Die Herausforderung: Ineffektives Sourcing von passiven Talenten

Für viele HR-Teams geht es bei der Besetzung von Stellen längst nicht mehr darum, eingehende Bewerbungen zu verwalten – sondern darum, passive Kandidat:innen zu identifizieren und zu überzeugen, die nicht aktiv suchen. Recruiter:innen verbringen Stunden mit der manuellen Suche auf LinkedIn, in CV-Datenbanken und in Nischen-Communities und übersehen dennoch Kandidat:innen, die hervorragend zu kritischen, schwer zu besetzenden Positionen passen würden.

Traditionelle Ansätze im Talent Sourcing wurden für eine Welt von Jobbörsen und eingehenden Bewerbungen entwickelt. Manuelle Boolean-Suchen, Excel-Listen mit Profilen und generische Ansprachevorlagen skalieren nicht, wenn Tausende potenzieller Kandidat:innen plattformübergreifend beobachtet werden müssen. Hinzu kommt: Menschen tun sich schwer damit, komplexe Rollenanforderungen konsistent mit vielschichtigen Profilen abzugleichen, und Bias schleicht sich schnell ein, wenn Entscheidungen stark auf Bauchgefühl beruhen.

Die geschäftlichen Auswirkungen sind erheblich. Langsames und ineffektives passives Sourcing führt zu längeren Time-to-Hire, höherer Abhängigkeit von externen Agenturen und steigenden Cost-per-Hire für Nischen- oder Führungsrollen. Kritische Positionen bleiben über Monate unbesetzt, verzögern strategische Initiativen und erhöhen den Druck auf bestehende Teams. Wettbewerber, die ihr Sourcing bereits mit KI industrialisiert haben, sichern sich Top-Talente schneller – insbesondere in engen Märkten.

Die Herausforderung ist real, aber lösbar. Mit dem richtigen KI-Setup können Recruiter:innen passives Sourcing von einer ad-hoc-Tätigkeit in einen wiederholbaren, datengetriebenen Prozess verwandeln. Bei Reruption sehen wir täglich, wie gut gestaltete KI-Workflows arbeitsintensive Aufgaben – von der Kandidatenrecherche bis hin zur personalisierten Ansprache – in skalierbare Fähigkeiten innerhalb von HR-Teams transformieren. Im weiteren Verlauf dieser Seite finden Sie praxisnahe Hinweise, wie Sie Gemini einsetzen können, um passives Talent Sourcing für Ihre Organisation schneller, zielgerichteter und nachhaltiger zu machen.

Brauchen Sie einen Sparring-Partner für diese Herausforderung?

Lassen Sie uns unverbindlich sprechen und brainstormen.

Innovatoren bei diesen Unternehmen vertrauen uns:

Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus Sicht von Reruption ist der wirkungsvollste Ansatz zur Lösung der ineffektiven Beschaffung von passiven Talenten, KI nicht als cleveres Add-on, sondern als fest verankerte Fähigkeit in HR zu verstehen. Wir haben KI-gestützte Recruiting-Workflows und Chatbots implementiert, die die Kandidatenkommunikation End-to-End automatisieren – und wissen daher, wo diese Systeme echten Mehrwert schaffen und wo menschliche Recruiter:innen zwingend eingebunden bleiben müssen. Richtig eingesetzt wird Gemini zum Research- und Drafting-Engine für Ihr Talent-Acquisition-Team: Es hilft, Suchstrategien zu strukturieren, große Kandidatenpools zu verdichten und relevante, personalisierte Ansprache zu generieren – innerhalb der Leitplanken von HR-Compliance und Ihrer Employer Brand.

Entwerfen Sie eine AI-First-Sourcing-Strategie statt nur KI-unterstützter Suchen

Die meisten HR-Teams starten mit der Frage: „Kann Gemini bessere Outreach-Nachrichten schreiben?“ Das ist nur ein kleiner Teil des Potenzials. Die strategische Frage lautet: „Wenn wir passives Talent Sourcing mit KI von Grund auf neu aufbauen würden – wie sähe unser Workflow aus?“ Aus dieser Perspektive wird Gemini zu einem Kernelement in Rollenanalysen, Markt-Mapping, Profil-Clustering und Priorisierung.

Definieren Sie, wo Menschen entscheiden müssen (Rollen-Definition, finale Shortlist, Angebotsstrategie) und wo KI verlässlich unterstützen kann (Profil-Screening, Formulierung von Boolean- und semantischen Suchen, Entwurf von Erstansprachen). Diese klare Aufgabentrennung ermöglicht es Ihnen, einen Gemini-gestützten Sourcing-Prozess bewusst zu designen, statt KI nur punktuell auf Einzelschritte zu setzen.

Bereiten Sie Ihr Team auf KI-augmentierte Entscheidungen vor

KI im Recruiting ist nicht nur ein Tool-Wechsel, sondern ein Mindset-Wechsel. Recruiter:innen, die sich stark auf ihr Netzwerk und ihre Intuition verlassen haben, können algorithmischen Empfehlungen zunächst misstrauen oder sich durch Automatisierung bedroht fühlen. Bevor Sie Gemini breit ausrollen, sollten Sie sich auf ein Grundprinzip einigen: KI unterstützt das Urteil der Recruiter:innen, sie ersetzt es nicht.

Schulen Sie Sourcer:innen und Recruiter:innen darin, KI-Ergebnisse kritisch zu interpretieren: Warum schlägt Gemini diese Kandidat:innen vor, wie können sie die Kriterien validieren oder anpassen, und wo könnte Bias hineingeraten? Stellen Sie klar, dass sie für Einstellungsentscheidungen weiterhin verantwortlich bleiben, während Gemini wiederkehrende Mustererkennung, Zusammenfassungen und Entwürfe übernimmt. Das schafft Vertrauen und verhindert blinde Automatisierung.

Starten Sie mit einem engen, besonders wertvollen Rollen-Segment

Zu versuchen, Gemini vom ersten Tag an auf alle Recruiting-Aktivitäten anzuwenden, führt meist zu Rauschen. Strategisch sinnvoller ist es, mit ein oder zwei schwer zu besetzenden Rollenfamilien zu starten – zum Beispiel Senior Engineering Leaders oder spezialisierte Sales-Rollen –, bei denen passives Sourcing entscheidend ist und der aktuelle Schmerz offensichtlich.

In diesem Segment können Sie konkrete Veränderungen bei Time-to-Slate (Zeit bis zur Präsentation einer qualifizierten Shortlist), Antwortquoten von Kandidat:innen und Agenturausgaben messen. Sobald das Team spürbare Verbesserungen für einen klar abgegrenzten Bereich sieht, lässt sich die Ausweitung Gemini-basierter Workflows auf weitere Rollen und Märkte deutlich einfacher und kontrollierter gestalten.

Bias- und Compliance-Risiken proaktiv adressieren

Jeder Einsatz von KI im Recruiting wirft berechtigte Fragen zu Bias, Fairness und Compliance auf. Strategisch brauchen Sie Leitplanken, bevor Sie skalieren. Definieren Sie, welche Merkmale und Signale in einem KI-gestützten Kandidatenranking zulässig sind und welche strikt tabu sind. Stellen Sie sicher, dass Prompts und Systeminstruktionen geschützte Merkmale explizit ausschließen und den Fokus auf Fähigkeiten, Erfahrungen und nachweisbare Ergebnisse legen.

Beziehen Sie HR, Legal und Datenschutz frühzeitig ein, um zu dokumentieren, wie Gemini genutzt wird, welche Daten verarbeitet werden und wie Entscheidungen protokolliert werden. Bauen Sie einfache Review-Mechanismen in Ihren Prozess ein: zum Beispiel regelmäßige Audits von Gemini-generierten Shortlists gegen Diversity-Benchmarks. Dadurch wird Ihr KI-gestütztes Sourcing nicht nur leistungsfähiger, sondern auch belastbarer gegenüber kritischen Nachfragen.

Integrieren Sie Gemini in bestehende HR-Systeme – nicht daneben

Der strategische Wert von Gemini im Talent Acquisition entfaltet sich, wenn es in Ihr bestehendes ATS, CRM und Ihre Kollaborations-Tools eingebettet ist. Müssen Recruiter:innen Daten zwischen Systemen und Browser-Tabs hin- und herkopieren, leidet die Akzeptanz, und Fehler nehmen zu. Denken Sie stattdessen in End-to-End-Workflows innerhalb Ihres aktuellen Stacks.

Planen Sie, wie Gemini Daten aus Ihrem ATS oder Talent-CRM liest, wie Sourcing-Insights zurückgeschrieben werden und wie Recruiter:innen KI-Unterstützung direkt aus Tools wie Google Workspace, E-Mail oder Ihren Sourcing-Plattformen heraus anstoßen. Diese Systemperspektive ist der Punkt, an dem Reruption typischerweise ansetzt – mit einer Kombination aus Architektur, Sicherheit und Workflow-Design, damit KI Teil Ihres HR-Betriebsmodells wird und nicht ein isoliertes Experiment bleibt.

Mit einer klaren Strategie und passenden Schutzmechanismen eingesetzt, kann Gemini passives Talent Sourcing von einer manuellen, zufallsgetriebenen Tätigkeit in eine strukturierte, datenbasierte Fähigkeit verwandeln. HR-Teams können damit bessere Suchprofile definieren, deutlich größere Kandidatenpools scannen und mit Nachrichten ansprechen, die wirklich relevant sind – während Recruiter:innen die Kontrolle über alle zentralen Einstellungsentscheidungen behalten.

Reruption verbindet tiefgehende KI-Engineering-Expertise mit praktischer Recruiting-Erfahrung, um diese Gemini-basierten Workflows in Ihrer bestehenden HR-Landschaft zu designen und zu implementieren. Wenn Sie testen möchten, ob dieser Ansatz für Ihre Rollen und Märkte funktioniert, bieten unser AI PoC und das Co-Preneur-Modell einen schnellen, risikoarmen Weg, um von der Idee zu einer funktionierenden, messbaren Sourcing-Lösung zu gelangen. Melden Sie sich, wenn Sie sehen möchten, wie das in Ihrer Organisation konkret aussehen könnte.

Hilfe bei der Umsetzung dieser Ideen?

Nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt zu uns auf.

Fallbeispiele aus der Praxis

Von Gesundheitswesen bis Logistik: Erfahren Sie, wie Unternehmen Gemini erfolgreich einsetzen.

Mass General Brigham

Gesundheitswesen

Mass General Brigham, als eines der landesweit führenden integrierten akademischen Gesundheitssysteme, steht vor enormen Mengen an medizinischen Bilddaten aus Radiologie und Pathologie, die schnellere und genauere Analysen erfordern, um Kliniker zu unterstützen. Der Zustrom von KI-Technologien in der medizinischen Bildgebung hat Herausforderungen wie Governance, Einbindung medizinischer Expertise und die Gewährleistung einer verantwortungsvollen Einführung mit sich gebracht, während Kliniker wegen manueller Arbeitsabläufe und Entscheidungsüberlastung unter Burnout leiden. Zusätzlich erfordern die operativen Anforderungen in einem großen Krankenhausnetz prädiktive Modelle für Ressourcenallokation, Patientenfluss und Früherkennung. Altsysteme haben Schwierigkeiten mit dem Umfang und der Komplexität von Echtzeitdaten, was Effizienz und Patientenergebnisse beeinträchtigt.

Lösung

Mass General Brigham richtete ein dediziertes Künstliche-Intelligenz-Zentrum ein, das akademische Forschung, Produktentwicklung und klinische Translation verbindet und KI für Bildgebung mittels Computervision sowie für den Betrieb mittels prädiktiver Analytik verwaltet. Sie entwickelten Governance-Initiativen in der Radiologie und bezogen Klinikpersonal ein, um Einführungsbarrieren zu adressieren. Wesentliche Partnerschaften umfassen Microsoft für Foundation-Modelle in der medizinischen Bildgebung und eine frühere Zusammenarbeit mit GE Healthcare an KI-Workflows, die mit 36.000+ Hirnbildern für MRT-Konsistenz trainiert wurden. Dieses Ökosystem unterstützt Hunderte von Modellen, gestützt auf rigorose Forschung und einem 30-Millionen-Dollar-Innovationsfonds.

Ergebnisse

  • 36.000+ Hirnbilder wurden für das KI-Training in MRT-Workflows verwendet
  • 300+ neue KI-bezogene Studien und klinische Studien initiiert
  • Dediziertes KI-Zentrum mit kompletten Services für die Translation von Modellen in die Praxis
  • Partnerschaften ermöglichen KI-Copiloten zur Bildanalyse
  • Führendes Governance-Framework für den Zustrom von Hunderten KI-Tools in der Radiologie
Fallstudie lesen →

Walmart (Marketplace)

Einzelhandel

Im umkämpften Umfeld des Walmart Marketplace konkurrieren Drittanbieter‑Verkäufer hart um die Buy Box, die den Großteil der Verkaufsabschlüsse ausmacht . Diese Verkäufer verwalten umfangreiche Bestände, haben aber mit manuellen Preisänderungen zu kämpfen, die zu langsam sind, um mit sich schnell ändernden Wettbewerberpreisen, Nachfrageschwankungen und Markttrends Schritt zu halten. Das führt häufig zum Verlust der Buy Box, verpassten Verkaufschancen und geschwächten Gewinnmargen auf einer Plattform, auf der Preis das wichtigste Schlachtfeld ist . Zusätzlich sehen sich Verkäufer einer Datenflut gegenüber, wenn sie Tausende von SKUs überwachen, optimale Preisniveaus prognostizieren und Wettbewerbsfähigkeit gegen Profitabilität abwägen müssen. Traditionelle statische Preisstrategien versagen in diesem dynamischen E‑Commerce‑Umfeld, was zu suboptimaler Leistung und übermäßigem manuellen Aufwand führt – oft Stunden pro Tag und Verkäufer . Walmart erkannte den Bedarf an einer automatisierten Lösung, um Verkäufer zu stärken und das Plattformwachstum voranzutreiben.

Lösung

Walmart führte den Repricer ein, ein kostenloses KI‑gesteuertes automatisiertes Preiswerkzeug, das in Seller Center integriert ist und generative KI zur Entscheidungsunterstützung neben Machine‑Learning‑Modellen wie sequentieller Entscheidungsintelligenz nutzt, um Preise in Echtzeit dynamisch anzupassen . Das Tool analysiert Wettbewerberpreise, historische Verkaufsdaten, Nachfrageindikatoren und Marktbedingungen, um optimale Preise zu empfehlen und umzusetzen, die die Buy‑Box‑Berechtigung und die Verkaufsgeschwindigkeit maximieren . Ergänzend dazu liefert das Pricing Insights‑Dashboard Kontoebenen‑Metriken und KI‑generierte Empfehlungen, einschließlich vorgeschlagener Preise für Aktionen, sodass Verkäufer Chancen ohne manuelle Analyse erkennen können . Für fortgeschrittene Nutzer erweitern Drittanbietertools wie Biviar's AI repricer – im Auftrag von Walmart entwickelt – dies durch Reinforcement Learning zur profitmaximierenden täglichen Preisfindung . Dieses Ökosystem verschiebt Verkäufer von reaktiven zu proaktiven Preisstrategien.

Ergebnisse

  • 25% Steigerung der Conversion‑Raten durch dynamische KI‑Preisgestaltung
  • Höhere Buy‑Box‑Gewinnraten durch Echtzeit‑Wettbewerbsanalyse
  • Maximierte Verkaufsgeschwindigkeit für Drittanbieter im Marketplace
  • 850 Millionen Katalognachdatenverbesserungen durch GenAI (breitere Wirkung)
  • Potenzial für über 40% Conversion‑Steigerung durch KI‑gesteuerte Angebote
  • Reduzierung der manuellen Preisfindung um täglich mehrere Stunden pro Verkäufer
Fallstudie lesen →

PayPal

Fintech

PayPal, als globaler Marktführer im Online-Zahlungsverkehr, sieht sich unablässigen, sich weiterentwickelnden Betrugstaktiken durch hochentwickelte Cyberkriminelle gegenüber. Mit Milliarden von Transaktionen, die monatlich verarbeitet werden—über 500 Millionen Zahlungen—muss die Plattform Anomalien in Echtzeit erkennen, um massive finanzielle Verluste und Vertrauensverluste bei Kunden zu verhindern. Traditionelle regelbasierte Systeme kämpften mit False Positives und verpassten neuartige Betrugsmuster, was pro Vorfall potenziell zu Millionenverlusten führen konnte. Der Umfang verstärkte die Herausforderungen: hochfrequente Datenströme erforderten Entscheidungen in Bruchteilen einer Sekunde, während unausgewogene Datensätze (Betrug <0.1% der Transaktionen) die Modellgenauigkeit behinderte. Regulatorischer Druck und Nutzererwartungen an nahtlose Erlebnisse verlangten eine Lösung, die Sicherheit und Geschwindigkeit ausbalanciert, da unentdeckter Betrug $2B+ pro Jahr kosten und dem Ruf schaden könnte.

Lösung

PayPal implementierte Machine-Learning-Ensembles mit Deep-Learning-Modellen zur Anomalieerkennung und bewertet jede Transaktion anhand von 250+ Signalen wie Geräte-Fingerprinting, verhaltensbiometrischen Merkmalen und Netzwerkdaten. Die Modelle werden kontinuierlich mit aktuellen Daten retrainiert, um sich an neue Bedrohungen anzupassen, wobei Plattformen wie H2O Driverless AI für automatisiertes Feature Engineering und Deployment genutzt werden. Das System integriert Echtzeit-Inferenz über fortschrittliche Hardware und markiert Hochrisiko-Transaktionen sofort zur Prüfung oder Sperrung. Hybride Ansätze kombinieren überwachtes Lernen für bekannten Betrug und unüberwachte Anomalieerkennung für Zero-Day-Angriffe, wodurch manuelle Prüfungen um 50% reduziert werden.

Ergebnisse

  • 10% Verbesserung der Betrugserkennungsgenauigkeit
  • $500 million an Betrug, vierteljährlich blockiert (~$2B jährlich)
  • 25 million Angriffe täglich verhindert
  • 50% Reduktion der manuellen Prüfungsaufwände
  • 99.99% Genehmigungsrate für legitime Zahlungen
  • Latenz für Echtzeit-Inferenz unter 50ms
Fallstudie lesen →

UC San Francisco Health

Gesundheitswesen

Bei UC San Francisco Health (UCSF Health), einem der führenden akademischen Medizinzentren des Landes, sahen sich Klinikteams mit enormen Dokumentationslasten konfrontiert. Ärzt:innen verbrachten nahezu zwei Stunden mit Aufgaben im elektronischen Gesundheitsaktensystem (EHR) für jede Stunde direkter Patientenversorgung, was zu Burnout und vermindertem Patientenkontakt beitrug . In hoch-akuten Bereichen wie der ICU verschärfte sich die Lage: Das manuelle Durchforsten großer, komplexer Datenströme für Echtzeit-Erkenntnisse war fehleranfällig und verzögerte kritische Interventionen bei Patientenverschlechterungen . Das Fehlen integrierter Werkzeuge führte dazu, dass prädiktive Analytik kaum genutzt wurde; traditionelle regelbasierte Systeme erfassten feingliedrige Muster in multimodalen Daten (Vitalwerte, Laborwerte, Notizen) nicht zuverlässig. Das führte zu verpassten Frühwarnungen bei Sepsis oder Verschlechterungen, längeren Verweildauern und suboptimalen Ergebnissen in einem System, das Millionen von Begegnungen pro Jahr verarbeitet . UCSF wollte Ärzt:innen Zeit zurückgeben und gleichzeitig die Entscheidungsgenauigkeit verbessern.

Lösung

UCSF Health baute eine sichere, interne KI‑Plattform, die generative KI (LLMs) für „digitale Schreibassistenten“ nutzt, die Notizen, Nachrichten und Zusammenfassungen automatisch vorentwerfen und direkt in ihr Epic EHR integriert sind – dabei kommt GPT‑4 über Microsoft Azure zum Einsatz . Für prädiktive Anwendungsfälle wurden ML‑Modelle für Echtzeit‑ICU‑Verschlechterungswarnungen implementiert, die EHR‑Daten verarbeiten, um Risiken wie Sepsis vorherzusagen . In Partnerschaft mit H2O.ai für Document AI automatisierten sie die Extraktion unstrukturierter Daten aus PDFs und Scans und speisten diese sowohl in die Scribe‑ als auch in die Prädiktions‑Pipelines ein . Ein klinikerzentrierter Ansatz stellte HIPAA‑Konformität sicher: Modelle wurden auf de‑identifizierten Daten trainiert und durch Human‑in‑the‑loop‑Validierung abgesichert, um regulatorische Hürden zu überwinden . Diese ganzheitliche Lösung beseitigte sowohl administrative Lasten als auch Lücken in der klinischen Vorhersagefähigkeit.

Ergebnisse

  • 50% Reduktion der Nachtdokumentationszeit
  • 76% schnellere Notizerstellung mit digitalen Schreibassistenten
  • 30% Verbesserung der Genauigkeit bei ICU‑Verschlechterungs‑Vorhersagen
  • 25% Verringerung unerwarteter ICU‑Verlegungen
  • 2x mehr Face‑Time zwischen Klinikteam und Patient:innen
  • 80% Automatisierung der Verarbeitung von Überweisungsdokumenten
Fallstudie lesen →

Upstart

Bankwesen

Traditionelle Kreditbewertung stützt sich stark auf FICO-Scores, die nur einen engen Faktorensatz wie Zahlungsverhalten und Kreditnutzung bewerten und dadurch häufig kreditwürdige Antragsteller mit dünnen Kreditakten, nicht-traditioneller Beschäftigung oder Bildungswegen, die Rückzahlungsfähigkeit signalisieren, ablehnen. Das führt dazu, dass bis zu 50 % der potenziellen Antragsteller trotz geringem Ausfallrisiko abgelehnt werden, was die Fähigkeit der Kreditgeber einschränkt, Portfolios sicher zu erweitern. Fintech-Kreditgeber und Banken standen vor der Doppelaufgabe, regulatorische Anforderungen gemäß Fair-Lending-Gesetzen einzuhalten und gleichzeitig zu wachsen. Legacy-Modelle hatten Schwierigkeiten mit ungenauer Risikovorhersage in Zeiten wirtschaftlicher Veränderungen, was zu höheren Ausfällen oder zu konservativer Kreditvergabe führte und Chancen in unterversorgten Märkten verpasste. Upstart erkannte, dass die Einbeziehung von alternativen Daten die Vergabe an Millionen zuvor ausgeschlossener Personen ermöglichen könnte.

Lösung

Upstart entwickelte eine KI-gestützte Kreditplattform, die Modelle des maschinellen Lernens einsetzt, um über 1.600 Variablen zu analysieren — darunter Bildungsabschluss, Berufsverlauf und Banktransaktionsdaten, weit über FICOs 20–30 Eingaben hinaus. Ihre Gradient-Boosting-Algorithmen sagen die Ausfallwahrscheinlichkeit mit höherer Präzision voraus und ermöglichen so sicherere Bewilligungen. Die Plattform integriert sich über API mit Partnerbanken und Kreditgenossenschaften und liefert Echtzeitentscheide sowie für die meisten Kredite vollautomatisierte Zeichnung. Dieser Wechsel von regelbasiertem zu datengetriebenem Scoring sichert Fairness durch erklärbare KI-Techniken wie Merkmalswichtungs-Analysen. Die Implementierung umfasste das Training von Modellen an Milliarden von Rückzahlungsereignissen und kontinuierliches Nachtrainieren zur Anpassung an neue Datenmuster.

Ergebnisse

  • 44% mehr genehmigte Kredite im Vergleich zu traditionellen Modellen
  • 36% niedrigere durchschnittliche Zinssätze für Kreditnehmer
  • 80% der Kredite vollständig automatisiert
  • 73% weniger Verluste bei gleichen Genehmigungsraten
  • Bis 2024 von 500+ Banken und Kreditgenossenschaften übernommen
  • 157% Anstieg der Genehmigungen auf gleichem Risikoniveau
Fallstudie lesen →

Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

Rollenanforderungen in ein strukturiertes Gemini-Briefing übersetzen

Gemini arbeitet am besten mit strukturierten, präzisen Eingaben. Anstatt eine generische Stellenbeschreibung zu kopieren, sollten Sie jede Rolle in ein klares Kompetenzprofil überführen: Muss-Fähigkeiten, Nice-to-have-Skills, typische Karrierewege, Branchen und Ausschlusskriterien. Nutzen Sie dies als Grundlage für jedes KI-gestützte Sourcing.

Beispielsweise können Sie eine Standard-Prompt-Vorlage erstellen, die Sourcer:innen zu Beginn jeder Suche verfeinern:

System: Sie sind eine erfahrene HR-Sourcing-Analystin / ein erfahrener HR-Sourcing-Analyst und unterstützen Recruiter:innen dabei, passive Kandidat:innen zu finden.

User: Hier ist eine Rolle, für die ich source:
- Titel: <Stellentitel>
- Level: <Senior / Lead / Director>
- Standort: <Stadt, Land / Remote>
- Muss-Fähigkeiten: <Liste>
- Nice-to-have-Fähigkeiten: <Liste>
- Zielbranchen: <Liste>
- Ausgeschlossene Profile: <Liste (z. B. reine Akademiker:innen, keine Führungserfahrung etc.)>

1) Fassen Sie dies in einem präzisen Kandidatenprofil zusammen.
2) Schlagen Sie 5 typische Karrierewege/Backgrounds vor, die passen könnten.
3) Listen Sie 10 Schlüsselbegriffe und 5 alternative Stellentitel auf, nach denen ich suchen sollte.

Erwartetes Ergebnis: klarere, konsistentere Sourcing-Briefings und ein gemeinsames Verständnis zwischen Hiring Manager:innen und Recruiter:innen, bevor irgendeine Ansprache startet.

Gemini nutzen, um Boolean- & semantische Suchstrings zu erstellen und zu verfeinern

Effektive Boolean- und semantische Suchanfragen zu schreiben, ist zeitaufwendig und erfordert Erfahrung. Gemini kann Recruiter:innen helfen, schnell Suchstrings zu entwerfen und zu iterieren, zugeschnitten auf jede Rolle und Plattform, wodurch Trial-and-Error reduziert und der Zugang zu „hidden talent“ erweitert wird.

Verwenden Sie Prompts wie diesen, um gezielte Strings zu generieren und gleichzeitig die Kontrolle über das Endergebnis zu behalten:

User: Erstellen Sie auf Basis des folgenden Kandidatenprofils Boolean-Suchstrings für LinkedIn und für eine interne CV-Datenbank.

Kandidatenprofil:
<Kandidatenprofil aus dem vorherigen Schritt einfügen>

Vorgaben:
- Konzentrieren Sie sich auf Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten, nicht auf Alter, Geschlecht oder geschützte Merkmale.
- Erstellen Sie 3 Varianten: konservativ (hohe Präzision), ausgewogen und breit (hohe Trefferquote/Recall).
- Geben Sie jeden String in einer eigenen Zeile aus und erklären Sie die Logik in 1–2 Sätzen.

Erwartetes Ergebnis: schnellere, qualitativ hochwertigere Suchstrings, die mehr relevante passive Kandidat:innen für Nischenrollen sichtbar machen – bei gleichzeitiger Transparenz, damit Sourcer:innen die Suchlogik verstehen und anpassen können.

Kandidatenprofile zusammenfassen und Shortlists im Workflow erstellen

Die Sichtung hunderter Profile ist der größte Zeitfresser im Recruiting. Gemini kann Kandidatenprofile zusammenfassen und potenzielle Fit-Faktoren hervorheben, sodass Sourcer:innen sich auf das Urteil statt auf manuelles Lesen konzentrieren können. Exportieren oder kopieren Sie Kandidatendaten aus Ihren Sourcing-Plattformen (unter Beachtung der jeweiligen Nutzungsbedingungen und Datenschutzregeln) und nutzen Sie Gemini, um sie entlang vordefinierter Kriterien zu strukturieren und zu bewerten.

Ein praxisnahes Prompt-Muster:

User: Sie erhalten mehrere Kandidaten-Snippets, getrennt durch "---".
Jedes Snippet enthält: Titel, aktuelles Unternehmen, frühere Rollen, Fähigkeiten, Standort.

1) Fassen Sie jede:n Kandidat:in in 3 Stichpunkten zusammen.
2) Bewerten Sie den Fit von 1–5 für die folgende Rolle, ausschließlich basierend auf Fähigkeiten und Erfahrung:
<Rollen-Zusammenfassung einfügen>
3) Markieren Sie Gründe, diese Person als besonders priorisiert zu behandeln (z. B. relevante Nischentechnologie, Führungserfahrung in ähnlichem Umfeld).

Kandidat:innen:
---
<Daten Kandidat:in 1>
---
<Daten Kandidat:in 2>
---

Erwartetes Ergebnis: eine priorisierte Sicht auf potenzielle passive Kandidat:innen, ohne jedes Profil vollständig lesen zu müssen – mit schnelleren Shortlists und besser genutzter Zeit der Recruiter:innen.

Ansprache skalierbar personalisieren mit abgesicherten Vorlagen

Generische Nachrichten werden leicht ignoriert, vollständig maßgeschneiderte Ansprache skaliert jedoch nicht. Gemini kann personalisierte Ansprache für passive Kandidat:innen entwerfen, die relevante Erfahrungen, mögliche Motive und Ihre Employer Value Proposition aufgreift – während Recruiter:innen Tonalität und Inhalt final steuern.

Erstellen Sie einen wiederverwendbaren Outreach-Prompt, der Ihre Employer-Brand-Guidelines enthält:

System: Sie sind eine Assistenz für Recruiting-Outreach. Schreiben Sie prägnante, respektvolle Outreach-Nachrichten,
die unseren Ton widerspiegeln: professionell, ehrlich und nicht aufdringlich.

User: Entwerfen Sie eine Outreach-Nachricht für diese:n Kandidat:in:
<Kandidat:innen-Zusammenfassung aus dem vorherigen Schritt einfügen>

Rolle:
<Kurze Rollen-Zusammenfassung>

Leitlinien:
- Unter 180 Wörtern bleiben.
- Erwähnen Sie 1–2 konkrete Aspekte aus dem Hintergrund, die für die Rolle besonders relevant sind.
- Vermeiden Sie Übertreibungen. Bieten Sie eine einfache Möglichkeit, höflich abzulehnen.
- Erwähnen Sie NICHT Alter, Geschlecht, Familienstand oder andere sensible Merkmale.

Ausgabe:
- Betreffzeile für E-Mail
- E-Mail-Text
- Kurze LinkedIn-InMail-Version (max. 300 Zeichen).

Erwartetes Ergebnis: höhere Antwortquoten von passiven Kandidat:innen, mit Nachrichten, die persönlich wirken, aber in Sekunden statt Minuten generiert werden.

Gemini mit ATS/Workspace für wiederholbare Workflows integrieren

Damit KI-gestütztes Sourcing nachhaltig funktioniert, müssen Sie über Copy-&-Paste-Experimente hinausgehen und Gemini in Ihre täglichen Tools integrieren. Mit Google-Workspace-Add-ons oder APIs können Sie Prompts in Google Docs oder Sheets einbetten oder schlanke interne Tools bauen, die Gemini mit Ihren ATS-Daten verbinden.

Beispielsweise können Sie ein Google Sheet mit exportierten Kandidatendaten pflegen (ID, Profil-URL, Fähigkeiten, Notizen). Eine benutzerdefinierte Funktion oder ein Apps Script kann jede Zeile mit einem vordefinierten Prompt (z. B. dem oben beschriebenen Zusammenfassungs- und Scoring-Prompt) an Gemini senden und Fit-Scores sowie Zusammenfassungs-Stichpunkte in neuen Spalten zurückschreiben. Recruiter:innen können Kandidat:innen direkt im Sheet filtern und sortieren und priorisierte Profile wieder in das ATS zurückspielen.

Erwartetes Ergebnis: eine wiederholbare, halbautomatisierte Sourcing-Pipeline, in der KI-Analyse und menschliche Entscheidungen im selben System stattfinden – mit weniger manueller Administration und weniger Kontextwechsel.

Die richtigen KPIs tracken und Prompts wie ein Produkt iterieren

Behandeln Sie Ihre Gemini-Workflows schließlich wie ein Produkt, das Sie kontinuierlich verbessern. Definieren Sie klare Metriken: Zeit bis zur ersten Shortlist, Anzahl relevanter identifizierter Kandidat:innen pro Woche, Antwortquoten auf Outreach sowie Agenturausgaben für vergleichbare Rollen. Erfassen Sie Ausgangswerte, bevor Sie starten, und führen Sie den neuen KI-gestützten Prozess über mindestens ein bis zwei Hiring-Zyklen.

Bleiben die Ergebnisse hinter den Erwartungen zurück, passen Sie Prompts an, ergänzen Klarstellungen oder verändern die Eingabedaten. Führen Sie eine Versionierung Ihrer wichtigsten Prompts, um zu sehen, welche Änderungen die Resultate verbessern. Über wenige Iterationen hinweg können die meisten HR-Teams realistisch 20–40 % schnellere Shortlists für passive Kandidat:innen, bessere Outreach-Antwortquoten und eine messbare Reduktion der Abhängigkeit von externen Agenturen für Nischenrollen erwarten.

Erwartetes Ergebnis: eine datenbasierte Verbesserung der Leistung im passiven Talent Sourcing, mit transparenten Metriken, die den Wert von Gemini und Ihren neuen Workflows für die HR-Führung sichtbar machen.

Brauchen Sie jetzt Umsetzungskompetenz?

Lassen Sie uns über Ihre Ideen sprechen!

Häufig gestellte Fragen

Gemini unterstützt mehrere Phasen im passiven Talent Sourcing. Es kann Rollenanforderungen in klare Kandidatenprofile übersetzen, starke Boolean- und semantische Suchstrings generieren, große Mengen an Profilen zusammenfassen und personalisierte Outreach-Nachrichten entwerfen. Anstatt dutzende Tabs manuell zu durchsuchen und jede Nachricht von Grund auf zu schreiben, nutzen Recruiter:innen Gemini für Mustererkennung und Entwürfe – und konzentrieren sich selbst auf Urteilsbildung, Beziehungsaufbau und Closing.

In der Praxis bedeutet dies: schnellere Identifikation relevanter passiver Kandidat:innen, konsistentere Shortlists über verschiedene Recruiter:innen hinweg und bessere Engagement-Raten für schwer zu besetzende Rollen.

Sie benötigen keinen vollständigen Data-Science-Stack, um zu starten. Mindestens erforderlich sind:

  • Recruiter:innen oder Sourcer:innen, die bereit sind, mit KI-unterstützten Workflows zu arbeiten und grundlegendes Prompt-Design zu lernen.
  • Eine HR- oder IT-Ansprechperson, die Zugang, Sicherheit und Integration mit bestehenden Tools (ATS, Google Workspace etc.) verantwortet.
  • Klare HR-Richtlinien dazu, welche Daten von KI verarbeitet werden dürfen und wie Bias vermieden wird.

Reruption unterstützt Kund:innen typischerweise bei der Gestaltung der initialen Workflows, beim Aufbau von Integrationen (z. B. Workspace-Add-ons oder interne Tools rund um Gemini) und beim Enablement des HR-Teams, damit dieses das Setup eigenständig betreiben und weiterentwickeln kann.

In den meisten Organisationen sind erste spürbare Verbesserungen innerhalb weniger Wochen möglich, wenn Sie sich auf eine bestimmte Rollenfamilie konzentrieren. Ein einfaches Setup mit Gemini über Workspace und gut gestalteten Prompts kann die Time-to-Shortlist bereits nach den ersten 1–2 Hiring-Zyklen reduzieren.

Wenn Sie tiefere Integrationen mit Ihrem ATS oder CRM aufbauen, lässt sich ein fokussierter Proof of Concept in der Regel in Wochen statt Monaten umsetzen. Das AI PoC-Angebot von Reruption ist explizit darauf ausgerichtet, die Frage „Funktioniert das tatsächlich für unsere Rollen und Daten?“ in kurzer Zeit mit einem funktionierenden Prototyp und klaren Leistungskennzahlen zu beantworten.

Gemini wird in der Regel nutzungsbasiert bepreist, sodass die direkten Toolkosten meist gering sind im Vergleich zu Recruiter-Gehältern oder Agenturhonoraren. Die Hauptinvestition liegt in der Gestaltung robuster Workflows, der Integration in Ihre bestehenden Systeme und im Training des Teams.

Der ROI kommt aus mehreren Richtungen: kürzere Time-to-Hire, geringere Abhängigkeit von externen Agenturen für Nischenrollen, qualitativ bessere Shortlists und besseres Kandidaten-Engagement. Viele HR-Teams stellen fest, dass bereits das Einsparen weniger Wochen im Besetzungsprozess für Schlüsselrollen oder das Ersetzen einiger weniger Agenturbesetzungen durch internes, KI-unterstütztes Sourcing die Initiative wirtschaftlich rechtfertigt. Reruption hilft Ihnen, realistische KPIs zu definieren und den Impact zu messen, damit Sie den Business Case intern belegen können.

Reruption arbeitet als Co-Preneur in Ihrer Organisation: Wir beraten nicht nur, wir helfen Ihnen, funktionierende KI-Lösungen tatsächlich zu bauen und live zu bringen. Für Gemini-basiertes passives Sourcing starten wir typischerweise mit einem AI PoC (9.900 €), um die technische und praktische Machbarkeit für Ihre spezifischen Rollen, Märkte und Systeme zu belegen. Dies umfasst Use-Case-Scoping, Rapid Prototyping, Performance-Evaluierung und eine konkrete Implementierungs-Roadmap.

Darauf aufbauend unterstützen wir Sie hands-on bei der Umsetzung: beim Design von Prompts und Workflows, der Integration von Gemini in Ihr ATS und Google Workspace, beim Aufsetzen von Security- und Compliance-Leitplanken und beim Enablement Ihres HR-Teams durch Training. Ziel ist, dass Sie mit einer nachhaltigen, KI-orientierten Sourcing-Fähigkeit enden – nicht mit einem einmaligen Experiment.

Kontaktieren Sie uns!

0/10 min.

Direkt Kontaktieren

Your Contact

Philipp M. W. Hoffmann

Founder & Partner

Adresse

Reruption GmbH

Falkertstraße 2

70176 Stuttgart

Kontakt

Social Media