Die Herausforderung: Langsame Angebotserstellung

Vertriebsteams wissen, dass die Uhr tickt, sobald ein Interessent sagt: „Schicken Sie mir ein Angebot.“ Dennoch bedeutet das Erstellen individueller Angebote und Follow-up-E-Mails in vielen Organisationen immer noch: alte Dokumente durchsuchen, Inhalte kopieren und Preise, Leistungsumfang und Nutzen manuell anpassen. Bis eine saubere Version fertig ist, ist die Aufmerksamkeit des Käufers bereits gesunken.

Traditionelle Ansätze stützen sich auf starre Vorlagen, implizites Wissen in den Köpfen einzelner Vertriebsmitarbeitenden und voneinander getrennte Systeme. Reps setzen Informationen aus CRM, Tabellenkalkulationen und Produkt-PDFs zusammen und formatieren dann alles in Word oder PowerPoint. Selbst mit CPQ-Tools müssen große Teile der Value Proposition, Use-Case-Einordnung und Executive Summary weiterhin von Grund auf neu geschrieben werden. Das Ergebnis: lange Durchlaufzeiten, schwankende Qualität und ein Prozess, der mit Volumen und Komplexität heutiger Deals schlicht nicht skalierbar ist.

Die geschäftlichen Auswirkungen sind erheblich. Langsame Angebote bedeuten verlorene Dynamik im Vertriebszyklus, mehr No-Decisions und Raum für schnellere Wettbewerber, die mit ausgearbeiteten Angeboten auftreten. Manuelle Bearbeitung erhöht das Risiko von Fehlern bei Preisen oder Konditionen, was zu Margenverlusten, Nacharbeit mit Legal und Finance oder beschädigtem Vertrauen bei Interessenten führen kann. Das Management erhält eine weniger verlässliche Pipeline-Transparenz, weil es keinen standardisierten Weg gibt, festzuhalten, was wem wann tatsächlich angeboten wurde.

Die gute Nachricht: Dieses Problem ist lösbar. Mit dem richtigen Einsatz von KI-Copiloten wie ChatGPT können Sie Gesprächsnotizen, CRM-Daten und Preisregeln in wenigen Minuten in vollständige Angebotsentwürfe verwandeln – bei voller Kontrolle über Tonalität, Compliance und Margen. Bei Reruption haben wir gesehen, wie KI-gestützte Dokumentenerstellung komplexe Wissensarbeit radikal vereinfachen kann – und dieselben Prinzipien gelten für Vertriebsangebote. Im weiteren Verlauf dieser Seite finden Sie praxisnahe Hinweise, wie Sie Ihren Angebotsprozess mit KI neu gestalten und wo Sie starten, ohne Ihren bestehenden Vertriebsbetrieb zu gefährden.

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Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus Reruptions Arbeit beim Aufbau KI-gestützter Workflows und interner Tools sehen wir ein wiederkehrendes Muster: Die Organisationen, die mit ChatGPT für Vertriebsangebote erfolgreich sind, hängen es nicht einfach an ihren bestehenden Prozess an. Sie nutzen es, um den Informationsfluss aus CRM, Pricing und Discovery-Notizen in einen strukturierten, wiederholbaren Angebotsmotor neu zu gestalten. Anstatt ChatGPT als schicke Textbearbeitung zu betrachten, sehen sie es als Angebots-Copilot, der in ihren Sales-Stack eingebettet ist – mit klaren Leitplanken für Daten, Tonalität und Freigaben.

Gestalten Sie den Angebotsprozess neu – beschleunigen Sie ihn nicht nur

Der erste strategische Schritt besteht darin, langsame Angebotserstellung als Problem des Prozessdesigns zu behandeln, nicht als Problem der Tippgeschwindigkeit. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeitenden weiterhin Informationen im CRM suchen, veraltete Preislisten interpretieren und sich merken müssen, welche Benefits für welche Segmente relevant sind, führt das bloße Hinzufügen von ChatGPT nur zu hübscheren, aber weiterhin inkonsistenten Dokumenten.

Skizzieren Sie Ihren End-to-End-Angebotsworkflow: Inputs (Gesprächsnotizen, Opportunity-Felder, Produktkonfigurationen), Entscheidungen (Preise, Rabatte, Konditionen) und Outputs (Angebots-PDF, E-Mail-Zusammenfassung, interne Freigaben). Definieren Sie dann, wo ChatGPT als Orchestrator agieren soll: strukturierte Inputs in Narrative übersetzen, Cross-Sell-Positionen vorschlagen oder Executive Summaries schreiben. So stellen Sie sicher, dass KI einen gut designten Prozess verstärkt, statt Chaos zu automatisieren.

Bringen Sie Vertrieb, Legal und Finance zuerst auf gemeinsame Leitplanken

Der Einsatz von KI für die Angebotserstellung betrifft weit mehr als nur das Vertriebsteam. Legal kümmert sich um Klauseln und Haftungstexte. Finance achtet auf Rabatte und Margeneffekte. Marketing sorgt sich um Markenstimme und Positionierung. Wenn diese Stakeholder nicht abgestimmt sind, entstehen Schatten-Workflows, in denen Reps ChatGPT informell nutzen und Freigaben zum Engpass werden.

Bevor Sie skalieren, entwickeln Sie gemeinsam einen Satz freigegebener Vorlagen, Klauseln und Preisregeln, an die ChatGPT sich halten muss. Entscheiden Sie, was automatisch generiert werden darf, was vorgegebenen Textbausteinen folgen muss und was immer einer menschlichen Prüfung bedarf. Das reduziert nicht nur Risiken, sondern schafft Vertrauen in das KI-System und erleichtert die Akzeptanz in der gesamten Organisation.

In wiederverwendbaren Bausteinen denken, nicht in einmaligen Prompts

Ein häufiger Fehler besteht darin, jede:n Vertriebsmitarbeitende:n eigene Prompts für das Erstellen von Angeboten mit ChatGPT entwickeln zu lassen. Das bringt zwar schnelle Einzelerfolge, führt aber zu Fragmentierung und macht zentrale Weiterentwicklung unmöglich. Denken Sie stattdessen in wiederverwendbaren Bausteinen: eine standardisierte Discovery-Zusammenfassung, eine Problemstellung, eine Lösungsübersicht, Wertbegründung, Preisteil und Implementierungsplan.

Definieren Sie standardisierte Prompt-Vorlagen, die diese Bausteine anhand von Opportunity-Daten und Produktauswahl zusammensetzen. Sales Operations oder Sales Enablement kann diese Vorlagen verantworten und weiterentwickeln, während Reps die finalen 10–20% anpassen. So erzielen Sie Konsistenz in Struktur und Botschaft bei gleichzeitigem Raum für Personalisierung dort, wo sie wirklich zählt.

Bereiten Sie Ihre Datenbasis vor, bevor Sie vollständig automatisieren

ChatGPT ist nur so gut wie die Daten, die Sie bereitstellen. Wenn CRM-Felder unvollständig sind, Preistabellen veraltet und Produktunterlagen verstreut liegen, werden Ihre KI-generierten Angebote genau dieses Chaos widerspiegeln. Strategischer Erfolg hängt davon ab, Ihre Datenqualität kritisch zu prüfen, bevor Sie die Angebotserstellung End-to-End automatisieren.

Priorisieren Sie eine kleine Menge hochrelevanter Felder, die für jede Opportunity verlässlich erfasst werden müssen (z. B. Branche, zentrale Herausforderungen, Rolle der Entscheidenden, Budgetrahmen, interessierende Produkte). Standardisieren Sie, wie und wann diese Felder gepflegt werden. Je besser Ihre strukturierten Daten, desto präziser kann ChatGPT Botschaften zuschneiden, passende Fallbeispiele auswählen und Upsell-Optionen vorschlagen.

Mit einem fokussierten Pilot und klaren Erfolgskennzahlen starten

Anstatt KI-generierte Angebote sofort für alle Segmente auszurollen, starten Sie mit einem engen, aber relevanten Scope: zum Beispiel Mid-Market-Deals in einer Region oder Renewals mit vordefiniertem Produktbundle. Definieren Sie klare KPIs im Vorfeld: durchschnittliche Zeit von „Angebot angefragt“ bis „Angebot versendet“, Veränderung der Win-Rate und eingesparte Vertriebszeit pro Deal.

Führen Sie den Pilot mit einer kleinen Gruppe motivierter Reps und einer Vertriebsführungskraft durch, die die Veränderung aktiv trägt. Nutzen Sie deren Feedback, um Prompts, Vorlagen und Integrationspunkte mit Ihrem CRM oder CPQ zu verfeinern. So reduzieren Sie das Risiko und schaffen eine konkrete Business Case-Grundlage für die Skalierung – anstelle einer vagen „Wir haben KI ausprobiert“-Story.

Strategisch eingesetzt kann ChatGPT die Angebotserstellung von einem Engpass in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln: schnellere Durchlaufzeiten, konsistentere Botschaften und weniger manuelle Administration für Ihr Vertriebsteam. Entscheidend ist, Workflows neu zu gestalten, Stakeholder auszurichten und wiederverwendbare Bausteine statt isolierter Prompts aufzubauen. Bei Reruption sind wir darauf spezialisiert, Ideen wie „KI für Angebotserstellung“ in funktionsfähige, sichere Prototypen und anschließend in produktionsreife Tools zu überführen, die in Ihr CRM eingebettet sind. Wenn Sie erkunden möchten, wie das in Ihrer Umgebung aussehen könnte, tauchen wir gerne gemeinsam mit Ihren Vertriebs- und IT-Teams in die Details ein.

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Fallbeispiele aus der Praxis

Von Gesundheitswesen bis Nachrichtenmedien: Erfahren Sie, wie Unternehmen ChatGPT erfolgreich einsetzen.

AstraZeneca

Gesundheitswesen

In der stark regulierten pharmazeutischen Industrie stand AstraZeneca unter erheblichem Druck, die Wirkstoffforschung und klinischen Studien zu beschleunigen, die traditionell 10–15 Jahre dauern und Milliarden kosten, bei geringen Erfolgsraten von unter 10 %. Datensilos, strenge Compliance-Anforderungen (z. B. FDA-Regularien) und manuelle Wissensarbeit behinderten die Effizienz in F&E und Geschäftsbereichen. Forschende hatten Schwierigkeiten, riesige Datensets aus 3D-Bildgebung, Literaturauswertungen und Protokollentwürfen zu analysieren, was zu Verzögerungen bei der Therapiefindung für Patienten führte. Die Skalierung von KI wurde durch Datenschutz-Bedenken, Integration in Altsysteme und die Sicherstellung verlässlicher KI-Ergebnisse in einem hochkritischen Umfeld erschwert. Ohne schnelle Adoption riskierte AstraZeneca, gegenüber Wettbewerbern zurückzufallen, die KI für schnellere Innovationen zur Erreichung der 2030-Ziele nutzten.

Lösung

AstraZeneca startete eine unternehmensweite Strategie für generative KI und setzte ChatGPT Enterprise ein, maßgeschneidert für Pharma-Workflows. Dazu gehörten KI-Assistenten für die Analyse 3D-molekularer Bildgebung, automatische Entwürfe von Protokollen für klinische Studien und die Synthese von Wissen aus wissenschaftlicher Literatur. Sie gingen Partnerschaften mit OpenAI für sichere, skalierbare LLMs ein und investierten in Schulungen: Rund 12.000 Mitarbeitende aus F&E und anderen Funktionen schlossen bis Mitte 2025 GenAI-Programme ab. Infrastruktur-Upgrades wie AMD Instinct MI300X GPUs optimierten das Modelltraining. Governance-Rahmen stellten Compliance sicher, mit menschlicher Validierung in kritischen Aufgaben. Der Rollout erfolgte phasenweise von Pilotprojekten in 2023–2024 bis zur vollständigen Skalierung 2025, mit Schwerpunkt auf der Beschleunigung der F&E durch GenAI für Moleküldesign und Real-World-Evidence-Analysen.

Ergebnisse

  • ~12.000 Mitarbeitende bis Mitte 2025 in generativer KI geschult
  • 85–93 % der Mitarbeitenden berichteten von Produktivitätssteigerungen
  • 80 % der Medical Writer fanden KI-Protokollentwürfe nützlich
  • Signifikante Reduktion der Trainingszeit für Life-Sciences-Modelle durch MI300X-GPUs
  • Hohe AI-Maturity-Bewertung laut IMD-Index (weltweit oben)
  • GenAI ermöglicht schnellere Studienplanung und Dosiswahl
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AT&T

Telekommunikation

Als führender Netzbetreiber verwaltet AT&T eines der weltweit größten und komplexesten Netzwerke, das Millionen von Funkzellen, Glasfasern und 5G-Infrastruktur umfasst. Die zentralen Herausforderungen umfassten ineffiziente Netzplanung und -optimierung, etwa die Festlegung optimaler Standorte für Funkzellen und die Frequenzakquisition vor dem Hintergrund explodierender Datenanforderungen durch den 5G-Rollout und das Wachstum des IoT. Traditionelle Methoden beruhten auf manueller Analyse, was zu suboptimaler Ressourcenzuteilung und höheren Kapitalaufwendungen führte. Zusätzlich verursachte die reaktive Netzwartung häufige Ausfälle, da die Anomalieerkennung nicht mit den Echtzeitanforderungen Schritt hielt. Probleme proaktiv zu erkennen und zu beheben war entscheidend, um Ausfallzeiten zu minimieren, doch die enormen Datenmengen aus Netzwerksensoren überforderten die Altsysteme. Dies führte zu erhöhten Betriebskosten, Kundenunzufriedenheit und verzögerter 5G-Bereitstellung. AT&T benötigte skalierbare KI, um Ausfälle vorherzusagen, Selbstheilung zu automatisieren und die Nachfrage präzise zu prognostizieren.

Lösung

AT&T integrierte Maschinelles Lernen und Vorhersageanalytik über seine AT&T Labs und entwickelte Modelle für das Netzwerkdesign, einschließlich Spektrum-Refarming und Optimierung von Funkzellenstandorten. KI-Algorithmen analysieren Geodaten, Verkehrsprofile und historische Leistungsdaten, um ideale Standorte für Sendemasten zu empfehlen und so Baukosten zu reduzieren. Für den Betrieb nutzen Systeme zur Anomalieerkennung und Selbstheilung prädiktive Modelle auf NFV (Network Function Virtualization), um Ausfälle vorherzusagen und automatisierte Behebungen durchzuführen, etwa durch Umleitung von Traffic. Kausale KI geht über Korrelationen hinaus und liefert Ursachenanalysen bei Abwanderung und Netzproblemen. Die Implementierung umfasste Edge-to-Edge-Intelligenz und die Bereitstellung von KI in den Arbeitsabläufen von über 100.000 Ingenieurinnen und Ingenieuren.

Ergebnisse

  • Milliarden von Dollar an Einsparungen bei Netzwerkkosten
  • 20–30% Verbesserung der Netzauslastung und Effizienz
  • Signifikante Reduktion von Vor-Ort-Einsätzen (Truck Rolls) und manuellen Eingriffen
  • Proaktive Erkennung von Anomalien, die größere Ausfälle verhindert
  • Optimierte Standortwahl für Funkzellen, die CapEx um Millionen reduziert
  • Bis zu 40% bessere Genauigkeit bei 5G-Nachfrageprognosen
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Airbus

Luft- und Raumfahrt

In der Flugzeugentwicklung sind Computational Fluid Dynamics (CFD)-Simulationen essenziell, um den Luftstrom um Tragflächen, Rümpfe und neuartige Konfigurationen vorherzusagen — entscheidend für Treibstoffeffizienz und Emissionsreduzierung. Herkömmliche hochgenaue RANS-Solver benötigen jedoch Stunden bis Tage pro Lauf auf Supercomputern, wodurch Ingenieure nur wenige Dutzend Iterationen pro Designzyklus durchführen können und die Innovationsfähigkeit für nächste Generationen wie das hydrogenbetriebene ZEROe eingeschränkt wird. Dieses Rechenengpassproblem war besonders akut im Kontext von Airbus' Vorstoß zur Dekarbonisierung der Luftfahrt bis 2035, bei dem komplexe Geometrien eine umfassende Exploration erfordern, um Auftriebs-Widerstands-Verhältnisse zu optimieren und gleichzeitig Gewicht zu minimieren. Kooperationen mit DLR und ONERA zeigten den Bedarf an schnelleren Werkzeugen auf, da manuelle Abstimmungen nicht skalieren, um die Tausenden Varianten zu testen, die für laminares Strömungsverhalten oder Blended-Wing-Body-Konzepte nötig sind.

Lösung

Maschinelle Lern-Surrogatmodelle, einschließlich physik-informierter neuronaler Netze (PINNs), wurden auf umfangreichen CFD-Datensätzen trainiert, um komplette Simulationen in Millisekunden zu emulieren. Airbus integrierte diese in eine generative Design-Pipeline, in der KI Druckfelder, Geschwindigkeiten und Kräfte vorhersagt und dabei die Navier-Stokes-Physik über hybride Verlustfunktionen zur Genauigkeit erzwingt. Die Entwicklung umfasste die Aufbereitung von Millionen von Simulations-Snapshots aus Legacy-Läufen, GPU-beschleunigtes Training und iterative Feinabstimmung mit experimentellen Windkanaldaten. Dadurch wurden schnelle Iterationen möglich: Die KI sichtet Designs, während hochauflösende CFD nur die besten Kandidaten verifiziert, wodurch der Gesamtaufwand um Größenordnungen reduziert wird und gleichzeitig ein <5% Fehler bei Schlüsselmetriken gehalten wird.

Ergebnisse

  • Simulationszeit: 1 Stunde → 30 ms (120.000x Beschleunigung)
  • Design-Iterationen: +10.000 pro Zyklus im gleichen Zeitraum
  • Vorhersagegenauigkeit: 95%+ für Auftriebs-/Widerstandskoeffizienten
  • 50% Verkürzung der Designphasenlaufzeit
  • 30–40% weniger hochauflösende CFD-Läufe erforderlich
  • Treibstoffverbrauchsoptimierung: bis zu 5% Verbesserung in Vorhersagen
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Amazon

Einzelhandel

In der weiten E‑Commerce‑Landschaft stehen Online‑Käufer vor erheblichen Hürden bei der Produktsuche und Entscheidungsfindung. Bei Millionen von Produkten fällt es Kund:innen häufig schwer, Artikel zu finden, die genau ihren Anforderungen entsprechen, Optionen zu vergleichen oder schnelle Antworten auf nuancierte Fragen zu Funktionen, Kompatibilität und Nutzung zu erhalten. Traditionelle Suchleisten und statische Auflistungen stoßen an ihre Grenzen, was zu Warenkorbabbrüchen von branchenweit bis zu 70 % und verlängerten Entscheidungszeiträumen führt, die Nutzer:innen frustrieren. Amazon, das über 300 Millionen aktive Kund:innen bedient, sah sich besonders während Spitzenereignissen wie dem Prime Day mit stark steigenden Anfragevolumina konfrontiert. Käufer:innen verlangten personalisierte, konversationelle Unterstützung ähnlich der Hilfe im Laden, doch die Skalierung menschlicher Unterstützung war nicht möglich. Zu den Problemen gehörten die Bewältigung komplexer Multi‑Turn‑Anfragen, die Einbindung von Echtzeit‑Bestands‑ und Preisangaben sowie die Sicherstellung, dass Empfehlungen Sicherheits‑ und Genauigkeitsstandards erfüllen vor einem Katalog von über $500B.

Lösung

Amazon entwickelte Rufus, einen generativen, KI‑gestützten konversationellen Einkaufsassistenten, der in die Amazon Shopping‑App und die Desktop‑Version integriert ist. Rufus nutzt ein maßgeschneidertes Large Language Model (LLM), das auf Amazons Produktkatalog, Kundenbewertungen und Webdaten feinabgestimmt wurde, um natürliche, mehrstufige Gespräche zu führen, Fragen zu beantworten, Produkte zu vergleichen und maßgeschneiderte Empfehlungen zu geben. Angetrieben von Amazon Bedrock für Skalierbarkeit und AWS Trainium/Inferentia‑Chips für effiziente Inferenz, skaliert Rufus zu Millionen von Sitzungen ohne spürbare Latenz. Es integriert agentische Fähigkeiten für Aufgaben wie Warenkorb‑Hinzufügen, Preisverfolgung und Deal‑Suche und überwindet frühere Personalisierungsgrenzen durch sicheren Zugriff auf Nutzungsverlauf und Präferenzen. Die Implementierung erfolgte iterativ: Beginnend mit einer Beta im Februar 2024, Ausweitung auf alle US‑Nutzer bis September und anschließende globale Rollouts, wobei Halluzinationsrisiken durch Grounding‑Techniken und Mensch‑in‑der‑Schleife‑Sicherungen adressiert wurden.

Ergebnisse

  • 60 % höhere Kaufabschlussrate bei Rufus‑Nutzer:innen
  • Prognostizierte zusätzliche Umsätze von $10B durch Rufus
  • 250M+ Kund:innen nutzten Rufus im Jahr 2025
  • Monatlich aktive Nutzer:innen +140 % YoY
  • Interaktionen stiegen um 210 % YoY
  • Black‑Friday‑Verkaufssitzungen +100 % mit Rufus
  • Kürzlicher Anstieg der Rufus‑Nutzer:innen um 149 %
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American Eagle Outfitters

Bekleidungs-Einzelhandel

In der wettbewerbsintensiven Bekleidungs-Einzelhandel-Landschaft stand American Eagle Outfitters vor erheblichen Herausforderungen in den Ankleidekabinen, wo Kund:innen nach Styling-Beratung, präziser Größenempfehlung und ergänzenden Artikelvorschlägen verlangen, ohne auf überlastete Mitarbeitende warten zu müssen . Während Stoßzeiten führten Personalknappheiten häufig dazu, dass frustrierte Käufer:innen Waren zurückließen, die Anprobefrequenz sanken und Konversionschancen verpasst wurden, da traditionelle In-Store-Erfahrungen hinter der personalisierten E‑Commerce-Welt zurückblieben . Frühe Ansätze wie Beacon-Technologie im Jahr 2014 verdoppelten zwar die Wahrscheinlichkeit des Betretens der Umkleide, fehlte es ihnen jedoch an Tiefe für Echtzeit-Personalisierung . Hinzu kamen Daten-Silos zwischen Online und Offline, die einheitliche Kundenkenntnisse erschwerten und es schwierig machten, Artikel dynamisch an individuelle Stilpräferenzen, Körpertypen oder sogar Hauttöne anzupassen. American Eagle benötigte eine skalierbare Lösung, um Engagement und Kundentreue in Flagship-Stores zu steigern und gleichzeitig mit KI breiter zu experimentieren .

Lösung

American Eagle ging eine Partnerschaft mit Aila Technologies ein, um interaktive Ankleidekabinen-Kioske einzusetzen, die von Computervision und Maschinellem Lernen angetrieben werden; diese wurden 2019 in Flagship-Filialen in Boston, Las Vegas und San Francisco eingeführt . Kund:innen scannen Kleidungsstücke über iOS-Geräte, wodurch CV‑Algorithmen die Artikel identifizieren und ML‑Modelle — trainiert auf Kaufhistorie und Google Cloud‑Daten — optimale Größen, Farben und Outfit‑Ergänzungen vorschlagen, zugeschnitten auf inferierte Stilpräferenzen . Integriert mit den ML-Funktionen von Google Cloud ermöglicht das System Echtzeit-Empfehlungen, Benachrichtigungen an Mitarbeitende und nahtlose Bestandsabfragen und entwickelte sich von Beacon‑Gimmicks zu einem vollwertigen smarten Assistenten . Dieser experimentelle Ansatz, gefördert vom CMO Craig Brommers, fördert eine KI‑Kultur für Personalisierung im großen Maßstab .

Ergebnisse

  • Zweistellige Conversion-Steigerungen durch KI‑Personalisierung
  • 11% Wachstum der vergleichbaren Verkäufe für die Marke Aerie im Q3 2025
  • 4% Anstieg der gesamten vergleichbaren Verkäufe im Q3 2025
  • 29% EPS‑Wachstum auf $0,53 im Q3 2025
  • Verdoppelte Anprobewahrscheinlichkeit in Ankleidekabinen durch frühe Technik
  • Rekordumsatz im Q3 von $1,36 Mrd.
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Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

Discovery-Notizen in strukturierte Inputs für ChatGPT verwandeln

Der schnellste Weg, die Automatisierung von Vertriebsangeboten zu verbessern, besteht darin, zu standardisieren, wie Discovery-Informationen erfasst und an ChatGPT übergeben werden. Nach jedem Gespräch sollten Reps eine knappe, strukturierte Zusammenfassung haben, die die KI verlässlich verarbeiten kann. Diese kann aus Call-Transkripten, manuellen Notizen oder einer Kombination aus beidem stammen.

Erstellen Sie ein Standardschema mit Feldern wie: Kundenkontext, wichtigste Schmerzpunkte, Stakeholder, Erfolgskriterien, Risiken und Zeitplan. Sie können ChatGPT dabei helfen lassen, rohe Notizen in diese Struktur zu überführen und diese dann als Basis für die Angebotserstellung wiederverwenden.

Prompt für die Strukturierung von Discovery-Notizen:
Sie sind ein Assistent für Vertriebsgespräche. Erstellen Sie auf Basis der untenstehenden Rohnotizen eine strukturierte Zusammenfassung mit folgenden Abschnitten:
- Unternehmenskontext
- Zentrale Herausforderungen (Stichpunkte)
- Aktuelle Tools / Prozesse
- Entscheidungsträger und ihre Rollen
- Erfolgskriterien
- Signale zu Budget / Zeitplan

Rohnotizen:
[Gesprächstranskript oder Notizen hier einfügen]

Sobald diese strukturierte Zusammenfassung existiert, können Sie sie in nachgelagerte Prompts einspeisen, die maßgeschneiderte Angebote mit gleichbleibender Qualität generieren.

ChatGPT nutzen, um vollständige Angebote aus CRM- und Preisdaten zu entwerfen

Mit strukturierten Discovery-Daten im Platz ist der nächste Schritt, ChatGPT vollständige Angebotsdokumente auf Basis von CRM-Feldern und Preisregeln entwerfen zu lassen. Ziel ist nicht, Angebote ohne Prüfung zu versenden, sondern Reps in wenigen Minuten einen zu 80 % fertigen Entwurf zu liefern.

Kombinieren Sie Opportunity-Details (Branche, Größe, Produkte, Deal-Volumen) mit Preis-Konfiguration und Discovery-Zusammenfassung in einem einzigen Prompt. Definieren Sie die Abschnitte, die jedes Angebot enthalten soll: Executive Summary, Problemstellung, vorgeschlagene Lösung, Mehrwert und ROI, Preisübersicht und nächste Schritte.

Prompt für die Angebotserstellung:
Sie sind ein Angebots-Copilot für ein B2B-Unternehmen.

Verwenden Sie die untenstehenden Daten und erstellen Sie ein kundenfertiges Angebot mit diesen Abschnitten:
1. Executive Summary (max. 2 Absätze)
2. Herausforderungen des Kunden
3. Vorgeschlagene Lösung (Features mit Herausforderungen verknüpfen)
4. Implementierungsansatz & Zeitplan
5. Preisübersicht (nur bereitgestellte Preise verwenden, keine Annahmen)
6. Geschäftlicher Mehrwert & ROI
7. Nächste Schritte / Call-to-Action

Tonfall: professionell, prägnant, nutzenorientiert, ohne Hype.

Kunden- & Deal-Daten:
[CRM-Felder und strukturierte Discovery-Zusammenfassung einfügen]

Preisdaten und Rahmenbedingungen:
[Produkte, Listenpreise, zulässige Rabattspanne einfügen oder beschreiben]

Integrationen können die Datenbeschaffung automatisieren, aber selbst Copy-Paste aus dem CRM reicht aus, um den Ansatz zu validieren und Zeiteinsparungen zu messen.

Wiederverwendbare Snippets für rechtlich und compliance-kritische Abschnitte erstellen

Abschnitte wie Konditionen, SLAs und Datenschutz können oft nicht frei generiert werden. Erstellen Sie stattdessen freigegebene Textbausteine mit Varianten für verschiedene Regionen, Dealgrößen oder Branchen. Die Rolle von ChatGPT besteht dann darin, die passenden Bausteine anhand des Deal-Kontexts auszuwählen und zusammenzustellen – nicht darin, juristische Formulierungen zu erfinden.

Speichern Sie diese Snippets in einer einfachen Bibliothek (anfangs reicht ein Dokument oder ein internes Wiki) und verweisen Sie in Ihren Prompts explizit darauf. So bleiben Sie compliant und gewinnen trotzdem Geschwindigkeit bei Narrativ und Individualisierung.

Prompt für die Zusammenstellung rechtlicher / kommerzieller Abschnitte:
Sie sind ein Assistent für die Angebotszusammenstellung.

Verwenden Sie NUR die folgenden freigegebenen Klauseln. Formulieren Sie KEINE neuen Texte.

Freigegebene Klauseln:
- Standardkonditionen (alle Regionen): [...]
- Enterprise-Zusatzmodul: [...]
- Auftragsverarbeitung (EU): [...]

Deal-Kontext:
- Region: EU
- Dealgröße: Mid-Market

Aufgabe: Wählen Sie die passenden Klauseln aus und formatieren Sie sie als Abschnitt „Kommerzielle Konditionen“ für ein Angebot.

Dieser Ansatz kombiniert die Formatierungs- und Auswahlfähigkeiten von ChatGPT mit der Sicherheit vorab freigegebener Inhalte.

Follow-up-E-Mails und Zusammenfassungen aus dem Angebotsentwurf automatisieren

Ist ein Angebot einmal erstellt, müssen Reps weiterhin Follow-up-E-Mails und interne Notizen schreiben. Nutzen Sie ChatGPT als Follow-up-Copilot, um zielgruppenspezifische E-Mails für unterschiedliche Stakeholder sowie interne Zusammenfassungen für Account-Teams zu generieren.

Geben Sie ChatGPT den finalen (oder nahezu finalen) Angebotstext und lassen Sie verschiedene Outputs generieren: eine kurze E-Mail für den Economic Buyer, eine technischere Nachricht für den Champion und eine einabsätzige Zusammenfassung für Ihr CRM.

Prompt für die Generierung von Follow-up-E-Mails:
Sie sind ein Assistent für Vertriebs-E-Mails.

Hier ist der finale Angebotstext:
[Angebot einfügen]

1) Verfassen Sie eine prägnante Follow-up-E-Mail an den Economic Buyer:
- 2 kurze Absätze
- Zentrale Mehrwertpunkte zusammenfassen
- 2 konkrete nächste Schritte vorschlagen

2) Verfassen Sie eine interne CRM-Notiz mit folgender Zusammenfassung:
- Problem, das wir lösen
- Zentrale Lösungskomponenten
- Kommerzielle Struktur (High-Level)
- Vereinbarter nächster Schritt und Datum

So eliminieren Sie repetitive Schreibarbeit und stellen konsistente Botschaften über alle Touchpoints sicher.

Qualitätsprüfungen und Erkennung von Red Flags einbetten

Um Fehler zu vermeiden, bauen Sie Qualitätschecks in Ihren ChatGPT-Workflow ein. Nachdem ein Angebotsentwurf erstellt wurde, führen Sie einen zweiten Prompt aus, der ihn auf Inkonsistenzen, fehlende Informationen oder riskante Formulierungen (z. B. uneingeschränkte Garantien) prüft.

Bitten Sie ChatGPT, Probleme hervorzuheben, statt sie stillschweigend zu korrigieren, damit Reps die Kontrolle behalten und entscheiden können, was angepasst werden soll.

Prompt für Angebots-QA:
Sie sind ein QA-Assistent für Vertriebsangebote.

Prüfen Sie das untenstehende Angebot und listen Sie alle Probleme unter folgenden Überschriften auf:
- Fehlende Informationen (z. B. Daten, Namen, Preisdaten)
- Widersprüchliche oder inkonsistente Aussagen
- Überzogene Zusagen (z. B. Garantien, unbegrenzt, etc.)
- Formatierungsprobleme, die die Lesbarkeit beeinträchtigen

Angebot:
[Angebotsentwurf einfügen]

Dieser zusätzliche Schritt dauert in der Regel nur Sekunden, kann aber teure Fehler und Nacharbeit verhindern.

Zeitersparnis und Einfluss auf die Durchlaufzeit messen

Um den Wert zu belegen und Ihren Ansatz zu verfeinern, instrumentieren Sie Ihren KI-gestützten Angebotsprozess mit einfachen Kennzahlen. Messen Sie, wie lange es von der Anfrage bis zum ersten Entwurf und vom ersten Entwurf bis zur finalen Version dauert – vor und nach der Einführung von ChatGPT. Erfassen Sie, wie viele Angebote ein:e Vertriebsmitarbeitende:r pro Woche ohne Qualitätsverlust bearbeiten kann.

Kombinieren Sie diese operativen Kennzahlen mit Business-Outcomes: Veränderungen bei Time-to-Quote, Win-Rates bei Opportunities mit KI-unterstützten Angeboten und Länge des Vertriebszyklus. Selbst konservative Implementierungen erreichen häufig eine Reduktion der Entwurfszeit um 30–50 % und deutlich schnellere Reaktionszeiten gegenüber Interessenten – ohne zusätzliches Headcount.

Erwartbare Ergebnisse bei konsequenter Anwendung dieser Praktiken: Reduktion der Zeit für die Angebotserstellung um 50–70 %, Reaktionszeiten von Tagen auf Stunden verkürzt und konsistentere Positionierung über die gesamte Vertriebsorganisation hinweg – bei gleichzeitiger Einhaltung von Vorgaben zu Recht, Pricing und Marke.

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Häufig gestellte Fragen

ChatGPT beschleunigt die Angebotserstellung, indem es strukturierte Deal-Daten in wenigen Minuten in beinahe finale Entwürfe verwandelt. Anstatt mit einer leeren Seite zu starten oder alte Dokumente zu kopieren, fügen Reps (oder ziehen automatisiert) Discovery-Notizen, CRM-Felder und Preisdaten in einen Prompt ein. ChatGPT generiert dann Executive Summary, Problemstellung, Lösungsbeschreibung und Value Messaging in einer konsistenten Struktur.

In der Praxis wird aus einer 1–2-stündigen Schreibaufgabe ein 10–20-minütiger Review- und Verfeinerungsschritt. Reps prüfen nach wie vor Preise, Konditionen und Nuancen – aber sie starten von zu 70–80 % fertigen Entwürfen statt bei null.

Sie benötigen kein großes KI-Team für den Einstieg, aber einige Grundlagen sollten vorhanden sein:

  • Sales Operations oder Sales Enablement, um Vorlagen, Abschnitte und erforderliche CRM-Felder zu definieren.
  • Basis-technische Unterstützung, um ChatGPT mit Ihrem CRM/CPQ zu verbinden oder sichere interne Tools aufzusetzen.
  • Vertriebsführungskräfte und Reps, die bereit sind, neue Workflows zu pilotieren und Feedback zu geben.

Darauf aufbauend können Sie leichtgewichtig starten (Copy-Paste von CRM-Daten in ChatGPT) und später zu tieferen Integrationen übergehen. Reruption unterstützt Kund:innen typischerweise bei der Prompt-Gestaltung, dem Mapping von Workflows und beim Aufbau einfacher interner Tools, die ChatGPT hinter einer benutzerfreundlichen Oberfläche kapseln.

Für die meisten Organisationen ist der Zeitraum bis zu ersten Effekten kurz. Mit einem klar abgegrenzten Scope und bestehenden Vorlagen können Sie innerhalb weniger Wochen einen funktionsfähigen Prototypen für KI-generierte Angebote aufsetzen und innerhalb eines Vertriebsquartals messbare Zeiteinsparungen erzielen.

Mit unserem AI-PoC-Ansatz liefert Reruption in der Regel innerhalb weniger Tage bis Wochen – je nach Komplexität – einen funktionalen Prototypen inklusive definierter Prompts, grundlegender Datenflüsse und Beispielangebote. Der vollständige Rollout (Training der Reps, Verfeinerung der Vorlagen, Hinzufügen von Integrationen) erfolgt meist über 1–3 Monate, abgestimmt auf Ihre Vertriebszyklen.

Die direkten Nutzungskosten von ChatGPT für Angebotserstellung sind im Vergleich zu Vertriebspersonal in der Regel gering: Selbst intensive Nutzung führt meist nur zu moderaten monatlichen API- oder Lizenzkosten. Der eigentliche ROI entsteht durch die gewonnene Vertriebszeit und die Deals, die Sie durch schnellere und konsistentere Antworten sichern.

Typische ROI-Hebel sind: weniger Stunden pro Angebot, die Fähigkeit jedes Reps, mehr Opportunities ohne Überlastung zu bearbeiten, reduzierte Fehler und Nacharbeit mit Legal/Finance sowie verbesserte Win-Rates durch schnellere, qualitativ hochwertigere Angebote. Viele Organisationen amortisieren die Implementierungskosten bereits mit der zusätzlichen Marge aus einer überschaubaren Zahl zusätzlich gewonnener Deals.

Reruption verbindet KI-Engineering mit einem Co-Preneur-Mindset: Wir arbeiten in Ihrer P&L, nicht nur in Präsentationen. Für langsame Angebotserstellung starten wir typischerweise mit unserem AI-PoC-Angebot (9.900€), in dem wir den Use Case schärfen, Prompts und Workflows designen und einen funktionierenden Prototyp aufbauen, der Ihre CRM- und Preisdaten in Angebotsentwürfe verwandelt.

Darauf aufbauend helfen wir Ihnen, die Lösung in bestehende Systeme zu integrieren, Vertrieb, Legal und Finance auf gemeinsame Leitplanken auszurichten und Ihre Teams im neuen Prozess zu schulen. Weil wir uns auf echte Produkte und Automatisierungen fokussieren – nicht nur auf Konzepte –, erhalten Sie einen konkreten, getesteten Weg, ChatGPT zur Steigerung der Vertriebsproduktivität einzusetzen und Angebots-Engpässe zu beheben.

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