Die Herausforderung: Doppelte und betrügerische Abrechnungen

Für die meisten Finanzteams sind doppelte und betrügerische Abrechnungen nicht ein einzelner großer Betrugsfall. Es ist ein kontinuierliches Tröpfeln kleiner, schwer erkennbarer Auffälligkeiten: wiederverwendete Taxibelege, leicht veränderte Hotelrechnungen, geteilte Restaurantrechnungen, auffällige Kilometerangaben sowie fingierte oder inaktive Lieferanten. In einem Umfeld mit hohem Volumen an Reisen, Beschaffungen und Subscriptions untergraben diese Leckagen leise die Margen und schwächen das interne Kontrollsystem.

Traditionelle Ansätze basieren auf manuellen Prüfungen, einfachen Regeln in Spesentools und sporadischen Audits. Prüfer überfliegen PDFs und E-Mails unter Zeitdruck, während Excel-basierte Kontrollen oder statische ERP-Regeln nur die offensichtlichsten Duplikate erkennen können. Wenn Volumen zunehmen und Kanäle sich vervielfachen (E-Mail, mobile Beleg-Uploads, Karten-Feeds, Shared Drives), sinkt die Wahrscheinlichkeit nahezu auf null, dass ein menschlicher Prüfer einen subtil veränderten Beleg oder einen leicht umbenannten Lieferanten bemerkt.

Die geschäftlichen Auswirkungen sind real. Direkte finanzielle Verluste durch doppelte Zahlungen und betrügerische Abrechnungen summieren sich über die Zeit, doch die indirekten Kosten sind noch höher: verfälschte Ausgabendaten, schwache Forecasts, geringeres Vertrauen in Spesenrichtlinien und das Risiko von Compliance-Verstößen in regulierten Umgebungen. Finance-Leiter verlieren die Transparenz über Kostentreiber und können Freigaberegeln nicht mit Sicherheit im großen Maßstab durchsetzen – was ihre Rolle als strategische Partner des Geschäfts untergräbt.

Die gute Nachricht: Dieses Problem ist lösbar. Fortschritte in der multimodalen KI ermöglichen es heute, Rechnungen und Belege wie ein Mensch zu lesen – jedoch mit dem Gedächtnis und der Zuverlässigkeit einer Maschine. Bei Reruption sehen wir, wie KI-first-Workflows dokumentenintensive Prozesse in der Praxis transformieren und manuelle Kontrollen durch intelligente, erklärbare Prüfmechanismen ersetzen. Im weiteren Verlauf dieser Seite finden Sie konkrete Hinweise, wie Sie Gemini zur Erkennung doppelter und betrügerischer Abrechnungen einsetzen und diese Fähigkeiten so implementieren, dass sie zu Ihrer Finanzorganisation passen.

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Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus der praktischen Arbeit von Reruption beim Aufbau von KI-gestützter Dokumentenanalyse und Compliance-Workflows erkennen wir ein klares Muster: Finanzabteilungen, die Gemini für die Erkennung doppelter und betrügerischer Abrechnungen als zentrale Kontrollschicht – und nicht nur als Komfortfunktion – begreifen, erzielen die besten Ergebnisse. Geminis enge Integration in Google Workspace, seine multimodale Fähigkeit, Text, Tabellen und Bilder zu verstehen, sowie die API-Oberfläche machen es zu einem starken Kandidaten, um Abrechnungsvalidierung zu automatisieren und Finance-Review-Teams zu unterstützen.

Denken Sie an Gemini als Kontrollschicht, nicht als Spielerei

Die erste strategische Weichenstellung besteht darin, Gemini als Teil Ihres internen Kontrollsystems zu positionieren – nicht als Nebenexperiment. Das bedeutet, explizit festzulegen, für welche Spesenrisiken Gemini verantwortlich sein soll: doppelte Belege, fehlerhafte oder nicht passende Mehrwertsteuer, fingierte Lieferanten, Ausgaben außerhalb der Richtlinie und Abweichungen zu Kartendaten. Dokumentieren Sie diese Risiken in Ihrem Finance-Risikoregister und verknüpfen Sie sie mit konkreten KI-Prüfungen.

Wenn KI als Kontrollschicht verstanden wird, erhält sie die richtige Governance. Sie können Prozessverantwortung zuweisen, Eskalationspfade für Hochrisiko-Hinweise definieren und entscheiden, welche Entscheidungen automatisiert werden können und welche stets einer menschlichen Freigabe bedürfen. So entsteht Vertrauen bei CFOs und Controllern, dass KI-gestützte Spesenkontrolle Compliance verbessert anstatt sie zu schwächen.

Mit einem hochriskanten Flow starten und von dort aus erweitern

Zu versuchen, Gemini vom ersten Tag an jede Art von Ausgabe überwachen zu lassen, führt meist zum Stillstand. Wählen Sie stattdessen einen klar definierten Flow mit messbarem Risiko, zum Beispiel Travel-&-Entertainment-Abrechnungen für Vertriebsteams oder Rechnungserstattungen für Freelancer und Dienstleister. Implementieren Sie Gemini-Prüfungen dort End-to-End, messen Sie die Reduzierung von Duplikaten und auffälligen Abrechnungen und nutzen Sie die Ergebnisse zur Verfeinerung Ihres Ansatzes.

Dieser enge Fokus hilft, Finance, IT und Business auf konkrete Ergebnisse auszurichten (z. B. „doppelte T&E-Abrechnungen um 60 % senken“). Sobald das Team klaren Mehrwert und stabile Performance sieht, können Sie die gleichen Muster auf Beschaffung und Subscriptions ausdehnen. Dieser gestufte Rollout entspricht genau der Art und Weise, wie wir KI-PoCs bei Reruption aufsetzen: klare Fokussierung, schnelles Lernen und dann Skalierung.

Zusammenarbeit zwischen KI und Finance-Reviewern gestalten

Strategisch ist das Ziel nicht die vollständige Automatisierung von Freigaben, sondern die Unterstützung der Finance-Reviewer. Entscheiden Sie, welche Aufgaben Gemini allein übernimmt (OCR, Datenauslese, Richtlinienprüfungen, Abgleich mit Transaktionen) und wo menschliches Urteilsvermögen unverzichtbar ist (kontextabhängige Ausnahmen, Ausgaben von Führungskräften, komplexe Lieferantenbeziehungen).

Skizzieren Sie den Review-Workflow: Welche Flags gehen direkt an Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung, welche lösen eine Genehmigung durch Vorgesetzte aus und welche Fälle werden automatisch abgelehnt oder freigegeben. Überlegen Sie, wie Geminis Ergebnisse in den Tools erscheinen, die Ihre Mitarbeitenden ohnehin nutzen – Gmail, Google Sheets oder ein BI-Dashboard – damit Reviewer schnell handeln können, statt sich in ein weiteres System einloggen zu müssen.

Datenzugriff, Sicherheit und Compliance von Anfang an abstimmen

Der Einsatz von Gemini für Finanzdokumente bedeutet die Arbeit mit sensiblen Daten: Lieferantendetails, Mitarbeiterausgaben, teilweise personenbezogene Informationen. Strategisch brauchen Sie eine klare Sicht auf Datenflüsse, eingesetzte Modelle sowie auf Ihre Steuerung von Zugriff und Protokollierung. Beziehen Sie InfoSec und Compliance früh ein, um Leitplanken festzulegen, statt sich später mit Blockaden auseinandersetzen zu müssen.

Definieren Sie, auf welche Dokumentquellen Gemini zugreifen darf (z. B. bestimmte Google-Drive-Ordner, E-Mail-Labels, Exporte aus dem Spesentool), wie lange Daten aufbewahrt werden und wie Modellausgaben revisionssicher gespeichert werden. Diese Klarheit verringert Widerstände von Stakeholdern und stellt sicher, dass Ihre KI-gestützten Spesenkontrollen internen wie externen Audits standhalten.

Ihr Team auf KI-first-Spesenkontrolle vorbereiten

Selbst die beste KI-Betrugserkennung scheitert, wenn das Finanzteam ihr nicht vertraut oder sie nicht nutzt. Planen Sie Schulung und Change Management als zentralen Bestandteil Ihres Rollouts ein. Controller und Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung sollten auf hohem Niveau verstehen, wie Gemini Duplikate und Auffälligkeiten erkennt, welche typischen Fehlerbilder auftreten und wie sie das System bei Bedarf übersteuern können.

Setzen Sie klare Erwartungen: KI ist ein zweites Paar Augen, kein unfehlbarer Richter. Fördern Sie Feedback-Schleifen, in denen Reviewer Fehlalarme und verpasste Fälle kennzeichnen können. Diese Rückmeldungen sollten dann in Prompt-Verfeinerungen oder Regelanpassungen einfließen. Diese Co-Evolution aus menschlicher Expertise und KI-Modellen führt nach unserer Erfahrung zu den stärksten und nachhaltigsten Verbesserungen in der Spesenkontrolle.

Bewusst eingesetzt kann Gemini zu einer zentralen Kontrollschicht für doppelte und betrügerische Abrechnungen werden, indem es Rechnungen, Belege und E-Mails kontinuierlich scannt und nur die Fälle herausfiltert, die wirklich menschliche Aufmerksamkeit brauchen. Die Finanzteams, mit denen wir arbeiten, zielen nicht auf Magie ab, sondern auf eine messbare Reduktion von Leakage und einen hochwertigeren Prüfprozess – und Gemini ist ein praktischer Weg dorthin. Wenn Sie erkunden möchten, wie das in Ihrer Umgebung aussehen könnte, unterstützt Reruption Sie bei der Definition und dem Aufbau eines fokussierten PoC, bei der Validierung der Erkennungsqualität auf Ihren eigenen Spesendaten und beim Design eines KI-first-Workflows, der zu Ihrer Finanzorganisation passt.

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Fallbeispiele aus der Praxis

Von Bankwesen bis Gesundheitswesen: Erfahren Sie, wie Unternehmen Gemini erfolgreich einsetzen.

Lunar

Bankwesen

Lunar, eine führende dänische Neobank, sah sich mit einem starken Anstieg der Kundendienstnachfrage außerhalb der Geschäftszeiten konfrontiert, wobei viele Nutzer die Sprachinteraktion gegenüber Apps aufgrund von Zugänglichkeitsproblemen bevorzugten. Lange Wartezeiten frustrierten Kunden, insbesondere ältere oder weniger technikaffine Personen, die mit digitalen Schnittstellen Schwierigkeiten hatten, was zu Ineffizienzen und höheren Betriebskosten führte. Hinzu kam die Notwendigkeit von rund-um-die-Uhr-Support in einem wettbewerbsintensiven Fintech-Umfeld, in dem eine 24/7-Verfügbarkeit entscheidend ist. Traditionelle Callcenter konnten nicht ohne explodierende Kosten skalieren, und die Präferenz für Stimme war deutlich, aber unterversorgt — mit Folgen für Zufriedenheit und potenziellen Kundenverlust.

Lösung

Lunar implementierte Europas ersten GenAI-nativen Sprachassistenten, betrieben von GPT-4, der natürliche, telefonbasierte Gespräche ermöglicht, um Anfragen jederzeit ohne Warteschlangen zu bearbeiten. Der Agent verarbeitet komplexe Bankanfragen wie Kontostände, Überweisungen und Support auf Dänisch und Englisch. Integriert mit fortschrittlicher Sprach-zu-Text- und Text-zu-Sprache-Technologie ahmt er menschliche Agenten nach und eskaliert nur Randfälle an Menschen. Dieser Ansatz der konversationellen KI überwand Skalierungsgrenzen und nutzte OpenAIs Technologie für Genauigkeit in regulierten Fintech-Umgebungen.

Ergebnisse

  • ~75% aller Kundenanrufe sollen autonom bearbeitet werden
  • 24/7-Verfügbarkeit eliminiert Wartezeiten für Sprach-Anfragen
  • Positives frühes Feedback von App-gestörten Nutzern
  • Erste europäische Bank mit GenAI-nativer Sprachtechnologie
  • Signifikante projizierte Einsparungen bei Betriebskosten
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PepsiCo (Frito-Lay)

Lebensmittelproduktion

Im schnelllebigen Bereich der Lebensmittelproduktion kämpfte die Frito-Lay-Sparte von PepsiCo mit ungeplanten Maschinenstillständen, die die hochvolumigen Produktionslinien für Snacks wie Lay's und Doritos störten. Diese Linien laufen rund um die Uhr, wobei bereits kurze Ausfälle Tausende Dollar pro Stunde an verlorener Kapazität kosten können — Branchenschätzungen beziffern durchschnittliche Ausfallkosten in der Fertigung auf $260.000 pro Stunde . Verderbliche Zutaten und Just-in-Time‑Lieferketten verstärkten die Verluste und führten zu hohen Wartungskosten durch reaktive Reparaturen, die 3–5‑mal teurer sind als geplante Eingriffe . Frito-Lay‑Werke hatten häufig Probleme mit kritischen Anlagen wie Kompressoren, Förderbändern und Fritteusen, bei denen Mikrostillstände und größere Ausfälle die Gesamtanlageneffektivität (OEE) schwächten. Die Erschöpfung der Mitarbeiter durch verlängerte Schichten verschärfte die Risiken, wie Berichte über anstrengende 84‑Stunden‑Wochen zeigen, was die Maschinen zusätzlich belastete . Ohne vorausschauende Einsichten stützten sich Wartungsteams auf Zeitpläne oder Ausfälle, was zu verlorener Produktionskapazität und der Unfähigkeit führte, Nachfragespitzen zu bedienen.

Lösung

PepsiCo implementierte vorausschauende Instandhaltung (Predictive Maintenance) auf Basis von Maschinellem Lernen in Frito-Lay‑Werken und nutzte dabei Sensordaten von IoT‑Geräten an Anlagen, um Ausfälle Tage bis Wochen im Voraus vorherzusagen. Modelle analysierten Schwingungen, Temperatur, Druck und Nutzungsprofile und setzten Algorithmen wie Random Forests sowie Deep Learning zur Zeitreihenprognose ein . In Partnerschaft mit Cloud‑Plattformen wie Microsoft Azure Machine Learning und AWS baute PepsiCo skalierbare Systeme, die Echtzeitdatenströme für Just‑in‑Time‑Wartungswarnungen integrierten. Dadurch verlagerte sich die Strategie von reaktiv zu proaktiv, Wartungen wurden in periodisch niedrig ausgelastete Zeiten gelegt und Unterbrechungen minimiert . Die Umsetzung begann mit Pilotversuchen in ausgewählten Werken vor dem unternehmensweiten Rollout und überwand Datensilos durch fortgeschrittene Analytik .

Ergebnisse

  • 4.000 zusätzliche Produktionsstunden pro Jahr gewonnen
  • 50 % Reduktion ungeplanter Ausfallzeiten
  • 30 % Senkung der Wartungskosten
  • 95 % Genauigkeit bei Ausfallvorhersagen
  • 20 % Steigerung der Gesamtanlageneffektivität (OEE)
  • Über 5 Mio. $ jährliche Einsparungen durch optimierte Reparaturen
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Royal Bank of Canada (RBC)

Finanzdienstleistungen

RBC‑Kunden sahen sich erheblichen Problemen bei der Verwaltung ihrer persönlichen Finanzen gegenüber, insbesondere beim Sparen von Kleingeld, klugen Investitionen und Einhalten des Budgets. Traditionelle Banktools boten allgemeine Ratschläge, die individuelle Ausgabemuster nicht berücksichtigten, was zu suboptimalen Finanzentscheidungen und geringer Nutzung von Sparprodukten führte. Viele Kunden kämpften mit unregelmäßigen Cashflows, Impulsausgaben und fehlender Sichtbarkeit künftiger Ausgaben, was zu niedrigeren Sparquoten und verpassten Investitionschancen führte. Als der Wettbewerb im Privatkundengeschäft zunahm, erkannte RBC die Notwendigkeit für hyper‑personalisierte Einsichten, um Kundenloyalität aufzubauen und Wachstum zu fördern. Ohne fortgeschrittene Analytik fehlten proaktive Anstöße wie das Aufrunden von Käufen zum Sparen oder die Vorhersage von Liquiditätsengpässen, was besonders nach der Pandemie finanziellen Stress verstärkte.

Lösung

RBC führte NOMI ein, einen KI‑gesteuerten Finanzassistenten in der mobilen Banking‑App, der maschinelles Lernen nutzt, um Transaktionsdaten zu analysieren, Ausgaben zu kategorisieren und maßgeschneiderte Empfehlungen zu liefern. Funktionen wie NOMI Insights beleuchten Ausgabentrends, NOMI Budgets generieren automatisch personalisierte Budgets und NOMI Find & Save identifiziert Kleingeld‑Potentiale für automatische Überweisungen auf verzinste Sparkonten oder in Investments. Über RBC Borealis, das KI‑Innovationszentrum der Bank, wurde NOMI skaliert und auf robuste Datenplattformen gestellt, die Datenschutz und Genauigkeit gewährleisten. Diese ML‑Personalisierungs‑Engine verarbeitet umfangreiche Datensätze in Echtzeit und bietet Anstöße wie 'Überweise 25 $ Kleingeld in ein GIC' oder 'Passe das Essensbudget um 15 % an', wodurch Nutzer umsetzbare, kontextbezogene Ratschläge erhalten.

Ergebnisse

  • 700 Mio. $–1 Mrd. $ Unternehmenswert durch KI‑Investitionen bis 2027
  • Top‑3 Platzierung in der globalen KI‑Reife unter Banken
  • Über 98.000 Mitarbeitende, die KI in den Betriebsprozessen nutzen
  • 57 Mrd. $ Jahresumsatz mit KI‑getriebenem Wachstum
  • Millionen NOMI‑Nutzer mit verbesserten Sparquoten
  • 20–30% Zuwachs bei Sparbeiträgen durch gezielte Anstöße
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Mastercard

Zahlungsverkehr

In der hochbrisanten Welt der digitalen Zahlungen stellten sich Card-Testing-Angriffe als kritische Bedrohung für das Mastercard-Ökosystem heraus. Betrüger setzen automatisierte Bots ein, um gestohlene Kartendaten mittels Mikrotransaktionen bei Tausenden von Händlern zu testen und damit Zugang für größere Betrugsschemata zu validieren. Traditionelle regelbasierte und klassische Machine-Learning-Systeme erkannten diese Angriffe häufig erst, nachdem erste Tests Erfolg hatten, was zu jährlichen Verlusten in Milliardenhöhe führte und legitimen Handel störte. Die Subtilität dieser Angriffe – geringwertige, hochfrequente Tests, die normales Verhalten imitieren – überforderte Legacy-Modelle, verstärkt durch den Einsatz von KI durch Betrüger, um Erkennungsmuster zu umgehen. Als die Transaktionsvolumina nach der Pandemie explodierten, stand Mastercard unter steigendem Druck, von reaktiver zu proaktiver Betrugsprävention überzugehen. Fehlalarme durch überharte Warnungen führten zu abgelehnten legitimen Transaktionen und damit zu Vertrauensverlust bei Kunden, während ausgeklügelte Methoden wie Card-Testing in Echtzeit der Erkennung entgingen. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die kompromittierte Karten präventiv identifizieren kann und dabei riesige Netze miteinander verbundener Transaktionen analysiert, ohne Geschwindigkeit oder Genauigkeit zu opfern.

Lösung

Mastercards Decision Intelligence (DI)-Plattform integrierte generative KI mit graphbasiertem Machine Learning, um die Betrugserkennung zu revolutionieren. Generative KI simuliert Betrugsszenarien und erzeugt synthetische Transaktionsdaten, was das Modelltraining und die Anomalieerkennung beschleunigt, indem seltene Angriffsvarianten nachgebildet werden, die in echten Daten fehlen. Die Graph-Technologie bildet Entitäten wie Karten, Händler, IP-Adressen und Geräte als miteinander verbundene Knoten ab und macht verborgene Betrugsringe sowie Ausbreitungspfade in Transaktionsgraphen sichtbar. Dieser hybride Ansatz verarbeitet Signale in bislang ungekanntem Umfang, nutzt die generative KI zur Priorisierung risikoreicher Muster und Graphen, um Beziehungen zu kontextualisieren. Über Mastercards AI Garage implementiert, ermöglicht er die Echtzeit-Bewertung des Kompromittierungsrisikos von Karten und alarmiert ausgebende Institute, bevor Betrug eskaliert. Das System bekämpft Card-Testing, indem es anomale Testcluster frühzeitig markiert. Die Einführung erfolgte mit iterativen Tests bei Finanzinstituten, wobei Mastercards globales Netzwerk für robuste Validierung genutzt wurde, gleichzeitig wurde auf Erklärbarkeit geachtet, um das Vertrauen der Emittenten zu stärken.

Ergebnisse

  • 2x schnellere Erkennung potenziell kompromittierter Karten
  • Bis zu 300% Steigerung der Effektivität der Betrugserkennung
  • Verdopplung der Rate proaktiver Benachrichtigungen über kompromittierte Karten
  • Deutliche Reduktion betrügerischer Transaktionen nach Erkennung
  • Minimierung falsch abgelehnter legitimer Transaktionen
  • Echtzeit-Verarbeitung von Milliarden von Transaktionen
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NVIDIA

Fertigung

In Halbleiterfertigung ist das Chip-Floorplanning — die Aufgabe, Makros und Schaltungen auf einem Die anzuordnen — berüchtigt komplex und NP-schwer. Selbst erfahrene Ingenieur:innen verbringen Monate damit, Layouts iterativ zu verfeinern, um Leistung, Performance und Fläche (PPA) auszubalancieren, wobei sie Kompromisse wie Minimierung der Leiterlänge, Dichtebeschränkungen und Routbarkeit austarieren. Traditionelle Werkzeuge kämpfen mit dem explosiven kombinatorischen Suchraum, insbesondere bei modernen Chips mit Millionen von Zellen und Hunderten von Makros, was zu suboptimalen Entwürfen und verzögerter Markteinführung führt. NVIDIA erlebte dieses Problem besonders beim Entwurf leistungsstarker GPUs, bei denen ungünstige Floorplans den Stromverbrauch erhöhen und die Effizienz von KI-Beschleunigern beeinträchtigen. Manuelle Prozesse limitierten die Skalierbarkeit für 2,7 Millionen Zellen-Designs mit 320 Makros und drohten Engpässe in ihrer Roadmap für beschleunigtes Rechnen zu verursachen. Die Überwindung des menschintensiven Trial-and-Error war entscheidend, um die Führungsposition bei KI-Chips zu halten.

Lösung

NVIDIA setzte Deep Reinforcement Learning (DRL) ein, um Floorplanning als sequentiellen Entscheidungsprozess zu modellieren: Ein Agent platziert Makros nacheinander und lernt optimale Strategien durch Ausprobieren. Graph Neural Networks (GNNs) kodieren den Chip als Graph, erfassen räumliche Beziehungen und sagen Auswirkungen von Platzierungen voraus. Der Agent nutzt ein Policy-Netzwerk, das auf Benchmarks wie MCNC und GSRC trainiert wurde, mit Belohnungen, die Half-Perimeter Wirelength (HPWL), Stau und Überlappungen bestrafen. Proximal Policy Optimization (PPO) ermöglicht effiziente Explorationen, die auf verschiedene Designs übertragbar sind. Dieser KI-gesteuerte Ansatz automatisiert, was Menschen manuell tun, kann aber weit mehr Konfigurationen durchsuchen.

Ergebnisse

  • Designzeit: 3 Stunden für 2,7M Zellen vs. Monate manuell
  • Chip-Größe: 2,7 Millionen Zellen, 320 optimierte Makros
  • PPA-Verbesserung: Besser oder vergleichbar mit menschlichen Entwürfen
  • Trainingseffizienz: Unter 6 Stunden Gesamtaufwand für Produktionslayouts
  • Benchmark-Erfolg: Übertrifft auf MCNC/GSRC-Suiten
  • Beschleunigung: 10–30 % schnellere Schaltungen in verwandten RL-Designs
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Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

Gemini mit den richtigen Finance-Datenquellen verbinden

Wirksame Duplikats- und Betrugserkennung beginnt damit, Gemini konsistente, strukturierte Daten zur Verfügung zu stellen. Starten Sie damit, zu erfassen, wo Ihre Spesendaten tatsächlich liegen: per E-Mail an AP-Postfächer gesendete Rechnungen, in Google Drive hochgeladene Belege, Exporte aus Ihrem T&E-System und Transaktions-Feeds von Firmenkreditkarten.

Arbeiten Sie mit der IT zusammen, um sicheren Zugriff zu konfigurieren. Leiten Sie beispielsweise alle eingehenden Rechnungen an ein dediziertes Gmail-Label weiter (z. B. invoices-to-process) und speichern Sie verarbeitete PDFs in einem kontrollierten Drive-Ordner. Nutzen Sie die Gemini-API oder Workspace-Erweiterungen, damit Gemini E-Mail-Anhänge lesen, PDFs parsen und extrahierte Daten – wie Lieferantenname, Betrag, Datum, Steuer und Währung – in ein zentrales Google Sheet oder eine Datenbank schreiben kann, die als Expense-Ledger für KI-Prüfungen dient.

Einen Gemini-Workflow zur Extraktion und Normalisierung von Abrechnungsdaten aufbauen

Bevor Gemini verdächtige Abrechnungen vergleichen und kennzeichnen kann, müssen Schlüsselfelder aus Belegen und Rechnungen extrahiert und normalisiert werden. Nutzen Sie Geminis multimodale Fähigkeiten, um sowohl Bild- als auch Textinhalte zu lesen und einen sauberen, strukturierten Datensatz zurückzugeben. Ein typischer Extraktions-Prompt für Belege könnte so aussehen:

System: Sie sind ein Assistent zur Datenauslese im Finanzbereich. Extrahieren Sie
konsistente, strukturierte Spesendaten aus Belegen und Rechnungen für
Duplikats- und Betrugserkennung.

User: Extrahieren Sie die folgenden Felder aus diesem Dokument. Wenn Daten
fehlen, geben Sie null zurück.
Geben Sie ausschließlich JSON zurück.

Pflichtfelder:
- document_type (receipt, invoice, credit_note, other)
- vendor_name
- vendor_tax_id
- document_number
- document_date (ISO 8601)
- posting_date (falls vorhanden)
- total_amount
- currency
- tax_amount
- tax_rate
- payment_method (card, cash, bank_transfer, unknown)
- employee_name (falls vorhanden)
- cost_center (falls vorhanden)
- line_items: description, quantity, unit_price, amount

Speichern Sie die JSON-Ausgabe in einer strukturierten Tabelle. Normalisieren Sie Lieferantennamen (z. B. über Fuzzy Matching), runden Sie Beträge konsistent und standardisieren Sie Daten und Währungen. Diese saubere Schicht ermöglicht zuverlässige Vergleiche über Tausende kleiner Abrechnungen hinweg.

Gemini-gestützte Duplikats- und Ähnlichkeitsprüfungen implementieren

Mit normalisierten Daten können Sie eine Reihe von Duplikatsprüfungen konfigurieren, die deterministische Regeln mit Geminis semantischen Fähigkeiten kombinieren. Starten Sie mit einfachen technischen Checks – identischer Lieferant, gleiches Datum, gleicher Betrag innerhalb eines kurzen Zeitfensters – und ergänzen Sie anschließend Gemini, um weniger offensichtliche Ähnlichkeiten zu bewerten, etwa unterschiedliche Rechnungsnummern oder leicht veränderte Schreibweisen des Lieferantennamens.

Sie können Gemini nutzen, um die Ähnlichkeit zwischen einer neuen Abrechnung und bestehenden Datensätzen zu bewerten, indem Sie es mit einer Teilmenge potenzieller Vergleichsbelege prompten:

System: Sie sind ein Assistent, der einem Finanzteam hilft, doppelte und
betrügerische Spesenabrechnungen zu erkennen.

User: Es wurde eine neue Abrechnung eingereicht. Vergleichen Sie sie mit den
nachstehenden historischen Datensätzen und identifizieren Sie potenzielle
Duplikate oder wiederverwendete Belege.

Neue Abrechnung:
{{new_claim_json}}

Historische Abrechnungen:
{{candidate_claims_json}}

Aufgabe:
1. Listen Sie alle Datensätze auf, die wahrscheinlich Duplikate oder
   wiederverwendete Belege sind.
2. Erläutern Sie für jeden Datensatz den Grund (z. B. gleicher Lieferant &
   Datum & Betrag, identische Positionen).
3. Geben Sie ein JSON-Array mit folgenden Feldern zurück: historical_id,
   reason, similarity_score (0-1).

Nutzen Sie den similarity_score, um zu entscheiden, welche Fälle automatisch blockiert werden und welche als Warnhinweis an Reviewer angezeigt werden.

Abrechnungen mit Karten- und ERP-Transaktionsdaten abgleichen

Viele Betrugsmuster werden erst sichtbar, wenn Sie Spesenabrechnungen mit Karten- und ERP-Daten vergleichen. So kann etwa ein Mitarbeitender einen Barbeleg für einen Hotelaufenthalt einreichen, der bereits per Firmenkreditkarte bezahlt wurde, oder den Belegbetrag verändern. Bauen Sie eine Pipeline auf, die Kartentransaktionen und relevante ERP-Buchungen regelmäßig in dieselbe strukturierte Tabelle exportiert, die auch Gemini nutzt.

Konfigurieren Sie anschließend einen Gemini-Prompt, der Abrechnungen mit den zugrunde liegenden Transaktionen abgleicht:

System: Sie helfen dabei, Spesenabrechnungen von Mitarbeitenden mit
Firmenkartentransaktionen und ERP-Buchungen abzugleichen.

User: Gleichen Sie diese Spesenabrechnung mit der unten stehenden
Transaktionsliste ab.

Abrechnung:
{{claim_json}}

Transaktionen:
{{transactions_json}}

Aufgabe:
- Identifizieren Sie passende Transaktionen und erläutern Sie den Match
  (Datum, Betrag, Lieferant).
- Kennzeichnen Sie potenzielle Probleme: kein Match gefunden, mehrere Matches,
  höherer Abrechnungsbetrag als Transaktion, Kartentransaktion ohne
  entsprechende Abrechnung.
- Geben Sie JSON zurück: {match_status, matched_transaction_ids, issues[]}.

Spielen Sie die Abstimmungsergebnisse in ein Review-Dashboard ein, sodass Finance sich auf Hochrisikofälle konzentrieren kann: Abrechnungen ohne zugrunde liegende Ausgaben, nicht übereinstimmende Beträge oder auffällige Lieferantenmuster.

Gemini-Flags in die bestehenden Workspace-Tools des Finanzteams einbetten

Die Akzeptanz steigt erheblich, wenn Geminis Fraud-Flags direkt dort erscheinen, wo Finanzteams arbeiten. Statt Reviewer in eine neue Oberfläche zu zwingen, integrieren Sie die Ergebnisse in bestehende Tools: farblich gekennzeichnete Spalten in einem Google Sheet, Labels in Gmail, Kommentare in Drive-gespeicherten PDFs oder ein Looker-Studio-Dashboard.

Sie können beispielsweise ein kleines Skript oder eine API-Integration schreiben, die Geminis Ergebnisse in Ihr zentrales Sheet mit Spalten wie ai_duplicate_score, ai_policy_violation und ai_comment ergänzt. Verwenden Sie dann bedingte Formatierungen, um risikoreiche Abrechnungen hervorzuheben, und einfache Filter, um Arbeitslisten nach Risikolevel an Sachbearbeiter und Controller zuzuweisen.

Prompts und Schwellenwerte kontinuierlich anhand von Reviewer-Feedback optimieren

Keine Erkennungskonfiguration ist am ersten Tag perfekt. Nutzen Sie Feedback-Schleifen der Reviewer, um die Performance von Geminis Spesenkontrolle zu verbessern. Fügen Sie einfache Spalten oder Buttons hinzu, mit denen Reviewer KI-Flags als korrekt, Fehlalarm oder verpassten Fall markieren können. Exportieren Sie dieses Feedback regelmäßig und analysieren Sie Muster: Lösen bestimmte Lieferanten zu viele Fehlalarme aus? Gibt es Betrugsmuster, die Gemini nicht erkennt?

Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Prompts zu verfeinern (z. B. bestimmte Richtlinien stärker zu betonen), Ähnlichkeitsschwellen anzupassen und – wo sinnvoll – ergänzende regelbasierte Checks für Randfälle hinzuzufügen, mit denen KI allein sich schwer tut. Nach einigen Zyklen sollten Sie eine messbare Reduktion von Rauschen und einen höheren Anteil „nützlicher“ Flags sehen.

Auf diese Weise implementiert, können Finanzteams realistisch Ziele anvisieren wie eine Reduktion doppelter Zahlungen in fokussierten Flows um 40–70 %, einen spürbaren Rückgang betrügerischer oder nicht konformer Abrechnungen und eine zweistellige prozentuale Verringerung der manuellen Prüfzeit für gering risikoreiche Ausgaben. Die exakten Werte hängen von Ihrer Ausgangslage und Datenqualität ab, aber der systematische Einsatz von Gemini im Finance-Stack bringt verlässlich mehr Auffälligkeiten früher ans Licht – mit deutlich weniger manueller Arbeit.

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Häufig gestellte Fragen

Gemini kombiniert Dokumentenverständnis mit Mustererkennung. Zunächst liest das System Rechnungen und Belege (PDFs, Bilder, E-Mails) und extrahiert strukturierte Felder wie Lieferantenname, Datum, Betrag, Steuer und Positionen. Anschließend vergleicht es jede neue Abrechnung mit historischen Ausgaben, Kartentransaktionen und ERP-Buchungen, um Ähnlichkeiten und Unstimmigkeiten zu identifizieren.

Dies geht über exakte Übereinstimmungen hinaus. Gemini kann leicht veränderte Lieferantennamen, wiederverwendete Belegbilder, geteilte Rechnungen und Abrechnungen erkennen, die nicht zu den zugrunde liegenden Karten- oder ERP-Daten passen. In der Praxis erzeugt es einen Risikoscore und eine Begründung, warum eine Abrechnung verdächtig wirkt, sodass Finanzprüfer sie schnell validieren oder ablehnen können.

In der Regel benötigen Sie drei Bausteine: Zugriff auf Google Workspace und Gemini, jemanden, der Datenflüsse orchestrieren kann (typischerweise eine Data Engineerin/ein Data Engineer oder eine technisch starke Analystin/ein Analyst), sowie eine Finance-Verantwortliche bzw. einen Finance-Verantwortlichen, die/der Richtlinien und Risikoszenarien definiert. Den Großteil der schweren Arbeit – Dokumenten-Parsing, Musterabgleich, Textanalyse – übernimmt Gemini selbst.

Reruption arbeitet in der Regel mit einem kleinen, funktionsübergreifenden Team: 1–2 Finance-Stakeholder, die den Spesenprozess gut kennen, 1 Data-/Automation-Engineer und bei Bedarf IT/Security für die Freigabe von Datenzugriffen. Mit diesem Setup können Sie innerhalb von Wochen – nicht Monaten – einen funktionsfähigen Piloten aufbauen.

Für einen fokussierten Use Case wie doppelte und betrügerische Abrechnungen in einem einzelnen Spesenfluss (z. B. T&E oder Freelancer-Rechnungen) sehen Sie typischerweise erste messbare Ergebnisse innerhalb von 4–8 Wochen. Die ersten 2–3 Wochen werden genutzt, um Datenquellen anzubinden, Extraktion zu konfigurieren und grundlegende Duplikatsprüfungen aufzusetzen. In den darauffolgenden Wochen geht es um die Feinabstimmung von Prompts, Schwellenwerten und Workflows auf Basis des Reviewer-Feedbacks.

Innerhalb eines Quartals können die meisten Organisationen den Impact quantifizieren – in Form von verhinderten Doppelzahlungen, Anzahl erkannter verdächtiger Abrechnungen und reduzierter manueller Prüfzeit für gering risikoreiche Ausgaben. Der vollständige Rollout über alle Spesenkategorien und Regionen dauert länger, aber der Kernnutzen wird früh sichtbar.

Der ROI entsteht aus drei Bereichen: vermiedene Verluste, eingesparte Zeit und bessere Entscheidungsqualität. Vermiedene Verluste sind die direkten doppelten Zahlungen und betrügerischen Abrechnungen, die Sie nicht mehr auszahlen, weil Gemini sie kennzeichnet. Zeiteinsparungen resultieren aus automatisierter Datenauslese und dem Fokus der Reviewer auf Hochrisikofälle statt auf jeden kleinen Beleg.

Darüber hinaus ermöglichen sauberere Spesendaten präzisere Budgetplanung und bessere Verhandlungen mit Lieferanten. Der konkrete ROI hängt von Ihrem Ausgabenvolumen und dem aktuellen Reifegrad Ihrer Kontrollen ab, aber üblicherweise übersteigt bereits eine moderate Reduktion von Leakage und manueller Arbeit schnell die Kosten für Gemini-Nutzung und Initialimplementierung.

Reruption unterstützt Finanzteams End-to-End – von der Schärfung des KI-Spesenkontroll-Use-Cases bis zur Auslieferung einer funktionierenden Lösung. Mit unserem KI-PoC-Angebot (9.900 €) validieren wir innerhalb weniger Wochen, ob Gemini auf Ihren Echtdaten zuverlässig Duplikate und verdächtige Abrechnungen erkennen kann. Sie erhalten einen funktionsfähigen Prototyp, Performance-Kennzahlen und eine Roadmap für den Weg in die Produktion – nicht nur ein Folienset.

Über den PoC hinaus bedeutet unser Co-Preneur-Ansatz, dass wir uns wie Co-Founder in Ihr Team einbetten: Wir helfen beim Design des Workflows, beim Verbinden von Google Workspace und Ihren Finanzsystemen, bei der Verfeinerung von Prompts und Kontrollen und stellen sicher, dass die Lösung tatsächlich in Ihren AP- und Controlling-Prozessen ankommt. Ziel ist nicht eine einmalige Demo, sondern eine nachhaltige KI-Kontrollschicht innerhalb Ihrer Finanzorganisation.

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Philipp M. W. Hoffmann

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