Die Herausforderung: Zeitaufwendige Vertriebserfassung

Ihre Vertriebsmitarbeitenden wurden eingestellt, um zu verkaufen – nicht, um jede Woche stundenlang Notizen ins CRM zu tippen. Dennoch protokollieren in den meisten B2B-Vertriebsteams Reps weiterhin Anrufe manuell, aktualisieren Kontakt- und Opportunity-Felder und schreiben Follow-up-Zusammenfassungen von Grund auf neu. Das Ergebnis ist vorhersehbar: fragmentierte Daten, uneinheitliche Dokumentation und Top-Performer, die das CRM stillschweigend umgehen, weil es sie ausbremst.

Traditionelle Maßnahmen haben dieses Problem nicht gelöst. CRM-Einführungen führen eher zu mehr Pflichtfeldern und Validierungsregeln als zu weniger. Enablement-Teams starten die nächste Notizvorlage oder Coaching-Guideline. Führungskräfte erinnern Reps daran, „das System zu aktualisieren“, während sie gleichzeitig mehr Meetings und Outreach einfordern. Das Grundproblem bleibt: Jeder zusätzliche Admin-Schritt nimmt Zeit von Kundengesprächen weg – und keine Schulung der Welt lässt manuelle Datenerfassung wie eine sinnvolle Nutzung des Tages einer Top-Verkäuferin oder eines Top-Verkäufers wirken.

Wenn sich das fortsetzt, zahlt das Unternehmen einen realen Preis. Pipeline-Reviews basieren auf unvollständigen oder veralteten Informationen. Forecasts werden zu Bauchgefühl statt datengetrieben. Übergaben zwischen SDRs, AEs und Customer Success leiden, weil wichtige Details in E-Mail-Threads oder in den Köpfen der Reps stecken. Mit der Zeit sinkt die Moral, weil sich Ihre besten Vertriebsleute wie überqualifizierte Datentypisten fühlen, und das Leadership verliert die Transparenz darüber, was im Feld tatsächlich passiert.

Die gute Nachricht: Genau dieses Problem können moderne KI-Copilots für den Vertrieb lösen. Mit Tools wie Claude können Sie Maschinen die wiederkehrende Strukturierung und Zusammenfassung von Gesprächen überlassen, während Menschen sich auf Verkauf und Beziehungen konzentrieren. Bei Reruption haben wir gesehen, wie die richtigen KI-Workflows die Admin-Zeit drastisch reduzieren können, ohne Ihr bestehendes CRM zu „brechen“. In den folgenden Abschnitten finden Sie praktische, nicht-theoretische Hinweise, wie Sie diesen Wandel in Ihrer eigenen Vertriebsorganisation umsetzen.

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Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus unserer Arbeit beim Aufbau realer KI-first-Workflows für Commercial-Teams wissen wir: Der Engpass ist selten ein fehlendes CRM-Feature – sondern der manuelle Aufwand, der nötig ist, um Daten aktuell zu halten. Claude ist besonders stark darin, umfangreiche Inhalte (Gesprächstranskripte, E-Mail-Threads, Angebote) zu verarbeiten und in strukturierte Vertriebsdaten zu verwandeln. Richtig eingesetzt kann es zu einem leisen Copilot hinter Ihrem CRM werden: Es fasst Gespräche zusammen, extrahiert Schlüsselfelder und entwirft Follow-ups, während Ihre Reps bei den Kundinnen und Kunden bleiben. Um echten Mehrwert zu erzielen, brauchen Sie jedoch eine klare Strategie – nicht nur ein weiteres KI-Experiment.

Initiative an der Zeit der Reps ausrichten, nicht an Management-Reporting

Der schnellste Weg, eine Initiative für KI zur Vertriebs­produktivität zu zerstören, ist, sie als Reporting- oder Kontrollprojekt zu positionieren. Wenn Reps das Gefühl haben, dass Claude nur ein weiterer Weg ist, dem Management mehr Daten zu liefern, werden sie es ablehnen oder ignorieren. Stattdessen sollten Sie die Initiative an einem einfachen Versprechen ausrichten: „Wir nehmen pro Rep und Tag 30–60 Minuten Admin-Arbeit weg.“ Sorgen Sie dafür, dass die ersten Erfolge bei Gesprächsnotizen, Follow-up-Entwürfen und automatisch ausgefüllten Feldern liegen – also bei Aufgaben, die Reps nachweislich nicht mögen.

Sobald Vertriebsmitarbeitende Claude als echten Produktivitäts-Copilot für den Vertrieb erleben, sind sie viel eher bereit, Workflows anzupassen oder Feedback zu geben. Besseres Reporting und Forecasting folgen dann ganz natürlich aus besseren Daten – sie sollten aber niemals die zentrale Story bei Ihrem Start sein.

Rund um bestehendes CRM und Kommunikationstools konzipieren

Claude sollte nicht erfordern, dass Sie Ihr CRM austauschen oder Ihren gesamten Vertriebs-Stack ändern. Strategisch besteht das Ziel darin, dass KI-Automatisierung für Datenerfassung in den Tools lebt, die Ihr Team ohnehin nutzt: CRM, E-Mail, Call-Recording und Messaging. Das bedeutet, Sie sollten in Integrationen, Konnektoren und leichtgewichtige Interfaces denken – nicht in Big-Bang-Plattformablösungen.

Bei Reruption kartieren wir in der Regel den aktuellen Vertriebsworkflow Schritt für Schritt – vom ersten Kontakt bis „Closed Won“ – und identifizieren, wo Claude unstrukturierte Inhalte im Hintergrund verarbeiten und strukturierte Felder zurück ins CRM oder ERP schreiben kann. Das reduziert das Risiko im Change Management und erleichtert es für IT und Security, grünes Licht zu geben.

Mit hochvolumigen, risikokarmen Use Cases starten

Strategisch betrachtet ist nicht jede Datenerfassung gleichwertig. Sie sollten Claude dort starten, wo es viele wiederkehrende Aufgaben mit minimalem Abwärtsrisiko übernehmen kann. Gute Kandidaten sind Gesprächszusammenfassungen in Opportunity-Notizen, automatisches Ausfüllen nicht-kritischer CRM-Felder (z. B. besprochene Themen, genannte Wettbewerber) sowie das Verfassen von Follow-up-E-Mails zur Durchsicht durch die Reps.

Lassen Sie sensible oder geschäftskritische Einträge – wie finale Preisgestaltung oder vertragliche Zusagen – für spätere Phasen. Diese Sequenzierung erlaubt es Ihnen, Vertrauen in die KI aufzubauen, Prompts und Workflows zu justieren und Performance-Metriken zu sammeln, ohne das Unternehmen einem unvertretbaren Risiko auszusetzen.

Klare Verantwortlichkeiten zwischen Mensch und KI definieren

Erfolgreiche KI-Copilots für Vertriebsteams legen eindeutig fest, was die KI verantwortet und was der Mensch verantwortet. Strategisch sollten Sie entscheiden, welche Felder Claude automatisch ausfüllen darf, welche es nur vorschlägt und welche immer in menschlicher Verantwortung bleiben. So vermeiden Sie Verwirrung, Doppelarbeit und die gefährliche Annahme, dass „das System das schon erledigt“.

Sie könnten zum Beispiel festlegen, dass Claude das Erstellen von Gesprächsnotizen und Meeting-Zusammenfassungen vollständig übernimmt, Werte für Lead-Qualifizierungsfelder vorschlägt und rechtliche, Preis- oder Abschlussdaten nie berührt. Wenn Sie diese Grenzen im CRM sichtbar machen und in Trainings verankern, baut Ihr Team Vertrauen in das System auf, ohne sich blind darauf zu verlassen.

Früh in Governance, Sicherheit und Change Management investieren

Da Vertriebsdaten häufig persönliche und kommerziell sensible Informationen enthalten, muss jeder Einsatz von Claude in ein klares Governance-Rahmenwerk eingebettet sein. Binden Sie strategisch frühzeitig Ihre Security-, Legal- und Datenschutzteams ein. Definieren Sie, auf welche Daten Claude zugreifen darf, wie sie verarbeitet werden und wo Ausgaben gespeichert werden. Das ist entscheidend für DSGVO- und interne Compliance – insbesondere in europäischen Unternehmen.

Parallel dazu sollten Sie die Vertriebsadoption als Change-Programm behandeln, nicht nur als Feature-Rollout. Identifizieren Sie Champions in jedem Vertriebssegment, lassen Sie kleine Kohorten Pilotprojekte durchlaufen und integrieren Sie deren Feedback in Prompt-Designs und Workflows. Dieser Co-Creation-Ansatz entspricht der Co-Preneur-Denke von Reruption und erhöht die Wahrscheinlichkeit massiv, dass Ihre Claude-Einführung zu einer täglichen Gewohnheit wird – statt zu einem weiteren vergessenen Experiment.

Richtig strategisch eingesetzt kann Claude Ihren größten administrativen Schmerz im Vertrieb – zeitaufwendige Datenerfassung – in einen leisen Wettbewerbsvorteil verwandeln: sauberere CRM-Daten, bessere Forecasts und Reps, die mehr Zeit mit Kundinnen und Kunden und weniger Zeit mit Tippen verbringen. Der eigentliche Differenzierungsfaktor ist nicht das Modell selbst, sondern die Art und Weise, wie Sie es in Ihre bestehenden Workflows, Governance-Strukturen und Vertriebskultur einbetten. Reruption ist genau auf diese Art von KI-first-Redesign spezialisiert – von schnellen PoCs bis hin zu produktionsreifen Copilots – und wir sprechen gerne mit Ihnen darüber, wo Claude in Ihrem Vertriebsteam am meisten Reibung aus dem Alltag nehmen kann.

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Fallbeispiele aus der Praxis

Von Logistik bis Investmentbanking: Erfahren Sie, wie Unternehmen Claude erfolgreich einsetzen.

UPS

Logistik

UPS sah sich mit enormen Ineffizienzen bei der Zustellroutenplanung konfrontiert: Fahrer mussten eine astronomische Anzahl möglicher Routenvarianten berücksichtigen — weit mehr als die Nanosekunden seit der Entstehung der Erde. Traditionelle manuelle Planung führte zu längeren Fahrzeiten, höherem Kraftstoffverbrauch und steigenden Betriebskosten, verschärft durch dynamische Faktoren wie Verkehr, Paketaufkommen, Gelände und Kundenverfügbarkeit. Diese Probleme trieben nicht nur die Kosten in die Höhe, sondern trugen auch erheblich zu CO2‑Emissionen in einer Branche bei, die unter Druck steht, nachhaltiger zu werden. Zu den zentralen Herausforderungen gehörten Widerstand der Fahrer gegenüber neuer Technologie, die Integration in Altsysteme und die Gewährleistung von Echtzeitanpassungsfähigkeit, ohne den täglichen Betrieb zu stören. Pilotversuche zeigten Annahmehürden, da Fahrer, die an vertraute Routen gewöhnt waren, die Vorschläge der KI infrage stellten — ein Hinweis auf die menschliche Komponente bei Technikeinführungen. Die Skalierung auf 55.000 Fahrzeuge erforderte robuste Infrastruktur und die Verarbeitung von Milliarden von Datenpunkten täglich.

Lösung

UPS entwickelte ORION (On‑Road Integrated Optimization and Navigation), ein KI‑gestütztes System, das Operations Research für mathematische Optimierung mit Maschinellem Lernen für prädiktive Analysen zu Verkehr, Wetter und Zustellmustern kombiniert. Es berechnet Routen dynamisch in Echtzeit neu und berücksichtigt Paketziele, Fahrzeugkapazität, Effizienz von Rechts-/Linksabbiegungen und Stoppsequenzen, um Meilen und Zeit zu minimieren. Die Lösung entwickelte sich von statischer Planung zu dynamischer Routenführung weiter und integrierte agentenfähige KI für autonome Entscheidungsfindung. Das Training basierte auf umfangreichen Datensätzen aus GPS‑Telematik, wobei kontinuierliche ML‑Verbesserungen die Algorithmen verfeinerten. Um Akzeptanzbarrieren zu überwinden, wurden Fahrerschulungen und Gamification‑Anreize eingeführt; die Integration erfolgte nahtlos über Fahrzeuginnen‑Displays.

Ergebnisse

  • 100 Millionen Meilen jährlich eingespart
  • 300–400 Millionen $ Kosteneinsparung pro Jahr
  • 10 Millionen Gallonen Kraftstoff jährlich reduziert
  • 100.000 Tonnen CO2‑Emissionen eingespart
  • 2–4 Meilen kürzere Routen pro Fahrer täglich
  • 97 % Flotteneinführung bis 2021
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Shell

Energie

Ungeplante Ausfälle von Anlagen in Raffinerien und auf offshore-Bohrinseln belasteten Shell stark und führten zu erheblichen Ausfallzeiten, Sicherheitsvorfällen und teuren Reparaturen, die die Rentabilität in einer kapitalintensiven Branche beeinträchtigten. Laut einem Deloitte-Report 2024 sind 35 % der Ausfallzeiten in Raffinerien ungeplant, wobei 70 % durch fortschrittliche Analytik vermeidbar wären – ein Hinweis auf die Grenzen traditioneller geplanter Wartungsansätze, die subtile Ausfallvorzeichen an Komponenten wie Pumpen, Ventilen und Kompressoren übersahen. Shells umfangreiche globale Aktivitäten verschärften diese Probleme und erzeugten Terabytes an Sensordaten von Tausenden Anlagen, die aufgrund von Datensilos, Altsystemen und manuellen Analysebeschränkungen unzureichend genutzt wurden. Ausfälle konnten Millionen pro Stunde kosten, Umweltschäden und Personensicherheit riskieren sowie die Margen in volatilen Energiemärkten unter Druck setzen.

Lösung

Shell ging eine Partnerschaft mit C3 AI ein, um eine KI-gestützte Plattform für vorausschauende Wartung zu implementieren, die Maschinenlernmodelle nutzt, welche auf Echtzeit-IoT-Sensordaten, Wartungshistorien und Betriebskennzahlen trainiert sind, um Ausfälle vorherzusagen und Eingriffe zu optimieren. Integriert mit Microsoft Azure Machine Learning erkennt die Lösung Anomalien, sagt die restliche Nutzungsdauer (RUL) voraus und priorisiert risikoreiche Anlagen in Upstream-Bohrinseln und Downstream-Raffinerien. Die skalierbare C3 AI-Plattform ermöglichte schnelle Rollouts, beginnend mit Pilotprojekten an kritischer Ausrüstung und späterer globaler Ausweitung. Sie automatisiert predictive analytics, verwandelt reaktive in proaktive Wartung und liefert aussagekräftige Erkenntnisse über intuitive Dashboards für Ingenieure.

Ergebnisse

  • 20 % Reduktion ungeplanter Ausfallzeiten
  • 15 % Senkung der Wartungskosten
  • £1M+ jährliche Einsparungen pro Standort
  • 10.000 überwachte Anlagen weltweit
  • 35 % branchenweiter Anteil ungeplanter Ausfallzeiten angesprochen (Deloitte-Benchmark)
  • 70 % vermeidbare Ausfälle gemindert
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H&M

Mode‑Einzelhandel

In der schnelllebigen Welt des Bekleidungs-Einzelhandels stand H&M unter massivem Druck durch rasch wechselnde Konsumententrends und volatile Nachfrage. Traditionelle Prognosemethoden konnten nicht mithalten, was häufig zu Out-of-Stock-Situationen in Hochphasen und massiven Überbeständen unverkaufter Artikel führte – beides trug zu hohen Abfallmengen bei und band Kapital. Berichten zufolge kosteten H&Ms Bestandsineffizienzen jährlich Millionen, wobei Überproduktion die ökologischen Probleme einer Branche mit Überangebot verschärfte. Hinzu kamen globale Lieferkettenstörungen und der Wettbewerb durch agile Rivalen wie Zara, die den Bedarf an präziser Trendprognose verstärkten. Die Altsysteme von H&M beruhten ausschließlich auf historischen Verkaufsdaten und verpassten Echtzeitsignale aus sozialen Medien und Suchtrends, was zu fehlallokierten Beständen in über 5.000 Filialen weltweit und suboptimalen Sell-Through-Raten führte.

Lösung

H&M setzte KI-gestützte prädiktive Analytik ein, um seinen Ansatz grundlegend zu verändern, und integrierte maschinelle Lernmodelle, die umfangreiche Datensätze aus sozialen Medien, Modeblogs, Suchmaschinen und internen Verkaufsdaten auswerten. Diese Modelle sagen aufkommende Trends Wochen im Voraus voraus und optimieren die Bestandsallokation dynamisch. Die Lösung umfasste die Zusammenarbeit mit Datenplattformen zum Crawlen und Verarbeiten unstrukturierter Daten, die in kundenspezifische ML-Algorithmen zur Nachfrageprognose eingespeist wurden. Dies ermöglichte automatisierte Nachbestellentscheidungen, reduzierte menschliche Verzerrungen und beschleunigte die Reaktionszeiten von Monaten auf Tage.

Ergebnisse

  • 30 % Gewinnsteigerung durch optimierte Bestände
  • 25 % Reduktion von Abfall und Überbeständen
  • 20 % Verbesserung der Prognosegenauigkeit
  • 15–20 % höhere Sell-Through-Raten
  • 14 % weniger Out-of-Stock-Situationen
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BMW (Spartanburg Plant)

Automobilproduktion

Die BMW Spartanburg Plant, das weltweit größte Werk des Unternehmens zur Produktion der X‑Serie‑SUVs, stand unter großem Druck, die Montageprozesse angesichts steigender Nachfrage nach SUVs und gestörter Lieferketten zu optimieren. Die traditionelle Fertigung setzte stark auf menschliche Arbeitskräfte für repetitive Tätigkeiten wie Teiletransport und Einbau, was zu Arbeiterermüdung, Fehlerquoten von bis zu 5–10% bei Präzisionsaufgaben und ineffizienter Ressourcenzuteilung führte. Bei über 11.500 Mitarbeitern, die die Hochvolumenproduktion bewältigen, verursachte manuelle Schichtplanung und Zuordnung von Mitarbeitern zu Aufgaben Verzögerungen und eine Zykluszeitvarianz von 15–20%, die die Skalierbarkeit der Produktion behinderte. Hinzu kamen Herausforderungen bei der Anpassung an Industrie 4.0‑Standards, bei denen starre Industrieroboter Schwierigkeiten mit flexiblen Aufgaben in dynamischen Umgebungen hatten. Personalmangel nach der Pandemie verschärfte die Lage, mit steigenden Fluktuationsraten und der Notwendigkeit, qualifizierte Mitarbeiter in wertschöpfende Rollen umzuschichten und gleichzeitig Stillstandszeiten zu minimieren. Die begrenzte Leistungsfähigkeit älterer Machine‑Vision‑Systeme erkannte subtile Defekte nicht zuverlässig, was zu Qualitätsausreißern und Nacharbeitskosten in Millionenhöhe pro Jahr führte.

Lösung

BMW ging eine Partnerschaft mit Figure AI ein, um Figure 02 Humanoide Roboter einzusetzen, die mit Maschinellem Sehen zur Echtzeit‑Objekterkennung und ML‑Scheduling‑Algorithmen für dynamische Aufgabenverteilung integriert sind. Diese Roboter nutzen fortschrittliche KI, um Umgebungen über Kameras und Sensoren wahrzunehmen und dadurch autonome Navigation und Manipulation in Mensch‑Roboter‑Kooperationen zu ermöglichen. ML‑Modelle sagen Produktionsengpässe voraus, optimieren die Robot‑Mitarbeiter‑Planung und überwachen die Leistung selbstständig, wodurch die menschliche Aufsicht reduziert wird. Die Implementierung umfasste Pilotversuche im Jahr 2024, bei denen die Roboter repetitive Aufgaben wie Teilekommissionierung und Einbau übernahmen und zentral über eine KI‑Orchestrierungsplattform koordiniert wurden. So konnte eine nahtlose Integration in bestehende Linien erfolgen, wobei Digitale Zwillinge Szenarien für eine sichere Einführung simulierten. Herausforderungen wie anfängliche Kollisionsrisiken wurden durch Feinabstimmung mittels bestärkenden Lernens (Reinforcement Learning) überwunden, was menschähnliche Geschicklichkeit ermöglichte.

Ergebnisse

  • 400% Steigerung der Roboter­geschwindigkeit nach den Tests
  • 7x höhere Erfolgsrate bei Aufgaben
  • Reduzierte Zykluszeiten um 20–30%
  • 10–15% der Mitarbeiter auf qualifizierte Aufgaben umgeschichtet
  • Über $1 Mio. jährliche Kostenersparnis durch Effizienzgewinne
  • Fehlerquoten sanken unter 1%
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Kaiser Permanente

Gesundheitswesen

In Krankenhäusern erfahren erwachsene Patienten auf Allgemeinstationen häufig eine , ohne dass rechtzeitig ausreichend Warnzeichen erkannt werden. Das führt zu Notfallverlegungen auf Intensivstationen, erhöhter Sterblichkeit und vermeidbaren Wiederaufnahmen. Kaiser Permanente Northern California stand vor diesem Problem in seinem Netzwerk, in dem subtile Veränderungen bei Vitalparametern und Laborwerten bei hohem Patientenvolumen und anspruchsvollen Arbeitsabläufen leicht übersehen wurden. Das resultierte in erhöhten negativen Ergebnissen, darunter vermeidbar hohe Sterberaten und 30-Tage-Wiederaufnahmen . Traditionelle Frühwarnscores wie MEWS (Modified Early Warning Score) waren durch manuelle Erfassung und unzureichende Vorhersagegenauigkeit für Verschlechterungen innerhalb von 12 Stunden limitiert und nutzten nicht das volle Potenzial elektronischer Patientenakten (EHR). Die Herausforderung wurde durch Alarmmüdigkeit durch weniger präzise Systeme verschärft und erforderte eine skalierbare Lösung für 21 Krankenhäuser, die Millionen von Patienten versorgen .

Lösung

Kaiser Permanente entwickelte den Advance Alert Monitor (AAM), ein KI-gestütztes Frühwarnsystem, das prädiktive Analytik einsetzt, um Echtzeit-EHR-Daten — einschließlich Vitalzeichen, Laborwerte und Demografie — zu analysieren und Patienten mit hohem Risiko einer Verschlechterung innerhalb der nächsten 12 Stunden zu identifizieren. Das Modell erzeugt eine Risikobewertung und automatisierte Alarme, die in die klinischen Arbeitsabläufe integriert werden und zeitnahe Interventionen wie ärztliche Überprüfungen oder den Einsatz von Rapid Response Teams auslösen . Seit der Einführung in 2013 in Nordkalifornien verwendet AAM Machine-Learning-Algorithmen, die auf historischen Daten trainiert wurden und traditionelle Scores übertreffen, wobei erklärbare Vorhersagen das Vertrauen der Mitarbeitenden stärken. Die Einführung erfolgte stationsweit, Integrationsprobleme wurden über Epic-EHR-Kompatibilität und Schulungen für Klinikpersonal adressiert, um Alarmmüdigkeit zu minimieren .

Ergebnisse

  • 16 % geringere Sterblichkeitsrate in der AAM-Interventionskohorte
  • Über 500 Todesfälle jährlich im Netzwerk verhindert
  • 10 % Reduktion bei 30-Tage-Wiederaufnahmen
  • Identifiziert Verschlechterungsrisiken innerhalb von 12 Stunden mit hoher Zuverlässigkeit
  • Eingesetzt in 21 Krankenhäusern in Nordkalifornien
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Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

Gesprächstranskripte mit Claude in strukturierte CRM-Notizen umwandeln

Einer der direktesten Quick Wins besteht darin, Claude Gesprächsaufzeichnungen oder Meeting-Transkripte verarbeiten zu lassen und daraus saubere, standardisierte Notizen plus zentrale CRM-Felder zu erzeugen. Integrieren Sie Ihr Call-Recording-Tool oder Ihre Meeting-Plattform so, dass Transkripte nach jedem Gespräch automatisch an Claude übergeben werden.

Entwerfen Sie einen Prompt, der Ihr internes Notizformat erzwingt und relevante Datenpunkte extrahiert (z. B. Pain Points, Budget, Entscheider, nächste Schritte). Schieben Sie anschließend sowohl die Freitext-Zusammenfassung als auch die strukturierten Felder per API zurück in Ihr CRM.

System: Sie sind ein Assistent zur Dokumentation von Vertriebsgesprächen. 
Sie verwandeln rohe Transkripte in CRM-fertige Notizen und Felder.

User: Erstellen Sie auf Basis des folgenden Transkripts:
1) Eine stichpunktartige Zusammenfassung (max. 8 Bulletpoints)
2) Zentrale Pain Points
3) Erwähnte Stakeholder (Name, Rolle, Einfluss)
4) Nächste Schritte mit Daten, falls erwähnt
5) Vorgeschlagener Zeitplan und Budget, falls besprochen

Geben Sie die Ausgabe als JSON mit den Schlüsseln aus: summary, pain_points, 
stakeholders, next_steps, timeline_budget.

Transkript:
[TRANSKRIPT HIER EINFÜGEN]

Erwartetes Ergebnis: Reps können generierte Notizen in Sekunden freigeben oder leicht bearbeiten, statt sie von Grund auf neu zu schreiben – während CRM-Felder für Stakeholder, Pain Points und nächste Schritte konsequent gepflegt sind.

Lead- und Opportunity-Felder automatisch aus E-Mails und Anhängen ausfüllen

In den Posteingängen des Vertriebs liegen oft die reichhaltigsten Informationen – aber der Großteil davon landet nie im CRM. Nutzen Sie Claude, um erste Anfragen, RFPs oder angehängte PDFs zu scannen und strukturierte Lead- und Opportunity-Details zu extrahieren: Unternehmensgröße, Use Case, Region, zentrale Anforderungen, Wettbewerber und Fristen.

Sie können einen Workflow einrichten, in dem Reps relevante E-Mail-Threads an eine dedizierte Adresse weiterleiten oder eine Aktion direkt aus dem CRM heraus auslösen. Claude verarbeitet die Inhalte und liefert ein Payload zurück, das auf Ihr CRM-Schema gemappt ist.

System: Sie sind ein Assistent, der Vertriebschancen-Daten für das CRM extrahiert.

User: Extrahieren Sie aus dem folgenden E-Mail-Thread und der Beschreibung 
des Anhangs:
- Firmenname und Website
- Kontaktperson (Name, Rolle)
- Branche
- Use Case / Projektbeschreibung
- Zentrale Anforderungen
- Genannte Wettbewerber
- Budgetsignale (qualitativ)
- Entscheidungszeitraum

Geben Sie die Antwort als JSON mit diesen Feldern zurück. Wenn unbekannt, 
setzen Sie den Wert auf null.

Inhalt:
[E-MAIL-THREAD / TEXT DER RFP HIER EINFÜGEN]

Erwartetes Ergebnis: Schnellere Erstellung neuer Opportunities, höhere Datenvollständigkeit für die Qualifizierung und weniger Copy-and-Paste-Arbeit für Reps.

Follow-up-E-Mails direkt aus CRM-Aktivitäten generieren

Nach jedem Anruf oder Meeting müssen Reps in der Regel eine Follow-up-E-Mail senden, die das Gespräch zusammenfasst und die nächsten Schritte bestätigt. Anstatt bei Null zu beginnen, lassen Sie Claude eine versandfertige E-Mail generieren – basierend auf dem aktuellsten Gesprächstranskript und dem CRM-Kontext (Sales Stage, Produktinteresse, bisherige Kommunikation).

Lösen Sie Claude über einen Button in Ihrem CRM oder aus dem Gesprächsdatensatz heraus aus. Übergeben Sie das Gesprächstranskript und einen kompakten CRM-Snapshot und fordern Sie Claude auf, ein kurzes, freundliches und konkretes Follow-up zu erstellen, das der Rep schnell anpassen kann.

System: Sie sind ein Follow-up-E-Mail-Assistent für SDRs/AEs. 
Sie verfassen klare, prägnante und professionelle Follow-up-E-Mails.

User: Erstellen Sie auf Basis des Transkripts und des CRM-Kontexts 
eine Follow-up-E-Mail.

CRM-Kontext:
- Opportunity-Name: {{opportunity_name}}
- Phase: {{stage}}
- Produkt: {{product}}
- Kontakt: {{contact_name}}, {{role}}

Transkript:
[TRANSKRIPT HIER EINFÜGEN]

Anweisungen:
- Maximal 3 kurze Absätze
- Fassen Sie die Besprechung in 2–3 Bulletpoints zusammen
- Bestätigen Sie vereinbarte nächste Schritte und Daten
- Verwenden Sie einen warmen, aber geschäftlichen Ton

Erwartetes Ergebnis: Die Zeit für das Schreiben von Follow-ups sinkt von 10–15 Minuten auf 2–3 Minuten pro Meeting – bei gleichzeitig konstanterer Qualität und klar erfassten nächsten Schritten.

Qualifizierungskriterien mit Claude-basierten Checklisten standardisieren

Selbst wenn Reps Notizen hinterlegen, variiert die Qualität der Qualifizierung stark. Nutzen Sie Claude, um Ihre standardisierten BANT- oder MEDDIC-Kriterien auf Gespräche anzuwenden und Vorschläge für Scores oder Status je Dimension zu geben. Übergeben Sie das Transkript und Ihre Definitionen der einzelnen Kriterien an Claude und lassen Sie strukturierte Werte ausgeben, die mit Ihren CRM-Feldern abgestimmt sind.

Halten Sie den Menschen in der Schleife: Claude schlägt Qualifizierungswerte vor, und der Rep bestätigt oder korrigiert diese im CRM. So beschleunigen Sie die Datenerfassung und lenken Reps gleichzeitig zu gründlicheren Discovery-Gesprächen.

System: Sie sind ein Assistent für Vertriebsqualifizierung auf Basis von MEDDIC.

User: Analysieren Sie das folgende Gesprächstranskript und schlagen Sie 
MEDDIC-Werte vor.

Definitionen:
- Metrics: Quantifizierbare Ergebnisse, die für den Kunden wichtig sind.
- Economic Buyer: Person mit Budgetverantwortung.
- Decision Criteria: Faktoren, die die Auswahl beeinflussen.
- Decision Process: Schritte und Personen in der Freigabe.
- Identify Pain: Zentrales Geschäftsproblem.
- Champion: Interner Fürsprecher.

Transkript:
[TRANSKRIPT HIER EINFÜGEN]

Geben Sie JSON mit den Schlüsseln aus: metrics, economic_buyer, 
decision_criteria, decision_process, pain, champion. Fügen Sie pro Feld 
jeweils eine kurze Begründung hinzu.

Erwartetes Ergebnis: Konsistentere Qualifizierungsdaten über alle Opportunities hinweg, besseres Coaching-Material für Führungskräfte und höhere Zuverlässigkeit von Forecasts.

Human-in-the-Loop-Review-Flow für kritische Updates einrichten

Um Vertrauen und Datenqualität zu sichern, konfigurieren Sie Claude so, dass Änderungen mit hohem Impact (z. B. Phasenwechsel, Abschlussdaten, Deal-Werte) nur vorgeschlagen, aber niemals automatisch übernommen werden. Bauen Sie in Ihrem CRM eine einfache Review-Queue auf, in der Reps „KI-Vorschläge“ neben den aktuellen Werten sehen und diese mit einem Klick annehmen oder anpassen können.

Protokollieren Sie sowohl den KI-Vorschlag als auch die finale menschliche Entscheidung. Im Zeitverlauf können Sie so analysieren, wo Claude gut performt, wo Prompts nachgeschärft werden müssen und wo Sie grundsätzlich nicht automatisieren sollten. Zudem erhalten Sie einen klaren Audit-Trail für Compliance-sensible Umgebungen.

Beispielbeschreibung für internen Workflow:
1) Claude analysiert die neuesten Aktivitätsnotizen und E-Mails.
2) Es schlägt Folgendes vor: Phase, Forecast-Kategorie, Confidence-%, 
   nächste Aktion.
3) Vorschläge werden in ein Objekt „Vorgeschlagene Updates“ geschrieben, 
   nicht in Live-Felder.
4) Rep oder Manager prüft Vorschläge in einer wöchentlichen Ansicht 
   „Update-Assistent“.
5) Übernommene Vorschläge aktualisieren den Haupt-Opportunity-Datensatz.

Erwartetes Ergebnis: Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Automatisierung und Kontrolle, weniger manueller Aktualisierungsaufwand bei gleichzeitigem Schutz kritischer Forecast- und Umsatzdaten.

Die richtigen KPIs überwachen und Prompts regelmäßig iterieren

Um Ihren Claude-basierten Sales-Copilot wirksam zu halten, müssen Sie Leistung messen und nachsteuern. Definieren Sie operative KPIs wie „durchschnittliche Zeit pro Rep und Woche für CRM-Updates“, „Prozentsatz der Opportunities mit vollständig ausgefüllten Qualifizierungsfeldern“ und „Zeit vom Meeting bis zur erfassten Notiz“. Vergleichen Sie diese Werte vor und nach dem Rollout.

Ergänzen Sie Metriken mit qualitativem Feedback: Fügen Sie ein kurzes Feedback-Feld („War diese Zusammenfassung hilfreich?“) neben KI-generierten Inhalten ein. Nutzen Sie dieses Input, um Prompts zu verfeinern, Feldzuordnungen anzupassen oder zu ändern, wofür Claude verantwortlich ist.

Erwartete Ergebnisse: Viele Teams können realistisch eine Reduktion manueller Datenerfassung um 20–40 % anstreben, >90 % Vollständigkeit bei zentralen CRM-Feldern sowie schnellere und verlässlichere Pipeline-Reviews innerhalb von 8–12 Wochen nach Implementierung und Optimierung dieser Workflows.

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Häufig gestellte Fragen

Claude reduziert Datenerfassung, indem es unstrukturierte Vertriebsinteraktionen in strukturierte CRM-Daten verwandelt. Es kann Gesprächstranskripte, E-Mail-Threads und Dokumente lesen und daraus standardisierte Gesprächsnotizen erzeugen, nicht-kritische CRM-Felder (Pain Points, Stakeholder, nächste Schritte) ausfüllen und Follow-up-E-Mails für die Reps entwerfen.

Statt alles manuell zu tippen, prüfen Reps Claude-Ausgaben schnell und geben sie frei. In der Praxis kann dies die Zeit für Notizen und Admin pro Meeting von 15–20 Minuten auf nur wenige Minuten senken – bei gleichzeitig höherer Datenvollständigkeit.

Sie brauchen kein großes Data-Science-Team, um zu starten. Typischerweise benötigen Sie:

  • Eine(n) CRM-Administrator(in) oder technischen Owner, der/die Ihr Datenmodell und Ihre APIs versteht.
  • Eine(n) Entwickler(in) oder Low-Code-Spezialist(in), um Claude mit Ihrem CRM, E-Mail- oder Call-Tool zu verbinden.
  • Sales Ops oder Enablement, um Vorlagen, Qualifizierungskriterien und Workflows zu definieren.
  • Eine kleine Gruppe von Reps, die bereit sind, einen Pilot zu fahren und Feedback zu geben.

Reruption arbeitet üblicherweise mit dieser funktionsübergreifenden Gruppe, um Prompts zu designen, eine leichtgewichtige Integrationsschicht zu bauen und einen fokussierten Pilot aufzusetzen. Darauf aufbauend können Sie das, was funktioniert, skalieren und industrialisieren.

Bei einem gut abgegrenzten Use Case wie der Gesprächszusammenfassung direkt ins CRM können Sie innerhalb weniger Wochen greifbare Ergebnisse sehen. Aus unserer Erfahrung gilt:

  • Woche 1–2: Workflows, Prompts und Integrationspunkte definieren; einen Basis-Prototyp bauen.
  • Woche 3–4: Pilot mit einer kleinen Vertriebsgruppe durchführen, eingesparte Zeit und Datenqualität messen.
  • Woche 5–8: Prompts verfeinern, auf mehr Reps ausweiten, zusätzliche Use Cases ergänzen (Follow-ups, Qualifizierungsfelder).

Die meisten Organisationen sehen klare Zeiteinsparungen und höhere CRM-Vollständigkeit innerhalb der ersten 4–8 Wochen – insbesondere, wenn die Adoption aktiv durch Enablement und Leadership unterstützt wird.

Die direkten Nutzungskosten von Claude (API- oder Plattformzugang) sind im Vergleich zu Vertriebskapazitäten in der Regel gering. Die Hauptinvestitionen liegen in der initialen Integration, im Workflow-Design und in der laufenden Optimierung. Diese lassen sich oft schlank halten, wenn Sie sich zunächst auf wenige, wirkungsstarke Use Cases konzentrieren.

Auf der ROI-Seite ist es realistisch, folgende Ziele anzustreben:

  • 20–40 % weniger Zeitaufwand pro Rep für Admin- und Datenerfassungsaufgaben.
  • Höhere Vollständigkeit von Opportunity- und Kontaktdaten (oft >90 % bei Schlüssel­feldern).
  • Genauere und aktuellere Pipeline-Transparenz für das Management.

Schon eine moderate Zeiteinsparung von 30 Minuten pro Rep und Tag führt zu deutlich mehr Verkaufszeit und Umsatzpotenzial – und übersteigt damit bei den meisten B2B-Vertriebsteams die Implementierungs- und Betriebskosten deutlich.

Reruption hilft Ihnen, den Schritt von Ideen zu einem funktionierenden KI-Copilot für Ihr Vertriebsteam schnell und sicher zu gehen. Wir starten mit einem fokussierten KI-PoC für 9.900 €, um zu beweisen, dass Claude Ihre spezifischen Workflows zuverlässig abbilden kann – zum Beispiel, indem echte Gesprächstranskripte und E-Mails aus Ihrem Vertrieb in CRM-fertige Daten umgewandelt werden.

Mit unserem Co-Preneur-Ansatz arbeiten wir nicht nur auf Foliensätzen, sondern eingebettet in Ihrem Team: Use Cases definieren, Prompts designen, notwendige Integrationen bauen und auf Basis von realem Rep-Feedback iterieren. Nach dem PoC erhalten Sie eine Umsetzungs-Roadmap – und wir können Sie durch Rollout, Governance und kontinuierliche Optimierung begleiten, damit die Lösung zu einem festen Bestandteil der Arbeitsweise Ihrer Vertriebsorganisation wird und nicht in der Pilotphase steckenbleibt.

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