einen kompakten Status plus prognostiziertes Zahlungsdatum und Risikostufe auszugeben.

Beispielsweise können Sie für jede Rechnung die letzten 5–10 Nachrichten zwischen Sachbearbeitendem und Kunde aggregieren und einen Prompt wie diesen verwenden:

System: Sie sind ein Assistent, der dem Finanzteam hilft,
den Status von Kundenforderungen zu verstehen. Seien Sie präzise
und konservativ.

User: Basierend auf dem folgenden E-Mail-Verlauf, extrahieren Sie:
- Aktuellen Status (z. B. "Zahlungszusage", "Streitfall", "keine Antwort")
- Vereinbartes Zahlungsdatum (falls vorhanden)
- Voraussichtliches Zahlungsfenster (z. B. 0-7, 8-14, 15-30, >30 Tage)
- Risikostufe (niedrig/mittel/hoch) mit kurzer Begründung
- Hauptblocker, falls vorhanden

E-Mail-Verlauf:
[RELEVANTE E-MAILS HIER EINFÜGEN]

Sie können diese Ausgabe anschließend in Ihrem Forderungstool oder in einer Tabelle speichern, die Ihre Cash-Flow-Prognose speist. Im Zeitverlauf ersetzt dies manuelle Notizen durch konsistente, maschinenlesbare Insights.

Kombinieren Sie ERP-Fälligkeitsdaten mit ChatGPT-Risikolabels für bessere Forecast-Buckets

Ihr ERP liefert Fälligkeitsdaten und Alterungsstruktur, aber nicht das tatsächliche Forderungsrisiko. Taktisch exportieren Sie Ihre Offene-Posten-Liste und reichern sie mit ChatGPT-basierten Risikokennzeichnungen aus E-Mails und Notizen an. Nutzen Sie eine Integrations- oder Scripting-Ebene (z. B. Python, Low-Code), um Rechnungsdatensätze mit der KI-Zusammenfassung zu verknüpfen.

Bitten Sie ChatGPT anschließend, realistischere Forecast-Buckets vorzuschlagen, indem sowohl Alterung als auch Kommunikationsdaten berücksichtigt werden:

System: Sie unterstützen bei der kurzfristigen Cash-Flow-Planung.

User: Passen Sie für jede der folgenden Rechnungen das erwartete
Zahlungsfenster unter Berücksichtigung von ERP-Fälligkeitsdatum,
Alterung und Forderungsstatus an.

Daten:
- Rechnung: 4711, Fällig: 2025-01-10, Alterung: 25 Tage, Status: "Streitfall",
  Risiko: hoch, Hinweis: "warten auf Genehmigung der Gutschrift".
- Rechnung: 4712, Fällig: 2025-01-20, Alterung: 5 Tage, Status: "Zahlungszusage",
  Risiko: mittel, Hinweis: "Kunde hat Zahlung für nächsten Mittwoch bestätigt".

Geben Sie eine Tabelle mit den Spalten aus:
Rechnung, angepasstes Zahlungsfenster, Begründung.

Diese angereicherten Buckets können in Ihr Cash-Flow-Forecasting-Modell importiert werden und ersetzen vereinfachende Annahmen wie „alle Rechnungen werden innerhalb von 7 Tagen nach Fälligkeit bezahlt“.

Erstellen Sie tägliche oder wöchentliche Forderungsbriefings für Finance und Treasury

Anstatt große Tabellen zu versenden, nutzen Sie ChatGPT, um sprachliche Management-Briefings zu erzeugen, die das Wesentliche für den Cash-Flow hervorheben. Taktisch aggregieren Sie Offene Posten plus KI-angereicherte Statusinformationen und übergeben dann einen Ausschnitt (z. B. alle Rechnungen über 50.000 € oder alle überfälligen > 15 Tage) an ChatGPT, um ein kompaktes Briefing für CFO, Treasury und FP&A zu erstellen.

Beispiel-Prompt:

System: Sie sind ein virtueller Forderungsanalyst und verfassen
tägliche Briefings für den CFO und das Treasury-Team.

User: Erstellen Sie auf Basis der folgenden Rechnungs- und Statusdaten:
1) Eine kurze Zusammenfassung (max. 6 Bulletpoints) der wichtigsten
   Veränderungen seit gestern.
2) Die 10 wichtigsten Rechnungen, die die Liquidität der nächsten
   30 Tage wesentlich beeinflussen.
3) Empfohlene Maßnahmen (z. B. eskalieren, Ratenplan anbieten,
   Vertrieb zur Streitbeilegung einbinden).

Daten:
[GEFILTERTE TABELLE ODER JSON HIER EINFÜGEN]

So verwandeln Sie Rohdaten in umsetzbare Erkenntnisse und stellen sicher, dass Entscheidungsträger drohende Engpässe frühzeitig sehen.

Unterstützen Sie Sachbearbeitende mit KI-generierten Mahn- und Streitfall-E-Mails

ChatGPT kann auch die Qualität und Geschwindigkeit der Mahnkommunikation verbessern. Konfigurieren Sie Vorlagen, bei denen Sachbearbeitende nur einige strukturierte Eingaben machen (Kundenname, Rechnungsnummern, Tonalität, Hauptthema), und ChatGPT erstellt professionelle, konsistente E-Mails, die mit Ihrer Kreditrichtlinie im Einklang stehen.

Zum Beispiel:

System: Sie sind ein Forderungsspezialist und verfassen klare,
professionelle E-Mails, die nachdrückliche Zahlungs­erinnerungen
mit einer guten Kundenbeziehung in Einklang bringen.

User: Formulieren Sie eine E-Mail zur Nachverfolgung dieser
überfälligen Rechnungen.
Kunde: ACME GmbH
Rechnungen: 4711 (25.000 €, 20 Tage überfällig), 4712 (15.000 €, 5 Tage überfällig)
Kontext: Der Kunde hatte zugesagt, Rechnung 4711 letzten Freitag zu zahlen,
Zahlung ist jedoch nicht eingegangen. Für 4712 liegt noch keine
Rückmeldung vor.
Ton: Bestimmt, aber kooperativ. Schlagen Sie ein klares Zahlungsdatum vor.
Betreffzeile bitte einschließen.

Sachbearbeitende können den Entwurf schnell prüfen und versenden, sparen sich wiederkehrende Formulierungsarbeit und stellen eine konsistentere Kommunikation sicher, die realistische Zahlungstermine unterstützt.

Erstellen Sie ein „Collections Command Centre“ mit ChatGPT-Zusammenfassungen

Um KI-generierte Insights bestmöglich zu nutzen, brauchen Sie eine zentrale Sicht. Taktisch bauen Sie ein einfaches Dashboard (z. B. in Power BI, Tableau oder als Web-App), das ChatGPT-basierte Statusinformationen, Risikostufen und erwartete Zahlungsfenster neben ERP-Daten darstellt. Dieses Dashboard wird zu Ihrem „Collections Command Centre“.

Sie können einen nächtlichen oder intra-day Batch-Prozess aufsetzen, in dem ChatGPT neue E-Mails und Notizen verarbeitet, strukturierte Felder aktualisiert und anschließend das Dashboard aktualisiert. Integrieren Sie Sichten wie „hochriskante Rechnungen der nächsten 30 Tage“, „Kunden mit wiederholten gebrochenen Zusagen“ und „Streitfälle, die hochvolumige Rechnungen blockieren“, damit Finance und Forderungsteam Maßnahmen priorisieren können.

Definieren Sie KPIs und Feedbackschleifen zur kontinuierlichen Verbesserung der Genauigkeit

Damit KI-gestützte Cash-Flow-Planung Vertrauen genießt, müssen Sie sie messen und verbessern. Definieren Sie konkrete KPIs wie: Prognosegenauigkeit für Forderungen in den nächsten 30 Tagen, Reduktion der manuellen Zeit für Statuskonsolidierung und frühere Identifikation großer, risikobehafteter Rechnungen (z. B. Tage im Voraus im Vergleich zum heutigen Prozess).

Nutzen Sie ChatGPT nicht nur zur Generierung von Prognosen, sondern auch zur Analyse, wo es danebenlag. Geben Sie der KI z. B. einen Satz von Rechnungen mit tatsächlichen Zahlungsdaten und bitten Sie sie, diese mit früheren Prognosen zu vergleichen und systematische Verzerrungen zu erklären. Dies kann zur Verfeinerung von Prompts, Schwellenwerten für Risikostufen oder zum Erkennen von Datenlücken genutzt werden.

Erwarteter Effekt: Unternehmen, die diese Praktiken implementieren, zielen typischerweise auf eine deutliche Reduktion der manuellen Konsolidierungszeit (30–50 %), eine frühere Erkennung größerer Liquiditätslücken (um 1–3 Wochen) und eine messbare Verbesserung der kurzfristigen Cash-Flow-Prognosegenauigkeit ab – insbesondere in volatilen Debitorenportfolios.

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Häufig gestellte Fragen

ChatGPT kann die unstrukturierten Informationen lesen und interpretieren, die die Realität im Forderungsmanagement tatsächlich abbilden: E-Mails, ERP-Notizen und CRM-Kommentare. Durch Konsolidierung dieser Quellen kann es strukturierte Felder wie Status, zugesagtes Zahlungsdatum, Risikostufe und Hauptblocker für jede Rechnung oder jeden Kunden ausgeben.

Finanz- und Forderungsteams können dann überfällige Konten in natürlicher Sprache abfragen (z. B. „Zeigen Sie mir hochriskante Rechnungen mit Fälligkeit in den nächsten 30 Tagen“) und diese strukturierten Erkenntnisse direkt in Cash-Flow-Modelle einspeisen. Das Ergebnis ist eine nahezu Echtzeit-Sicht auf erwartete Zahlungseingänge, statt sich nur auf Fälligkeitsdaten und Alterungsberichte zu stützen.

Typischerweise brauchen Sie drei Kompetenzen: Datenzugang/-engineering, um ERP/AR-Daten sowie relevante E-Mails oder Notizen anzubinden; Prompt- und Workflow-Design, um ChatGPT genau zu sagen, was extrahiert und wie es zusammengefasst werden soll; und Prozessverantwortliche in Finance/Forderungsmanagement, die definieren, wie die Insights im Tagesgeschäft genutzt werden.

In der Praxis starten viele Unternehmen mit einem kleinen, funktionsübergreifenden Team: eine Finanzverantwortliche bzw. ein Finanzverantwortlicher (AR/Treasury), eine IT- oder Data-Engineering-Ressource und eine Business-Analystin bzw. ein Product Owner. Reruption ergänzt dieses Team häufig mit eigenen KI-Engineers und Solution Designern, sodass Sie von der Idee zu einem funktionierenden Prototypen gelangen, ohne zunächst alles Inhouse aufbauen zu müssen.

Die Zeitachse hängt von Datenkomplexität und Integrationsaufwand ab, aber ein fokussiertes Setup für überfällige und hochvolumige Rechnungen lässt sich oft innerhalb weniger Wochen pilotieren. In vielen Umfeldern ist ein erster PoC, der E-Mails und ERP-Notizen in KI-generierte Forderungsstatus konsolidiert, in 3–6 Wochen realisierbar.

Ein spürbarer Effekt auf die Genauigkeit der Cash-Flow-Prognosen kann schnell folgen, sobald die Ergebnisse Vertrauen genießen und in Ihren Forecasting-Prozess integriert sind. Typischerweise sehen Unternehmen erste Verbesserungen über 1–2 Forecast-Zyklen, wenn Finanzteams beginnen, KI-angereicherte Daten in der kurzfristigen Cash-Planung zu nutzen und Annahmen auf Basis der neuen Risikosignale anzupassen.

Die direkten Nutzungskosten von ChatGPT (API-Calls) sind in der Regel gering im Vergleich zum Umfang der Forderungen und dem Wert eines verbesserten Liquiditätsmanagements. Die Hauptinvestitionen liegen in Integration, Workflow-Design und Change Management. Der ROI kann jedoch erheblich sein: weniger Zeit für Statuskonsolidierung, frühere Erkennung von Cash-Engpässen und bessere Working-Capital-Ergebnisse.

Beispielsweise kann das frühzeitige Erkennen einiger großer, gefährdeter Rechnungen mehrere Wochen im Voraus das Vorhaben bereits rechtfertigen, indem teure, kurzfristige Notfinanzierungen vermieden werden. Zudem übersetzt sich die Entlastung der Sachbearbeitenden von manueller Notenkonsolidierung in mehr Zeit für Aktivitäten mit hoher Wirkung, was sich positiv auf DSO und Ausfallquoten auswirkt.

Reruption arbeitet als Co-Preneur an der Seite Ihres Teams: Wir tauchen in Ihre Organisation ein, hinterfragen Annahmen in Ihrem aktuellen Forderungs- und Forecasting-Prozess und helfen Ihnen, eine echte KI-Lösung zu realisieren – nicht nur ein Folienset. Unser KI-PoC-Angebot (9.900 €) ist genau für solche Use Cases konzipiert – bei denen Sie wissen möchten, ob KI Ihre E-Mails, ERP-Notizen und Zahlungsdaten zuverlässig interpretieren kann, um die Cash-Transparenz zu verbessern.

Wir begleiten Sie durch Use-Case-Scoping, Machbarkeitsprüfung, Rapid Prototyping, Performancebewertung und einen konkreten Produktionsplan. Unsere KI-Engineers bauen und testen die ChatGPT-Workflows, während Ihre Finanzexpertinnen und -experten die Ergebnisse validieren und definieren, wie sie ins Forecasting und Forderungsmanagement eingebunden werden. Wenn der PoC den Mehrwert belegt, helfen wir Ihnen, daraus eine robuste, sichere Lösung zu machen, die in Ihre täglichen Finanzprozesse eingebettet ist.

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