Die Herausforderung: Ineffektives Sourcing von passiven Talenten

Für viele HR-Teams geht es bei der Besetzung von Stellen längst nicht mehr darum, eingehende Bewerbungen zu verwalten – sondern darum, passive Kandidat:innen zu identifizieren und zu überzeugen, die nicht aktiv suchen. Recruiter:innen verbringen Stunden mit der manuellen Suche auf LinkedIn, in CV-Datenbanken und in Nischen-Communities und übersehen dennoch Kandidat:innen, die hervorragend zu kritischen, schwer zu besetzenden Positionen passen würden.

Traditionelle Ansätze im Talent Sourcing wurden für eine Welt von Jobbörsen und eingehenden Bewerbungen entwickelt. Manuelle Boolean-Suchen, Excel-Listen mit Profilen und generische Ansprachevorlagen skalieren nicht, wenn Tausende potenzieller Kandidat:innen plattformübergreifend beobachtet werden müssen. Hinzu kommt: Menschen tun sich schwer damit, komplexe Rollenanforderungen konsistent mit vielschichtigen Profilen abzugleichen, und Bias schleicht sich schnell ein, wenn Entscheidungen stark auf Bauchgefühl beruhen.

Die geschäftlichen Auswirkungen sind erheblich. Langsames und ineffektives passives Sourcing führt zu längeren Time-to-Hire, höherer Abhängigkeit von externen Agenturen und steigenden Cost-per-Hire für Nischen- oder Führungsrollen. Kritische Positionen bleiben über Monate unbesetzt, verzögern strategische Initiativen und erhöhen den Druck auf bestehende Teams. Wettbewerber, die ihr Sourcing bereits mit KI industrialisiert haben, sichern sich Top-Talente schneller – insbesondere in engen Märkten.

Die Herausforderung ist real, aber lösbar. Mit dem richtigen KI-Setup können Recruiter:innen passives Sourcing von einer ad-hoc-Tätigkeit in einen wiederholbaren, datengetriebenen Prozess verwandeln. Bei Reruption sehen wir täglich, wie gut gestaltete KI-Workflows arbeitsintensive Aufgaben – von der Kandidatenrecherche bis hin zur personalisierten Ansprache – in skalierbare Fähigkeiten innerhalb von HR-Teams transformieren. Im weiteren Verlauf dieser Seite finden Sie praxisnahe Hinweise, wie Sie Gemini einsetzen können, um passives Talent Sourcing für Ihre Organisation schneller, zielgerichteter und nachhaltiger zu machen.

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Unsere Einschätzung

Eine strategische Einschätzung der Herausforderung und High-Level-Tipps, wie Sie sie angehen können.

Aus Sicht von Reruption ist der wirkungsvollste Ansatz zur Lösung der ineffektiven Beschaffung von passiven Talenten, KI nicht als cleveres Add-on, sondern als fest verankerte Fähigkeit in HR zu verstehen. Wir haben KI-gestützte Recruiting-Workflows und Chatbots implementiert, die die Kandidatenkommunikation End-to-End automatisieren – und wissen daher, wo diese Systeme echten Mehrwert schaffen und wo menschliche Recruiter:innen zwingend eingebunden bleiben müssen. Richtig eingesetzt wird Gemini zum Research- und Drafting-Engine für Ihr Talent-Acquisition-Team: Es hilft, Suchstrategien zu strukturieren, große Kandidatenpools zu verdichten und relevante, personalisierte Ansprache zu generieren – innerhalb der Leitplanken von HR-Compliance und Ihrer Employer Brand.

Entwerfen Sie eine AI-First-Sourcing-Strategie statt nur KI-unterstützter Suchen

Die meisten HR-Teams starten mit der Frage: „Kann Gemini bessere Outreach-Nachrichten schreiben?“ Das ist nur ein kleiner Teil des Potenzials. Die strategische Frage lautet: „Wenn wir passives Talent Sourcing mit KI von Grund auf neu aufbauen würden – wie sähe unser Workflow aus?“ Aus dieser Perspektive wird Gemini zu einem Kernelement in Rollenanalysen, Markt-Mapping, Profil-Clustering und Priorisierung.

Definieren Sie, wo Menschen entscheiden müssen (Rollen-Definition, finale Shortlist, Angebotsstrategie) und wo KI verlässlich unterstützen kann (Profil-Screening, Formulierung von Boolean- und semantischen Suchen, Entwurf von Erstansprachen). Diese klare Aufgabentrennung ermöglicht es Ihnen, einen Gemini-gestützten Sourcing-Prozess bewusst zu designen, statt KI nur punktuell auf Einzelschritte zu setzen.

Bereiten Sie Ihr Team auf KI-augmentierte Entscheidungen vor

KI im Recruiting ist nicht nur ein Tool-Wechsel, sondern ein Mindset-Wechsel. Recruiter:innen, die sich stark auf ihr Netzwerk und ihre Intuition verlassen haben, können algorithmischen Empfehlungen zunächst misstrauen oder sich durch Automatisierung bedroht fühlen. Bevor Sie Gemini breit ausrollen, sollten Sie sich auf ein Grundprinzip einigen: KI unterstützt das Urteil der Recruiter:innen, sie ersetzt es nicht.

Schulen Sie Sourcer:innen und Recruiter:innen darin, KI-Ergebnisse kritisch zu interpretieren: Warum schlägt Gemini diese Kandidat:innen vor, wie können sie die Kriterien validieren oder anpassen, und wo könnte Bias hineingeraten? Stellen Sie klar, dass sie für Einstellungsentscheidungen weiterhin verantwortlich bleiben, während Gemini wiederkehrende Mustererkennung, Zusammenfassungen und Entwürfe übernimmt. Das schafft Vertrauen und verhindert blinde Automatisierung.

Starten Sie mit einem engen, besonders wertvollen Rollen-Segment

Zu versuchen, Gemini vom ersten Tag an auf alle Recruiting-Aktivitäten anzuwenden, führt meist zu Rauschen. Strategisch sinnvoller ist es, mit ein oder zwei schwer zu besetzenden Rollenfamilien zu starten – zum Beispiel Senior Engineering Leaders oder spezialisierte Sales-Rollen –, bei denen passives Sourcing entscheidend ist und der aktuelle Schmerz offensichtlich.

In diesem Segment können Sie konkrete Veränderungen bei Time-to-Slate (Zeit bis zur Präsentation einer qualifizierten Shortlist), Antwortquoten von Kandidat:innen und Agenturausgaben messen. Sobald das Team spürbare Verbesserungen für einen klar abgegrenzten Bereich sieht, lässt sich die Ausweitung Gemini-basierter Workflows auf weitere Rollen und Märkte deutlich einfacher und kontrollierter gestalten.

Bias- und Compliance-Risiken proaktiv adressieren

Jeder Einsatz von KI im Recruiting wirft berechtigte Fragen zu Bias, Fairness und Compliance auf. Strategisch brauchen Sie Leitplanken, bevor Sie skalieren. Definieren Sie, welche Merkmale und Signale in einem KI-gestützten Kandidatenranking zulässig sind und welche strikt tabu sind. Stellen Sie sicher, dass Prompts und Systeminstruktionen geschützte Merkmale explizit ausschließen und den Fokus auf Fähigkeiten, Erfahrungen und nachweisbare Ergebnisse legen.

Beziehen Sie HR, Legal und Datenschutz frühzeitig ein, um zu dokumentieren, wie Gemini genutzt wird, welche Daten verarbeitet werden und wie Entscheidungen protokolliert werden. Bauen Sie einfache Review-Mechanismen in Ihren Prozess ein: zum Beispiel regelmäßige Audits von Gemini-generierten Shortlists gegen Diversity-Benchmarks. Dadurch wird Ihr KI-gestütztes Sourcing nicht nur leistungsfähiger, sondern auch belastbarer gegenüber kritischen Nachfragen.

Integrieren Sie Gemini in bestehende HR-Systeme – nicht daneben

Der strategische Wert von Gemini im Talent Acquisition entfaltet sich, wenn es in Ihr bestehendes ATS, CRM und Ihre Kollaborations-Tools eingebettet ist. Müssen Recruiter:innen Daten zwischen Systemen und Browser-Tabs hin- und herkopieren, leidet die Akzeptanz, und Fehler nehmen zu. Denken Sie stattdessen in End-to-End-Workflows innerhalb Ihres aktuellen Stacks.

Planen Sie, wie Gemini Daten aus Ihrem ATS oder Talent-CRM liest, wie Sourcing-Insights zurückgeschrieben werden und wie Recruiter:innen KI-Unterstützung direkt aus Tools wie Google Workspace, E-Mail oder Ihren Sourcing-Plattformen heraus anstoßen. Diese Systemperspektive ist der Punkt, an dem Reruption typischerweise ansetzt – mit einer Kombination aus Architektur, Sicherheit und Workflow-Design, damit KI Teil Ihres HR-Betriebsmodells wird und nicht ein isoliertes Experiment bleibt.

Mit einer klaren Strategie und passenden Schutzmechanismen eingesetzt, kann Gemini passives Talent Sourcing von einer manuellen, zufallsgetriebenen Tätigkeit in eine strukturierte, datenbasierte Fähigkeit verwandeln. HR-Teams können damit bessere Suchprofile definieren, deutlich größere Kandidatenpools scannen und mit Nachrichten ansprechen, die wirklich relevant sind – während Recruiter:innen die Kontrolle über alle zentralen Einstellungsentscheidungen behalten.

Reruption verbindet tiefgehende KI-Engineering-Expertise mit praktischer Recruiting-Erfahrung, um diese Gemini-basierten Workflows in Ihrer bestehenden HR-Landschaft zu designen und zu implementieren. Wenn Sie testen möchten, ob dieser Ansatz für Ihre Rollen und Märkte funktioniert, bieten unser AI PoC und das Co-Preneur-Modell einen schnellen, risikoarmen Weg, um von der Idee zu einer funktionierenden, messbaren Sourcing-Lösung zu gelangen. Melden Sie sich, wenn Sie sehen möchten, wie das in Ihrer Organisation konkret aussehen könnte.

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Fallbeispiele aus der Praxis

Von Telekommunikation bis Streaming‑Medien: Erfahren Sie, wie Unternehmen Gemini erfolgreich einsetzen.

AT&T

Telekommunikation

Als führender Netzbetreiber verwaltet AT&T eines der weltweit größten und komplexesten Netzwerke, das Millionen von Funkzellen, Glasfasern und 5G-Infrastruktur umfasst. Die zentralen Herausforderungen umfassten ineffiziente Netzplanung und -optimierung, etwa die Festlegung optimaler Standorte für Funkzellen und die Frequenzakquisition vor dem Hintergrund explodierender Datenanforderungen durch den 5G-Rollout und das Wachstum des IoT. Traditionelle Methoden beruhten auf manueller Analyse, was zu suboptimaler Ressourcenzuteilung und höheren Kapitalaufwendungen führte. Zusätzlich verursachte die reaktive Netzwartung häufige Ausfälle, da die Anomalieerkennung nicht mit den Echtzeitanforderungen Schritt hielt. Probleme proaktiv zu erkennen und zu beheben war entscheidend, um Ausfallzeiten zu minimieren, doch die enormen Datenmengen aus Netzwerksensoren überforderten die Altsysteme. Dies führte zu erhöhten Betriebskosten, Kundenunzufriedenheit und verzögerter 5G-Bereitstellung. AT&T benötigte skalierbare KI, um Ausfälle vorherzusagen, Selbstheilung zu automatisieren und die Nachfrage präzise zu prognostizieren.

Lösung

AT&T integrierte Maschinelles Lernen und Vorhersageanalytik über seine AT&T Labs und entwickelte Modelle für das Netzwerkdesign, einschließlich Spektrum-Refarming und Optimierung von Funkzellenstandorten. KI-Algorithmen analysieren Geodaten, Verkehrsprofile und historische Leistungsdaten, um ideale Standorte für Sendemasten zu empfehlen und so Baukosten zu reduzieren. Für den Betrieb nutzen Systeme zur Anomalieerkennung und Selbstheilung prädiktive Modelle auf NFV (Network Function Virtualization), um Ausfälle vorherzusagen und automatisierte Behebungen durchzuführen, etwa durch Umleitung von Traffic. Kausale KI geht über Korrelationen hinaus und liefert Ursachenanalysen bei Abwanderung und Netzproblemen. Die Implementierung umfasste Edge-to-Edge-Intelligenz und die Bereitstellung von KI in den Arbeitsabläufen von über 100.000 Ingenieurinnen und Ingenieuren.

Ergebnisse

  • Milliarden von Dollar an Einsparungen bei Netzwerkkosten
  • 20–30% Verbesserung der Netzauslastung und Effizienz
  • Signifikante Reduktion von Vor-Ort-Einsätzen (Truck Rolls) und manuellen Eingriffen
  • Proaktive Erkennung von Anomalien, die größere Ausfälle verhindert
  • Optimierte Standortwahl für Funkzellen, die CapEx um Millionen reduziert
  • Bis zu 40% bessere Genauigkeit bei 5G-Nachfrageprognosen
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Pfizer

Gesundheitswesen

Die COVID-19-Pandemie erforderte beispiellose Geschwindigkeit in der Wirkstoffentwicklung, da traditionelle Zeiträume für antivirale Mittel von der Entdeckung bis zur Zulassung typischerweise 5–10 Jahre betrugen. Pfizer stand unter enormem Druck, potente, orale Inhibitoren gegen die SARS-CoV-2-Hauptprotease (Mpro) zu identifizieren, die für die virale Replikation entscheidend ist. Konventionelles strukturbasiertes Design beruhte auf arbeitsintensiver Kristallographie, Molekulardynamik-Simulationen und iterativer chemischer Synthese und war oft durch langsame Trefferidentifikation und Optimierungszyklen ausgebremst. Zu den zentralen Herausforderungen gehörten die Erzeugung hochwertiger Protein-Ligand-Strukturen, die genaue Vorhersage von Bindungsaffinitäten und das Design neuartiger Moleküle, die Resistenzmechanismen entgehen — und das alles unter extremen Zeitdruck. Mit weltweit stark ansteigenden Fallzahlen konnten Verzögerungen Millionen von Leben kosten, weshalb beschleunigte Rechenpipelines ohne Abstriche bei Sicherheit oder Wirksamkeit dringend nötig waren.

Lösung

Pfizer setzte Machine-Learning-(ML)-Modelle ein, die in strukturbasierte Wirkstoffdesign-Workflows integriert wurden, um diese Hürden zu überwinden. ML-Algorithmen analysierten Kryo-EM- und Röntgen-Proteinstrukturen von Mpro und ermöglichten schnelle virtuelle Screenings von Millionen von Verbindungen sowie die generative Gestaltung optimierter Inhibitoren. Ergänzt wurde dies durch KI-gestützte Molekulardynamik und Free-Energy-Perturbation-Berechnungen, die die Simulationszeiten drastisch verkürzten. Der Ansatz umfasste hybride ML-Physik-Modelle zur Vorhersage von Bindungsposen und Affinitätsbewertung, trainiert an umfangreichen Datensätzen aus Pfizers Bibliotheken. Iterative Design-Make-Test-Analyze-(DMTA)-Zyklen wurden beschleunigt, wobei KI die Priorisierung von Synthesen übernahm und experimentelle Iterationen reduzierte, indem sie sich auf Kandidaten mit hohem Potenzial konzentrierte.

Ergebnisse

  • Entwicklungszeitraum: 4 Monate von Trefferfindung bis präklinischer Kandidat
  • Beschleunigung der computergestützten Chemie: 80–90% Reduktion der Prozesszeit
  • Trefferidentifikation: Über 100 Mio. Verbindungen virtuell in Tagen gescreent
  • Erfolg in klinischen Studien: Gesamtquote 12% gesteigert durch KI-Priorisierung
  • Paxlovid-Wirksamkeit: 89% Reduktion des Risikos für Hospitalisierung/Tod
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BP

Energie

BP, ein globaler Energieführer in Öl, Gas und Erneuerbaren, kämpfte mit hohen Energiekosten in Spitzenzeiten über sein umfangreiches Asset-Portfolio hinweg. Volatile Netzlasten und Preisspitzen während hoher Verbrauchsperioden belasteten den Betrieb und verschärften Ineffizienzen in der Energieproduktion und -nutzung. Die Integration intermittierender Erneuerbarer Energien brachte zusätzliche Prognoseprobleme mit sich, während traditionelle Managementansätze nicht dynamisch auf Echtzeit-Marktsignale reagierten, was zu erheblichen finanziellen Verlusten und Risiken für die Netzstabilität führte . Hinzu kamen bei BP Daten-Silos und Altsysteme, die für prädiktive Analytik ungeeignet waren – von Offshore-Anlagen bis zu datenintensiver Exploration. Spitzenenergiekosten schmälerten die Margen und behinderten den Übergang zu nachhaltigem Betrieb angesichts zunehmender regulatorischer Vorgaben zur Emissionsreduzierung. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, um Lasten intelligent zu verschieben und Flexibilität in Energiemärkten zu monetarisieren .

Lösung

Um diese Probleme anzugehen, übernahm BP 2021 Open Energi und erhielt damit Zugriff auf die führende Plato AI-Plattform, die Machine Learning für prädiktive Analytik und Echtzeit-Optimierung einsetzt. Plato analysiert umfangreiche Datensätze von Assets, Wetterdaten und Netzsignalen, um Spitzen vorherzusagen und Demand Response zu automatisieren, indem nicht-kritische Lasten in Nebenzeiten verschoben werden und gleichzeitig an Frequenzregelungsdiensten teilgenommen wird . In die BP-Operationen integriert, ermöglicht die KI die Teilnahme an dynamischen Containment- und Flexibilitätsmärkten und optimiert den Verbrauch, ohne die Produktion zu stören. In Kombination mit BPs interner KI für Exploration und Simulation schafft sie End-to-End-Sichtbarkeit, reduziert die Abhängigkeit von fossilen Brennstoffen in Spitzenzeiten und verbessert die Integration erneuerbarer Energien . Diese Übernahme markierte eine strategische Wende, bei der Open Energis Nachfrageseitenspezialisierung mit BPs Lieferseitenskalierung verschmolz.

Ergebnisse

  • $10 Millionen jährliche Energieeinsparungen
  • >80 MW an Energieassets unter flexibler Steuerung
  • Stärkste Ölexplorationsleistung seit Jahren dank KI
  • Erheblicher Schub bei der Optimierung des Stromverbrauchs
  • Reduzierte Spitzenstromkosten durch dynamische Reaktion
  • Verbesserte Anlageneffizienz in Öl, Gas und Erneuerbaren
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DBS Bank

Bankwesen

DBS Bank, die führende Finanzinstitution in Südostasien, kämpfte damit, KI von Experimenten in die Produktion zu skalieren, während Betrugsbedrohungen zunahmen, die Nachfrage nach hyperpersonalisierten Kundenerlebnissen stieg und operative Ineffizienzen im Service-Support bestanden. Traditionelle Systeme zur Betrugserkennung hatten Schwierigkeiten, bis zu 15.000 Datenpunkte pro Kunde in Echtzeit zu verarbeiten, was zu übersehenen Bedrohungen und suboptimalen Risikobewertungen führte. Personalisierungsbemühungen wurden durch isolierte Datensilos und fehlende skalierbare Algorithmen für Millionen von Nutzern in unterschiedlichen Märkten behindert. Zusätzlich sahen sich Kundendienstteams mit überwältigenden Anfragevolumina konfrontiert, wobei manuelle Prozesse die Reaktionszeiten verlangsamten und die Kosten erhöhten. Regulatorischer Druck im Bankwesen erforderte verantwortungsvolle KI-Governance, während Fachkräftemangel und Integrationsherausforderungen eine unternehmensweite Einführung erschwerten. DBS benötigte einen robusten Rahmen, um Datenqualitätsprobleme, Modell-Drift und ethische Bedenken bei der Einführung generativer KI zu überwinden und gleichzeitig Vertrauen und Compliance in einem wettbewerbsintensiven südostasiatischen Umfeld sicherzustellen.

Lösung

DBS startete ein konzernweites KI-Programm mit über 20 Anwendungsfällen, nutzte maschinelles Lernen für fortschrittliche Betrugsrisikomodelle und Personalisierung und ergänzte dies durch generative KI für einen internen Support-Assistenten. Die Betrugsmodelle integrierten umfangreiche Datensätze für die Erkennung von Anomalien in Echtzeit, während Personalisierungsalgorithmen hyperzielgerichtete Hinweise und Anlageideen über die digibank-App lieferten. Ein Mensch-KI-Synergie-Ansatz befähigte Serviceteams mit einem GenAI-Assistenten, der Routineanfragen aus internen Wissensdatenbanken bearbeitet. DBS legte Wert auf verantwortungsvolle KI durch Governance-Rahmenwerke, Qualifizierungsmaßnahmen für über 40.000 Mitarbeitende und eine gestaffelte Einführung, beginnend mit Pilotprojekten 2021 und Skalierung in die Produktion bis 2024. Partnerschaften mit Technologieführern und eine von Harvard unterstützte Strategie sicherten ein ethisches Skalieren in den Bereichen Betrug, Personalisierung und Betrieb.

Ergebnisse

  • 17 % Steigerung der Einsparungen durch verhinderte Betrugsversuche
  • Über 100 maßgeschneiderte Algorithmen für Kundenanalysen
  • 250.000 monatliche Anfragen effizient vom GenAI-Assistenten bearbeitet
  • Mehr als 20 konzernweite KI-Anwendungsfälle eingeführt
  • Analysiert bis zu 15.000 Datenpunkte pro Kunde zur Betrugserkennung
  • Produktivitätssteigerung um 20 % durch KI-Einführung (CEO-Aussage)
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IBM

Technologie

In einer weltweiten Belegschaft von mehr als 280.000 Mitarbeitenden kämpfte IBM mit hohen Mitarbeiterfluktuationsraten, insbesondere bei Leistungsträgern und Schlüsselpersonal. Die Kosten für die Ersetzung einer einzelnen Fachkraft – inklusive Rekrutierung, Onboarding und Produktivitätsverlust – können $4.000–$10.000 pro Einstellung übersteigen, was in einem umkämpften Tech-Arbeitsmarkt die Verluste verstärkt. Das manuelle Erkennen gefährdeter Mitarbeitender war angesichts umfangreicher HR-Datensilos mit Informationen zu Demografie, Leistungsbeurteilungen, Vergütung, Mitarbeiterzufriedenheitsbefragungen und Work-Life-Balance nahezu unmöglich. Traditionelle HR-Ansätze stützten sich auf Austrittsgespräche und anekdotisches Feedback, die reaktiv und für Prävention ungeeignet waren. Da die Fluktuationsraten bei branchenüblichen 10–20 % pro Jahr lagen, entstanden IBM jährliche Kosten in den hunderten Millionen durch Neueinstellungen und Schulungen, ergänzt durch Wissensverluste und sinkende Moral in einem engen Arbeitsmarkt. Die Herausforderung verschärfte sich, weil die Bindung knapper KI- und Tech-Fachkräfte für IBMs Innovationsfähigkeit entscheidend war.

Lösung

IBM entwickelte ein prädiktives Fluktuations-ML-Modell auf Basis der Watson-KI-Plattform und analysierte 34+ HR-Variablen wie Alter, Gehalt, Überstunden, Stellenfunktion, Leistungsbewertungen und Entfernung vom Wohnort anhand eines anonymisierten Datensatzes von 1.470 Mitarbeitenden. Algorithmen wie logistische Regression, Entscheidungsbäume, Random Forests und Gradient Boosting wurden trainiert, um Mitarbeitende mit hoher Weggangsgefährdung zu identifizieren, und erreichten eine 95%ige Genauigkeit bei der Vorhersage, wer innerhalb von sechs Monaten das Unternehmen verlassen würde. Das Modell wurde in HR-Systeme für Echtzeit-Bewertungen integriert und löste personalisierte Maßnahmen wie Karriere-Coaching, Gehaltsanpassungen oder flexible Arbeitsoptionen aus. Dieser datengetriebene Ansatz ermöglichte es CHROs und Führungskräften, proaktiv zu handeln und vorrangig Top-Performer zu halten.

Ergebnisse

  • 95% Genauigkeit bei der Vorhersage von Mitarbeiterfluktuation
  • Verarbeitete 1.470+ Mitarbeiterdatensätze mit 34 Variablen
  • 93% Genauigkeit im optimierten Extra-Trees-Modell
  • Reduzierte Einstellungskosten durch Vermeidung wertvoller Abgänge
  • Potenzielle Jährliche Einsparungen von über $300M durch verbesserte Bindung (berichtet)
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Best Practices

Erfolgreiche Implementierungen folgen bewährten Mustern. Werfen Sie einen Blick auf unsere taktischen Ratschläge für den Einstieg.

Rollenanforderungen in ein strukturiertes Gemini-Briefing übersetzen

Gemini arbeitet am besten mit strukturierten, präzisen Eingaben. Anstatt eine generische Stellenbeschreibung zu kopieren, sollten Sie jede Rolle in ein klares Kompetenzprofil überführen: Muss-Fähigkeiten, Nice-to-have-Skills, typische Karrierewege, Branchen und Ausschlusskriterien. Nutzen Sie dies als Grundlage für jedes KI-gestützte Sourcing.

Beispielsweise können Sie eine Standard-Prompt-Vorlage erstellen, die Sourcer:innen zu Beginn jeder Suche verfeinern:

System: Sie sind eine erfahrene HR-Sourcing-Analystin / ein erfahrener HR-Sourcing-Analyst und unterstützen Recruiter:innen dabei, passive Kandidat:innen zu finden.

User: Hier ist eine Rolle, für die ich source:
- Titel: <Stellentitel>
- Level: <Senior / Lead / Director>
- Standort: <Stadt, Land / Remote>
- Muss-Fähigkeiten: <Liste>
- Nice-to-have-Fähigkeiten: <Liste>
- Zielbranchen: <Liste>
- Ausgeschlossene Profile: <Liste (z. B. reine Akademiker:innen, keine Führungserfahrung etc.)>

1) Fassen Sie dies in einem präzisen Kandidatenprofil zusammen.
2) Schlagen Sie 5 typische Karrierewege/Backgrounds vor, die passen könnten.
3) Listen Sie 10 Schlüsselbegriffe und 5 alternative Stellentitel auf, nach denen ich suchen sollte.

Erwartetes Ergebnis: klarere, konsistentere Sourcing-Briefings und ein gemeinsames Verständnis zwischen Hiring Manager:innen und Recruiter:innen, bevor irgendeine Ansprache startet.

Gemini nutzen, um Boolean- & semantische Suchstrings zu erstellen und zu verfeinern

Effektive Boolean- und semantische Suchanfragen zu schreiben, ist zeitaufwendig und erfordert Erfahrung. Gemini kann Recruiter:innen helfen, schnell Suchstrings zu entwerfen und zu iterieren, zugeschnitten auf jede Rolle und Plattform, wodurch Trial-and-Error reduziert und der Zugang zu „hidden talent“ erweitert wird.

Verwenden Sie Prompts wie diesen, um gezielte Strings zu generieren und gleichzeitig die Kontrolle über das Endergebnis zu behalten:

User: Erstellen Sie auf Basis des folgenden Kandidatenprofils Boolean-Suchstrings für LinkedIn und für eine interne CV-Datenbank.

Kandidatenprofil:
<Kandidatenprofil aus dem vorherigen Schritt einfügen>

Vorgaben:
- Konzentrieren Sie sich auf Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten, nicht auf Alter, Geschlecht oder geschützte Merkmale.
- Erstellen Sie 3 Varianten: konservativ (hohe Präzision), ausgewogen und breit (hohe Trefferquote/Recall).
- Geben Sie jeden String in einer eigenen Zeile aus und erklären Sie die Logik in 1–2 Sätzen.

Erwartetes Ergebnis: schnellere, qualitativ hochwertigere Suchstrings, die mehr relevante passive Kandidat:innen für Nischenrollen sichtbar machen – bei gleichzeitiger Transparenz, damit Sourcer:innen die Suchlogik verstehen und anpassen können.

Kandidatenprofile zusammenfassen und Shortlists im Workflow erstellen

Die Sichtung hunderter Profile ist der größte Zeitfresser im Recruiting. Gemini kann Kandidatenprofile zusammenfassen und potenzielle Fit-Faktoren hervorheben, sodass Sourcer:innen sich auf das Urteil statt auf manuelles Lesen konzentrieren können. Exportieren oder kopieren Sie Kandidatendaten aus Ihren Sourcing-Plattformen (unter Beachtung der jeweiligen Nutzungsbedingungen und Datenschutzregeln) und nutzen Sie Gemini, um sie entlang vordefinierter Kriterien zu strukturieren und zu bewerten.

Ein praxisnahes Prompt-Muster:

User: Sie erhalten mehrere Kandidaten-Snippets, getrennt durch "---".
Jedes Snippet enthält: Titel, aktuelles Unternehmen, frühere Rollen, Fähigkeiten, Standort.

1) Fassen Sie jede:n Kandidat:in in 3 Stichpunkten zusammen.
2) Bewerten Sie den Fit von 1–5 für die folgende Rolle, ausschließlich basierend auf Fähigkeiten und Erfahrung:
<Rollen-Zusammenfassung einfügen>
3) Markieren Sie Gründe, diese Person als besonders priorisiert zu behandeln (z. B. relevante Nischentechnologie, Führungserfahrung in ähnlichem Umfeld).

Kandidat:innen:
---
<Daten Kandidat:in 1>
---
<Daten Kandidat:in 2>
---

Erwartetes Ergebnis: eine priorisierte Sicht auf potenzielle passive Kandidat:innen, ohne jedes Profil vollständig lesen zu müssen – mit schnelleren Shortlists und besser genutzter Zeit der Recruiter:innen.

Ansprache skalierbar personalisieren mit abgesicherten Vorlagen

Generische Nachrichten werden leicht ignoriert, vollständig maßgeschneiderte Ansprache skaliert jedoch nicht. Gemini kann personalisierte Ansprache für passive Kandidat:innen entwerfen, die relevante Erfahrungen, mögliche Motive und Ihre Employer Value Proposition aufgreift – während Recruiter:innen Tonalität und Inhalt final steuern.

Erstellen Sie einen wiederverwendbaren Outreach-Prompt, der Ihre Employer-Brand-Guidelines enthält:

System: Sie sind eine Assistenz für Recruiting-Outreach. Schreiben Sie prägnante, respektvolle Outreach-Nachrichten,
die unseren Ton widerspiegeln: professionell, ehrlich und nicht aufdringlich.

User: Entwerfen Sie eine Outreach-Nachricht für diese:n Kandidat:in:
<Kandidat:innen-Zusammenfassung aus dem vorherigen Schritt einfügen>

Rolle:
<Kurze Rollen-Zusammenfassung>

Leitlinien:
- Unter 180 Wörtern bleiben.
- Erwähnen Sie 1–2 konkrete Aspekte aus dem Hintergrund, die für die Rolle besonders relevant sind.
- Vermeiden Sie Übertreibungen. Bieten Sie eine einfache Möglichkeit, höflich abzulehnen.
- Erwähnen Sie NICHT Alter, Geschlecht, Familienstand oder andere sensible Merkmale.

Ausgabe:
- Betreffzeile für E-Mail
- E-Mail-Text
- Kurze LinkedIn-InMail-Version (max. 300 Zeichen).

Erwartetes Ergebnis: höhere Antwortquoten von passiven Kandidat:innen, mit Nachrichten, die persönlich wirken, aber in Sekunden statt Minuten generiert werden.

Gemini mit ATS/Workspace für wiederholbare Workflows integrieren

Damit KI-gestütztes Sourcing nachhaltig funktioniert, müssen Sie über Copy-&-Paste-Experimente hinausgehen und Gemini in Ihre täglichen Tools integrieren. Mit Google-Workspace-Add-ons oder APIs können Sie Prompts in Google Docs oder Sheets einbetten oder schlanke interne Tools bauen, die Gemini mit Ihren ATS-Daten verbinden.

Beispielsweise können Sie ein Google Sheet mit exportierten Kandidatendaten pflegen (ID, Profil-URL, Fähigkeiten, Notizen). Eine benutzerdefinierte Funktion oder ein Apps Script kann jede Zeile mit einem vordefinierten Prompt (z. B. dem oben beschriebenen Zusammenfassungs- und Scoring-Prompt) an Gemini senden und Fit-Scores sowie Zusammenfassungs-Stichpunkte in neuen Spalten zurückschreiben. Recruiter:innen können Kandidat:innen direkt im Sheet filtern und sortieren und priorisierte Profile wieder in das ATS zurückspielen.

Erwartetes Ergebnis: eine wiederholbare, halbautomatisierte Sourcing-Pipeline, in der KI-Analyse und menschliche Entscheidungen im selben System stattfinden – mit weniger manueller Administration und weniger Kontextwechsel.

Die richtigen KPIs tracken und Prompts wie ein Produkt iterieren

Behandeln Sie Ihre Gemini-Workflows schließlich wie ein Produkt, das Sie kontinuierlich verbessern. Definieren Sie klare Metriken: Zeit bis zur ersten Shortlist, Anzahl relevanter identifizierter Kandidat:innen pro Woche, Antwortquoten auf Outreach sowie Agenturausgaben für vergleichbare Rollen. Erfassen Sie Ausgangswerte, bevor Sie starten, und führen Sie den neuen KI-gestützten Prozess über mindestens ein bis zwei Hiring-Zyklen.

Bleiben die Ergebnisse hinter den Erwartungen zurück, passen Sie Prompts an, ergänzen Klarstellungen oder verändern die Eingabedaten. Führen Sie eine Versionierung Ihrer wichtigsten Prompts, um zu sehen, welche Änderungen die Resultate verbessern. Über wenige Iterationen hinweg können die meisten HR-Teams realistisch 20–40 % schnellere Shortlists für passive Kandidat:innen, bessere Outreach-Antwortquoten und eine messbare Reduktion der Abhängigkeit von externen Agenturen für Nischenrollen erwarten.

Erwartetes Ergebnis: eine datenbasierte Verbesserung der Leistung im passiven Talent Sourcing, mit transparenten Metriken, die den Wert von Gemini und Ihren neuen Workflows für die HR-Führung sichtbar machen.

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Häufig gestellte Fragen

Gemini unterstützt mehrere Phasen im passiven Talent Sourcing. Es kann Rollenanforderungen in klare Kandidatenprofile übersetzen, starke Boolean- und semantische Suchstrings generieren, große Mengen an Profilen zusammenfassen und personalisierte Outreach-Nachrichten entwerfen. Anstatt dutzende Tabs manuell zu durchsuchen und jede Nachricht von Grund auf zu schreiben, nutzen Recruiter:innen Gemini für Mustererkennung und Entwürfe – und konzentrieren sich selbst auf Urteilsbildung, Beziehungsaufbau und Closing.

In der Praxis bedeutet dies: schnellere Identifikation relevanter passiver Kandidat:innen, konsistentere Shortlists über verschiedene Recruiter:innen hinweg und bessere Engagement-Raten für schwer zu besetzende Rollen.

Sie benötigen keinen vollständigen Data-Science-Stack, um zu starten. Mindestens erforderlich sind:

  • Recruiter:innen oder Sourcer:innen, die bereit sind, mit KI-unterstützten Workflows zu arbeiten und grundlegendes Prompt-Design zu lernen.
  • Eine HR- oder IT-Ansprechperson, die Zugang, Sicherheit und Integration mit bestehenden Tools (ATS, Google Workspace etc.) verantwortet.
  • Klare HR-Richtlinien dazu, welche Daten von KI verarbeitet werden dürfen und wie Bias vermieden wird.

Reruption unterstützt Kund:innen typischerweise bei der Gestaltung der initialen Workflows, beim Aufbau von Integrationen (z. B. Workspace-Add-ons oder interne Tools rund um Gemini) und beim Enablement des HR-Teams, damit dieses das Setup eigenständig betreiben und weiterentwickeln kann.

In den meisten Organisationen sind erste spürbare Verbesserungen innerhalb weniger Wochen möglich, wenn Sie sich auf eine bestimmte Rollenfamilie konzentrieren. Ein einfaches Setup mit Gemini über Workspace und gut gestalteten Prompts kann die Time-to-Shortlist bereits nach den ersten 1–2 Hiring-Zyklen reduzieren.

Wenn Sie tiefere Integrationen mit Ihrem ATS oder CRM aufbauen, lässt sich ein fokussierter Proof of Concept in der Regel in Wochen statt Monaten umsetzen. Das AI PoC-Angebot von Reruption ist explizit darauf ausgerichtet, die Frage „Funktioniert das tatsächlich für unsere Rollen und Daten?“ in kurzer Zeit mit einem funktionierenden Prototyp und klaren Leistungskennzahlen zu beantworten.

Gemini wird in der Regel nutzungsbasiert bepreist, sodass die direkten Toolkosten meist gering sind im Vergleich zu Recruiter-Gehältern oder Agenturhonoraren. Die Hauptinvestition liegt in der Gestaltung robuster Workflows, der Integration in Ihre bestehenden Systeme und im Training des Teams.

Der ROI kommt aus mehreren Richtungen: kürzere Time-to-Hire, geringere Abhängigkeit von externen Agenturen für Nischenrollen, qualitativ bessere Shortlists und besseres Kandidaten-Engagement. Viele HR-Teams stellen fest, dass bereits das Einsparen weniger Wochen im Besetzungsprozess für Schlüsselrollen oder das Ersetzen einiger weniger Agenturbesetzungen durch internes, KI-unterstütztes Sourcing die Initiative wirtschaftlich rechtfertigt. Reruption hilft Ihnen, realistische KPIs zu definieren und den Impact zu messen, damit Sie den Business Case intern belegen können.

Reruption arbeitet als Co-Preneur in Ihrer Organisation: Wir beraten nicht nur, wir helfen Ihnen, funktionierende KI-Lösungen tatsächlich zu bauen und live zu bringen. Für Gemini-basiertes passives Sourcing starten wir typischerweise mit einem AI PoC (9.900 €), um die technische und praktische Machbarkeit für Ihre spezifischen Rollen, Märkte und Systeme zu belegen. Dies umfasst Use-Case-Scoping, Rapid Prototyping, Performance-Evaluierung und eine konkrete Implementierungs-Roadmap.

Darauf aufbauend unterstützen wir Sie hands-on bei der Umsetzung: beim Design von Prompts und Workflows, der Integration von Gemini in Ihr ATS und Google Workspace, beim Aufsetzen von Security- und Compliance-Leitplanken und beim Enablement Ihres HR-Teams durch Training. Ziel ist, dass Sie mit einer nachhaltigen, KI-orientierten Sourcing-Fähigkeit enden – nicht mit einem einmaligen Experiment.

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