Die Herausforderung: Doppelte und betrügerische Spesenabrechnungen

Finanzteams stehen unter konstantem Druck, Ausgaben zu kontrollieren, dennoch sind doppelte und betrügerische Spesenabrechnungen häufig in Tausenden kleiner Rechnungen, Belege und Kartentransaktionen versteckt. Ein wiederverwendeter Taxibeleg hier, eine geteilte Hotelrechnung dort, ein leicht umbenannter Lieferant – für sich genommen wirken sie harmlos. In der Summe aber drücken sie auf die Marge, untergraben das Vertrauen in Spesenrichtlinien und verschlingen unzählige Stunden manueller Prüfung.

Traditionelle Kontrollen beruhen auf Keyword-Regeln, einfachen Betragsschwellen und stichprobenbasierten Audits. Diese Ansätze tun sich schwer mit dem heutigen Volumen und der Vielfalt von Spesendaten: gescannte Belege in unterschiedlichen Sprachen, gemischte Firmen- und Privatausgaben auf derselben Reise, Abos, die auf subtile Weise abgerechnet werden. Menschliche Prüfer können schlicht nicht jede einzelne Position lesen und abgleichen, und klassische Regelwerke lassen sich austricksen, sobald Mitarbeitende verstanden haben, wie sie funktionieren.

Die geschäftlichen Auswirkungen gehen über den direkten finanziellen Schaden hinaus. Schwache Spesenbetrugserkennung unterminiert Ihr internes Kontrollsystem und macht Sie in Audits angreifbar. Budgetverantwortliche verlieren das Vertrauen in die berichteten Zahlen, Finance verbringt Zeit mit dem Löschen von Bränden statt mit Beratung des Geschäfts, und Chancen zur Optimierung von Reise-, Beschaffungs- und Abonnementausgaben bleiben unentdeckt. Wettbewerber, die diese Ebene automatisieren, profitieren von saubereren Büchern, schnelleren Abschlüssen und besserer Kostentransparenz.

Dennoch ist diese Herausforderung lösbar. Moderne KI-Systeme wie Claude können lange Spesenberichte, Rechnungen und Reiselogs im Kontext lesen, Muster erkennen, die Menschen entgehen, und verdächtige Abrechnungen markieren, bevor sie erstattet werden. Bei Reruption sehen wir, wie ein KI-first-Blick auf dokumentenintensive Prozesse die Kontrollqualität und Produktivität der Teams transformiert. Der Rest dieser Seite zeigt, wie Sie Claude nutzen können, um dieselbe Strenge auf doppelte und betrügerische Spesen in Ihrem Finanzbereich anzuwenden.

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Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus Reruptions Arbeit am Aufbau von KI-gestützter Dokumentenanalyse und internen Assistenzsystemen wissen wir, dass Claude besonders stark im Umgang mit langen, unstrukturierten Finanzdokumenten ist: Spesenabrechnungen mit vielen Anhängen, Reiseplänen, internen Spesenrichtlinien und Kreditkartenabrechnungen. Unsere Perspektive ist einfach: Richtig eingesetzt wird Claude für Spesenbetrugserkennung zu einem unermüdlichen Prüfer, der jede Abrechnung gegen Richtlinien und Muster abgleicht und gleichzeitig Erklärungen liefert, die Finanzcontroller verstehen und hinterfragen können.

Behandeln Sie KI als zweites Augenpaar, nicht als Black-Box-Richter

Die erste strategische Entscheidung besteht darin, Claude als Prüfassistenz zu positionieren – nicht als autonome Entscheidungsinstanz. Im Finanzbereich zählen Kontrollqualität und Prüfbarkeit genauso viel wie Geschwindigkeit. Claude sollte Spesenabrechnungen vorsortieren, potenziell doppelte und betrügerische Abrechnungen hervorheben und strukturierte Begründungen liefern wie „gleiches Belegbild an diesen drei Daten verwendet“ oder „Lieferant nicht im Kreditorenstamm vorhanden“. Die finale Freigabe bleibt bei einem menschlichen Controller.

Diese Einordnung reduziert organisatorischen Widerstand und Prüfrisiken. Controller behalten die Kontrolle, aber ihre Aufmerksamkeit konzentriert sich auf die 5–10 % der Abrechnungen, die Claude als besonders verdächtig einstuft. Mit der Zeit können Sie die Automatisierung für risikoarme, repetitive Fälle schrittweise erhöhen, sobald Ihr Team das Verhalten des Systems vertraut und seine Grenzen versteht.

Rund um Ihre Richtlinien und Risikobereitschaft designen

Claude ist am wirkungsvollsten, wenn es an Ihre tatsächlichen Spesenrichtlinien, Risikoschwellen und Genehmigungsworkflows angepasst wird. Strategisch bedeutet das, Richtlinien-PDFs und verstreute Leitfäden in klare, maschinenlesbare Regeln und Beispiele zu übersetzen: Was gilt als Duplikat, wie funktionieren Tagegeldgrenzen, welche Lieferanten gelten als risikobehaftet, welche Dokumentation ist für jeden Spesentyp erforderlich.

Nutzen Sie Claude, um diese Richtlinien zu interpretieren und zu normalisieren, definieren Sie die „roten Linien“ jedoch zentral: Welche Verstöße blockieren eine Erstattung automatisch, welche lösen nur einen Kommentar aus und welche Daten sollen in Ihr ERP- oder Spesenmanagement-Tool zurückgeschrieben werden. So stellen Sie sicher, dass KI-gestützte Checks Ihr internes Kontrollsystem stärken, anstatt ein paralleles System mit widersprüchlicher Logik zu schaffen.

Mit Kategorien mit hohem Volumen und hoher Ambiguität starten

Nicht jede Spesenkategorie braucht von Tag eins an KI. Fokussieren Sie Claude strategisch auf Ausgaben mit hohem Volumen und hoher Ambiguität, bei denen klassische Regeln schwach sind: Reisen und Bewirtung, Abonnements, sonstige Erstattungen und Lieferantenrechnungen von Long-Tail-Suppliern. Genau dort verstecken sich doppelte und betrügerische Abrechnungen besonders häufig.

Durch die Eingrenzung des Scopes reduzieren Sie Implementierungskomplexität und können den Mehrwert schnell demonstrieren. Sobald Sie nachweisbare Verbesserungen bei der Erkennung und die Akzeptanz der Controller in diesen Kategorien erreicht haben, erweitern Sie die Abdeckung auf andere Bereiche wie Kilometerabrechnungen, Trainingsbudgets oder Marketingausgaben.

Teams auf den Wandel von Datenerfassung zu Investigation vorbereiten

Die Einführung von Claude in Finanzprozesse verändert die Rolle Ihrer Mitarbeitenden. Weniger Zeit wird für manuelle Prüfungen aufgewendet (z. B. „passt dieser Beleg zu dieser Position?“), mehr für investigative Arbeit: Prüfung von KI-markierten Auffälligkeiten, Nachfragen an Mitarbeitende und Verfeinerung von Richtlinien. Strategisch müssen Sie Ihr Team auf diesen Wandel im Skill-Profil und in der Denkweise vorbereiten.

Investieren Sie in grundlegende KI-Kompetenz, transparente Trainingsbeispiele und klare Eskalationspfade für strittige Fälle. Machen Sie explizit, dass das Ziel darin besteht, wenig wertschöpfende manuelle Tätigkeiten zu reduzieren – nicht Personal abzubauen. Wenn Controller sehen, dass KI ihnen hilft, Muster zu erkennen, die sie sonst übersehen hätten – etwa systematische Belegwiederverwendung in einem bestimmten Kosten­zentrum – wird die Adoption deutlich leichter.

Von Anfang an auf Nachvollziehbarkeit und Compliance auslegen

Finanzverantwortliche brauchen die Sicherheit, dass jede KI-basierte Betrugserkennung erklärbar, prüfbar und datenschutzkonform ist. Strategisch bedeutet das, Ihre Claude-Integration so zu designen, dass Prompts, Modellausgaben und wesentliche Entscheidungssignale für jede geprüfte Abrechnung gespeichert werden. So entsteht eine nachvollziehbare Spur, die Sie Internen Revisionen oder externen Prüfern vorlegen können.

Arbeiten Sie früh mit Legal, Compliance und IT-Security zusammen, um Datengrenzen zu definieren: Welche Felder werden an Claude gesendet, wie werden personenbezogene Daten behandelt, wo werden Logs gespeichert und wer hat worauf Zugriff. Reruptions Arbeit an sicherer KI-Dokumentenanalyse zeigt, dass die frühzeitige Einbindung dieser Stakeholder spätere Freigaben massiv beschleunigt und das Risiko reduziert, die Lösung unter regulatorischem Druck neu designen zu müssen.

Richtig eingesetzt wird Claude zu einer skalierbaren Verteidigung gegen doppelte und betrügerische Spesenabrechnungen – liest jedes Dokument, gleicht jedes Muster ab und liefert klare Erklärungen, mit denen Ihr Finanzteam arbeiten kann. Reruption ist darauf spezialisiert, dieses Potenzial in konkrete, sichere Workflows zu übersetzen, die zu Ihren Richtlinien, Systemen und Ihrer Risikobereitschaft passen. Wenn Sie das in Ihrer eigenen Umgebung testen möchten, macht unser KI-PoC-Format es einfach, Erkennungsqualität und Aufwand zu validieren, bevor Sie in einen vollständigen Rollout investieren.

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Fallbeispiele aus der Praxis

Von Bankwesen bis Gesundheitswesen: Erfahren Sie, wie Unternehmen Claude erfolgreich einsetzen.

Bank of America

Bankwesen

Die Bank of America sah sich einem hohen Volumen routinemäßiger Kundenanfragen gegenüber, etwa Kontostände, Zahlungen und Transaktionsverläufe, was traditionelle Callcenter und Supportkanäle überlastete. Bei Millionen täglicher Nutzer des digitalen Bankings fiel es der Bank schwer, rund um die Uhr personalisierte Finanzberatung in großem Maßstab anzubieten, was zu Ineffizienzen, längeren Wartezeiten und uneinheitlicher Servicequalität führte. Kunden forderten proaktive Erkenntnisse über einfache Abfragen hinaus, etwa Ausgabemuster oder finanzielle Empfehlungen, doch menschliche Mitarbeitende konnten das Volumen nicht ohne steigende Kosten bewältigen. Zudem stellte die Sicherstellung von konversationeller Natürlichkeit in einer regulierten Branche wie dem Bankwesen eine Herausforderung dar, einschließlich der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen im Finanzwesen, der präzisen Interpretation komplexer Anfragen und der nahtlosen Integration in die Mobile App, ohne die Nutzererfahrung zu stören. Die Bank musste KI-Automatisierung mit menschlicher Empathie ausbalancieren, um Vertrauen und hohe Zufriedenheitswerte zu erhalten.

Lösung

Bank of America entwickelte Erica, einen internen durch NLP unterstützten virtuellen Assistenten, der direkt in die Mobile-Banking-App integriert ist und Natural Language Processing sowie prädiktive Analytik nutzt, um Anfragen konversationell zu bearbeiten. Erica fungiert als Einstiegspunkt für Self-Service, bearbeitet Routineaufgaben sofort und liefert gleichzeitig personalisierte Einblicke, wie Liquiditätsprognosen oder maßgeschneiderte Empfehlungen, wobei Kundendaten sicher verwendet werden. Die Lösung entwickelte sich von einem einfachen Navigationstool zu einer ausgefeilten KI und integrierte Generative-AI-Komponenten für natürlichere Interaktionen sowie das nahtlose Eskalieren komplexer Fälle an menschliche Agenten. Mit dem Fokus auf interne Sprachmodelle gewährleistet sie Kontrolle über Datenschutz und Anpassung, treibt die unternehmensweite KI-Einführung voran und steigert das digitale Engagement.

Ergebnisse

  • Über 3 Milliarden Kundeninteraktionen insgesamt seit 2018
  • Nahezu 50 Millionen eindeutige Nutzer unterstützt
  • Über 58 Millionen Interaktionen pro Monat (2025)
  • 2 Milliarden Interaktionen bis April 2024 erreicht (Verdoppelung von 1 Mrd. in 18 Monaten)
  • Bis 2024 wurden 42 Millionen Kunden unterstützt
  • 19 % Gewinnanstieg, verbunden mit Effizienzgewinnen
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Rapid Flow Technologies (Surtrac)

Intelligente Städte

Pittsburghs East Liberty-Bezirk sah sich starker städtischer Verkehrsüberlastung gegenüber, wobei zeitgesteuerte Signalanlagen lange Wartezeiten und ineffiziente Verkehrsflüsse verursachten. Traditionelle Systeme arbeiteten nach festen Zeitplänen und ignorierten Echtzeitvariationen wie Stoßzeiten oder Unfälle, was zu 25–40% erhöhten Reisezeiten und höheren Emissionen führte. Das unregelmäßige Straßennetz der Stadt und unvorhersehbare Verkehrsverläufe verschärften die Probleme, frustrierten Verkehrsteilnehmer und bremsten die wirtschaftliche Aktivität. Stadtverantwortliche suchten eine skalierbare Lösung jenseits teurer Infrastrukturmaßnahmen. Sensoren waren zwar vorhanden, es fehlte jedoch an intelligenter Verarbeitung; Datensilos verhinderten die Koordination zwischen Kreuzungen, was zu wellenartigen Rückstaus führte. Durch stehende Fahrzeuge stiegen die Emissionen, was den Nachhaltigkeitszielen widersprach.

Lösung

Rapid Flow Technologies entwickelte Surtrac, ein dezentralisiertes KI-System, das maschinelles Lernen für Echtzeitverkehrsvorhersagen und Signaloptimierung nutzt. Angekoppelte Sensoren erkennen Fahrzeuge und speisen Daten in ML-Modelle, die Ströme Sekunden voraus vorhersagen und Grünphasen dynamisch anpassen. Im Gegensatz zu zentralisierten Systemen ermöglicht Surtrac durch Peer-to-Peer-Koordination, dass Kreuzungen miteinander 'sprechen' und Fahrzeugkolonnen priorisieren, um einen flüssigeren Verkehrsverlauf zu erzielen. Diese Optimierungs-Engine balanciert Gerechtigkeit und Effizienz und passt sich in jedem Zyklus an. Aus der Carnegie Mellon University ausgegründet, ließ es sich nahtlos in vorhandene Hardware integrieren.

Ergebnisse

  • 25% Reduktion der Reisezeiten
  • 40% Verringerung der Warte-/Leerlaufzeiten
  • 21% Reduktion der Emissionen
  • 16% Verbesserung der Progression
  • 50% mehr Fahrzeuge pro Stunde in einigen Korridoren
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Pfizer

Gesundheitswesen

Die COVID-19-Pandemie erforderte beispiellose Geschwindigkeit in der Wirkstoffentwicklung, da traditionelle Zeiträume für antivirale Mittel von der Entdeckung bis zur Zulassung typischerweise 5–10 Jahre betrugen. Pfizer stand unter enormem Druck, potente, orale Inhibitoren gegen die SARS-CoV-2-Hauptprotease (Mpro) zu identifizieren, die für die virale Replikation entscheidend ist. Konventionelles strukturbasiertes Design beruhte auf arbeitsintensiver Kristallographie, Molekulardynamik-Simulationen und iterativer chemischer Synthese und war oft durch langsame Trefferidentifikation und Optimierungszyklen ausgebremst. Zu den zentralen Herausforderungen gehörten die Erzeugung hochwertiger Protein-Ligand-Strukturen, die genaue Vorhersage von Bindungsaffinitäten und das Design neuartiger Moleküle, die Resistenzmechanismen entgehen — und das alles unter extremen Zeitdruck. Mit weltweit stark ansteigenden Fallzahlen konnten Verzögerungen Millionen von Leben kosten, weshalb beschleunigte Rechenpipelines ohne Abstriche bei Sicherheit oder Wirksamkeit dringend nötig waren.

Lösung

Pfizer setzte Machine-Learning-(ML)-Modelle ein, die in strukturbasierte Wirkstoffdesign-Workflows integriert wurden, um diese Hürden zu überwinden. ML-Algorithmen analysierten Kryo-EM- und Röntgen-Proteinstrukturen von Mpro und ermöglichten schnelle virtuelle Screenings von Millionen von Verbindungen sowie die generative Gestaltung optimierter Inhibitoren. Ergänzt wurde dies durch KI-gestützte Molekulardynamik und Free-Energy-Perturbation-Berechnungen, die die Simulationszeiten drastisch verkürzten. Der Ansatz umfasste hybride ML-Physik-Modelle zur Vorhersage von Bindungsposen und Affinitätsbewertung, trainiert an umfangreichen Datensätzen aus Pfizers Bibliotheken. Iterative Design-Make-Test-Analyze-(DMTA)-Zyklen wurden beschleunigt, wobei KI die Priorisierung von Synthesen übernahm und experimentelle Iterationen reduzierte, indem sie sich auf Kandidaten mit hohem Potenzial konzentrierte.

Ergebnisse

  • Entwicklungszeitraum: 4 Monate von Trefferfindung bis präklinischer Kandidat
  • Beschleunigung der computergestützten Chemie: 80–90% Reduktion der Prozesszeit
  • Trefferidentifikation: Über 100 Mio. Verbindungen virtuell in Tagen gescreent
  • Erfolg in klinischen Studien: Gesamtquote 12% gesteigert durch KI-Priorisierung
  • Paxlovid-Wirksamkeit: 89% Reduktion des Risikos für Hospitalisierung/Tod
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Cleveland Clinic

Gesundheitswesen

Bei Cleveland Clinic, einem der größten akademischen Medizinzentren, kämpften Ärztinnen und Ärzte mit einer hohen Dokumentationslast und verbrachten bis zu 2 Stunden pro Tag mit elektronischen Gesundheitsakten (EHR), was Zeit für die Patientenversorgung reduzierte. Zusätzlich erschwerte die rechtzeitige Erkennung von Sepsis die Versorgung – eine Erkrankung, die in den USA jährlich fast 350.000 Todesfälle verursacht, wobei frühe, subtile Symptome traditionelle Überwachungsmethoden häufig umgehen und so Verzögerungen bei Antibiotika sowie 20–30% Sterblichkeit in schweren Fällen nach sich ziehen. Die Sepsis‑Erkennung beruhte weitgehend auf manuellen Vitalzeichenkontrollen und klinischem Ermessen und verpasste oft Warnsignale 6–12 Stunden vor Ausbruch. Die Einbindung unstrukturierter Daten wie klinischer Notizen war manuell und inkonsistent, was das Risiko auf stark frequentierten Intensivstationen weiter erhöhte.

Lösung

Die Cleveland Clinic führte einen Pilotversuch mit der KI‑Plattform von Bayesian Health durch – ein prädiktives Analyse‑Tool, das strukturierte und unstrukturierte Daten (Vitalwerte, Laborwerte, Notizen) mittels Machine Learning verarbeitet, um das Sepsis‑Risiko bis zu 12 Stunden früher vorherzusagen und Echtzeit‑EHR‑Alarme für das Klinikpersonal zu erzeugen. Das System nutzt fortgeschrittenes NLP, um klinische Dokumentation nach subtilen Hinweisen zu durchsuchen. Ergänzend testete die Klinik Ambient‑KI‑Lösungen wie Sprache‑zu‑Text‑Systeme (ähnlich Nuance DAX oder Abridge), die passiv Arzt‑Patienten‑Gespräche mitschneiden, NLP für Transkription und Zusammenfassung anwenden und EHR‑Notizen automatisch vorbefüllen, wodurch die Dokumentationszeit um 50% oder mehr sinken kann. Diese Tools wurden in Arbeitsabläufe integriert, um sowohl Vorhersage‑ als auch Verwaltungsaufwände zu reduzieren.

Ergebnisse

  • 12 Stunden frühere Sepsis‑Vorhersage
  • 32% Steigerung der Früherkennungsrate
  • 87% Sensitivität und Spezifität in den KI‑Modellen
  • 50% Reduktion der Dokumentationszeit von Ärztinnen und Ärzten
  • 17% weniger falsch‑positive Ergebnisse im Vergleich zur alleinigen Beurteilung durch Ärzte
  • Nach Pilotphase auf vollständige Einführung ausgeweitet (Sep 2025)
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HSBC

Bankwesen

Als eine der weltweit größten Banken nach Vermögenswerten verarbeitet HSBCMilliarden von Transaktionen, wodurch die Betrugserkennung und die Geldwäschebekämpfung (AML) zu einer enormen Herausforderung werden. Traditionelle regelbasierte Systeme litten unter hohen Falsch-Positiv-Raten, was zu übermäßigen manuellen Prüfungen führte, Compliance-Teams belastete, Kosten erhöhte und Kunden-Transaktionen verlangsamte . Die Gewährleistung der regulatorischen Compliance in 62 Ländern bei gleichzeitiger Minimierung finanzieller Kriminalität war kritisch, doch Legacy-Systeme fehlte die Raffinesse für Echtzeit- und nuancierte Bedrohungserkennung. Die Skalierung des Kundenservice stellte eine weitere Hürde dar, da die Nachfrage nach 24/7 personalisiertem Support menschliche Agenten überwältigte. NLP-Chatbots waren erforderlich, um komplexe Anfragen effizient zu bearbeiten, ohne Datenschutz oder Genauigkeit zu gefährden. Gleichzeitig brachte die Erforschung von generativer KI (GenAI) Herausforderungen bei ethischer Implementierung, Bias-Minderung und Integration mit strengen Bankvorschriften wie GDPR und Basel III mit sich, da schnelle technologische Fortschritte das Risiko von Non-Compliance erhöhten . Die Umsetzungsherausforderungen umfassten länderübergreifend isolierte Daten, Fachkräftemangel im KI-Bereich und die Balance zwischen Innovationsgeschwindigkeit und robuster Governance .

Lösung

HSBC begegnete Betrug mit Google Cloud KI-gestützten ML-Modellen für AML, die fortschrittliche Algorithmen nutzen, um Transaktionsmuster, Kundenverhalten und externe Daten für präzise Anomalieerkennung zu analysieren und so Falsch-Positiv-Raten drastisch zu senken . Dies war Teil einer breiteren Strategie, die global Hunderte von KI-Anwendungsfällen implementierte, von Risikomodellen bis zu Überwachungssystemen . Für das Kundenengagement wurden NLP-getriebene Chatbots eingeführt, die natürliche Sprachverarbeitung nutzen, um Anfragen zu interpretieren, maßgeschneiderte Beratung zu liefern und komplexe Fälle nahtlos weiterzuleiten, während Compliance-Standards eingehalten werden . Im GenAI-F&E-Bereich nahm HSBC an einem GenAI-Sandbox-Programm teil und schloss Ende 2025 eine mehrjährige Partnerschaft mit Mistral AI, um generative Werkzeuge bankweit zu integrieren. Ziel ist die Automatisierung interner Aufgaben, personalisierte Kundeninsights, Verstärkung der Betrugserkennung und Produktivitätssteigerungen, untermauert von einem starken ethischen KI-Rahmen, der die menschliche Aufsicht betont .

Ergebnisse

  • Hunderte von global eingesetzten KI-Anwendungsfällen in den Betriebsbereichen
  • Mehrjährige Partnerschaft mit Mistral AI beschleunigt GenAI-Einführung bankweit
  • Verbesserte AML-Erkennung mit reduzierten Falsch-Positiven durch Google Cloud ML
  • Echtzeit-Betrugskennzeichnung für Milliarden täglicher Transaktionen
  • GenAI-Tools zielen auf 20–40% Produktivitätssteigerungen bei Bankaufgaben
  • Transformierter Kundenservice mit 24/7 skalierbaren NLP-Chatbots
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Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

Erstellen Sie einen von Claude unterstützten Pre-Check für jede Spesenabrechnung

Beginnen Sie damit, einen Claude-Pre-Check-Schritt vor der menschlichen Freigabe in Ihren bestehenden Spesenworkflow einzubauen. Exportieren Sie den vollständigen Bericht (Positionen, Mitarbeitende, Kostenstelle, Reisedetails) sowie Bilder oder PDFs der Belege und übergeben Sie diese als einen strukturierten Prompt an Claude. Bitten Sie Claude, die Richtlinienkonformität zu prüfen, potenzielle Duplikate zu markieren und fehlende Dokumentation hervorzuheben.

Systemrolle (Beispiel):
Sie sind ein interner Finanzkontroll-Assistent für ACME Corp.
Sie kennen und wenden die Spesenrichtlinie von ACME präzise an.
Sie müssen:
- jede Position gegen die Richtlinie prüfen
- mögliche doppelte Abrechnungen in den bereitgestellten Daten erkennen
- verdächtige Lieferanten oder Beschreibungen markieren
- das Gesamtrisiko bewerten: niedrig / mittel / hoch
- jede Markierung in einfachem, verständlichem Business-Deutsch erklären.

User-Inhalt (Beispielstruktur):
{
  "employee": {...},
  "trip": {...},
  "expense_policy": "<vollständiger Richtlinientext oder Zusammenfassung>",
  "line_items": [...],
  "receipts": [Base64 oder Links]
}

Geben Sie eine strukturierte JSON-Zusammenfassung zurück, die Ihre Workflow-Engine oder Ihr Spesentool verarbeiten kann. So ermöglichen Sie automatische Steuerung: Niedrigrisikoberichte können beschleunigt freigegeben werden, während Hochrisikoberichte an Senior Controller mit den Kommentaren von Claude weitergeleitet werden.

Bild- und Textvergleich nutzen, um wiederverwendete Belege zu erkennen

Doppelte und betrügerische Abrechnungen beruhen häufig auf wiederverwendeten oder manipulierten Belegen. Um diese zu erkennen, kombinieren Sie das Textverständnis von Claude mit Bild-Fingerprinting aus Ihrem internen Stack. Erstellen Sie zunächst für jedes hochgeladene Belegbild einen Hash oder Ähnlichkeits-Score und vergleichen Sie ihn mit historischen Belegen, um wahrscheinliche Duplikate oder nahe Übereinstimmungen zu finden.

Geben Sie die verdächtigen Paare dann mit expliziten Anweisungen an Claude weiter, die Daten, Beträge, Lieferanten, Positionen und visuelle Hinweise (z. B. Logos oder Layout) zu vergleichen. Bitten Sie Claude, das Paar als „wahrscheinlich Duplikat“, „möglicherweise Duplikat“ oder „unterschiedlich“ zu klassifizieren und die Begründung zu erläutern. Dieser gestaffelte Ansatz erkennt Fälle, in denen Mitarbeitende Belege leicht bearbeiten oder zuschneiden, um naive Duplikatprüfungen zu umgehen.

User-Prompt (Beispiel):
Vergleichen Sie die folgenden zwei Belege und entscheiden Sie, ob sie darstellen
(1) dieselbe Ausgabe, die zweimal abgerechnet wurde,
(2) getrennte Ausgaben mit ähnlichen Details oder
(3) auf Basis der vorliegenden Informationen unklar.

Erläutern Sie Ihre Begründung in maximal 5 Stichpunkten.

Beleg A OCR-Text:
...

Beleg B OCR-Text:
...

Spesen gegen interne Stammdaten abgleichen

Viele Fake-Vendoren und verdächtige Beschreibungen lassen sich durch einen Abgleich der Abrechnungen mit Ihren internen Stammdaten erkennen. Erstellen Sie eine Service-Schicht, die kanonische Listen genehmigter Lieferanten, Kostenstellen, Projekte und Sachkonten bereitstellt. Wenn Sie Daten an Claude senden, fügen Sie sowohl die Spesendetails als auch einen Snapshot der relevanten Stammdaten hinzu.

Bitten Sie Claude, jede Abrechnung abzugleichen: Taucht der Lieferant in der Liste auf, ist die Kostenstelle mit der Abteilung des Mitarbeitenden konsistent, passt die Beschreibung plausibel zum Sachkonto? Fordern Sie einen Konfidenzscore und eine kurze Begründung an. So werden statische Stammdaten zu einem aktiven Kontrollmechanismus, ohne dass Sie eine schwere Regel-Engine implementieren müssen.

User-Prompt (Beispielausschnitt):
Hier ist unsere aktuelle Kreditorenstammliste und Kostenstellenstruktur.
Hier sind die Spesen, die Sie beurteilen sollen.

Beantworten Sie für jede Ausgabe:
- Ist der Lieferant bekannt? Falls nicht, warum könnte das riskant sein?
- Ist die Kostenstelle für diese Art von Ausgabe plausibel?
- Gesamturteil: OK, Klärung erforderlich oder wahrscheinlich Richtlinienverstoß.

Richtlinienlogik und Erklärungen automatisieren

Claude ist hervorragend darin, lange Richtliniendokumente zu lesen und konsistent anzuwenden. Nutzen Sie dies, um Ihr Spesenhandbuch und Ihre Reiserichtlinie in ein KI-durchgesetztes Regelwerk zu verwandeln. Fügen Sie jeden Bewertungsanfragen den vollständigen Richtlinientext (oder eine kuratierte Zusammenfassung) bei und bitten Sie Claude, beim Markieren eines Problems konkrete Abschnitte oder Paragraphen zu zitieren.

Das verbessert nicht nur die Kontrollqualität, sondern erleichtert auch die Kommunikation mit Mitarbeitenden. Wenn eine Abrechnung beanstandet wird, kann Claude eine kurze, höfliche Erklärung für den Mitarbeitenden generieren und auf den relevanten Richtlinienabschnitt verweisen. Controller prüfen und versenden diese dann, anstatt sie von Grund auf selbst zu formulieren.

User-Prompt (Beispielausschnitt):
Prüfen Sie die Spesen auf Basis der folgenden ACME-Spesenrichtlinie.

Richtlinie:
<Richtlinientext einfügen>

Geben Sie für jeden Verstoß aus:
- short_title
- explanation_for_controller
- explanation_for_employee (höflich, mit Verweis auf Richtlinienabschnitt)

Auffälligkeiten für die menschliche Prüfung scoren und priorisieren

Um zu vermeiden, dass Controller mit zu vielen Markierungen überlastet werden, sollten Sie Claude-Ausgaben rund um Risikobewertung und Priorisierung gestalten. Bitten Sie Claude, für jede Abrechnung oder jeden Bericht einen Risikograd zu vergeben und die 1–3 kritischsten Auffälligkeiten zu identifizieren, die zuerst untersucht werden sollten. Kombinieren Sie dies mit quantitativen Metriken (z. B. Betrag, Häufigkeit, Historie des Mitarbeitenden) in Ihrer eigenen Scoring-Logik.

Nutzen Sie in Ihrem Workflow-Tool diesen kombinierten Score, um SLAs und Routing zu steuern: Hochrisiko-Abrechnungen müssen innerhalb von 24 Stunden von Senior-Personal geprüft werden, während Niedrigrisikofälle warten oder stichprobenartig geprüft werden können. Analysieren Sie im Zeitverlauf, welche von Claude markierten Themen tatsächlich zu Korrekturen oder Ablehnungen geführt haben, und verfeinern Sie auf dieser Basis Ihre Prompts.

User-Prompt (Beispielausschnitt):
Geben Sie für den vollständigen Bericht an:
- overall_risk_score (1-100)
- top_3_risks: [ {type, severity, explanation} ]
- recommendation: approve / approve_with_comment / reject

KPIs verfolgen und Prompts wie ein Produkt iterieren

Behandeln Sie Ihre Claude-basierte Spesenkontrolle als Produkt, das laufend optimiert werden muss. Definieren Sie einige praxisnahe KPIs: Anteil der Berichte, die automatisch als Niedrigrisiko freigegeben werden, Anzahl erkannter Duplikate je 1.000 Abrechnungen, durchschnittlich gesparte Zeit pro Controller und Anzahl der Fälle, in denen Mitarbeitende eine Markierung erfolgreich anfechten (False Positives).

Überprüfen Sie diese Kennzahlen monatlich. Wenn Sie in einer Kategorie zu viele False Positives sehen, passen Sie die Prompts konservativer an. Wenn Betrugsfälle durchrutschen, fügen Sie diese als Negativbeispiele in Ihrem Prompt- oder Fine-Tuning-Setup hinzu. Reruptions KI-PoC-Ansatz ist genau um diese Schleife herum aufgebaut: ein funktionsfähiges Prototyping unter produktionsnahen Bedingungen, messen, verfeinern und dann skalieren.

Mit einem disziplinierten Setup erzielen Finanzteams typischerweise realistische Ergebnisse wie eine Reduktion der manuellen Prüfzeit für Standardspesenberichte um 30–50 %, einen deutlichen Anstieg erkannter Duplikate und verdächtiger Abrechnungen sowie schnellere, besser dokumentierte Freigaben – und das alles ohne Wechsel des Kern-ERP- oder Spesenmanagement-Systems.

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Häufig gestellte Fragen

Claude analysiert den vollständigen Kontext einer Spesenabrechnung: Positionen, Belege, Reisedetails, Kartentransaktionen und Ihre eigene Spesenrichtlinie. Es sucht nach Mustern wie identischen oder sehr ähnlichen Beleginhalten, die mehrfach verwendet werden, inkonsistenten Daten zwischen Reisen und Rechnungen, ungewöhnlichen Lieferantennamen sowie Ausgaben, die nicht zum typischen Verhalten für eine bestimmte Rolle oder Kostenstelle passen.

Technisch kombiniert Claude natürliches Sprachverständnis von Beschreibungen und Richtlinien mit strukturierten Vergleichen von Beträgen, Daten und Lieferanten. Integriert in Ihre Systeme kann es außerdem Stammdaten (z. B. genehmigte Lieferanten) und historische Abrechnungen nutzen, um Auffälligkeiten zu identifizieren, die eine Regel-Engine oder manuelle Stichprobenprüfung übersehen würde.

Mindestens benötigen Sie Zugriff auf Ihre Spesendaten (Berichte, Belege, Kartenfeeds), eine Integrationsschicht (oft eine kleine interne API oder ein Automatisierungstool) und eine Person, die den Prozess auf Finanzseite verantwortet. Auf der technischen Seite helfen Skills in Backendentwicklung und grundlegender Cloud-Infrastruktur, um Claude sicher mit Ihren bestehenden Systemen zu verbinden.

Finanzteams müssen keine KI-Experten werden. Ihr Hauptbeitrag ist es, Richtlinien, Sonderfälle und Entscheidungsregeln klar zu definieren. Reruption bringt üblicherweise technisches Personal mit Finanz-Stakeholdern zusammen und setzt das eigene Engineering-Team ein, um Prompt-Design, Datenpipelines und Security zu übernehmen, sodass sich Ihre Controller auf die Validierung der Ergebnisse und die Verfeinerung der Richtlinien konzentrieren können.

Nach unserer Erfahrung kann ein fokussierter Pilot für die Erkennung doppelter und betrügerischer Spesenabrechnungen innerhalb weniger Wochen – nicht Monate – laufen. Innerhalb der ersten 2–4 Wochen haben Sie in der Regel einen Prototypen, der reale historische Spesendaten einliest, potenzielle Auffälligkeiten markiert und Controller-fähige Erklärungen liefert.

Messbare Ergebnisse – etwa ein signifikanter Anstieg erkannter Duplikate oder eine Reduktion der manuellen Prüfzeit – zeigen sich häufig innerhalb von ein bis zwei Buchungszyklen. Reruptions strukturiertes KI-PoC-Format ist genau auf diesen Zeitrahmen ausgelegt: Wir definieren den Use Case, bauen einen funktionsfähigen Prototypen, messen die Performance und skizzieren einen Produktionsplan, alles in einem kompakten Projekt.

Der ROI entsteht aus drei Hauptquellen: vermiedene Verluste, eingesparte Zeit und verbesserte Kontrollqualität. Selbst in mittelgroßen Organisationen können niedrigrangiger Spesenbetrug und doppelte Abrechnungen sich unbemerkt zu erheblichen Jahresbeträgen summieren. Schon das systematische Erkennen eines Teils davon deckt häufig die laufenden KI-Kosten mehrfach.

Auf der Effizienzseite reduziert die Automatisierung von Pre-Checks und Anomalieerkennung die manuelle Prüfzeit pro Bericht und entlastet Controller, damit sie sich auf komplexe Fälle und Analysen konzentrieren können. Hinzu kommt qualitativer ROI: stärkere interne Kontrollen, bessere Prüfbereitschaft und verlässlichere Ausgabendaten für strategische Entscheidungen. In einem PoC quantifizieren wir den ROI typischerweise über einfache Kennzahlen wie ermittelten Betrugs-/Duplikatwert, eingesparte Stunden und reduzierte manuelle Prüfungen.

Reruption arbeitet als Co-Preneur und integriert sich in Ihr Team, um echte KI-gestützte Finanz-Workflows aufzubauen – statt nur Foliensätze zu produzieren. Wir beginnen mit unserem 9.900 € KI-PoC, in dem wir Ihre spezifischen Herausforderungen in der Spesenkontrolle erfassen, einen Claude-basierten Prototypen designen und entwickeln, der an Ihre Daten angebunden ist, und die Erkennungsqualität, Geschwindigkeit und Kosten pro Lauf in Ihrer Umgebung messen.

Über den PoC hinaus unterstützen wir Sie bei der Härtung der Lösung: Integration in Ihr ERP- oder Spesentool, Design sicherer Datenflüsse, Einrichtung von Monitoring und KPIs sowie Training der Controller für die effektive Zusammenarbeit mit KI. Durchgängig bringen wir tiefe Engineering-Kompetenz, einen KI-first-Blick auf Ihre Prozesse und eine geteilte Ownership-Mentalität ein – und agieren wie ein Co-Founder Ihres internen KI-Produkts, bis es zuverlässig doppelte und betrügerische Spesenabrechnungen in großem Umfang erkennt.

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