Die Herausforderung: Doppelte und betrügerische Abrechnungen

Für die meisten Finanzteams sind doppelte und betrügerische Abrechnungen nicht ein einzelner großer Betrugsfall. Es ist ein kontinuierliches Tröpfeln kleiner, schwer erkennbarer Auffälligkeiten: wiederverwendete Taxibelege, leicht veränderte Hotelrechnungen, geteilte Restaurantrechnungen, auffällige Kilometerangaben sowie fingierte oder inaktive Lieferanten. In einem Umfeld mit hohem Volumen an Reisen, Beschaffungen und Subscriptions untergraben diese Leckagen leise die Margen und schwächen das interne Kontrollsystem.

Traditionelle Ansätze basieren auf manuellen Prüfungen, einfachen Regeln in Spesentools und sporadischen Audits. Prüfer überfliegen PDFs und E-Mails unter Zeitdruck, während Excel-basierte Kontrollen oder statische ERP-Regeln nur die offensichtlichsten Duplikate erkennen können. Wenn Volumen zunehmen und Kanäle sich vervielfachen (E-Mail, mobile Beleg-Uploads, Karten-Feeds, Shared Drives), sinkt die Wahrscheinlichkeit nahezu auf null, dass ein menschlicher Prüfer einen subtil veränderten Beleg oder einen leicht umbenannten Lieferanten bemerkt.

Die geschäftlichen Auswirkungen sind real. Direkte finanzielle Verluste durch doppelte Zahlungen und betrügerische Abrechnungen summieren sich über die Zeit, doch die indirekten Kosten sind noch höher: verfälschte Ausgabendaten, schwache Forecasts, geringeres Vertrauen in Spesenrichtlinien und das Risiko von Compliance-Verstößen in regulierten Umgebungen. Finance-Leiter verlieren die Transparenz über Kostentreiber und können Freigaberegeln nicht mit Sicherheit im großen Maßstab durchsetzen – was ihre Rolle als strategische Partner des Geschäfts untergräbt.

Die gute Nachricht: Dieses Problem ist lösbar. Fortschritte in der multimodalen KI ermöglichen es heute, Rechnungen und Belege wie ein Mensch zu lesen – jedoch mit dem Gedächtnis und der Zuverlässigkeit einer Maschine. Bei Reruption sehen wir, wie KI-first-Workflows dokumentenintensive Prozesse in der Praxis transformieren und manuelle Kontrollen durch intelligente, erklärbare Prüfmechanismen ersetzen. Im weiteren Verlauf dieser Seite finden Sie konkrete Hinweise, wie Sie Gemini zur Erkennung doppelter und betrügerischer Abrechnungen einsetzen und diese Fähigkeiten so implementieren, dass sie zu Ihrer Finanzorganisation passen.

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Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus der praktischen Arbeit von Reruption beim Aufbau von KI-gestützter Dokumentenanalyse und Compliance-Workflows erkennen wir ein klares Muster: Finanzabteilungen, die Gemini für die Erkennung doppelter und betrügerischer Abrechnungen als zentrale Kontrollschicht – und nicht nur als Komfortfunktion – begreifen, erzielen die besten Ergebnisse. Geminis enge Integration in Google Workspace, seine multimodale Fähigkeit, Text, Tabellen und Bilder zu verstehen, sowie die API-Oberfläche machen es zu einem starken Kandidaten, um Abrechnungsvalidierung zu automatisieren und Finance-Review-Teams zu unterstützen.

Denken Sie an Gemini als Kontrollschicht, nicht als Spielerei

Die erste strategische Weichenstellung besteht darin, Gemini als Teil Ihres internen Kontrollsystems zu positionieren – nicht als Nebenexperiment. Das bedeutet, explizit festzulegen, für welche Spesenrisiken Gemini verantwortlich sein soll: doppelte Belege, fehlerhafte oder nicht passende Mehrwertsteuer, fingierte Lieferanten, Ausgaben außerhalb der Richtlinie und Abweichungen zu Kartendaten. Dokumentieren Sie diese Risiken in Ihrem Finance-Risikoregister und verknüpfen Sie sie mit konkreten KI-Prüfungen.

Wenn KI als Kontrollschicht verstanden wird, erhält sie die richtige Governance. Sie können Prozessverantwortung zuweisen, Eskalationspfade für Hochrisiko-Hinweise definieren und entscheiden, welche Entscheidungen automatisiert werden können und welche stets einer menschlichen Freigabe bedürfen. So entsteht Vertrauen bei CFOs und Controllern, dass KI-gestützte Spesenkontrolle Compliance verbessert anstatt sie zu schwächen.

Mit einem hochriskanten Flow starten und von dort aus erweitern

Zu versuchen, Gemini vom ersten Tag an jede Art von Ausgabe überwachen zu lassen, führt meist zum Stillstand. Wählen Sie stattdessen einen klar definierten Flow mit messbarem Risiko, zum Beispiel Travel-&-Entertainment-Abrechnungen für Vertriebsteams oder Rechnungserstattungen für Freelancer und Dienstleister. Implementieren Sie Gemini-Prüfungen dort End-to-End, messen Sie die Reduzierung von Duplikaten und auffälligen Abrechnungen und nutzen Sie die Ergebnisse zur Verfeinerung Ihres Ansatzes.

Dieser enge Fokus hilft, Finance, IT und Business auf konkrete Ergebnisse auszurichten (z. B. „doppelte T&E-Abrechnungen um 60 % senken“). Sobald das Team klaren Mehrwert und stabile Performance sieht, können Sie die gleichen Muster auf Beschaffung und Subscriptions ausdehnen. Dieser gestufte Rollout entspricht genau der Art und Weise, wie wir KI-PoCs bei Reruption aufsetzen: klare Fokussierung, schnelles Lernen und dann Skalierung.

Zusammenarbeit zwischen KI und Finance-Reviewern gestalten

Strategisch ist das Ziel nicht die vollständige Automatisierung von Freigaben, sondern die Unterstützung der Finance-Reviewer. Entscheiden Sie, welche Aufgaben Gemini allein übernimmt (OCR, Datenauslese, Richtlinienprüfungen, Abgleich mit Transaktionen) und wo menschliches Urteilsvermögen unverzichtbar ist (kontextabhängige Ausnahmen, Ausgaben von Führungskräften, komplexe Lieferantenbeziehungen).

Skizzieren Sie den Review-Workflow: Welche Flags gehen direkt an Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung, welche lösen eine Genehmigung durch Vorgesetzte aus und welche Fälle werden automatisch abgelehnt oder freigegeben. Überlegen Sie, wie Geminis Ergebnisse in den Tools erscheinen, die Ihre Mitarbeitenden ohnehin nutzen – Gmail, Google Sheets oder ein BI-Dashboard – damit Reviewer schnell handeln können, statt sich in ein weiteres System einloggen zu müssen.

Datenzugriff, Sicherheit und Compliance von Anfang an abstimmen

Der Einsatz von Gemini für Finanzdokumente bedeutet die Arbeit mit sensiblen Daten: Lieferantendetails, Mitarbeiterausgaben, teilweise personenbezogene Informationen. Strategisch brauchen Sie eine klare Sicht auf Datenflüsse, eingesetzte Modelle sowie auf Ihre Steuerung von Zugriff und Protokollierung. Beziehen Sie InfoSec und Compliance früh ein, um Leitplanken festzulegen, statt sich später mit Blockaden auseinandersetzen zu müssen.

Definieren Sie, auf welche Dokumentquellen Gemini zugreifen darf (z. B. bestimmte Google-Drive-Ordner, E-Mail-Labels, Exporte aus dem Spesentool), wie lange Daten aufbewahrt werden und wie Modellausgaben revisionssicher gespeichert werden. Diese Klarheit verringert Widerstände von Stakeholdern und stellt sicher, dass Ihre KI-gestützten Spesenkontrollen internen wie externen Audits standhalten.

Ihr Team auf KI-first-Spesenkontrolle vorbereiten

Selbst die beste KI-Betrugserkennung scheitert, wenn das Finanzteam ihr nicht vertraut oder sie nicht nutzt. Planen Sie Schulung und Change Management als zentralen Bestandteil Ihres Rollouts ein. Controller und Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung sollten auf hohem Niveau verstehen, wie Gemini Duplikate und Auffälligkeiten erkennt, welche typischen Fehlerbilder auftreten und wie sie das System bei Bedarf übersteuern können.

Setzen Sie klare Erwartungen: KI ist ein zweites Paar Augen, kein unfehlbarer Richter. Fördern Sie Feedback-Schleifen, in denen Reviewer Fehlalarme und verpasste Fälle kennzeichnen können. Diese Rückmeldungen sollten dann in Prompt-Verfeinerungen oder Regelanpassungen einfließen. Diese Co-Evolution aus menschlicher Expertise und KI-Modellen führt nach unserer Erfahrung zu den stärksten und nachhaltigsten Verbesserungen in der Spesenkontrolle.

Bewusst eingesetzt kann Gemini zu einer zentralen Kontrollschicht für doppelte und betrügerische Abrechnungen werden, indem es Rechnungen, Belege und E-Mails kontinuierlich scannt und nur die Fälle herausfiltert, die wirklich menschliche Aufmerksamkeit brauchen. Die Finanzteams, mit denen wir arbeiten, zielen nicht auf Magie ab, sondern auf eine messbare Reduktion von Leakage und einen hochwertigeren Prüfprozess – und Gemini ist ein praktischer Weg dorthin. Wenn Sie erkunden möchten, wie das in Ihrer Umgebung aussehen könnte, unterstützt Reruption Sie bei der Definition und dem Aufbau eines fokussierten PoC, bei der Validierung der Erkennungsqualität auf Ihren eigenen Spesendaten und beim Design eines KI-first-Workflows, der zu Ihrer Finanzorganisation passt.

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Fallbeispiele aus der Praxis

Von Personalwesen bis Logistik: Erfahren Sie, wie Unternehmen Gemini erfolgreich einsetzen.

Unilever

Personalwesen

Unilever, ein Riese im Konsumgüterbereich, der jährlich 1,8 Millionen Bewerbungen bearbeitet, kämpfte mit einem manuellen Rekrutierungsprozess, der extrem zeitaufwendig und ineffizient war . Traditionelle Methoden dauerten bis zu vier Monate, um Positionen zu besetzen, was Recruiter überlastete und die Talentgewinnung in den globalen Einheiten verzögerte . Der Prozess barg zudem das Risiko unbewusster Verzerrungen bei der Sichtung von Lebensläufen und Interviews, schränkte die Workforce-Diversität ein und ließ potenziell geeignete Kandidaten aus unterrepräsentierten Gruppen übersehen . Hohe Volumina machten eine gründliche Bewertung jeder Bewerbung unmöglich, führten zu jährlichen Kosten in geschätzter Millionenhöhe und zu inkonsistenter Einstellungsqualität . Unilever benötigte ein skalierbares, faires System, um das Screening in frühen Phasen zu straffen und gleichzeitig psychometrische Strenge zu wahren.

Lösung

Unilever implementierte einen KI-gestützten Rekrutierungstrichter in Partnerschaft mit Pymetrics für neuro-wissenschaftlich basierte gamifizierte Assessments, die kognitive, emotionale und verhaltensbezogene Merkmale mittels ML-Algorithmen messen, die auf vielfältigen globalen Daten trainiert sind . Darauf folgten KI-analysierte Video-Interviews unter Einsatz von Computer Vision und NLP, um Körpersprache, Gesichtsausdrücke, Stimmlage und Wortwahl objektiv zu bewerten . Bewerbungen wurden anonymisiert, um Verzerrungen zu minimieren; die KI kürzte die Liste auf die Top 10–20 % der Kandidaten für die menschliche Prüfung und integrierte psychometrische ML-Modelle zur Persönlichkeitsprofilierung . Das System wurde zuerst bei volumenstarken Einstiegsrollen pilotiert, bevor es global ausgerollt wurde .

Ergebnisse

  • Time-to-hire: 90 % Reduktion (4 Monate auf 4 Wochen)
  • Recruiter time saved: 50.000 Stunden
  • Annual cost savings: £1 Million
  • Diversity hires increase: 16 % (inkl. neuro-atypischer Kandidaten)
  • Candidates shortlisted for humans: 90 % Reduktion
  • Applications processed: 1,8 Millionen/Jahr
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Rolls-Royce Holdings

Luft- und Raumfahrt

Triebwerke sind hochkomplex und arbeiten unter extremen Bedingungen, mit Millionen von Bauteilen, die Verschleiß ausgesetzt sind. Fluggesellschaften sahen sich unerwarteten Ausfällen gegenüber, die zu kostspieligen Bodenbleiben führten, wobei ungeplante Wartungen täglich Millionenverluste pro Flugzeug verursachten. Traditionelle geplante Wartungsintervalle waren ineffizient und führten oft zu Überwartung oder übersehenen Problemen, was die Ausfallzeiten und den Treibstoffverbrauch verschlimmerte. Rolls-Royce musste Ausfälle proaktiv vorhersagen angesichts der enormen Datenmengen von Tausenden von Triebwerken im Einsatz. Zu den Herausforderungen gehörten die Integration von Echtzeit-IoT-Sensordaten (Hunderte pro Triebwerk), die Verarbeitung von Terabytes an Telemetrie und die Sicherstellung der Genauigkeit der Vorhersagen, um Fehlalarme zu vermeiden, die den Betrieb stören könnten. Die strengen Sicherheitsvorschriften der Luft- und Raumfahrtbranche erhöhten den Druck, verlässliche KI-Lösungen ohne Leistungseinbußen zu liefern.

Lösung

Rolls-Royce entwickelte die Plattform IntelligentEngine, die digitale Zwillinge—virtuelle Abbildungen physischer Triebwerke—mit maschinellen Lernmodellen kombiniert. Sensoren streamen Live-Daten in cloudbasierte Systeme, wo ML-Algorithmen Muster analysieren, um Verschleiß, Anomalien und optimale Wartungsfenster vorherzusagen. Digitale Zwillinge ermöglichen die Simulation des Triebwerksverhaltens vor und nach Flügen und optimieren Design sowie Wartungspläne. Partnerschaften mit Microsoft Azure IoT und Siemens verbesserten die Datenverarbeitung und VR-Modelle und skalierten die KI über Trent‑Serien-Triebwerke wie Trent 7000 und 1000. Ethische KI‑Rahmen gewährleisten Datensicherheit und vorurteilsfreie Vorhersagen.

Ergebnisse

  • 48% Steigerung der Einsatzdauer vor der ersten Demontage
  • Verdopplung der Einsatzdauer des Trent 7000
  • Reduzierung ungeplanter Ausfallzeiten um bis zu 30%
  • Verbesserte Treibstoffeffizienz um 1–2% durch optimierte Betriebsabläufe
  • Reduzierte Wartungskosten für Betreiber um 20–25%
  • Verarbeitete Terabytes an Echtzeitdaten von Tausenden von Triebwerken
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Ooredoo (Qatar)

Telekommunikation

Ooredoo Qatar, Qatars führender Telekommunikationsanbieter, hatte mit den Ineffizienzen manueller Optimierung und Fehlerbehebung im Radio Access Network (RAN) zu kämpfen. Mit der Beschleunigung des 5G-Ausbaus erwiesen sich traditionelle Methoden als zeitaufwendig und nicht skalierbar , sie konnten die steigenden Datenanforderungen nicht effizient bewältigen, die nahtlose Konnektivität gewährleisten oder hohe Nutzererlebnisse inmitten komplexer Netzdynamiken aufrechterhalten . Leistungsprobleme wie abgebrochene Gespräche, schwankende Datenraten und suboptimale Ressourcenallokation erforderten ständige manuelle Eingriffe, trieben die Betriebskosten (OpEx) in die Höhe und verzögerten Problemlösungen. Da Qatars nationale Digitalisierungsagenda fortgeschrittene 5G-Fähigkeiten forderte, benötigte Ooredoo einen proaktiven, intelligenten Ansatz für das RAN-Management, ohne die Netzzuverlässigkeit zu gefährden .

Lösung

Ooredoo ging eine Partnerschaft mit Ericsson ein, um die cloud-native Ericsson Cognitive Software auf Microsoft Azure bereitzustellen, die einen digitalen Zwilling des RAN mit Deep Reinforcement Learning (DRL) für KI-gesteuerte Optimierung kombiniert . Diese Lösung erstellt eine virtuelle Netzreplik, um Szenarien zu simulieren, umfangreiche RAN-Daten in Echtzeit zu analysieren und proaktive Tuning-Empfehlungen zu erzeugen . Die Suite der Ericsson Performance Optimizers wurde 2022 in einer Pilotphase getestet und entwickelte sich bis 2023 zur vollständigen Bereitstellung, wodurch automatisierte Problemlösungen und Leistungsverbesserungen ermöglicht wurden, die sich nahtlos in Ooredoos 5G-Infrastruktur integrieren ließen . Kürzliche Erweiterungen umfassen Energieeinsparungs-PoCs, die KI weiter für nachhaltigen Betrieb nutzen .

Ergebnisse

  • 15% Reduktion des Funkleistungsverbrauchs (Energy Saver PoC)
  • Proaktive RAN-Optimierung verkürzt Fehlerbehebungszeiten
  • Hohe Nutzererfahrung während der Energieeinsparungen beibehalten
  • Reduzierte Betriebskosten durch automatisierte Problemlösungen
  • Verbessertes 5G-Abonnentenerlebnis mit nahtloser Konnektivität
  • 10% Zuwachs der spektralen Effizienz (Ericsson AI RAN Benchmarks)
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Royal Bank of Canada (RBC)

Finanzdienstleistungen

RBC‑Kunden sahen sich erheblichen Problemen bei der Verwaltung ihrer persönlichen Finanzen gegenüber, insbesondere beim Sparen von Kleingeld, klugen Investitionen und Einhalten des Budgets. Traditionelle Banktools boten allgemeine Ratschläge, die individuelle Ausgabemuster nicht berücksichtigten, was zu suboptimalen Finanzentscheidungen und geringer Nutzung von Sparprodukten führte. Viele Kunden kämpften mit unregelmäßigen Cashflows, Impulsausgaben und fehlender Sichtbarkeit künftiger Ausgaben, was zu niedrigeren Sparquoten und verpassten Investitionschancen führte. Als der Wettbewerb im Privatkundengeschäft zunahm, erkannte RBC die Notwendigkeit für hyper‑personalisierte Einsichten, um Kundenloyalität aufzubauen und Wachstum zu fördern. Ohne fortgeschrittene Analytik fehlten proaktive Anstöße wie das Aufrunden von Käufen zum Sparen oder die Vorhersage von Liquiditätsengpässen, was besonders nach der Pandemie finanziellen Stress verstärkte.

Lösung

RBC führte NOMI ein, einen KI‑gesteuerten Finanzassistenten in der mobilen Banking‑App, der maschinelles Lernen nutzt, um Transaktionsdaten zu analysieren, Ausgaben zu kategorisieren und maßgeschneiderte Empfehlungen zu liefern. Funktionen wie NOMI Insights beleuchten Ausgabentrends, NOMI Budgets generieren automatisch personalisierte Budgets und NOMI Find & Save identifiziert Kleingeld‑Potentiale für automatische Überweisungen auf verzinste Sparkonten oder in Investments. Über RBC Borealis, das KI‑Innovationszentrum der Bank, wurde NOMI skaliert und auf robuste Datenplattformen gestellt, die Datenschutz und Genauigkeit gewährleisten. Diese ML‑Personalisierungs‑Engine verarbeitet umfangreiche Datensätze in Echtzeit und bietet Anstöße wie 'Überweise 25 $ Kleingeld in ein GIC' oder 'Passe das Essensbudget um 15 % an', wodurch Nutzer umsetzbare, kontextbezogene Ratschläge erhalten.

Ergebnisse

  • 700 Mio. $–1 Mrd. $ Unternehmenswert durch KI‑Investitionen bis 2027
  • Top‑3 Platzierung in der globalen KI‑Reife unter Banken
  • Über 98.000 Mitarbeitende, die KI in den Betriebsprozessen nutzen
  • 57 Mrd. $ Jahresumsatz mit KI‑getriebenem Wachstum
  • Millionen NOMI‑Nutzer mit verbesserten Sparquoten
  • 20–30% Zuwachs bei Sparbeiträgen durch gezielte Anstöße
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AstraZeneca

Gesundheitswesen

In der stark regulierten pharmazeutischen Industrie stand AstraZeneca unter erheblichem Druck, die Wirkstoffforschung und klinischen Studien zu beschleunigen, die traditionell 10–15 Jahre dauern und Milliarden kosten, bei geringen Erfolgsraten von unter 10 %. Datensilos, strenge Compliance-Anforderungen (z. B. FDA-Regularien) und manuelle Wissensarbeit behinderten die Effizienz in F&E und Geschäftsbereichen. Forschende hatten Schwierigkeiten, riesige Datensets aus 3D-Bildgebung, Literaturauswertungen und Protokollentwürfen zu analysieren, was zu Verzögerungen bei der Therapiefindung für Patienten führte. Die Skalierung von KI wurde durch Datenschutz-Bedenken, Integration in Altsysteme und die Sicherstellung verlässlicher KI-Ergebnisse in einem hochkritischen Umfeld erschwert. Ohne schnelle Adoption riskierte AstraZeneca, gegenüber Wettbewerbern zurückzufallen, die KI für schnellere Innovationen zur Erreichung der 2030-Ziele nutzten.

Lösung

AstraZeneca startete eine unternehmensweite Strategie für generative KI und setzte ChatGPT Enterprise ein, maßgeschneidert für Pharma-Workflows. Dazu gehörten KI-Assistenten für die Analyse 3D-molekularer Bildgebung, automatische Entwürfe von Protokollen für klinische Studien und die Synthese von Wissen aus wissenschaftlicher Literatur. Sie gingen Partnerschaften mit OpenAI für sichere, skalierbare LLMs ein und investierten in Schulungen: Rund 12.000 Mitarbeitende aus F&E und anderen Funktionen schlossen bis Mitte 2025 GenAI-Programme ab. Infrastruktur-Upgrades wie AMD Instinct MI300X GPUs optimierten das Modelltraining. Governance-Rahmen stellten Compliance sicher, mit menschlicher Validierung in kritischen Aufgaben. Der Rollout erfolgte phasenweise von Pilotprojekten in 2023–2024 bis zur vollständigen Skalierung 2025, mit Schwerpunkt auf der Beschleunigung der F&E durch GenAI für Moleküldesign und Real-World-Evidence-Analysen.

Ergebnisse

  • ~12.000 Mitarbeitende bis Mitte 2025 in generativer KI geschult
  • 85–93 % der Mitarbeitenden berichteten von Produktivitätssteigerungen
  • 80 % der Medical Writer fanden KI-Protokollentwürfe nützlich
  • Signifikante Reduktion der Trainingszeit für Life-Sciences-Modelle durch MI300X-GPUs
  • Hohe AI-Maturity-Bewertung laut IMD-Index (weltweit oben)
  • GenAI ermöglicht schnellere Studienplanung und Dosiswahl
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Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

Gemini mit den richtigen Finance-Datenquellen verbinden

Wirksame Duplikats- und Betrugserkennung beginnt damit, Gemini konsistente, strukturierte Daten zur Verfügung zu stellen. Starten Sie damit, zu erfassen, wo Ihre Spesendaten tatsächlich liegen: per E-Mail an AP-Postfächer gesendete Rechnungen, in Google Drive hochgeladene Belege, Exporte aus Ihrem T&E-System und Transaktions-Feeds von Firmenkreditkarten.

Arbeiten Sie mit der IT zusammen, um sicheren Zugriff zu konfigurieren. Leiten Sie beispielsweise alle eingehenden Rechnungen an ein dediziertes Gmail-Label weiter (z. B. invoices-to-process) und speichern Sie verarbeitete PDFs in einem kontrollierten Drive-Ordner. Nutzen Sie die Gemini-API oder Workspace-Erweiterungen, damit Gemini E-Mail-Anhänge lesen, PDFs parsen und extrahierte Daten – wie Lieferantenname, Betrag, Datum, Steuer und Währung – in ein zentrales Google Sheet oder eine Datenbank schreiben kann, die als Expense-Ledger für KI-Prüfungen dient.

Einen Gemini-Workflow zur Extraktion und Normalisierung von Abrechnungsdaten aufbauen

Bevor Gemini verdächtige Abrechnungen vergleichen und kennzeichnen kann, müssen Schlüsselfelder aus Belegen und Rechnungen extrahiert und normalisiert werden. Nutzen Sie Geminis multimodale Fähigkeiten, um sowohl Bild- als auch Textinhalte zu lesen und einen sauberen, strukturierten Datensatz zurückzugeben. Ein typischer Extraktions-Prompt für Belege könnte so aussehen:

System: Sie sind ein Assistent zur Datenauslese im Finanzbereich. Extrahieren Sie
konsistente, strukturierte Spesendaten aus Belegen und Rechnungen für
Duplikats- und Betrugserkennung.

User: Extrahieren Sie die folgenden Felder aus diesem Dokument. Wenn Daten
fehlen, geben Sie null zurück.
Geben Sie ausschließlich JSON zurück.

Pflichtfelder:
- document_type (receipt, invoice, credit_note, other)
- vendor_name
- vendor_tax_id
- document_number
- document_date (ISO 8601)
- posting_date (falls vorhanden)
- total_amount
- currency
- tax_amount
- tax_rate
- payment_method (card, cash, bank_transfer, unknown)
- employee_name (falls vorhanden)
- cost_center (falls vorhanden)
- line_items: description, quantity, unit_price, amount

Speichern Sie die JSON-Ausgabe in einer strukturierten Tabelle. Normalisieren Sie Lieferantennamen (z. B. über Fuzzy Matching), runden Sie Beträge konsistent und standardisieren Sie Daten und Währungen. Diese saubere Schicht ermöglicht zuverlässige Vergleiche über Tausende kleiner Abrechnungen hinweg.

Gemini-gestützte Duplikats- und Ähnlichkeitsprüfungen implementieren

Mit normalisierten Daten können Sie eine Reihe von Duplikatsprüfungen konfigurieren, die deterministische Regeln mit Geminis semantischen Fähigkeiten kombinieren. Starten Sie mit einfachen technischen Checks – identischer Lieferant, gleiches Datum, gleicher Betrag innerhalb eines kurzen Zeitfensters – und ergänzen Sie anschließend Gemini, um weniger offensichtliche Ähnlichkeiten zu bewerten, etwa unterschiedliche Rechnungsnummern oder leicht veränderte Schreibweisen des Lieferantennamens.

Sie können Gemini nutzen, um die Ähnlichkeit zwischen einer neuen Abrechnung und bestehenden Datensätzen zu bewerten, indem Sie es mit einer Teilmenge potenzieller Vergleichsbelege prompten:

System: Sie sind ein Assistent, der einem Finanzteam hilft, doppelte und
betrügerische Spesenabrechnungen zu erkennen.

User: Es wurde eine neue Abrechnung eingereicht. Vergleichen Sie sie mit den
nachstehenden historischen Datensätzen und identifizieren Sie potenzielle
Duplikate oder wiederverwendete Belege.

Neue Abrechnung:
{{new_claim_json}}

Historische Abrechnungen:
{{candidate_claims_json}}

Aufgabe:
1. Listen Sie alle Datensätze auf, die wahrscheinlich Duplikate oder
   wiederverwendete Belege sind.
2. Erläutern Sie für jeden Datensatz den Grund (z. B. gleicher Lieferant &
   Datum & Betrag, identische Positionen).
3. Geben Sie ein JSON-Array mit folgenden Feldern zurück: historical_id,
   reason, similarity_score (0-1).

Nutzen Sie den similarity_score, um zu entscheiden, welche Fälle automatisch blockiert werden und welche als Warnhinweis an Reviewer angezeigt werden.

Abrechnungen mit Karten- und ERP-Transaktionsdaten abgleichen

Viele Betrugsmuster werden erst sichtbar, wenn Sie Spesenabrechnungen mit Karten- und ERP-Daten vergleichen. So kann etwa ein Mitarbeitender einen Barbeleg für einen Hotelaufenthalt einreichen, der bereits per Firmenkreditkarte bezahlt wurde, oder den Belegbetrag verändern. Bauen Sie eine Pipeline auf, die Kartentransaktionen und relevante ERP-Buchungen regelmäßig in dieselbe strukturierte Tabelle exportiert, die auch Gemini nutzt.

Konfigurieren Sie anschließend einen Gemini-Prompt, der Abrechnungen mit den zugrunde liegenden Transaktionen abgleicht:

System: Sie helfen dabei, Spesenabrechnungen von Mitarbeitenden mit
Firmenkartentransaktionen und ERP-Buchungen abzugleichen.

User: Gleichen Sie diese Spesenabrechnung mit der unten stehenden
Transaktionsliste ab.

Abrechnung:
{{claim_json}}

Transaktionen:
{{transactions_json}}

Aufgabe:
- Identifizieren Sie passende Transaktionen und erläutern Sie den Match
  (Datum, Betrag, Lieferant).
- Kennzeichnen Sie potenzielle Probleme: kein Match gefunden, mehrere Matches,
  höherer Abrechnungsbetrag als Transaktion, Kartentransaktion ohne
  entsprechende Abrechnung.
- Geben Sie JSON zurück: {match_status, matched_transaction_ids, issues[]}.

Spielen Sie die Abstimmungsergebnisse in ein Review-Dashboard ein, sodass Finance sich auf Hochrisikofälle konzentrieren kann: Abrechnungen ohne zugrunde liegende Ausgaben, nicht übereinstimmende Beträge oder auffällige Lieferantenmuster.

Gemini-Flags in die bestehenden Workspace-Tools des Finanzteams einbetten

Die Akzeptanz steigt erheblich, wenn Geminis Fraud-Flags direkt dort erscheinen, wo Finanzteams arbeiten. Statt Reviewer in eine neue Oberfläche zu zwingen, integrieren Sie die Ergebnisse in bestehende Tools: farblich gekennzeichnete Spalten in einem Google Sheet, Labels in Gmail, Kommentare in Drive-gespeicherten PDFs oder ein Looker-Studio-Dashboard.

Sie können beispielsweise ein kleines Skript oder eine API-Integration schreiben, die Geminis Ergebnisse in Ihr zentrales Sheet mit Spalten wie ai_duplicate_score, ai_policy_violation und ai_comment ergänzt. Verwenden Sie dann bedingte Formatierungen, um risikoreiche Abrechnungen hervorzuheben, und einfache Filter, um Arbeitslisten nach Risikolevel an Sachbearbeiter und Controller zuzuweisen.

Prompts und Schwellenwerte kontinuierlich anhand von Reviewer-Feedback optimieren

Keine Erkennungskonfiguration ist am ersten Tag perfekt. Nutzen Sie Feedback-Schleifen der Reviewer, um die Performance von Geminis Spesenkontrolle zu verbessern. Fügen Sie einfache Spalten oder Buttons hinzu, mit denen Reviewer KI-Flags als korrekt, Fehlalarm oder verpassten Fall markieren können. Exportieren Sie dieses Feedback regelmäßig und analysieren Sie Muster: Lösen bestimmte Lieferanten zu viele Fehlalarme aus? Gibt es Betrugsmuster, die Gemini nicht erkennt?

Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Prompts zu verfeinern (z. B. bestimmte Richtlinien stärker zu betonen), Ähnlichkeitsschwellen anzupassen und – wo sinnvoll – ergänzende regelbasierte Checks für Randfälle hinzuzufügen, mit denen KI allein sich schwer tut. Nach einigen Zyklen sollten Sie eine messbare Reduktion von Rauschen und einen höheren Anteil „nützlicher“ Flags sehen.

Auf diese Weise implementiert, können Finanzteams realistisch Ziele anvisieren wie eine Reduktion doppelter Zahlungen in fokussierten Flows um 40–70 %, einen spürbaren Rückgang betrügerischer oder nicht konformer Abrechnungen und eine zweistellige prozentuale Verringerung der manuellen Prüfzeit für gering risikoreiche Ausgaben. Die exakten Werte hängen von Ihrer Ausgangslage und Datenqualität ab, aber der systematische Einsatz von Gemini im Finance-Stack bringt verlässlich mehr Auffälligkeiten früher ans Licht – mit deutlich weniger manueller Arbeit.

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Häufig gestellte Fragen

Gemini kombiniert Dokumentenverständnis mit Mustererkennung. Zunächst liest das System Rechnungen und Belege (PDFs, Bilder, E-Mails) und extrahiert strukturierte Felder wie Lieferantenname, Datum, Betrag, Steuer und Positionen. Anschließend vergleicht es jede neue Abrechnung mit historischen Ausgaben, Kartentransaktionen und ERP-Buchungen, um Ähnlichkeiten und Unstimmigkeiten zu identifizieren.

Dies geht über exakte Übereinstimmungen hinaus. Gemini kann leicht veränderte Lieferantennamen, wiederverwendete Belegbilder, geteilte Rechnungen und Abrechnungen erkennen, die nicht zu den zugrunde liegenden Karten- oder ERP-Daten passen. In der Praxis erzeugt es einen Risikoscore und eine Begründung, warum eine Abrechnung verdächtig wirkt, sodass Finanzprüfer sie schnell validieren oder ablehnen können.

In der Regel benötigen Sie drei Bausteine: Zugriff auf Google Workspace und Gemini, jemanden, der Datenflüsse orchestrieren kann (typischerweise eine Data Engineerin/ein Data Engineer oder eine technisch starke Analystin/ein Analyst), sowie eine Finance-Verantwortliche bzw. einen Finance-Verantwortlichen, die/der Richtlinien und Risikoszenarien definiert. Den Großteil der schweren Arbeit – Dokumenten-Parsing, Musterabgleich, Textanalyse – übernimmt Gemini selbst.

Reruption arbeitet in der Regel mit einem kleinen, funktionsübergreifenden Team: 1–2 Finance-Stakeholder, die den Spesenprozess gut kennen, 1 Data-/Automation-Engineer und bei Bedarf IT/Security für die Freigabe von Datenzugriffen. Mit diesem Setup können Sie innerhalb von Wochen – nicht Monaten – einen funktionsfähigen Piloten aufbauen.

Für einen fokussierten Use Case wie doppelte und betrügerische Abrechnungen in einem einzelnen Spesenfluss (z. B. T&E oder Freelancer-Rechnungen) sehen Sie typischerweise erste messbare Ergebnisse innerhalb von 4–8 Wochen. Die ersten 2–3 Wochen werden genutzt, um Datenquellen anzubinden, Extraktion zu konfigurieren und grundlegende Duplikatsprüfungen aufzusetzen. In den darauffolgenden Wochen geht es um die Feinabstimmung von Prompts, Schwellenwerten und Workflows auf Basis des Reviewer-Feedbacks.

Innerhalb eines Quartals können die meisten Organisationen den Impact quantifizieren – in Form von verhinderten Doppelzahlungen, Anzahl erkannter verdächtiger Abrechnungen und reduzierter manueller Prüfzeit für gering risikoreiche Ausgaben. Der vollständige Rollout über alle Spesenkategorien und Regionen dauert länger, aber der Kernnutzen wird früh sichtbar.

Der ROI entsteht aus drei Bereichen: vermiedene Verluste, eingesparte Zeit und bessere Entscheidungsqualität. Vermiedene Verluste sind die direkten doppelten Zahlungen und betrügerischen Abrechnungen, die Sie nicht mehr auszahlen, weil Gemini sie kennzeichnet. Zeiteinsparungen resultieren aus automatisierter Datenauslese und dem Fokus der Reviewer auf Hochrisikofälle statt auf jeden kleinen Beleg.

Darüber hinaus ermöglichen sauberere Spesendaten präzisere Budgetplanung und bessere Verhandlungen mit Lieferanten. Der konkrete ROI hängt von Ihrem Ausgabenvolumen und dem aktuellen Reifegrad Ihrer Kontrollen ab, aber üblicherweise übersteigt bereits eine moderate Reduktion von Leakage und manueller Arbeit schnell die Kosten für Gemini-Nutzung und Initialimplementierung.

Reruption unterstützt Finanzteams End-to-End – von der Schärfung des KI-Spesenkontroll-Use-Cases bis zur Auslieferung einer funktionierenden Lösung. Mit unserem KI-PoC-Angebot (9.900 €) validieren wir innerhalb weniger Wochen, ob Gemini auf Ihren Echtdaten zuverlässig Duplikate und verdächtige Abrechnungen erkennen kann. Sie erhalten einen funktionsfähigen Prototyp, Performance-Kennzahlen und eine Roadmap für den Weg in die Produktion – nicht nur ein Folienset.

Über den PoC hinaus bedeutet unser Co-Preneur-Ansatz, dass wir uns wie Co-Founder in Ihr Team einbetten: Wir helfen beim Design des Workflows, beim Verbinden von Google Workspace und Ihren Finanzsystemen, bei der Verfeinerung von Prompts und Kontrollen und stellen sicher, dass die Lösung tatsächlich in Ihren AP- und Controlling-Prozessen ankommt. Ziel ist nicht eine einmalige Demo, sondern eine nachhaltige KI-Kontrollschicht innerhalb Ihrer Finanzorganisation.

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Philipp M. W. Hoffmann

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Falkertstraße 2

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